Работодатель должен установить компенсации сотрудникам за разъездной характер работы. И конечно, хочется их сделать такими, чтобы не облагались НДФЛ и страховыми взносами. Возможно ли это? Говорим о компенсации за разъездной характер работы 2021 с позиции бухгалтерии.
Также смотрите:
- Каким должно быть положение о разъездном характере работы
- Оплата такси для поездок на работу в период коронавируса: как оформить и принять в расходы
Что говорит трудовое законодательство
Сотруднику, который имеет разъездной характер работы, в соответствии с ч. 1 ст. 129, ст. 149 и ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен установить дополнительные денежные выплаты. Они направлены на компенсацию работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.
К таким выплатам и компенсациям относят:
- Доплату за разъезды. Данная надбавка носит компенсационный характер и выступает частью оплаты труда. Доплата может быть установлена локально-нормативным актом (например, Положением о разъездном характере работы), коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
- Возмещение затрат на служебные поездки. Это могут быть расходы по найму жилого помещения, на проезд, а также иные расходы, которые сотрудник совершил с указания или разрешения работодателя. Перечень возмещаемых затрат открытый. Также законом не ограничена сумма компенсации. Размер работодатель устанавливает самостоятельно с учетом требований ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Единственное, что важно помнить – суммы компенсации не должны быть неоправданно занижены.
Далее разберем эти выплаты более подробно.
Оплата труда при разъездной работе
Если у сотрудника разъездной график, то каких-либо принципиальных особенностей ее оплаты не предусмотрено. Однако на практике постоянные разъезды связаны с дополнительными затратами, что определяет необходимость в той или иной форме их компенсировать.
Обязанность это сделать предусмотрена статьей 168.1 ТК РФ. Однако при этом не устанавливается ни сумма компенсации, ни порядок ее предоставления. Форма оплаты может определяться заключенным с сотрудником трудовым контрактом, действующим на предприятии коллективным договором и другими внутренними нормативными актами предприятия. На практике сложились две формы оплаты в рассматриваемом случае: установка специальной надбавки и компенсационные выплаты.
Доплаты за разъезды
Надбавка или доплата за разъездную работу не обязательна. Но работодатель может установить ее по своему усмотрению. Обязательно только возмещение расходов, о котором сказано выше.
Таким образом, в трудовом законодательстве нет прямого запрета на установление работнику фиксированной доплаты за разъезды как возмещение понесенных им расходов. Причем данные выплаты никак не связаны с достижением сотрудником результатов работы. Компания должна учитывать, что такая доплата должна компенсировать в полном размере возможные затраты работника на проезд, найм помещения для проживания и иные согласованные расходы.
Но при таком оформлении компенсации за разъезды у проверяющих могут быть вопросы. Особенно, если нет документов, которые подтверждают понесенные работником расходы. В таком случае сделанные суммы доплат не могут считаться компенсационными. Так считает Минтруд России. Данная позиция изложена в письме от 30.09.2014 № 17-4/В-462).
В случае фиксированной компенсации за разъездной характер работы в трудовом договоре необходимо сделать ссылку на Положение, в котором прописаны размеры и условия получения таких надбавок. Либо же надо указать размер доплаты в самом трудовом договоре.
Более детально изучить вопрос по оформлению трудового договора при разъездной работе можно в нашем материале «Каким должен быть трудовой договор о разъездном характере работы».
Какую работу считать разъездной
Трудовой кодекс определения разъездной работы не содержит. Поиски такого определения в ведомственных источниках положительного результата не дали. Например, разъездной характер работы у военнослужащих и сотрудников органов внутренних дел предполагает возможность их ежедневного возвращения к месту жительства, а в строительстве – организованные поездки на объект в нерабочее время. Между тем Трудовой кодекс РФ подобных ограничений не предполагает.
| Разъездной характер работы (служебной деятельности) | |
| Источник | Определение |
| Инструкция об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России… и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (утв. приказом МЧС России от 10.01.2008 № 3): п. 2 | Осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства |
| Инструкция об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел… и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 15.11.2011 № 1150): п. 2 | |
| Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 01.06.1989 № 169, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 10-87): п. 2 | Характер работ, предусматривающий поездки в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно в связи с выполнением работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации |
| Методика определения сметных цен на затраты труда в строительстве (утв. приказом Минстроя России от 20.12.2016 № 1000/пр): п. 2 | |
Позиция Минфина России по вопросу, носит ли работа сотрудников определенных должностей разъездной характер, представлена в письме от 25.10.2013 №03-04-06/45182. Чиновники указали, что за соответствующими разъяснениями следует обращаться в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России). В нашей статье (см. ниже) мы ссылаемся на письмо Роструда. Так вот Роструд – это Федеральная служба по труду и занятости, находящаяся в ведении Минтруда России (пункты 1, 2, 6.2 Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утв. постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 № 324).
Тем не менее, из содержания ряда статей Трудового кодекса РФ можно усмотреть ряд квалифицирующих признаков данного характера работы. А именно, разъездной характер работы:
1) относится к условиям, определяющим характер работы, то есть фактически отражает содержание трудовой функции (ст. 57 ТК РФ);
2) предполагает служебные поездки работников на постоянной основе (ст. 166 ТК РФ);
3) допускает проживание работника вне места постоянного жительства (ст. 168.1 ТК РФ).
Важно
Роструд (письмо от 12.12.2013 № 4209-ТЗ) считает: если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы. На наш взгляд, закон устанавливает не право, а прямую обязанность работодателя.
Названным критериям соответствуют работа водителей автомобилей и курьеров. Кроме того, к этой категории можно отнести мастеров сервиса, осуществляющих ремонт крупной бытовой техники на дому у населения, а также штатных рекламных агентов. Разъездной характер будет иметь и работа контролеров, осуществляющих на систематической основе проверки сети территориальных подразделений крупной организации. В общем, исходить нужно из трудовой функции работника, закрепленной в трудовом договоре.
Статья 166 Трудового кодекса РФ предупреждает: служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. По этой причине не следует оформлять командировки водителям-«дальнобойщикам»! Ведь в режиме служебной командировки работник выполняет конкретное служебное поручение, а следовательно — лишь часть трудовой функции, обусловленной трудовым договором.
Актуально
Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей (утв. приказом Минтранса России от 20.08.2004 № 15, зарег. в Минюсте России), п. 15
Рабочее время водителя состоит из следующих периодов:
а) время управления автомобилем;
б) время специальных перерывов для отдыха от управления автомобилем в пути и на конечных пунктах;
в) подготовительно-заключительное время для выполнения работ перед выездом на линию и после возвращения с линии в организацию, а при междугородных перевозках — для выполнения работ в пункте оборота или в пути (в месте стоянки) перед началом и после окончания смены;
г) время проведения медицинского осмотра водителя перед выездом на линию (предрейсового) и после возвращения с линии (послерейсового), а также время следования от рабочего места до места проведения медицинского осмотра и обратно;
д) время стоянки в пунктах погрузки и разгрузки грузов, в местах посадки и высадки пассажиров, в местах использования специальных автомобилей;
е) время простоев не по вине водителя;
ж) время проведения работ по устранению возникших в течение работы на линии эксплуатационных неисправностей обслуживаемого автомобиля, не требующих разборки механизмов, а также выполнения регулировочных работ в полевых условиях при отсутствии технической помощи;
з) время охраны груза и автомобиля во время стоянки на конечных и промежуточных пунктах при осуществлении междугородных перевозок в случае, если такие обязанности предусмотрены трудовым договором (контрактом), заключенным с водителем;
и) время присутствия на рабочем месте водителя, когда он не управляет автомобилем, при направлении в рейс двух и более водителей; к) время в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Налоги и взносы с компенсационных выплат
Фиксированную доплату учитывают в составе заработной платы. Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке. Также её включают в налоговые расходы (письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76, п. 3 ст. 255 НК РФ).
А вот целевые компенсации за разъездной характер работы страховыми взносами и НДФЛ не облагаются.
ПРИМЕР
Вариант 1
Сотруднику с разъездным характером работы ежемесячно доплачивают надбавку в размере 5000 рублей, рассчитанную таким образом, чтобы покрыть возможные расходы сотрудника в рабочих поездках. Значит, сумма 5000 рублей облагается и взносами, и НДФЛ.
Вариант 2
Сотруднику на разъездной работе ежемесячно возмещают расходы, которые он понес в её процессе. Сумму определяют по предоставленным им отчету и первичным документам. Значит, такая выплата считается компенсацией и под обложение НДФЛ и взносами не подпадает.
В расходы по налогу на прибыль суммы возмещений за разъезды включают на основании подтверждающих документов работника (письмо Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903).
Бухучет сумм за работу с разъездами
При начислении и выплате компенсаций за понесенные расходы делают следующие бухгалтерские проводки:
- Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 – начислена компенсация работнику за понесенные им расходы на проезд, проживание и т. п.;
- Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация.
ВАЖНО!
Средства на компенсацию могут быть выданы авансом. В этом случае их следует отразить как подотчетные суммы.
ПРИМЕР
Сотруднику с разъездным характером работы в начале месяца выдали аванс на расходы в служебной поездке 3000 рублей:
Дебет 71 Кредит 50 – 3000
По возвращении сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 3500 рублей. На дату утверждения отчета бухгалтер сделал проводки:
- Дебет 44 Кредит 71 – 3500 – отражена сумма компенсируемых расходов сотрудника в поездке;
- Дебет 71 Кредит 50 – 500 – компенсирован перерасход сотруднику по утвержденному отчету.
Сумму по авансовому отчету тоже не облагают НДФЛ и страховыми взносами.
