Обязательна ли корректировка штатного расписания при изменении оклада — особенности оформления и образец документа

Нужно ли менять документ?

Штатным расписанием называется документ, который фиксирует:

• кадровый состав и численность;
• размер оплаты труда для каждой категории должностей.

Последнее обстоятельство особенно важно. В том случае, если во всей организации, в каком-то её подразделении или же только для одной должности был изменён ранее установленный размер оклада – в связи с этим приходится изменять и действовавшее ранее расписание.

Как это оформить?

В том случае, если на предприятии был изменён размер выплат, полагающихся работникам, изменить нужно и штатное расписание, корректировки вносятся следующим образом:

1. Оформляются приказы руководителя организации об изменении размера оклада. Возможен вариант, когда издаются не отдельные приказы по каждой должности, а общий – о внесении изменений в расписание.
2. Содержание приказа в письменном виде доводится до сотрудников предприятия, которых оно затрагивает (согласно ст. 74 ТК РФ).
3. Кадровая служба или иные уполномоченные сотрудники готовит новый вариант штатного расписания либо дополнение к нему в виде отдельного листа.
4. Готовый документ утверждается руководителем и вступает в силу.

Сами по себе изменения могут быть оформлены с помощью двух вариантов:

• В виде приложения к основному расписанию. Такой вариант годится для крупных компаний, где расписание – слишком большой документ, а изменение оклада касается нескольких должностей.
• В виде нового документа со следующим порядковым номером. Так оформляются изменения оклада, касающиеся всех сотрудников предприятия – либо в том случае, если организация небольшая, и объём дополнений сравним с объёмом основного документа.

ВНИМАНИЕ: Бланк штатного расписания по форме Т-3, утверждёный Госкомстатом в 2004 году, с 2013 года не является обязательным. Поэтому на предприятии может быть разработана своя форма как для самого документа, так и для приложений к нему.

Подробнее об окладе согласно штатного расписания узнайте тут.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается с помощью помощника начальной настройки или в разделе «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В открывшейся форме необходимо выбрать подходящие настройки.

Флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» устанавливается, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась автоматическая проверка на соответствие их штатному расписанию.

Флаг «Ведется история изменений штатного расписания» устанавливается для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание».

Флаг «Используется «вилка» окладов и надбавок» устанавливается для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений при описании позиций штатного расписания

Флаг «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» устанавливается, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность, но и разряд профессии или категорию должности.

Способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания настраивается путем выбора одного из предоставленных вариантов: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэфф. и т.д.» и «Месячный размер и тариф, %, коэфф».

Флаг «Использовать бронирование позиций» устанавливается для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода.

Приказ

Из-за увеличения размера оплаты труда

Размер оплаты труда – одно из существенных условий трудового договора. Поэтому даже повышение оклада должно оформляться в соответствии с требованиями закона.

Повышаться оплата может следующим образом:

1. В порядке индексации при утверждении государством нового размера МРОТ. В этом случае размер оклада каждого сотрудника связывается по определённой пропорции с этим минимумом.
   Сам же приказ об индексации может быть периодическим и издаваемым регулярно в соответствии с действующим на предприятии положением об оплате.

2. В результате мер экономического или организационного характера. ТК РФ не запрещает работодателю произвольно повышать зарплату, если это позволяют экономические возможности предприятия. Также возможна ситуация, когда сначала проходит сокращение штата или должностей, а затем у оставшихся сотрудников возрастает оклад.

Само по себе повышение оклада оформляется приказом руководителя организации. Утверждённой формы для него нет, но обычно содержание приказа о повышении оклада включает в себя:

• Перечень должностей, для которых изменяется оплата. Если происходит индексация в порядке ст. 130 ТК РФ для всех должностей, то в приказе отмечатся, что повышение происходит согласно новому штатному расписанию.
• Распоряжение об утверждении нового расписания.

После того, как изменения вступили в силу, с работниками могут быть заключены дополнительные соглашения к трудовым контрактам, где будет зафиксирована новая сумма.

СПРАВКА: Вопрос о том, надо ли уведомлять за 2 месяца о повышении оплаты, остаётся спорным. Формально по ст. 74 ТК РФ – надо. На практике отсутствие уведомления обычно не рассматривается как нарушение, поскольку не нарушает прав работников. Но если есть возможность, уведомление лучше делать.

Если меняется в меньшую сторону

Оклад может быть не только повышен, но и понижен. При понижении оклада работодатель обязан действовать следующим образом:

1. Издать приказ об изменениях в штатном расписании.
3. С работниками в обязательном порядке заключаются допсоглашения к договорам.
4. При необходимости после изменений в штатном расписании вносятся изменения и в положение об оплате (подробнее о том, как согласно штатному расписанию произвести оплату за проделанную работу читайте в этом материале).

Более детально о приказе об изменении в штатном расписании в связи с уменьшением или увеличением оклада, читайте тут.

Работодатель в одностороннем порядке не может уменьшить оклад изменив штатное расписание

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Любови (г. Омск)

Правомерно ли со стороны работодателя предоставление работникам новых трудовых договоров с возросшим количеством должностных обязанностей и одновременным снижением выплат за проделанную работу? При этом действий по реорганизации предприятия не было. Отказ от подписания новых документов влечет за собой (со слов работодателя) возможность уволить строптивого работника по статье 77 (прекращение договора в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Предприятие- районная больница с катастрофической нехваткой мед. персонала любого звена. Работник — врач, единственный специалист узкой направленности.

Условия оплаты труда работника являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Изменение определенных сторонами условий договора возможно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

При этом ТК РФ предусматривает ряд случаев, когда определенные сторонами условия договора могут изменяться в одностороннем порядке. Таким образом, по общему правилу, установленному ст. 72 ТК РФ, работодатель в одностороннем порядке не может уменьшить оклад работника путем внесения соответствующих изменений в штатное расписание.

Поскольку трудовой договор оформляется в письменной форме (ст. 67 ТК РФ), изменение условий договора также должно быть совершено в письменной форме.

Если работник не согласится с изменением (уменьшением) оплаты труда, такие изменения, совершенные работодателем в одностороннем порядке, будут являться незаконными и будут отменены в случае обращения работника в комиссию по трудовым спорам или суд.

Изменить условия договора, в том числе условия оплаты труда работника, по собственной инициативе работодатель может только в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Отмечу, что такие изменения должны быть следствием изменений организационных или технологических условий труда.

При этом в случае возникновения спора обязанность доказывания изменений организационных или технологических условий труда, повлекших изменение условий договора, лежит на работодателе (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). При отсутствии таких доказательств изменение условий труда будет признано незаконным.

Верховный Суд РФ в качестве примеров изменений организационных или технологических условий труда назвал изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурную реорганизацию производства. Обращаю также внимание на то, что изменение обусловленных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, не допускается, если это изменение ухудшает положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (ч. 8 ст. 74 ТК РФ).

То есть если условия оплаты труда работников отражены в коллективном договоре, то изменять эти условия работодатель не вправе и при наличии изменений организационных или технологических условий труда, поскольку уменьшение размера оклада явно ухудшает положение работников.

Еще следует обратить внимание на то, что о предстоящих изменениях условий трудового договора работников необходимо предупреждать в письменной форме за два месяца до введения в действие этих изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Поэтому, если работник не был предупрежден об изменении условий трудового договора в соответствующей форме, изменять условия трудового договора нельзя.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Какие ещё документы потребуются?

Кроме упомянутых выше приказов и уведомлений, для оформления изменений в штатном расписании могут потребоваться:

1. Служебная записка от экономической службы или бухгалтерии с обоснованием причин для того, чтобы менять расписание.
2. При уменьшении оклада – письменное согласие работника продолжить трудовую деятельность в новых условиях. Без этого он может уволиться в порядке п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
3. Согласие профсоюза, если на предприятии он создан и действует – тоже при уменьшении.

Как изменить штатное расписание в 1с Зарплата и управление персоналом 8.3

Программа Зарплата и управление персоналом 3.1 позволяет вести учет штатного расписания (в дальнейшем по тексту ШР) несколькими способами:

1. Без истории изменения ШР

2. Вести учет изменения ШР.

Рассмотрим в каждом из случаев, как происходит изменения ШР, какими документами необходимо это отражать.

1 Способ. Ведение ШР без сохранения истории.

Для учета ШР в программе необходимо включить соответствующую настройку.

Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.

В настройках устанавливаем галочку «Ведется штатное расписание», галочку «Ведется история изменения штатного расписания» не ставим.

Можем включить проверку на соответствие кадровых документов ШР. Данная проверка при проведении кадровых документов в случае нахождения расхождений данных по документам и по данных указанных в позиции будет выдавать предупреждение:

В настройках можно установить, что использовать в ШР «вилку» окладов и надбавок, а также вести учет категорий и разрядов.

Если история изменения ШР не ведется, то для того, чтобы сформировать новую штатную единицу или внести изменения по текущей необходимо:

• вновь открытая позиция в штатном расписании добавляется непосредственно в справочник «Штатное расписание»;
• для того чтобы позиция была действующая, устанавливаем галочку «Позиция утверждена»;
• для изменения позиции в штатном расписании заходим в текущую карточку позиции и вносим изменения, при этом предыдущие данные будут потеряны;
• для закрытия позиции необходимо в карточке установить о.

На примере создадим в организации новую позицию в ШР в производственном подразделении для должности Сторож.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

По кнопке «Создать» создаем новую позицию в ШР.

В открывшейся карточке заполняем необходимые поля и ставим галочку «Позиция утверждена» и указываем дату утверждения новой позиции.

В справочнике «Штатное расписание» можно будет увидеть данную позицию и дату её утверждения:

В справочнике также можно настроить видимость закрытых и не утвержденных позиции. Для этого в нижнем поле справочника необходимо проставить соответствующие галочки:

2 Способ. Ведение ШР с сохранением истории изменения.

Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.

В настройках устанавливаем галочку «Ведется ШР» и «Ведется история изменения ШР».

С данной настройкой появляется возможность вести учет изменений в ШР, при этом все изменения вносятся через специализированные документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».

Становится не доступна возможность редактирования информации непосредственно в карточке позиции ШР.

Т.к учет ведется через специализированные документы, то в них фиксируется дата внесения изменений, это позволяет в дальнейшем формировать отчет по ШР на определенную дату, где данные будут отражаться в соответствии с действующим на эту дату ШР.

Рассмотрим на примере, как создается новая позиция в ШР и как по ней внести изменения с определенной даты.

Создадим в производственном подразделении позицию для должности Бухгалтер.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

Переходим по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание».

В данном журнале хранятся все документы, которыми вносились изменения в ШР. По кнопке «Создать» программа предлагает создать документы «Утверждение ШР» или «Изменение ШР».

Документ «Утверждения ШР» вводится в случае первоначального ввода всех позиций ШР. Однако его можно использовать и в случае когда происходит глобальное изменение ШР, которое затронет многие подразделения или позиции.

Если изменения в позициях ШР небольшие, например открыта новая должность, или внесены изменения по окладам, количествам ставок, то можно воспользоваться документов «Изменение ШР».

Добавим позицию в уже имеющееся ШР, для этого воспользуемся документом «Изменение ШР».

Создаем документ:

Т.к данная позиция новая, то в документе по кнопке «Добавить» добавляем новую позицию и заполняем поля:

В документе позиции ШР отражаются разными цветами:

• зеленый — добавлена новая позиция;
• красный — закрыта позиция;
• синий — изменения по существующей позиции;
• черный — изменений в позицию не вносились.

После сохранения документа, в справочнике «Штатное расписание» отразится новая позиция с датой открытия 01.04.2021г.

Если в справочнике установлены галочки «Показывать не утвержденные позиции» и «Показывать закрытые позиции», то справочник будет отражаться следующим образом:

Мы увидим закрытые позиции, действующие, не утвержденные и помеченные на удаление (возможно были заведены не корректно).

Для того, чтобы просмотреть действующее ШР на определенную дату, воспользуемся отчетом в разделе Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3).

В открывшемся отчете ставим дату на которую необходимо сформировать ШР и в настройках можем установить отбор по подразделению, в нашем примере, это производственное подразделение.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Как быть, если на предприятии используются ставки?

СПРАВКА: В том случае, если согласно локальным актам оплата труда работников производится на основании системы ставок, то помимо штатного расписания изменению должны быть подвергнуты и размеры тарифа.

Порядок оформления схож с применяемым при использовании окладов:

1. Издаются приказы о том, что размеры тарифных ставок изменяются.
2. Изменения доводятся до сведения работников.
3. Подписываются дополнительные соглашения к трудовому контракту.

Изменение оплаты – процедура ответственная и требует соблюдения всех нюансов ТК РФ. Единственный случай, когда работника не обязательно предупреждать заранее – это увеличение оклада или ставки по тарифу. Но о любом уменьшении сотрудник должен в обязательном порядке быть предупреждён.

Ввод и изменения штатного расписания

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций и хранится в справочнике «Штатное расписание» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание»). Под позицией понимается строка в штатном расписании – конкретная должность в конкретном подразделении учреждения с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе.

Штатное расписание в учреждении может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).

Если история изменений штатного расписания не ведется, то новые позиции добавляются непосредственно в справочник «Штатное расписание», изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются и закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений, то штатное расписание изменяется специальными документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие, а история изменения штатного расписания хранится в справочнике «Документы, изменившие штатное расписание».