Пошаговая инструкция по сдаче и заполнению 6-НДФЛ – бланк и заполненный образец формы расчета для скачивания в excel

В какой срок сдавать 6-НДФЛ за 2021 год? Какие данные должны попасть в расчет по итогам 4 квартала 2021 года? Действительно ли, требуется сдавать расчет 6-НДФЛ по новой форме? Каким документом утвержден новый бланк и где его скачать? Как отразить в расчете за 2017 год зарплату за декабрь, выплаченную в декабре? Как показать зарплату за декабрь 2021 года, выплаченную в январе 2021 года? Как юридическим лицам отразить годовую или квартальную премию? Следует ли включать в расчет данные по сентябрьской зарплате, выплаченной в октябре? Ответим на основные вопросы, дадим необходимые инструкции и приведем образец заполнения 6-НДФЛ за 2021 год на конкретных примерах.

Когда нужно сдать 6-НДФЛ за 2021 год: срок

Расчет по форме 6-НДФЛ сдают в ИФНС по итогам каждого квартала. Срок сдачи – не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом. Так, к примеру, 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года требовалось сдать не позднее 31 октября 2021 года. Однако срок сдачи годовой отчетности по НДФЛ иной. Годовой расчет 6-НДФЛ по итогам 2021 года, по общему правилу, нужно сдавать не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Об этом сказано в абзаце 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. Налоговое законодательство предусматривает, что если крайний срок подачи расчета 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то отчетность можно сдать в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). 1 апреля 2021 года – это воскресенье. Поэтому годовой расчет 6-НДФЛ за 2021 год нужно сдать в налоговую инспекцию не позднее 2 апреля 2021 года (это рабочий понедельник).

Рекомендуем не затягивать со сдачей годового расчета за 2021 год до самого апреля. В апреле уже нужно будет заниматься составлением расчета 6-НДФЛ за I квартал 2021 года. Его потребуется сдать в ИФНС не позднее 3 мая 2021 года. Также см. «Срок сдачи 6-НДФЛ за 2021 год».

Куда и в какие сроки сдаётся декларация 6-НДФЛ

Декларация сдаётся теми организациями и ИП, у которых есть наёмные работники. Это касается также нотариусов, адвокатов и других лиц, имеющих частную практику. Отчёт предоставляется каждый квартал. При этом необходимо успеть подать его до конца месяца, следующего за отчётным кварталом.

Нередко случается, что день сдачи отчёта приходится на праздник или выходной. В такой ситуации подача документов переносится на ближайший рабочий день, следующий за днями отдыха.

Индивидуальный предприниматель является одним из налоговых агентов, кто должен сдавать 6-НДФЛ

Таблица: сроки сдачи отчётности в 2017–2018 гг.

В отличие от квартальной отчётности, срок сдачи годовой декларации всегда приходится на последнее число месяца, первого за отчётным годом квартала.

Если налоговые агенты не успеют вовремя направить форму 6-НДФЛ, то в соответствии с НК РФ будут начисляться штрафные санкции. Работодателям, нарушившим установленные законодательством сроки, придётся заплатить в бюджет 1 тыс. руб. за каждый месяц просрочки.

За несвоевременную сдачу отчёта 6-НДФЛ предусмотрен штраф

Контролирующие органы наделены полномочиями блокировать расчётные счета тех ИП и коммерческих организаций, которые более чем на 10 дней задержались с подачей отчётности. Если субъекты предпринимательской деятельности подали форму 6-НДФЛ с недостоверными данными, то им грозит штраф в размере 500 руб. за каждый неправильно заполненный отчёт.

Отчёт сдаётся в налоговую инспекцию по месту нахождения организации или месту жительства ИП.

Если у компании есть обособленные подразделения, отчётность подаётся в зависимости от того, где сотрудники получают доход.

Заполненную декларацию 6-НДФЛ можно отправить в ИФНС по почте

Отчёт направляется следующими способами:

• через интернет (в этом случае датой сдачи является дата отправки письма на электронную почту);
• по почте с описью вложения (датой сдачи считается день, отмеченный работником почты на квитанции об отправлении);
• лично или через официального представителя компании (датой сдачи считается дата, проставленная инспектором налоговой службы на втором экземпляре отчёта).

Нулевой отчёт 6-НДФЛ

Если работники в фирме отсутствуют либо компания или ИП не начисляли и не выплачивали доходы физлицам, то форма 6-НДФЛ не сдаётся. Но при этом не исключается представление нулевого отчёта 6-НДФЛ. С образцом можно ознакомиться здесь. Налоговые органы будут ожидать отчёта от фирм и ИП, даже если тем не надо отчитываться перед ними в отношении формы 6-НДФЛ, т. к. инспекторы могут пока не располагать такой информацией. Чтобы в таком случае не произошло начисления штрафа, многие налогоплательщики предпочитают подавать нулевые отчёты.

В связи с этим налогоплательщики могут поступить следующим образом:

• передать в ФНС письмо о том, что фирма или ИП не обязаны сдавать расчёт 6-НДФЛ;
• сдать нулевой расчёт 6-НДФЛ.

Налоговые агенты имеют возможность представить нулевой расчёт 6-НДФЛ

Если налогоплательщики решили отправить нулевой отчёт, то они должны быть готовы к тому, что его придётся направлять по итогам каждого отчётного периода. Титульный лист нулевого отчёта оформляется также, как обычная форма 6-НДФЛ, но в графах раздела 1 и 2 ставятся прочерки.

Видео: процедура сдачи декларации 6-НДФЛ

Кому необходимо отчитаться перед ИФНС

Сдать годовой расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговые агенты по НДФЛ – это, как правило, работодатели (организации и индивидуальные предприниматели), выплачивающие доходы по трудовым договорам. Также налоговыми агентами могут считаться заказчики, выплачивающие вознаграждения исполнителям по гражданско-правовым договорам. Однако стоит признать, что вопрос наличия факта выплат и начислений в 2021 году достаточно индивидуальный и, на практике, могут быть различные спорные ситуации. Рассмотрим три наиболее распространенных примера и поясним, когда и кому нужно в 2021 году сдавать годовой 6-НДФЛ за 2021 год.

Ситуация 1. Начислений и выплат в 2021 году не было

С 1 января по 31 декабря 2021 года включительно организация или ИП не начисляли и не выплачивали «физикам» никаких доходов, не удерживали НДФЛ и не перечисляли налог в бюджет. Тогда сдавать годовой расчет 6-НДФЛ за 2021 год нет необходимости. В таком случае не было факта, при наступлении которого компания или ИП становятся налоговыми агентами (п.1 ст. 226 НК РФ). В такой ситуации можно направить в ИФНС нулевой 6-НДФЛ. Налоговая инспекция обязана его принять. «Нулевой 6-НДФЛ: нужно ли его сдавать и зачем».

Стоит заметить, что некоторые бухгалтеры полагают целесообразным вместо «нулёвок» направлять в налоговые инспекции письма с пояснениями о том, почему 6-НДФЛ не был сдан. При таком варианте, подобное письмо лучше отправить не позднее 2 апреля 2021 года. См. «Письмо о нулевом 6-НДФЛ: образец».

Ситуация 2. Зарплату начисляли, но не выплачивали

Не исключено, что реальных выплат в пользу физических лиц в 2017 году не было, но зарплату или вознаграждения бухгалтер продолжал начислять. Такое, в принципе, возможно, когда на выплату заработка нет необходимых финансов. Сдавать ли тогда отчетность? Поясним.

Если в период с января по декабрь 2021 года включительно имело место хотя бы одно начисление, то сдать годовой 6-НДФЛ за 2021 год необходимо. Ведь с начисленного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если доход еще фактически не выплачен (п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому начисленную сумму дохода и начисленный НДФЛ нужно зафиксировать в годовом расчете 6-НДФЛ за 2021 год. Собственно, в том числе, в этих целях и была введена отчетность по форме 6-НДФЛ, чтобы налоговики могли отслеживать начисленные, но не уплаченные суммы подоходного налога.

Ситуация 3. Деньги выдавались всего один раз

Некоторые организации или ИП могли выплатить доходы в 2021 году лишь один-два раза. Например, генеральный директор – единственный учредитель мог единовременно получить от компании выплату в виде дивидендов. Требуется ли тогда заполнять и направлять в ИФНС годовой 6-НДФЛ за 2021 год, если сотрудников в организации больше нет? Предположим, что доход был выплачен в январе 2021 год (то есть, в I квартале 2021 года). В такой ситуации годовой расчет 6-НДФЛ за весь 2021 год следует передать в ИФНС, поскольку в налоговом периоде (с января по декабрь 2021 года) имел факт и начислений и выплат.

При этом заметим, что если выплаты имели место, к примеру, только в I квартале 2021 года, то в годовом расчете 6-НДФЛ за 2017 год нужно заполнить только раздел 1. Раздел 2 формировать не требуется. Это следует из Письма ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958, в котором рассматривался вопрос о единовременной выплате дивидендов. См. «Заполняем раздел 1 в 6-НДФЛ».

Сроки и порядок представления расчета

Расчет сдают налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Нулевой расчет не подается, если НДФЛ-облагаемые доходы не начислялись и не выплачивались (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected]).

Если «нулевка» все же подана, то ИФНС ее примет (письмо ФНС РФ от 04.05.2016 № БС-4-11/[email protected]).

Расчеты за I квартал, полугодие и 9 месяцев подаются не позднее последнего дня месяца, следующего за указанным периодом. Поэтому квартальные расчеты в 2021 году представляется в следующие сроки (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 230 НК РФ):

• за I квартал — не позднее 4 мая (с учетом переносов выходных и праздничных дней);
• за полугодие — не позднее 31 июля;
• за 9 месяцев — не позднее 31 октября.

Годовой расчет сдается так же, как и справки 2-НДФЛ: за 2021 год — не позднее 02.04.2018 (1 апреля – выходной).

Расчет 6-НДФЛ представляется только в электронной форме по ТКС, если в налоговом (отчетном) периоде доходы выплачены 25 и более физлицам, если 24 и менее, то работодатели сами решают как подать форму: виртуально или на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ).

По общему правилу подавать расчет нужно в ИФНС по месту учета организации (регистрации ИП по месту жительства).

При наличии обособленных подразделений (ОП) расчет по форме 6-НДФЛ подается организацией в отношении работников этих ОП в ИФНС по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по гражданско-правовым договорам в ИФНС по месту учета ОП, заключивших такие договоры (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет заполняется отдельно по каждому ОП независимо от того, что они состоят на учете в одной инспекции, но на территориях разных муниципальных образований и у них разные ОКТМО (письмо ФНС РФ от 28.12. 2015 № БС-4-11/[email protected]).

Если ОП находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях, подведомственных разным ИФНС, организация вправе встать на учет в одной инспекции и подавать расчеты туда (п. 4 ст. 83 НК РФ).

Работник трудился в разных филиалах. Если в течение налогового периода сотрудник работал в разных филиалах организации и его рабочее место находилось по различным ОКТМО, налоговый агент должен представить по такому сотруднику несколько справок 2-НДФЛ (по числу комбинаций ИНН — КПП — код ОКТМО).

В части справки налоговый агент имеет право представлять множество файлов: до 3 тыс. справок в одном файле.

Также подаются отдельные расчеты по форме 6-НДФЛ, различающиеся хотя бы одним из реквизитов (ИНН, КПП, код ОКТМО).

В части оформления 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: в титульной части проставляется ИНН головной организации, КПП филиала, ОКТМО по месту нахождения рабочих мест физлиц. В платежках указывается тот же ОКТМО (письмо ФНС РФ от 07.07.2017 № БС-4-11/[email protected]).

Если компания сменила адрес, то после постановки на учет в ИФНС по новому месту нахождения компания должна представить в новую инспекцию 2-НДФЛ и 6-НДФЛ:

• за период постановки на учет в ИФНС по прежнему месту нахождения, указывая старое ОКТМО;
• за период после постановки на учет в ИФНС по новому месту нахождения, указывая новое ОКТМО.

При этом в справках 2-НДФЛ и расчете 6-НДФЛ указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения (письмо ФНС РФ от 27.12.2016 № БС-4-11/[email protected]).

Какие вознаграждения отражать в 6-НДФЛ

В годовой расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 гол следует внести все доходы, по отношению к которым организация или ИП признается налоговым агентом. Такими доходами является, например, заработная плата, все виды премий, выплаты по гражданско-правовым договорам, пособия, отпускные, дивиденды.

Однако необлагаемые доходы по статье 217 Налогового кодекса РФ в расчете показывать не нужно. При этом учтите особенность по доходам, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленных нормативов (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Доходы из статьи 2021 НК РФ: что с ними делать?

В статье 217 Налогового кодекса РФ перечислены доходы, облагаемые НДФЛ только частично (то есть, в не в полных размерах). Это, к примеру подарки и материальная помощь. В расчете 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года подобные выплаты нужно фиксироват как в справках 2-НДФЛ: на доходы относить всю выплаченную сумму, а необлагаемую часть показывать как налоговые вычеты. Также см. «Новые коды в 2-НДФЛ в 2021 году».

Пример: Работнику Мармеладову А.П. в связи с юбилеем вручили подарок ценностью 10 000 рублей. От налогообложения освобождены подарки размере 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Поэтому в разделе 1 расчета 6-НДФЛ всю сумма подарка укажите по строке 020, а сумму вычета – по строке 030. В результате налоговая база по этому доходу окажется 6000 руб. (10 000 руб. – 4000 руб.), а сумма НДФЛ, которая должна быть удержана со стоимости подарка, – 780 руб. (6000 руб. × 13%). В разделе 2 по строке 130 укажите всю сумму выплаченного дохода (10 000 руб.), а по строке 140 – сумму фактически удержанного налога (780 руб.).

Что касается сумм материальной помощи, выплаченной работнику при рождении ребенка, а также сумм денежных призов, выданных физлицам, то их в расчет можно не включать вовсе. При условии, что выплаченные суммы не превышают необлагаемый НДФЛ лимит (4 000 рублей за налоговый период – для призов, и 50 000 рублей на каждого ребенка – для «родительской» матпомощи). Основание – Письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329.

Надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ в 2020 году?

Если у вас в течение отчетного периода не возникали обязанности налогового агента, и доход физлицам ни по трудовым, ни по гражданско-правовым договорам вы не выплачивали, необходимости сдавать форму 6-НДФЛ, даже «нулевую», нет.

Но если у вас есть желание сдать нулевку 6-НДФЛ, ИФНС обязана ее принять.

Во избежание дополнительных вопросов от налоговиков можно вместо нулевки предоставить в ИФНС пояснительное письмо. В нем следует указать, что в отчетном периоде организация (или ИП) налоговым агентом не являлась, доходы физлицам не уплачивала, действующих договоров с физлицами не имела. Как правило, это бывает при отсутствии финансово-хозяйственной деятельности. Можно указать в письме и это. Заверяется письмо так же, как заверялся бы нулевой расчет 6-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ: новая или старая?

Утверждена ли новая форма расчета 6-НДФЛ с 2021 года? Какой бланк скачивать для заполнения «бумажного» годового расчета 2017 год? Утвержден ли новый формат, необходимый для сдачи расчета в электронном виде? Подобного рода вопросы всегда возникают перед сдачей очередной налоговой отчетности.

Новая форма расчета 6-НДФЛ для заполнения и сдачи в ИФНС за 2017 год утверждена в редакции приказа ФНС от 17 января 2021 года № ММВ-7-11/18. Однако он начинает действовать с 25 марта 2021 года. Поэтому годовой отчет 6-НДФЛ после указанной даты готовьте по форме, утвержденной в последней редакции приказа ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Его вы применяли весь 2021 год.

Скачайте заполнения форму бланка расчета 6-НДФЛ в формате Excel и порядок его заполнения по этой ссылке.

Годовой бланк расчета 6-НДФЛ за 2021 год включает в себя:

• титульный лист;
• раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Далее поясним особенности заполнения каждого из разделов 6-НДФЛ за 2021 год и ответим на самые неоднозначные вопросы об отражении в отчетности переходящей зарплаты за сентябрь и декабрь 2017 года.

НОВОЙ ФОРМЕ 6-НДФЛ В 2021 ГОДУ — БЫТЬ!

В 2021 году бланк расчёта по форме 6-НДФЛ налоговики не существенно, но обновили. А вместе с ним – электронный формат, правила заполнения и сдачи в налоговую. С итоговым приказом ФНС можно ознакомиться здесь:

https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201801250013

Налоговая служба РФ обновила штрих-коды, ввела поля для правопреемников, которые сдают 6-НДФЛ (в т. ч. уточняющую) за реорганизованную фирму. Поэтому в верхней части титульного листа им нужно приводить ИНН и КПП организации-правопреемника. Последняя также должна фигурировать в основном поле – «Налоговый агент».

Ещё раз подчеркнём, что до 25 марта 2021 года можно заполнить и сдать 6-НДФЛ по прежней форме.

Правила оформления отчетности

В приложении 2 к приказу ФНС №ММВ-7-11/[email protected] приведен порядок заполнения формы 6-НДФЛ.

В соответствии с данным порядком необходимо придерживаться следующих правил при заполнении расчета 6-НДФЛ:

• данные для заполнения необходимо брать из налоговых регистров;
• если одного листа не достаточно для заполнения, то берутся дополнительные листы;
• на каждом листе проставляется номер страницы в сквозном порядке в специальном поле «стр.» в формате «001», «002»… «010»;
• применение корректоров не допустимо;
• распечатка заполненного отчета с двух сторон листов запрещена;
• не допускается скрепление листов, так как это вызывает их повреждение;
• в каждой клетке заполняется только один показатель;
• дата указывается в цифровом формате ДД.ММ.ГГГГ;
• десятичная дробь указывается через точку;
• заполнять форму 6-НДФЛ можно чернилами черного или синего оттенка;
• поля с суммами должны быть все заполнены, если показатель для заполнения отсутствует, то проставляются нули;
• в пустых клетках проставляются прочерки;
• по каждому ОКТМО расчет заполняется отдельно;
• каждый лист должен быть подписан либо руководителем, либо его представителем, для ИП подпись ставит сам предприниматель или его представитель;
• если расчет заполняется на компьютере, то последующая его распечатка допускается без обрамлений клеток и полей, также не обязательно ставить прочерки, штрифт должен быть courier new 16-18.

Данные правила заполнения обязательны к соблюдению всеми лицами.

Как отразить в 6-НДФЛ:

• больничные;
• аванс.

Как правильно составить — порядок действий

Форма расчета 6-НДФЛ состоит из титульного листа и второго листа, на котором расположены два раздела.

В первом разделе нужно показать данные по всем работникам, исчисленные нарастающим итогом с 1 января текущего года по конец периода, за который заполняется отчетность.

Во втором разделе приводятся даты только для трех последних месяцев периода.

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ — пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Заполнить титульный лист расчета.

Здесь нужно указать ИНН, КПП, общие параметры о периоде, за который сдается расчет, коде ФНС и места подачи формы. Необходимые коды берутся из приложений к порядку заполнения расчета 6-НДФЛ.

Далее нужно вписать наименование работодателя, проставить ОКТМО, контактные данные и сведения, подтверждающие достоверность заполнения.

Если организация ликвидируется или реорганизуется, то дополнительно заполняется два новых поля на титульном листе.

Шаг 2. Заполнить раздел 1.

Следует указать суммарные значения с 1 января по последнее числе отчетного или налогового периода.

Данные приводятся суммарные по всем сотрудникам.

Шаг 3. Заполнить раздел 2.

Здесь достаточно показать показатели за последний квартал в разрезе по каждому месяцу. Сведения также приводятся в суммарном виде по всем работникам.

Шаг 4. Подписать все заполненные листы расчета и пронумеровать их в сквозном порядке.

Подробное заполнение всех строк формы 6-НДФЛ.

Разъяснения, как заполнить Раздел 1

Данные заполняются в обобщенном виде по всему персоналу за время с начала января отчетного года по последний день периода, за который сдается форма расчета по налогу на доходы физических лиц. Раздел заполняется отдельно по каждой ставке НДФЛ.

Все суммы считаются нарастающим итогом с начала налогового периода (года).

Вверху проставляется ИНН и КПП организации работодателя либо ИНН ИП, а также ставится номер страницы в формате 002.

В разделе 11 полей с 010 по 090, расшифровка и правильное заполнение этих строк представлено в таблице ниже:

Рекомендации по правильному составлению Раздела 2

В данном разделе расчета форма 6-НДФЛ достаточно заполнить сведения за три последних месяца.

Здесь приводятся даты и суммы, которые были исчислены, удержаны или уплачены в соответствующую дату.

Особенности заполнение полей раздела отчета 6-НДФЛ представлены в таблице:

Указанные сведения приводятся по всем перечисляемым суммам налога за три последних месяца. Если для разных доходов сроки перечисления НДФЛ разные, то для каждого заполняется отдельно строки с 100 по 140.

Если одного листа недостаточно для указания всех дат, то заполняются дополнительные.

Образец

заполнения отчета форма 6-НДФЛ для сдачи в ФНС в 2021 году — excel.

расчета — excel

Общие правила заполнения годовой формы 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года формируйте согласно Порядку, утвержденному Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450. При заполнении расчета 6-НДФЛ данные нужно брать из налоговых регистров по НДФЛ.

При этом «на бумаге» заполнить и представить годовой 6-НДФЛ за 2017 год могут только те налоговые агенты, у которых численность физических лиц, которые получили доходы в налоговом периоде, до 25 человек.

Все суммовые показатели расчета должны быть заполнены. Если сумма ноль, нужно указать «0».

Заверяет 6-НДФЛ и его разделы руководитель организации, индивидуальный предприниматель (адвокат, нотариус) или представитель по доверенности.

Если расчет заполняют и сдают в электронном виде, его нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Далее рассмотрим особенности заполнения каждого из разделов.

Какой применяется бланк 6-НДФЛ за 1 квартал 2021?

Все работодатели, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, обязаны рассчитать, удержать и перечислить в бюджет подоходный налог. Для контроля за своевременностью и правильность исчисления, удержания и уплаты НДФЛ налоговики разработали 2 отчета: 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

6-НДФЛ — расчет, позволяющий контролировать сроки удержания и перечисления подоходного налога в бюджет налоговыми агентами. К особенностям данной формы, отличающим его от привычного отчета 2-НДФЛ, относятся:

• периодичность представления — по итогам каждого квартала;
• отсутствие персонификации: в отчете представлена информация в целом по налоговому агенту и нет данных по каждому сотруднику.

Агентами признаются все работодатели, выплачивающие доходы «физикам»:

• организации;
• ИП;
• обособленные подразделения иностранных фирм в РФ;
• частнопрактикующие физлица (адвокаты, нотариусы и т. д.).

В расчет включаются данные о начисленном доходе, удержанном и перечисленном НДФЛ, а также о плановых сроках удержания и перечисления налога.

Бланк 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] При сдаче отчета за 1 квартал 2021 года используйте именно его.

бланк 6-НДФЛ для отчетной кампании за 1 квартал 2019 года.

Титульный лист

При составлении 6-НДФЛ за 2021 год в верхней части титульного листа нужно отметить ИНН, КПП и сокращенное название организации (если сокращенного нет – полное). Если же требуется сдать расчет в отношении физлиц, получивших выплаты от обособленного подразделения, то проставьте КПП «обособки». Индивидуальным предпринимателям, адвокатам и нотариусам нужно отметить только свой ИНН.

В строке «Номер корректировки» года о, если годовой расчет за 2017 год подается впервые. Если же сдается уточненный расчет, то отражают соответствующий номер корректировки («001», «002» и т. д.).

По строке «Период представления (код)» укажите 34 – это означает, что вы сдаете именно годовой 6-НДФЛ за 2021 год. В графе «Налоговый период (год)» отметьте год, за который сдается годовой расчет, а именно – 2021.

Укажите код подразделения ИФНС, в которую направляется отчетность и код по строке «По месту нахождения (учета)». Этот код покажет, почему вы сдаете 6-НДФЛ именно сюда. Большинство налоговых агентов отражают такие коды:

• 212 – при сдаче расчета по месту учета организации;
• 213 – при сдаче расчета по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика;
• 220 – при сдаче расчета по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
• 120 – по месту жительства ИП;
• 320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения.

В строке «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» укажите:

• 1 – если расчет 6-НДФЛ подписывает сам налоговый агент или его законный представитель (например, индивидуальный предприниматель или руководитель организации). Также нужно указать фамилию, имя, отчество налогового агента (его законного представителя);
• 2 – если расчет 6-НДФЛ подписывает представитель по доверенности. В этом случае нужно указать фамилию, имя, отчество лица либо наименование организации-представителя.

Порядок представления 6-НДФЛ за 1 квартал 2019

Форму 6-НДФЛ можно представить в ФНС:

• самостоятельно — лицу, имеющему право действовать от имени налогоплательщика без доверенности;
• через представителя, действующего на основании доверенности. Обратите внимание: если вы ИП, то ваше доверенное лицо должно действовать на основании нотариальной доверенности;
• по телекоммуникационным каналам связи, заверив расчет электронной подписью;
• направив письмом с описью вложения почтой РФ.

Бумажный расчет вправе сдавать лишь небольшие компании и ИП, среднесписочная численность которых составляет 24 сотрудника и менее. Если у вас количество работников от 25 человек, направить отчет можно только по ТКС.

Форма 6-НДФЛ направляется в ФНС по:

• месту учета налогоплательщика;
• месту учета обособленного подразделения (ОП) в отношении выплат сотрудникам данного ОП;
• месту своего учета или учета ОП: для крупнейших налогоплательщиков;
• месту регистрации — для ИП;
• месту постановки на учет в качестве плательщика налога, уплачиваемого на спецрежиме, — для ИП на ЕНВД или ПСН.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 2021 год: что включает в себя

В разделе 1 6-НДФЛ за 2021 года «Обобщенные показатели» показывайте общую за весь год 2021 год сумму начисленных доходов, налоговых вычетов и общую сумму начисленного и удержанного налога.

В раздел 1 расчета включают доходы, вычеты и налог по ним общими суммами за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом с начала 2021 года (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ за 2021 год должны найти отражение сводные показатели с 1 января по 31 декабря 2017 года включительно. Сведения для заполнения берите из регистров налогового учета по НДФЛ. См. «Налоговый регистр для 6-НДФЛ».

Далее поясним, какие строки обобщенных значений находятся в разделе 1:

Расчет за 2021 год подается по обновленной форме

С отчетности за 2021 год, но не ранее 26.03.2018, применяется обновленная форма 6-НДФЛ (Приказ ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/[email protected]).

Новшества, в основном, связаны с тем, что с 1 января 2021 года при реорганизации правопреемнику нужно подать расчет (справку о доходах) за реорганизованную компанию, если она не сделала этого.

В соответствии с этими нововведениями изменен титульный лист расчета и правила заполнения формы:

• появились реквизиты для правопреемников:

1) «форма реорганизации (ликвидация) (код)», где указывается одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединение, 0 — ликвидация;

2) «ИНН/КПП реорганизованной организации», где правопреемник проставляет свой ИНН и КПП (остальные организации ставят прочерки);

• установлены коды для правопреемника (215 или 216, если он является крупнейшим налогоплательщиком), проставляемые в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)»;
• в поле «налоговый агент» указывается название реорганизованной организации или ее обособленного подразделения;
• появилась возможность правопреемнику подтвердить достоверность сведений.

Однако изменения касаются не только правопреемников, но и всех налоговых агентов,

Поменялись коды для юрлиц, не являющихся крупнейшими налогоплательщиками: вместо кода 212 в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» им надо будет указывать 214.

Чтобы подтвердить полномочия представителя надо будет указать не только название документа, но и его реквизиты.

Кроме того, изменился штрих-код.

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год: что включает в себя

В разделе 2 годового отчета 6-НДФЛ указывают:

• даты получения и удержания НДФЛ;
• крайний срок, установленный Налоговым кодексом РФ для перечисления НДФЛ в бюджет;
• суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

В разделе 2 годового 6-НДФЛ за 2021 год следует отражать сведения только за последние три месяца (октябрь, ноябрь и декабрь 2017 года). При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разделе 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.

ВАЖНО!

В составе раздела 2 следует показать доходы и НДФЛ – с разбивкой по датам – только по операциям, совершенным в октябре, ноябре и декабре 2021 года включительно. Операции 2021 года в раздел 2 не включайте.

Поясним заполнение основных строк в таблице:

Не показывайте в разделе 2 6-НДФЛ за 2021 год отпускные и пособия, выплаченные в декабре 2021 г. Срок перечисления НДФЛ для них – 09.01.2018.

Состав нового расчета 6-НДФЛ 2021

Прежде, чем говорить о том, как заполнять новую форму, разберем ее состав. Именно в этом аспекте произошли наиболее существенные изменения.

С 2021 года 6-НДФЛ представляет собой два ранее разных отчета, объединенные в один:

• расчет налога на доходы физлиц, удержанного налоговым агентом («старая» 6-НДФЛ);
• справка о доходах и суммах налога (ранее называлась 2-НДФЛ).

Пример заполнения разделов 1 и 2 в составе 6-НДФЛ за 2021 год

Теперь приведем пример заполнения расчета 6-НДФЛ за 2021 год, чтобы был понятен общий принцип заполнения разделов. Главное при заполнении годового расчета 6-НДФЛ за 2021 год – правильно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ.

Предположим, что в компании 12 сотрудников. За 2021 год начислены зарплата, премии, отпускные и пособия по временной нетрудоспособности в общей сумме 3 584 692,69 руб., предоставлены вычеты – 43 200 руб. НДФЛ со всех выплат – 460 394 руб. Весь НДФЛ удержан и уплачен в бюджет, кроме НДФЛ с зарплаты за декабрь – 37 050 руб.

В январе 2021 года удержан НДФЛ 36 400 руб. с зарплаты за декабрь 2021 года – 283 600 руб., вычет – 3 600 руб. Всего за 2017 год удержан НДФЛ – 459 744 руб. (460 394 руб. – 37 050 руб. + 36 400 руб.).

В 4 квартале 2021 года выплачены:

• зарплата за вторую половину сентября 295 000 руб. – 10 октября. Из нее удержан НДФЛ со всей зарплаты за сентябрь – 69 914 руб. (вся зарплата за сентябрь – 545 000 руб.), вычет – 7 200 руб.;
• зарплата за октябрь 530 000 руб. – 25 октября и 10 ноября, НДФЛ с нее – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
• премия за октябрь 258 000 руб. – 10 ноября, НДФЛ с нее – 33 540 руб.;
• пособие нетрудоспособности в связи с болезнью 5 891,54 руб. – 23 ноября, НДФЛ с него – 766 руб. Больничный выдан с 14 по 20 ноября;
• отпускные 33 927,71 руб. – 24 ноября, НДФЛ с них – 4 411 руб. Отпуск – с 28 ноября по 22 декабря;
• зарплата за ноябрь 530 000 руб. – 24 ноября и 8 декабря, НДФЛ с нее – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
• аванс за декабрь 250 000 руб. – 25 декабря.

Обратите внимание: премия и зарплата за октябрь включены в один блок строк 100 – 140, т.к. у них совпадают все три даты в строках 100 – 120. Их общая сумма – 788 000 руб., удержанный с нее налог – 101 504 руб. Образец заполнения 6-НДФЛ за 2021 года в таких условиях может выглядеть так:

Далее более подробно разберем некоторые особенности заполнения и переходящих выплат в составе 6-НДФЛ за 2021 год.

Зарплата за декабрь 2021 года выплачена в декабре: как показать в расчете

Самые спорные вопросы в отношении заполнения 6-НДФЛ – это выплаты переходных периодов. С ними сталкиваются, когда зарплата или премия начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом. Подобная неоднозначная ситуация сложилась с зарплатой за декабрь 2021 год. Дело в том, что одни работодатели зарплату за декабрь выдали до Нового года (в декабре). Другие организации и ИП выплатили зарплату и годовую премию в январе 2021 года. См. «Сроки выплаты зарплаты за декабрь 2021 года». Как показать декабрьские начисления в отчете, чтобы налоговики приняли 6-НДФЛ с первого раза? Давайте разбираться на конкретных примерах заполнения 6-НДФД за 2021 год.

Правильный подход: рекомендации от ФНС

Всю зарплату за декабрь 2021 года выплатили работникам в декабре 2017 году? Тогда расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год заполните так:

• сумму начисленной зарплаты за декабрь 2021 года – стока 020;
• сумму исчисленного с зарплаты НДФЛ – строка 040;
• сумму удержанного НДФЛ (строка 070). Дата удержания НДФЛ – это 31 декабря 2021 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год данные о зарплате за декабрь не фиксируйте. Их нужно показать в расчете за I квартал 2018 года, поскольку в разделе 2 следует опираться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть выплаченный доход и удержанный налог отразите в том отчетном периоде, на который приходится предельный срок для уплаты НДФЛ.

Для зарплаты за декабрь 2021 года, которую выплатили до НГ, срок уплаты НДФЛ – первый рабочий день после 31 декабря 2021 года, то есть 9 января 2021 года. Объясним почему. Зарплату вы начислите только 31 декабря 2021 года. Деньги, которые выплатили за декабрь до 31 декабря – это аванс. Зачет начисленной зарплаты в счет аванса можно произвести только 31 декабря 2021 года. Этот день и будет датой фактического получения дохода сотрудниками. А НДФЛ с зарплаты платят не позже дня, следующего за датой получения дохода.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2021 год укажите по строкам:

• 100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
• 110 «Дата удержания налога» – 31.12 2017;
• 120 «Срок перечисления налога» – 09.01.2018;
• 130 «Сумма фактического полученного дохода» – сумму зарплаты за декабрь;
• 140 «Сумма удержанного налога» – сумма удержанного НДФЛ с зарплаты за декабрь.

ВЫВОД

Зарплату за декабрь, выплаченную в декабре 2021 года, покажите в разделе 1 годового расчета и в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года. Ведь в разделе 1 вы отражаете данные по всем выплаченным доходам, вычетам, начисленному, удержанному и возвращенному НДФЛ за год. А декабрьскую зарплату вы выплатили в декабре. Поэтому ее нужно отразить в разделе 1 годового расчета за 2021 год. В разделе 2 указывают, на какую дату возник доход, когда налог нужно удержать и перечислить в бюджет. Так как срок уплаты НДФЛ с декабрьской зарплаты выпадает на первый рабочий день января (09.01.2018), покажите выплату в разделе 2 расчета за I квартал 2021 года. Это подтверждает письмо ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063.

Пример правильного отражения декабрьской зарплаты

Предположим, что зарплата за декабрь 2021 года была выплачена 29 декабря 2021 года. Месяц на эту дату еще не завершился, поэтому расценить такую выплату, как зарплату за декабрь в полном смысле этого слова нельзя. По сути, денежные средства, выплаченные до окончания месяца, правильно называть авансом. На 29 декабря 2017 года работодатель еще не обязан исчислять и удерживать НДФЛ, поскольку зарплата становится доходом только в последний день месяца, за который она начислена – 31 декабря (п. 2 ст. 223 НК РФ). Несмотря на то что 31 декабря – это воскресенье, раньше этого срока ни исчислить, ни удержать НДФЛ нельзя (письма ФНС России от 16.05.2016 № БС-3-11/2169).

Пример: зарплата за декабрь выплачена в декабре

Организация перечислила работникам «зарплату» за декабрь 29 числа в сумме 180 000 рублей. С произведенной выплаты в этот же день был исчислен и удержан НДФЛ в сумме 23 400 рублей (180 000 x 13%). Эту сумму бухгалтер перевел в первый рабочий день 2021 года – 9 января 2021 года.

При таких условиях в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2021 год бухгалтеру правильно отразить зарплату так:

• в строке 020 – сумму декабрьской «зарплаты» (180 000 р.);
• в строках 040 и 070 – исчисленный и удержанный НДФЛ (23 400 р.).

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год декабрьская «зарплата», выплаченная 29 декабря 2021года, фигурировать никак не должна. Ее вы покажите в расчете за I квартал 2021 года. Ведь, заполняя раздел 2, нужно ориентироваться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть, выплаченный доход и удержанный НДФЛ нужно показывать в том отчетном периоде, на который приходится крайний срок для уплаты НДФЛ. Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 24.10.2016 № БС-4-11/20126. В нашем примере перечислить НДФЛ нужно в ближайший январский рабочий день – 9 января 2021 года. Поэтому в разделе 2 расчета за I квартал 2021 года декабрьскую зарплату нужно будет показать так:

• строка 100 – 31.12.2017 (дата получения дохода);
• строка 110 – 31.12.2017 (дата удержания НДФЛ);
• строка 120 – 09.01.2018 (дата перечисления НДФЛ в бюджет);
• строка 130 – 180 000 (сумма дохода);
• строка 140 – 23 400 (сумма НДФЛ).

Датой удержания налога по строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года будет именно 31, а не 29 декабря 2021 года (когда была произведена выплата). Дело в том, что именно 31 декабря 2017 года вы должны были начислить декабрьскую зарплату и зачесть ее в счет ранее выплаченного аванса (который, по сути, и был декабрьской зарплатой). Аналогичная ситуация и с выплатами до 30 декабря. Если, к примеру, расчет по зарплате за декабрь был произведен в период с 26 по 29 декабря, то датой удержания НДФЛ, все равно, должна быть дата «31.12.2016».

Если НДФЛ удержали и перечислили до конца декабря 2017 года

Пример: НДФЛ перечисили в бюджет в декабре 2021 года

Организация перечислила работникам «зарплату» за декабрь 26 декабря 2021 года в сумме 380 000 рублей. В этот же день был удержан НДФЛ в размере 49 400 рублей (380 000 x 13 %). Удержанная сумма была перечислена в бюджет на следующий день – 27 декабря 2017 года

В целях заполнения 6-НДФЛ бухгалтер обратился к письму ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/5106. В этом письме было рекомендовано удерживать НДФЛ в день фактической выдачи зарплаты (26 декабря), а перечислить удержанную сумму в бюджет на следующий день (27 декабря). Кроме этого, налоговики советуют эти же даты отражать в расчете 6-НДФЛ.

Если зарплата за декабрь 2021 год начислена и фактически выплачена в декабре (26.12.2017), то указанная операция может отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 2021г., поскольку удержание и перечисление НДФЛ должны произойти в 2021 г. в соответствии со сроками, указанными в п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ.

В рассматриваемой ситуации можно показать выплату по строкам 100 – 120 разд. 2 формы 6-НДФЛ за 2021 год так:

• строка 100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
• строка 110 “Дата удержания налога” – 26.12.2017;
• строка 120 “Срок перечисления налога” – 27.12.2017.

Заметим, что если отражение операции в форме 6-НДФЛ не привело к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, то представление уточненного расчета не требуется. При этом если указанная операция отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 2021 г., то данная операция повторно в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. не отражается (Письмо ФНС России от 15.12.2016 N БС-4-11/24065). Однако, не исключаем, что такое заполнение может вызвать вопросы со стороны некоторых ИФНС по следующим причинам:

• расчет 6-НДФЛ, заполненный таким образом, не пройдет форматно-логический контроль и вернется с ошибкой «дата удержания налога не должна предшествовать дате фактической выплаты»;
• удержание НДФЛ из зарплаты до окончания месяца противоречит более поздним рекомендациям Минфина России в письме от 21.06. 2016 № 03-04-06/36092.

Зарплата за декабрь выплачена в январе 2018 года: как показать в расчете

Многие работодатели выплатили зарплату за декабрь 2021 год в январе 2021 года. Если так, то декабрьскую зарплату, выданную в январе 2021 года, в отчетности 6-НДФЛ за 2021 год показывайте только в разделе 1. Ведь доход в виде зарплаты вы признали в декабре и НДФЛ с него рассчитали в этом же месяце. Следовательно, в расчете 6-НДФЛ за 2021 год распределите выплаты так:

• по строке 020 – начисленный доход в виде декабрьской зарплаты;
• по строке 040 – исчисленный НДФЛ.

Строку 070 расчета 6-НДФЛ за 2021 год, предназначенную для удержанного налога, в этом случае не увеличивают, поскольку удержание состоялось уже в 2021 году (письмо ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138). В разделе 2 годового расчета декабрьскую зарплату, выплаченную в январе 2021 года, вообще не показывайте (письмо ФНС России от 29 ноября 2021 г. № БС-4-11/22677).

ВЫВОД

Зарплату за декабрь, выданную в январе 2021 года, покажите в разделе 1 6-НДФЛ за 2021 год и в разделах 1 и 2 расчета за I квартал 2021 года. Поясним: доход в виде зарплаты вы признали в декабре 2021 и НДФЛ с него рассчитали тоже в декабре. Поэтому покажите по строкам 020 и 040 раздела 1 годового расчета. А удержали НДФЛ уже в январе 2021 года, сумму отразите по строке 070 раздела 1 расчета за I квартал 2021 года. Это подтверждает письмо ФНС от 05.12.2016 № БС-4-11/23138. Отметим, что ранее представители ФНС в письме от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 посоветовали указать выплату в расчете за I квартал только в разделе 2. Но это противоречит приказу налоговой службы от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Если срок перечисления налога по ст. 226 НК наступит в 1 квартале 2021 г., показывать доход в разд. 2 не надо, даже если вы отразили его в разд. 1. Так, не надо включать в разд. 2 6-НДФЛ за 2017 г. зарплату за декабрь, выплаченную в январе. Приведем пример.

Пример:зарплата за декабрь выплачена в январе 2021 года

Зарплата за декабрь – 570 000 руб., НДФЛ – 74 100 руб., 09.01.2018 выплачена зарплата за вторую половину декабря и перечислен НДФЛ в бюджет.

В 6-НДФЛ за 2021 г. декабрьская зарплата отражена так.

В разделе 2 зарплата за декабрь будет отражена в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 г.

Зарплата за сентябрь выплачена в октябре

Срок уплаты НДФЛ с зарплаты за сентябрь – в октябре 2021 года. Поэтому в расчете за девять месяцев эту выплату бухгалтер показывал только в разделе 1. Теперь эти суммы нужно перенести в отчетность за 2021 год. См. «6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года».

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год нужно показать зарплату за сентябрь, выплаченную в октябре. Предположим, что сентябрьскую зарплату выдали 10 октября. Бухгалтер заполнит раздел 2 годового расчета 6-НДФЛ так, как на образце.

Как показывать премии в годовом 6-НДФЛ за 2017 год

Далее поясним, как 6-НДФЛ показать премии в различных ситуациях. Будьте внимательны – есть особенности!

Премия за месяц

Премию за месяц отражайте так же, как зарплату (Письмо ФНС от 14.09.2017 № БС-4-11/18391).

В разделе 1 укажите:

• в строках 020 и 040 – премии, начисленные за все месяцы отчетного периода, и исчисленный с них НДФЛ;
• в строке 070 – НДФЛ с премий, удержанный до конца 2021 года. Эта сумма обычно меньше НДФЛ из строки 040. Ведь налог с премии за последний месяц удерживают уже в следующем квартале. Суммы в строках 040 и 070 будут совпадать, только если премию за последний месяц выплатили не позднее последнего рабочего дня квартала.

В разделе 2 покажите все премии, выплаченные в последнем квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала. Их включайте в раздел 2 6-НДФЛ за следующий квартал.

Премию, выплаченную вместе с зарплатой за этот же месяц, укажите вместе с зарплатой в одном блоке строк 100 – 140. Если премия выплачена отдельно, заполните отдельный блок, указав (Письмо ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

• в строке 100 – последний день месяца, за который начислена премия;
• в строке 110 – день выплаты премии;
• в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Пример: премия за ноябрь выплачена в декабре 2021 года

8 декабря 2021 года выплачена премия за ноябрь 2021 г. – 500 000 руб. и перечислен в бюджет НДФЛ – 65 000 руб. (500 000 руб. x 13%).

В 6-НДФЛ за 2021 год эти суммы отражены так.

В

ВАЖНО

разд. 1 нужно включить суммы начисленных доходов, дата фактического получения которых приходится на истекший год.

В разд. 2 отразите выплаченные доходы, если срок уплаты НДФЛ с них истекает в октябре – декабре.

При этом заработную плату, выплаченную за декабрь в январе, нужно отражать в разд. 2 расчета за I квартал следующего года.

Квартальная или годовая премия

Премию за период больше месяца – квартал, год и т.п. отражайте в 6-НДФЛ за период, в котором она выплачена (Письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).

В разделе 1 укажите:

• в строке 020 – все премии за период больше месяца, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
• в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных премий.

В разд. 2 покажите премии, выплаченные в последнем квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала. Их включите в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал.

Для премий заполните отдельный блок строк 100 – 140, где укажите (Письма ФНС от 01.11.2017 N ГД-4-11/, от 10.10.2017 N ГД-4-11/20374):

• в строках 100 и 110 – день выплаты премии;
• в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Премии, которые выплачены в разное время, покажите в отдельных блоках.

Пример: годовая премия выплачена в декабре 2021 года

25.12.2017 издан приказ о выплате премии за 2021 г. – 1 500 000 руб.

27.12.2017 выплачена премия и перечислен в бюджет НДФЛ – 195 000 руб. (1 500 000 руб. x 13%).

В 6-НДФЛ за 2021 год эти суммы отражены так.

Изучаем разъяснения контролеров при заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2021

Чтобы заполнить 6-НДФЛ правильно, нужно знать не только порядок заполнения расчета и нормы НК РФ, но и актуальные разъяснения чиновников.

Если ваша компания задержала сотрудникам зарплату, то в Разделе 1 расчета 6-НДФЛ ее нужно показать в периоде начисления, несмотря на то, что вы ее пока не выплатили. А вот в Раздел 2 зарплата попадет только в периоде выплаты (Письмо УФНС по г. Москве от 23.10.2018 № 20-15/220519).

Например, если зарплату за март 2021 года вы выдали 13.05.2019, занесите данные в Раздел 1 за 1 квартал 2021 года:

• по строке 020 — все начисления с начала года с учетом задержанной зарплаты за март;
• по строке 040 — НДФЛ с суммы, указанной в строке 020;
• по строке 070 — удержанный НДФЛ без учета налога по невыплаченной зарплате.

Выплаченная в мае зарплата за март попадет в Раздел 2 полугодового отчета 6-НДФЛ:

• по строке 100 — дату начисления зарплаты 31.03.2019;
• по строке 110 — дату удержания НДФЛ при выплате 13.05.2019;
• по строке 120 — срок уплаты НДФЛ 14.05.2019.

Нельзя платить подоходный налог раньше, чем сотрудник получил доход (Письмо Минфина от 13.02.19 № 03-04-06/8932). Например, для зарплаты дата фактического получения дохода — последний день календарного месяца. Даже если вы выплатите полностью зарплату за март до 31.03.2019, она не считается полученной сотрудником.

С этой зарплаты нельзя удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет — такой налог будет считаться уплаченным за счет собственных средств фирмы, а не за счет работника. Инспекция не примет эту сумму как налог и будет ждать уплаты НДФЛ. Возникнет недоимка и пеня, вероятен штраф. Чтобы избежать этого, окончательно рассчитывайтесь с работниками по зарплате за месяц после окончания расчетного месяца.

Как показывать выплаты по гражданско-правовым договорам

Выплаты по гражданско-правовым договорам, с которых нужно удержать налог, нужно включить в разд. 1 в том периоде, когда вы произвели выплаты, а в разд. 2 – только в том квартале, в котором истекает срок уплаты НДФЛ с этих выплат.

Рассмотрим еще одну ситуацию, когда акт за выполненные работы (оказанные услуги) по гражданско-правому договору с физическим лицо был утвержден в декабре 2021 года, а оплата по нему прошла в январе 2018 года. В таком случае вознаграждение по договору и НДФЛ с него следует показать в разделах 1 и 2 расчета за I квартал 2021 года. В расчете за 2021 год операцию не показывайте. Это следует из письма ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138. Если же в декабре выдавался аванс по гражданско-правовому договору, то он должен попасть в раздел 2 годового расчета.

Пример: расчет по договору «закрыт» в январе 2021 года

Организация выплатила аванс физлицу по договору подряда 19 декабря 2021 года в размере 20 000 р. Удержанный из этой суммы налог составил 2600 р. (20 000 x 13 %). Остаток выдан в январе 2018 года – после завершения и сдачи всех работ.

В такой ситуации аванс подрядчику отражайте в периоде выплаты (в декабре). Дата получения дохода в таком случае — день, когда фирма перевела или выдала деньги человеку. При этом не имеет значения, компания выдает деньги до окончания месяца, за который оказана услуга, или после.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год покажите аванс по строкам:

• 100 «Дата фактического получения дохода» – 19.12.2017;
• 110 «Дата удержания налога» – 19.12.2017;
• 120 «Срок перечисления налога» – 20.12.2017.

Как в 6-НДФЛ отражать отпускные

Отпускные попадут в отчет за 2021 год и отчет за I квартал 2018 года. В отчете за 2021 год отпускные покажите по строкам 020, 040, 070 раздела 1. В отчете за I квартал 2021 года отпускные отразите только в разделе 2 по строкам 100–140. Такие разъяснения есть в письме ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420.

Однако не надо показывать в разд. 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца приходится на выходной. Такие отпускные включайте в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2017 г., не надо включать в разд. 2 6-НДФЛ за 2021 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2018 (Письмо ФНС от 05.04.2017 N БС-4-11/6420).

Пример: отпускные в 1 квартале 2021 года

В 1 квартале 2021 г. выплачены отпускные:

• 15.01.2018 – 25 000 руб. НДФЛ с них 3 250 руб.;
• 22.02.2018 – 47 000 руб. НДФЛ с них 6 110 руб.

НДФЛ с этих отпускных перечислен в день их выплаты. 30.03.2018 начислены отпускные 27 616 руб., которые выплачены 02.04.2018.

Общая сумма отпускных, выплаченных за 1 квартал, – 72 000 руб. (25 000 руб. + 47 000 руб.), НДФЛ с них 9 360 руб. (3 250 руб. + 6 110 руб.).

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года отпускные отражены так:

Отпускные, выплаченные 02.04.2018, в 6-НДФЛ за 1 квартал показывать не надо. Эти отпускные будут отражены в 6-НДФЛ за полугодие.

Ответственность

Если не сдали расчет или сдали с опозданием, то штраф – 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК). Период просрочки рассчитают начиная с этого дня до даты, когда вы представили расчет (лично, через представителя, по почте или по Интернету).

Если не сдать расчет в течение 10 дней с установленной даты, налоговая инспекция также вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК). ФНС разъяснила это в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Если же в 6-НДФЛ за 2021 год инспекторы выявят недостоверные сведения, то штраф за каждый расчет с такими данными составит 500 руб. Но если вы сами выявите «недостоверную» ошибку и сдадите уточненный 6-НДФЛ, то штрафов не будет (ст. 126.1 НК).

Заметеим, что к ответственности могут привлечь не только организацию, но и ответственных сотрудников (например, руководителя и бухгалтера): штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП).

Способы сдачи 6-НДФЛ

Сдать отчет в ИФНС можно:

• На бумаге.

Подать можно самостоятельно, через представителя или направив по почте заказным письмом с описью вложения.

Будьте внимательны: отчет на бумаге в 2021 году можно сдать, только если численность сотрудников не превышает 10 чел. (Письмо ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/[email protected]).

Если работников больше, отчитаться придется в электронной форме. За сдачу отчета на бумаге при обязанности его представления в электронном формате вас могут оштрафовать.

• В электронной форме.