ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ/ЗАПРОСА ПО СТ.62 ТК РФ О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

Какую информацию запрашивать

В статье 62 Трудового кодекса РФ указано, какие документы, связанные с работой, можно запросить у работодателя:

• трудовая книжка для предъявления ее в Пенсионный фонд в целях оформления пенсии;
• копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;
• выписку из трудовой книжки или копию;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде трудовой занятости в данной организации;
• другие бумаги, связанные с работой: характеристика, копии расчетных листов и др.

Какие документы работник может запросить по праву

Потребность в справке с места работы может возникнуть в различных случаях, связанных с получением кредита, денежного социального пособия, оформления визы или оформления пенсии. Во всех этих ситуациях понадобится справки о доходе, о продолжительности трудового стажа, о выплаченных страховых взносах.

Работник имеет право получить на руки трудовую книжку, когда это необходимо в связи с вопросами социального страхования. При этом он должен возвратить книжку в трехдневный срок с момента ее получения в фонде социального страхования.

При увольнении сотрудник может подать заявление о выдаче характеристики для предоставления по новому месту работы. Администрация законодательно не обязана выдавать такую справку, но не имеет правовых оснований отказать работнику.

Также обстоит дело и с документами, относящимися к коллективным трудовым отношениям. Запрос копии коллективного трудового договора, выписки из приказов о премировании правомочен со стороны работника и должен быть удовлетворен после подачи соответствующего заявления.

Судебная практика доказывает, что перечень дубликатов документов, которые администрация передает сотруднику в ответ на его письменное заявление, законодательно не ограничен.

Как написать запрос

Заявление пишется в свободной форме в стиле деловой переписки. Обязательные пункты в запросе:

• сведения об организации (наименование, должность и Ф. И. О. руководителя);
• сведения о работнике (Ф. И. О. и должность);
• перечень запрашиваемых документов;
• дата составления;
• подпись работника.

Предлагаем шаблон заявления о выдаче документов при увольнении, которым можно воспользоваться:

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

Работодатель не может проигнорировать поступившее к нему заявление. Причем независимо от организационно-правовой формы: государственный ли это орган, бюджетное учреждение, ООО, ЗАО, индивидуальный предприниматель и т.п.

Заверенные печатью и подписью уполномоченного лица документы предоставляются в течение 3 дней (рабочих). Причем в том перечне, который указал работник. Именно поэтому заявление должно быть составлено в письменной форме. А подать его желательно через секретариат или под подпись руководителя (секретаря, помощника, кадрового работника).

Если работодатель нарушает свои обязанности и не отвечает на запрос работника, в зависимости от ситуации обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию или попробуйте договориться мирным путем, если продолжаете трудиться там же. Если сроки давности по трудовым спорам уже подходят к концу, подавайте иск. В рамках рассмотрения дела подайте ходатайство об истребовании доказательств, приложив второй экземпляр заявления о документах, связанных с работой, и работодатель обязан будет ответить на судебный запрос.

Как и в какие сроки подавать заявление

Для того чтобы зарегистрировать заявление на запрос документов у работодателя, необходимо обратиться к делопроизводителю или кадровику. Ответственный за делопроизводство зарегистрирует его в журнале входящей документации и присвоит номер. Обязательно предоставьте запрос в двух экземплярах, один из них останется у работодателя, второй — на руках у заявителя с регистрационным номером. По истечении установленных законом трех дней вам обязаны выдать запрашиваемые справки и копии, заверенные надлежащим образом.

При увольнении часть документов работодатель обязан выдать без дополнительных запросов. Обязательными к выдаче при увольнении являются:

• СТД-Р — данные о стаже и трудовой деятельности;
• расчетный лист (ч. 1 ст. 136 ТК РФ);
• справка о сумме заработной платы ф. 182Н (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 №255-ФЗ);
• РСВ — расчет по страховым взносам за последний квартал;
• выписка из формы СЗВ-СТАЖ;
• выписка из формы СЗВ-М за последний месяц работы;
• выписка из ДСВ-З в случае перечисления дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии за весь период работы;
• трудовая книжка, если она ведется в бумажном виде;
• медицинская книжка (при наличии).

Писать заявление на выдачу документов при увольнении потребуется, только если необходимы дополнительные справки:

• о доходах по форме 2-НДФЛ;
• о среднем заработке для постановки на учет на бирже труда;
• копия СПВ-2 — о страховом стаже при выходе на пенсию.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы. И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Что делать, если работодатель игнорирует запрос

Несоблюдение работодателем трехдневного срока выдачи документов влечет за собой административное наказание по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа в размере:

• 30 000–50 000 рублей для организации, а при повторном нарушении 50 000–70 000 рублей;
• 1000–5000 рублей для должностного лица и ИП, повторно 10 000–20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.

С жалобой рекомендуется обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру. Если в конфликтных ситуациях работодатель препятствует выдаче подтверждающих копий приказов и справок, их следует истребовать в судебном порядке.

Сроки выдачи документации

Согласно ст. 62 ТК РФ организация должна выдать работнику запрошенные документы в течение 3 рабочих дней со дня обращения. Копии должны быть заверены должным образом и выданы сотруднику бесплатно.

В ст. 84.1 ТК РФ говорится про обязанность руководителя при увольнении сотрудника выдать ему копии документов по его просьбе. Конкретный срок в статье не оговаривается. В любом случае — дольше трёх дней готовить и заверять копии документов работодатель не вправе.

Если сотруднику в срок не выдали необходимые документы, Трудинспекция может наложить штрафные санкции и на организацию, и на руководителя предприятия. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:

• от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
• от 1000 до 5000 для должностных лиц и ИП.

При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается.

Приведем пример о том, как работодателя г. Хабаровска привлекли к административной ответственности за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику.

Руководителя фирмы признали виновным в нарушении законодательства о труде, поскольку, вопреки требованиям ст. 62 ТК РФ, он не произвел выдачу копий документов, связанных с работой бывшего сотрудника, в установленный трёхдневный срок. Фактически, документы по заявлению, увольняемому были переданы, но позже.

Несоблюдение срока выдачи запрашиваемых копий документов руководитель объяснил тем, что работники, уполномоченные на осуществление соответствующих действий, временно отсутствовали. Суд с этим не согласился. Соблюдение норм трудового законодательства не может быть поставлено в зависимость от присутствия на рабочем месте работника, ответственного за исполнение поручений руководителя.

Руководителю организации было назначено наказание в размере минимальной санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц — 1000 рублей.

Разновидности запросов

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

• Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
• Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
• Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

• Законодательные акты.
• Судебные решения.
• Заключенные ранее договора.

Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
2. Дату и место его составление.
3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
4. Наименование документа.
5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
6. Основную суть запроса.
7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

Предлагаем ознакомиться: Как считается амортизация основных средств

Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

• Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
• Электронное письмо на e-mail.
• Факсимильное сообщение.
• Письмо с курьерской доставкой.

Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

• Цели отправления.
• Типа отправителя.
• Типа адресата.

Рассмотрим наиболее распространенные группы.

Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

• Стоимости товаров и услуг.
• Технических характеристик предлагаемой продукции.
• Условий участия в мероприятиях и пр.

В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие. Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС. Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

Запрос в банк

Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

Предлагаем ознакомиться: Как начисляют алименты с предпринимателя на вмененке

Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.