Трудовым законодательством за работодателем закреплен ряд обязательств: в частности, обязательное ведение расчетных листков с отражением данных о всех начислениях в течении месяца в пользу работника и о всех вычетах из общей суммы.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (499) 938-81-90 (Москва)
+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)
8 (800) 301-79-36 (Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Но вот каким образом должны вручаться оговоренные листки труженикам и как можно зафиксировать их получение, законом не отрегулировано.
Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков
Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.
Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.
За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Р азработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.
Журнал выдачи расчетных листов: как правильно оформить
Абрамсон София Автор PPT.RU 6 марта 2021 Журнал выдачи расчетных листков — это сводный регистр, в котором работодатели могут вести учет выданных расчетных листков и собирать подписи работников, подтверждающие факт получения «расчеток».
На некоторых предприятиях принимают за основу форму расчетно-платежной ведомости Т-49, добавляя в нее два столбца: дата выдачи и подпись.
Расскажем, какую информацию должен содержать этот документ и сколько времени его надо хранить.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Согласно , работодатели должны передавать сведения о заработной плате работникам в письменной форме — выдавать работникам расчетные листки. Статья ТК регламентирует и их содержание. Документ является уведомлением о заработной плате, в котором, согласно Трудовому кодексу, должны содержаться следующие сведения:
- сумма составных частей заработной платы за конкретный период;
- сумма других начислений, полагающихся работнику, например, вследствие задержки зарплаты, оплаты отпуска или выплат при увольнении;
- размер и основания, произведенных удержаний;
- итоговая денежная сумма, подлежащая выплате.
Несмотря на то что законодательство четко регулирует содержание уведомления о зарплате, согласно статье 136 ТК РФ, форма этого документа разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно.
Существует форма «расчетки», выработанная специалистами на практике. Уклонение от выдачи «расчеток» может повлечь наложение штрафа на работодателя и бухгалтера. Такие меры предусмотрены в . Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Учет и регистрация
Расчетный листок представляет собой бланк, в котором отображается следующая информация:
- части, составляющие зарплату. В зависимости от организации в заработную плату может включаться оклад, надбавки за стаж трудовой деятельности, за особые условия труда, за классный чин и иные;
- суммы удержаний с указанием оснований их произведения;
- итоговая сумма, подлежащей выплате работнику на банковскую карту либо выдаче на руки.
Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает каждого работодателя выдавать данный расчетный бланк, чтобы работник смог отследить правильность начислений и соблюдение работодателем норм трудового права.
ТК РФ не обязывает работодателей осуществлять учет их выдачи, проводить регистрацию в сводном журнале.
Вместе с тем, бывают случаи, когда работники утверждают, что не получали этот документ от работодателя. В основном такие моменты связаны со спорами, часто возникающими в трудовых правоотношениях.
По этой причине многие работодатели заводят специальные журналы учета, отражающие сведения о выдаче расчетных бланков работникам на руки.
Удостоверением получения такого документа является подпись работника.
Работодатель имеет право утвердить любую форму для контроля учета. При этом никакого значения не имеет тот факт, каким образом работник получает зарплату: на руки или на банковский счет.
Порядок их выдачи и регистрации закрепляется работодателем в локальном нормативном акте.
Выплата денежных средств осуществляется на основании платежной ведомости после проведения расчетов в расчетной ведомости.
Обязателен ли для применения?
Ведение журнала учета и выдачи листков под роспись, регистрация всех выданных расчетных бланков является гарантией того, что работодателем выполняются необходимые нормы трудового права.
При нарушении выдачи подобный документов работодатель может быть привлечен к ответственности инспекцией по труду.
Поэтому заполнение журнала, в котором отражен факт получения трудящимся расчетного листка, проводится в интересах работодателя и является необходимым гарантом законопослушности компании.
Законом Российской Федерации такой документ не предусмотрен.
Определенных требований к его оформлению и ведению не предъявляется, кроме стандартных правил, принятых для ведения документации данного вида.
Журнал регистрации должен иметь:
- титульный лист, с указанием даты его ведения;
- нумерацию, с указанием количества страниц, журнал учета должен быть прошитым и пронумерованным. Последняя страница должна быть скреплена печатью организации.
Ведением всей документации, связанной с начислением заработной платы и оформлением прочей документации, занимается финансовый отдел.
Бухгалтерия должна хранить расчетные листки не менее 5 лет, уничтожение их возможно только после проведения ревизионной проверки.
Как заполнять?
Законодательством РФ не предусмотрено наличие типовой формы журнала учета выдачи листков по зарплате. Однако, существует примерная форма, которой следует придерживаться работодателям. Ее образец можно скачать ниже.
Титульный лист журнала должен содержать сведения:
- наименование организации или предприятия;
- дата начала ведения журнала;
- дата окончания ведения журнала;
- место хранения;
- количество страниц.
Основное содержание документа представлено таблицей, в которой присутствуют графы для регистрации:
- порядковый номер регистрируемого бланка;
- дата выдачи расчетного листка;
- данные о работнике, получившем документ;
- должность трудящегося;
- период, за который работник получил расчетный листок;
- подпись сотрудника, подтверждающая получение расчетного бланка по зарплате.
Расчетные листки нужно ли хранить в организации
Содержание При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи.
В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет. Они выдают квитанции только по требованию.
Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве.
Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику.
Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.
Расчетные листы предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Если они не буду выдаваться, организация может быть привлечена к ответственности Трудовой инспекцией.
Штраф является неприятным последствием невыдачи.
Однако это не является основным негативным моментом отсутствия листов. Документ считается подтверждающим факт выплату заработной платы.
Если сотрудник решит судиться с работодателем, то высока вероятность проигрыша руководством дела. Согласно закону работник должен направить иск при незаконном увольнении в течении месяца после получения приказа или трудовой книжки.
Если рассматриваются другие споры, то ему отводится три месяца. При несвоевременной подаче заявления работодатель к ответственности не будет привлечен.
Заявление на получение электронного листка
Работодатель должен получить письменное обращение от каждого работника на получение расчетных листов по электронной почте. Заявление требуется и для того, чтобы узнать электронный адрес, по которому следует высылать данные по заработку. Сотрудник может самостоятельно определить, на какую почту работодателю следует направлять форму, либо компания сама выбирает, как организовать рассылку (например, это может быть личный кабинет работника на корпоративном сайте).
Потребуется и согласие на обработку персональных данных. Доступ к конфиденциальным сведениям, содержащимся в расчетном листке, должны иметь только сотрудник и уполномоченный представитель работодателя.
Образец заявления на получение расчетного листка в электронном виде:
Как настроить рассылку расчетных листков в 1С ЗУП 8.3
Рассмотрим пошагово как можно организовать отправку расчетных листков сотрудникам по электронной почте.
Шаг 1. Настраиваем (если еще не настроена) учетную запись электронной почты, с которой будем отправлять листки и электронные сообщения другого типа. Учетная запись настраивается в разделе Администрирование – Органайзер. Нужно ввести адрес эл. почты и пароль:
Более подробно как сделать настройку почты в 1С 8.3 ЗУП для рассылки документов и писем рассмотрено в нашем видео уроке:
Шаг 2. Проверим, введены ли у физических лиц электронные адреса. Откроем карточку физ.лиц: Кадры – Физические лица:
Если не введены, то заполним электронный адрес в поле Email на закладке Адреса и телефоны:
Шаг 3. Настроим рассылку: меню Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов или прямо из расчетного листка: Еще – Отправить – Создать рассылку отчетов:
Рассылку настроим так:
- «Отправлять»: Свой отчет для каждого получателя;
- «Получатели»: Физические лица;
- В таблицу «Отчеты» отберем Расчетный листок по кнопке Подобрать;
- В настройках установим отбор Сотрудник Равно [Получатель]. [Получатель] устанавливается по кнопке Указать получателя рассылки;
- На закладке Дополнительно определим формат отправки отчета (xls,.pdf…):
Шаг 4. На закладке Доставка (эл. почта) подбираем по гиперссылке “Укажите получателей” сотрудников (физических лиц), которым будем отправлять расчетные листки:
Прямо из настройки Рассылки можно отправить расчетные листки по кнопке Выполнить сейчас. Можно настроить и расписание отправки расчетных листков:
Рассылку расчетных листков в 1С ЗУП 8.3 можно сделать и из формы расчетного листка: Еще – Отправить – Отправить сейчас.
Своевременная выдача расчетных листков не только поможет сотрудникам сориентироваться в правильности выплат вознаграждения, но и защитит работодателя, так как выступает как доказательство расходов, и как средство, снижающее срок исковой давности в претензиях сотрудников по зарплате. Претензии сотрудники могут предъявить в течение 3-х месяцев с момента получения расчетного листка. А вот если расчетный листок не выдавался, то срок претензии будет отсчитываться с момента, когда сотрудник узнал о нарушении правильности расчетов, например, при увольнении.
Расчетный листок и приказ об утверждении формы расчетного листка
Расчетный листок – это письменное извещение (выписка), которое должно выдаваться работнику на руки при получении заработной платы.
Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период, размер и основания произведенных удержаний, а также общую денежную сумму, подлежащую выплате.
В связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ теперь работодатели обязаны в расчетном листке указывать и иные суммы, начисленные работнику: в частности, суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, должны стоять в листке отдельными строками.
Выдача расчетного листка – не право работодателя, а обязанность. Извещать о составных частях зарплаты необходимо не только основных работников, но и совместителей, и временных сотрудников. Расчетные листки должны выдаваться в любом случае – при выплате наличными деньгами, при перечислении на банковскую карту или в иной форме, не запрещенной трудовым законодательством.
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому форму листка каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает для своей организации в локальном нормативном акте. А это, в свою очередь, служит дополнительной гарантией прав работников.
Обычно в организациях, где бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме, утверждается та форма расчетного листка, формирование которой предусмотрено возможностями программы.
Если в организации действует профсоюз или есть выбранные представители от работников, то следует учитывать его позицию. В этом случае на листке указывается: «Мнение представительного органа учтено, протокол №… от …».
Если представительного органа нет, то делается такая запись: «На момент утверждения типовой формы расчетного листа представительный орган работников организации не создан».
При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение) руководителя, поскольку в нем можно разграничить полномочия работников организации (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).
Срок хранения приказа об утверждении расчетного листка установлен ст.19 б “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет.
Что должно быть в расчетном листке? Порядок извещения работников о выплате заработка и ответственность работодателя за нарушение законодательства о труде
В расчетном листке нужно указывать:
- Ф.И.О. и табельный номер работника;
- период начислений;
- отработанные часы и дни;
- составные части заработка;
- основания и размеры удержаний;
- сумма к выдаче работнику.
Если заработная плата работников предусматривает много составных частей (надбавки за вредность, сверхурочные, работа в выходные, премиальные и т.п.), то они все должны прописываться в листке отдельно. Объединение разных видов выплат приравнивается к ошибке. При наличии на предприятии социального пакета, выплаты в натуральной форме также включаются в расчетный листок.
К числу удержаний, которые могут быть указаны в расчетном листке, относятся:
- алименты и иные взыскания по исполнительным документам;
- суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;
- профсоюзные взносы;
- неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;
- неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи с командировкой;
- суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок, и пр.
Все виды удержаний также расписываются отдельно, например: НДФЛ (округляется до целых рублей), алименты, невозвращенные подотчетные суммы, удержание за неотработанные дни отпуска, дополнительные страховые взносы на пенсию и т.п.
Порядок извещения работников о выплате заработка
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выдавать работникам расчетные листы, поэтому факт передачи их работникам должен быть подтвержден. Но Трудовой кодекс РФ не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.
Срок хранения расчетных листков по зарплате
Содержание > Трудовое право > Зарплата > Выплата > Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период. Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.
Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ+7 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ здесь — если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!
Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке.
При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника. В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.
Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:
Зачем нужен?
В силу ст.136 ТК РФ руководство компании обязано уведомлять каждого работника о следующих составляющих заработной платы, начисленной в течение месяца:
- размер оклада пропорционально к отработанным часам;
- доплаты и надбавки, если присутствуют вредные факторы на рабочем месте либо переработки в виде ночных или праздничных часов;
- размер удержаний НДФЛ или иных отчислений, к примеру, тех же алиментов;
- общая сумме, которая будет выдана.
При этом в указанной норме сказано, что форма расчетного листка в каждой компании утверждается дирекцией совместно с профсоюзным комитетом, что подразумевает произвольное составление листка с обязательным отражением вышеуказанных данных.
Также в Письме Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 указано, что листки должны выдаваться труженикам не позднее дня выдачи зарплаты, но вот сколько раз в месяц — дважды либо единожды в месяц — не оговорено, в связи с чем возможно листок оформлять только при перечислении заработной платы, а не аванса.
Конечно, в каждой учреждении нормы ст.136 ТК РФ бухгалтерия исполняет, то есть ежемесячно составляет расчетные листки и вручает работникам.
Но вот доказать при проверке, что сотрудниками оговоренный документ был получен, на практике достаточно сложно.
Именно поэтому в некоторых организациях и заводят журнал, в котором регистрируется получение листка каждым работником под роспись с указанием даты во избежание обвинения теми же контролирующими органами в неисполнении обязательств, закрепленных ст.136 ТК РФ.
