Как ГИТ будет проверять предприятия в 2021 году

План проверок ГИТ ежегодно размещается на сайтах территориальных органов Роструда. Независимо от того, попала ваша организация в эти списки или нет — рекомендуем проверить себя на наличие ошибок в ведении кадрового учета и привести документы в порядок. А как это лучше сделать — расскажем в статье.

Напомним, что существует два типа проверок — плановые и внеплановые.

Списки организаций, включенных в плановые проверки ГИТ, есть на сайте территориальных отделений Роструда (проверки других ведомств можно отследить на сайте Генпрокуратуры). О плановой проверке работодатель уведомляется инспекцией труда не позднее, чем за три дня до начала проверки (п.12 ст.9 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ).

Внеплановые проверки проводятся в случаях, установленных п.10 «Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 N 875). Например, если есть жалобы работников, либо в СМИ появляются сведения о нарушении организацией трудового законодательства. О внеплановой проверке работодатель уведомляется не позднее, чем за 24 часа. Но в ситуации, когда проверка происходит, например, по жалобе работника, работодателя могут не уведомлять и он узнает о проверке по факту прихода инспектора.

Только сейчас, перед Новым годом «Клерк» продает три онлайн-курса по цене одного. Защите от всех видов проверок научитесь в пакете онлайн-курсов «Защита: налоговые проверки, трудовые проверки, договоры». Этот пакет научит защищаться от претензий:

• налоговиков
• ОБЭП
• трудовых инспекторов
• контрагентов

Плановые проверки

План проверок будут публиковать на сайте ГИТ региона до 10 ноября года, предшествующего году проведения проверок (п. 41 Регламента). Раньше это делали до 1 декабря. Таким образом, у работодателей стало больше времени для подготовки.
В Регламенте закрепили принцип риск-ориентированного подхода при проведении проверок, введенный еще в 2017 году. Те предприятия, кого система отнесла к категории низкого риска, планово не проверяют. Если риск высокий — компанию будут вносить в план проверок каждые два года, значительный — каждые три года, средний — максимум один раз в пять лет, умеренный — не чаще чем один раз в шесть лет.

О плановой проверке компании напомнят минимум за три рабочих дня. Инспектор передаст работодателю копию распоряжения или приказа о начале проверки любым доступным способом.

Внеплановые проверки

Примечание:
ГИТ в 2021 году провела 136,9 тыс. проверок; 92,7 процента из них — внеплановые. Нарушения нашли в 91,9 тыс. проверок. По итогам инспекторы назначали 3 млрд. 251 млн. руб. штрафов.

Поводом для внеплановой проверки может послужить жалоба работника на нарушение его прав, а также иная информация, поступившая в государственную инспекцию труда, содержащая сведения об имеющихся нарушениях трудового законодательства.

Наиболее вероятным поводом для внеплановой проверки являются получение сведений о фактах возникновения угрозы причинения вреда жизни и здоровья граждан (п.90 Регламента), а к ним относятся случаи когда работодатель:

— не проводит спецоценку условий труда;
— не предоставляет оплачиваемые отпуска;

— не выплачивает заработную плату полностью или ее часть;

— нарушает режим труда и отдыха работников предприятия;

— не обеспечивает работников средствами защиты;

— не предоставляет гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда;

— не оформляет или ненадлежащее оформляет трудовые отношения;

— допускает к работе сотрудников не прошедших инструктаж, медосмотр, обучение и т.д.

Как видно поводов для проведения внеплановой проверки предостаточно, было бы только желание.

Обратите внимание. О проверке на основании сообщения об угрозе жизни и здоровью инспектор компанию не уведомляет (п. 98 Регламента). В Регламенте установили, что обращение гражданина о прекращении рассмотрения его заявления — не основание для прекращения внеплановой проверки (п. 29 Регламента). Таким образом, если пожаловавшийся в ГИТ работник решит вопрос с работодателем и отзовет жалобу, на проведение проверки это не повлияет.

Чек-листы и кадровый аудит

С 2021 года трудовые инспекторы при проведении плановых проверок используют проверочные листы, утвержденные Приказом Роструда от 10.11.2017 N 655. Предмет плановой проверки работодателей ограничивается перечнем вопросов, включенных в проверочный лист (список контрольных вопросов) по конкретной теме.

В общей части проверочного листа заполняется наименование организации, вид деятельности и категория риска, а далее следует перечень вопросов, ответы на которые показывают соблюдение или несоблюдение норм трудового права в организации. Поэтому такие чек-листы работодатели могут использовать для самопроверки соблюдения нормативных актов в части трудового права.

Для подготовки к проверке трудовой инспекцией или проведения планового кадрового аудита, ГИТ рекомендует работодателям организовать внутреннюю систему контроля. Процедуры проведения такого контроля рассмотрены в «Методических рекомендациях по добровольному внутреннему контролю (самоконтролю) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (Письмо Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ).

Роструд рекомендует обеспечить внутренний контроль путем:

• Создания специальной службы и/или назначения внутреннего контролера — если в организации работает более 250 человек.

Должностное лицо, ответственное за осуществление предварительной проверки (самопроверки) соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, должно иметь высшее образование (юридическое или экономическое), иметь опыт кадровой работы и обладать знаниями трудового законодательства.

При проведении контроля ведомство рекомендует пользоваться чек-листами (при помощи сервиса «Электронный инспектор» или самостоятельно распечатав проверочные листы, например, из Справочной информации в Системе КонсультантПлюс «Формы проверочных листов (списков контрольных вопросов)»).

• Если в организации работает менее 250 человек, создание службы внутреннего контроля не обязательно. Достаточно назначить лицо, ответственное за осуществление проверки соблюдения требований трудового законодательства. Самопроверку можно пройти, также пользуясь чек-листами или сервисом «Электронный инспектор».

Для самопроверки можно воспользоваться системой электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф», которая была создана для профилактики нарушений в сфере труда, повышения информированности работодателей и граждан по вопросах трудового законодательства. Сейчас пользователям доступно 12 бесплатных сервисов, в том числе 200 листов самопроверки «Электронным инспектором». Пользователи могут ознакомиться не только с основными требованиями законодательства в области трудового права, но и с возможными нарушениями, а также с установленными за эти нарушения санкциями в соответствии с КоАП РФ и УК РФ.

По итогам проведения проверки пользователь сервиса «Электронный инспектор» может распечатать акт о проведении проверки, историю проверок или рекомендации по устранению нарушений (включая инструкции, шаблоны и образцы документов).

В настоящее время «Электронный инспектор» работает в пилотном режиме. В связи с этим выявление нарушений трудового законодательства при проверке с использованием данного сервиса не ведет к включению организации в план проверок ГИТ. Кроме того, пока осуществить подобную проверку можно анонимно — сервис допускает возможность указания «условного названия компании».

В планах развития сервиса предусмотрено, что Роструд будет проводить мероприятия по подтверждению результатов самопроверки. И при их подтверждении работодатель получит удостоверение о соблюдении установленной процедуры самопроверки.

Роструд рекомендует проводить внутренний контроль ежегодно. Результаты проверки следует оформлять в виде документа, в котором будет отражено содержание мероприятия (дата, проверяемый период, наименование мероприятия внутреннего контроля), выявленные нарушения, рекомендации по устранению нарушений. Также целесообразно проводить и контроль выполнения рекомендаций по устранению выявленных нарушений.

При этом важно помнить, что проверка ГИТ не ограниченна конкретными периодами проверяемых документов, в связи с чем контролер может запросить документы за любой период деятельности. Объем запрашиваемых документов ограничен только сроками хранения работодателем документов, связанных с трудовыми отношениями, и их необходимостью проверяющим в соответствии с целями проверки.

Сроки хранения отдельных документов, касающихся трудовых отношений, устанавливают разделы 7 и 8 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Приложение к Приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Анализируя кадровый учет организации также следует помнить, что обязательность наличия тех или иных документов не всегда прямо установлена ТК РФ, а может быть обусловлена совокупностью нескольких норм трудового законодательства.

В целом кадровую документацию можно подразделить на:

• Документы общего характера. К ним в частности относятся локальные нормативные акты работодателя (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда и т.д.);
• Документы индивидуального характера. Это документы, связанные с конкретным работником (в частности, трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, приказы о приеме на работу и увольнении, об отпусках, дисциплинарных взысканиях, личные карточки и т.д.);
• Документы, выполняющие учетную или фиксирующую функцию (табели учета рабочего времени, штатные расписания, графики отпусков и т.д.);
• Расчетные документы (ведомости начисления заработной платы, расчеты среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и т.д.). К ним, помимо соблюдения норм трудового права, применимы и положения законодательства о налоговом и бухгалтерском учете (в частности о соблюдении перечня обязательных реквизитов первичного документа, ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В зависимости от типа документов можно устанавливать периодичность мониторинга их наличия и корректности оформления. Так обязательные ЛНА общего характера требуют менее частой проверки, чем документы по конкретному сотруднику. Вместе с тем учетные и расчетные документы при надлежащей организации внутреннего контроля возможно проверять не на сплошной, а на выборочной основе.

При планировании проверочных процедур при ограниченных ресурсах (трудовых, временных и т.п.) мы рекомендуем учитывать не только объемы документации, подлежащей проверке, но и тяжесть санкций за соответствующие нарушения.

Также напомним, что срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения трудового законодательства (включая нарушения требований охраны труда) составляет один год с момента совершения нарушения (ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Условия прекращения проверки

В п. 27 Регламента указали случаи, когда проверка не может проводиться, а начатая подлежит прекращению. В частности, предусмотрели, что проверка прекращается, если при ее организации и проведении допущены грубые нарушения.
Например, если о плановой проверке компанию уведомили за один день. Это грубое нарушение, на которое нужно обратить внимание ГИТ (п. 53 Регламента). Если инспектор не прекратит проверку, ее результаты будут недействительны (ст. 20 Закона № 294-ФЗ).

Проверку также прекратят, если после ее начала выявили анонимность обращения, которое было поводом для проверки, либо установили, что в обращении содержатся заведомо недостоверные сведения (п. 27 Регламента, ст. 10 Закона № 294-ФЗ).

Обратите внимание. Инициатором прекращения проверки может быть работодатель. Поэтому, если в ходе проверки стало известно о грубых нарушениях со стороны инспектора, заведомо ложных сведениях в обращении или других обстоятельствах, перечисленных в п. 27 и 104 Регламента, направьте в ГИТ заявление с требованием прекратить проверку.

Итоги

Плановые контрольные мероприятия ГИТ направлены на выявление, пресечение нарушений трудового законодательства и привлечение виновных к ответственности. Проверка может быть посвящена как общим институтам трудового права, так и специфическим. Узнать заранее, какие документы заинтересуют надзорный орган, невозможно. Работодателю рекомендуется ежегодно знакомиться с планом проведения проверок, чтобы встретить инспекторов во всеоружии.

Источники:

• Трудовой кодекс РФ
• закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ
• приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
• КоАП

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Документы, которые инспектор запросит при проверке

В Регламенте закрепили исчерпывающий перечень документов, которые может запросить ГИТ. В прежнем регламенте такого списка не было. Перечень обширный: документы не поименованы закрытым списком, а разделены на группы. Например, документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части охраны труда, индексации зарплаты. В том числе инспектор может попросить предъявить запросы работодателя о росте потребительских цен на товары и услуги (п. 13 Регламента).
Появление такого закрытого, хоть и широкого, перечня полезно работодателям. Если инспектор в ходе проверки запрашивает документ, который не относится к группам из п. 13 Регламента, то работодатель не обязан предоставлять такой документ. В этом случае надо направить в ГИТ мотивированный ответ, в котором сослаться на то, что запрашиваемого документа нет в исчерпывающем перечне документов, которые могут быть истребованы у работодателя.

Документы, которые указаны в п. 14 Регламента, инспектор получает от других ведомств в рамках межведомственного информационного взаимодействия. Требовать эти документы от работодателей инспектор не вправе (п. 8 Регламента).

Срок проведения проверки

Срок проверки обычной компании не может быть больше 20 рабочих дней, малого предприятия — 50 часов в год, микропредприятия — 15 часов в год. Если компания ведет деятельность на территории нескольких субъектов РФ, срок проверки устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству или обособленному подразделению. В Регламенте уточнили, что в целом срок не может превышать 60 рабочих дней (п. 24, 62). Аналогичной нормы в прежнем регламенте не было, но она закреплена в ч. 4 ст. 13 Закона № 294-ФЗ.

Обратите внимание. Продлить проверку могут, только если это необходимо в связи с проведением сложных, длительных исследований, испытаний, экспертиз и расследований. Если такие обстоятельства есть — срок проверки могут увеличить максимум на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий — не более чем на 50 часов, микропредприятий — не более чем на 15 часов (п. 24 Регламента). Продлевать максимальный 20-дневный срок проведения внеплановой проверки нельзя (п. 107 Регламента).

Акт проверки

При согласии проверяемого лица на взаимодействие в электронной форме акт проверки могут направить ему в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. А вот отправить акт проверки простым почтовым отправлением инспектор не вправе (п. 78, 81 Регламента).
В целом в Регламенте вопросы составления акта урегулированы детально. В частности, указано, что выявленные нарушения должны быть изложены подробно, со ссылкой на статьи и пункты актов, требования которых, по мнению ГИТ, нарушены. Результаты проверки должны быть подтверждены документами, пояснениями, проверочными листами и иными доказательствами, хранящимися в деле вместе с актом (п. 69, 70, 72, 74 Регламента). Разъяснили также, как инспектор должен оформлять предписание об устранении нарушений. В нем должны быть детально указаны нарушения, которые необходимо исправить, ссылки на конкретные акты.

Обратите внимание. Если инспектор не передаст работодателю акт проверки, он нарушит требования ч. 4 ст. 16 Закона № 294-ФЗ. Результаты проверки в этом случае подлежат отмене на основании заявления юрлица (ст. 20 Закона № 294-ФЗ).

Рекомендация:
До прихода инспектора пройдите самопроверку. Используйте вопросы из чек-листов, а также сервис «Электронный инспектор». Роструд утверждает, что данный сервис сэкономил компаниям 11 млрд 125 млн.руб. Это сумма штрафов, которых избежали работодатели, если исправили выявленные «Электронным инспектором» нарушения.

Как встретить ГИТ в 2021 году?

Ни один из проверяющих не обладает неограниченными полномочиями.

В зависимости от вида проводимой проверки варьируется набор прав проверяющих.

В соответствии с общепринятым правилом установлено 3 жестких ограничения при проведении любых проверочных мероприятий:

• Работа проверяющих ограничена рамками проверочных листов. Инспекторы не имеют права требовать больше информации, чем в них содержится
• Если проверка касается определенной сферы кадрового учета, то дополнительные сведения требовать неправомерно
• Проверяющие не обладают полномочиями забирать оригиналы документов организации

Кроме того, нужно помнить, что на рядовых сотрудников ответственность за выявленные нарушения не распространяется. К ней можно привлечь только руководителя организации и руководителей – исполнителей.

По опыту проведения многочисленных проверок можно сформировать список наиболее распространенных нарушений, которые допускают работодатели в своей деятельности. Среди них:

1. Некорректное составление трудовых договоров, работа без трудоустройства
2. Ошибки при оформлении и ведении трудовых книжек
3. Ошибки при выплате зарплаты, задержка зарплаты
4. Нехватка внутренних документов компании, которые регулируют кадровые вопросы
5. Нарушения в сфере охраны труда
6. Нарушения при работе с льготниками и иностранцами

Ошибки зачастую однотипные, совершаемые, вероятно, из соображений экономии, в момент нехватки средств или низкой квалификации кадровиков.

Вопрос

Работник решил написать жалобу на своего работодателя. При этом он не хочет раскрывать свою личность. Можно ли подать анонимное заявление?

Работник имеет право инициировать проверку своего работодателя и при этом не раскрывать свою фамилию. Тем не менее, в заявлении понадобиться указать все данные, но попросить инспекторов не раскрывать информацию о заявителе. В этом случае тайна будет соблюдена и работодатель не узнает, кто подал жалобу. Анонимные заявления трудовая инспекция не принимает и не рассматривает.

Ошибка

При приеме на работу новых сотрудников в компании используется типовой трудовой договор. При проведении проверки трудовая инспекция обнаружила, что в документе отсутствует пункт о компенсациях, предусмотренных для работников. Это является нарушением статьи 57 ТК РФ, поскольку именно она определяет, какие сведения должен содержать договор. Изменения в документ нужно будет внести в любом случае, а вот штрафа избежать, скорее всего, не удастся.

Бизнес подвергается многочисленным проверкам со стороны различных контролирующих органов, трудовая инспекция также не остается в стороне. За нарушения трудового законодательства предусмотрены серьезные штрафы. В интересах работодателя держать на контроле вопросы, касающиеся кадров и корректно вести кадровый учет.

Руководители организаций-работодателей должны представлять, к чему готовиться при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ), какие у инспекторов ГИТ есть права и обязанности, отталкиваясь от следующих законодательных актов:

1. Трудовой кодекс РФ (в особенности статьи 353 и 356).
2. Кодекс РФ об административных правонарушениях.
3. Федеральный закон №294-ФЗ от 26.12.2008 с учётом поправок, внесённых в него законом №277-ФЗ от 03.07.2016.
4. Подзаконные акты, в частности, Постановления Правительства РФ №875 от 01.09.2012, №177 от 13.02.2017, №1080 от 08.09.2017 и Приказ Минтруда №354н от 30.10.2012.