Минтруд: сроки выплаты среднего заработка за время командировки

Редакция

Команда редакторов Promdevelop

Служебная командировка (СК) представляет собой поездку работника с целью выполнения служебных обязанностей на территории, отличной от постоянного места работы, по распоряжению работодателя.

На период нахождения в СК за сотрудником сохраняется его должность, а также начисляется средний заработок за дни, проведенные вне постоянного места работы. Материальные затраты обязательны к возмещению со стороны ю.л./ИП в рамках, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

Таким образом, командировочные расходы (КР) представляют собой затраты со стороны работодателя, связанные с возмещением материальных затрат одному или нескольким лицам, понесенные ими при выполнении служебного поручения вне основного места работы. Расходы, подлежащие возмещению, прописаны законодательно. Ниже будет рассмотрено, как рассчитать командировочные в 2021 году.

Нормативно-правовая база

• «Трудовой кодекс» РФ (статьи: 166, 167, 168, 310).
• «Налоговый кодекс» РФ (статьи: 217, 264, 422).
• Постановление правительства РФ «Об особенностях направления в СК» за номером 749, датированное 13.10.2008.
• Постановление правительства РФ «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» за номером 1595, датированное 29.12.2014 в части внесения изменения в вопрос необходимости оформления специального удостоверения для поездки.
• Постановление правительства РФ «об особенностях порядка исчисления средней з/п» за номером 922, датированное 24.12.2007.

Важно! На основании Постановления №1595 с января 2015 г. оформление специального удостоверения, подтверждающего дату приезда в пункт назначения и соответственно отъезда из пункта назначения. С начала января 2015 г. аналогичным подтверждением выступает билет, подтверждающий проезд на общественном транспорте (самолет, автобус, поезд), на котором указана дата и время приезда/прилета.

Минтруд: сроки выплаты среднего заработка за время командировки

Минтруд России в письме от 27.06.2019 г. № 14-1/ООГ-4422 отмечает, что сроки выплаты среднего заработка для командированных сотрудников должны быть аналогичны срокам выплаты зарплаты по трудовому договору.

Средний заработок за период командировки

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя.

В соответствии со статьями 167 и 168 Трудового кодекса работнику, направляемому в служебную командировку, полагается ряд компенсаций. Работодатель должен:

• сохранить постоянное место работы;
• выплатить вознаграждение;
• оплатить расходы, связанные с поездкой (суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду и др.).

На период командировки работнику выплачивают средний заработок (п. 9 Положения о командировках, утв. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При этом расчет ведут только за рабочие дни по графику, который установлен на его постоянной работе.

При любом режиме работы средний заработок сотрудника рассчитывают исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 предшествующих месяцев. При этом учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые фирмой, независимо от их источника.

Пример. Расчет среднего заработка на период командировки

Работник АО «Интерн» Петров с 16 по 20 сентября 2021 года (5 дней) находился в служебной командировке.

Оклад Петрова – 70 000 руб.

Кроме того, в январе, марте и июне текущего года Петров получил премии (по 5000 руб. каждая), предусмотренные Положением о премировании.

В расчетный период для исчисления среднего заработка войдут сентябрь-декабрь прошлого года и январь-август текущего года. Петров отработал расчетный период полностью.

Предположим, общее количество рабочих дней в периоде составило 249. Общая сумма выплат Петрову за расчетный период составит:

(70 000 руб. × 12 мес.) + 15 000 руб. = 855 000 руб.

Средний дневной заработок Петрова за расчетный период будет равен:

375 000 руб. : 249 дн. = 3433,73 руб.

За 5 дней нахождения в командировке Петрову начислено:

1506,02 руб. × 5 дн. = 17 168,65 руб.

Трудовым кодексом РФ и Положением о командировках не предусмотрен порядок выплаты среднего заработка во время служебной командировки.

Поскольку сроки выплаты среднего заработка законодательно не установлены, их нужно прописать в локальном нормативном акте. Например, в положении о командировках. И нужно учесть, что эти сроки должны быть аналогичны срокам выплаты зарплаты по трудовому договору. Так отмечают чиновники Минтруда России в комментируемом письме.

Сроки выплаты зарплаты

Конкретные сроки выплаты зарплаты (числа календарного месяца) Трудовым кодексом не определены. Дату выплаты заработной платы устанавливают правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.

Но статьей 136 ТК РФ определен максимально допустимый промежуток времени, после окончания которого должна быть выплачена часть зарплаты. Запрещено выдавать сотрудникам зарплату с перерывом более чем в 15 дней. Промежутки между первой и второй частью зарплаты не должны быть длиннее 15-ти дней.

Данным правилом нужно руководствоваться и при выплате среднего заработка за время командировки. Ведь в командировке сотрудник исполняет свою трудовую функцию, поэтому средний заработок, сохраняемый за ним на время служебной поездки, можно считать частью зарплаты.

Таким образом, средний заработок, сохраняемый за сотрудником на период служебной командировки, должен быть выплачен работодателем в сроки, установленные для выплаты зарплаты. То есть выплатить средний заработок нужно вместе с зарплатой.

Перечень допустимы в командировке затрат

Перечень допустимых материальных затрат при нахождении в СК (служебной командировке) приводится в статье 168 ТК РФ и дополняется статьей 264 НК РФ:

• Связанные с оплатой проезда до пункта назначения и обратно к постоянному месту работы.

Важно! Оплачивается проезд, осуществленный на общественном транспорте, за исключением затрат на услуги такси.

• На проживание: найм жилья на период нахождения вне постоянного места работы.

Важно! Оплата расходов на проживание осуществляется на основании предоставленного счета-фактуры свободной формы из гостиницы или договора найма жилого помещения с указанием стоимости проживания.

• Суточные.
• Оформление документов, необходимых для осуществления поездки: виза, загранпаспорт и так далее (см. Командировочные документы).
• Обязательные сборы (консульские, аэродромные, транзитные и так далее).
• Иные затраты, осуществленные с разрешения работодателя: на услуги связи, дополнительные траты при найме жилого помещения и так далее.

Порядок определения суммы отпускных

Ст. 114 ТК РФ регламентирует право работника на ежегодный отпуск, при котором ему гарантируется сохранение должности и выплата средней зарплаты. Расчет размера среднего заработка за день в данном случае во многом схож с его расчетом для командировочных. Расчетным периодом также выступают последние 12 месяцев. Убираются указанные в п. 5 постановления № 922 периоды, связанные с оплатой по среднему заработку и выплатами социального характера.

Формула для расчета среднего заработка за день:

СЗП = ДРП / 12 / 29,3,

где:

ДРП — доход за расчетный период;

12 — количество месяцев;

29,3 — среднее количество дней в месяце.

Но эта формула применима только при отсутствии частично отработанных месяцев. Если часть дней сотрудник отсутствовал на работе, количество по факту отработанных дней высчитывается отдельно по каждому неполному месяцу.

См. пример расчета отпуска. А еще лучше — используйте наш калькулятор отпускных.

Однако остается вопрос: командировочные входят в расчет отпускных или их следует исключать из расчетного периода?

Норма суточных при поездках по России и за границу

Норма суточных командировочных расходов в 2021 году закреплена законодательно. Размер суточных для государственных организаций составляет 100 рублей. Минимально допустимые суточные на командировочные расходы для коммерческих организаций не должны быть менее размера суточных, выплачиваемых государственными организациями, то есть тоже равен 100 рублям.

Максимальный размер суточных для коммерческих организаций назначается на основании постоянного внутреннего Положения о КР (командировочных расходах) или единовременно изданного распоряжения. Но в соответствии с действующим налоговым законодательством Российской Федерации, максимальный размер расходов в сутки, не облагаемых НДФЛ (налог на доход физических лиц), составляет: размер командировочных в 2021 году по России – 700 рублей в сутки, командировочные расходы за границу в 2021 году – 2 500 рублей в сутки. Оплата производится за каждый день, в том числе и при выпадении на этот период выходных и праздничных дней.

Лимит командировочных расходов 2021 по России не ограничен законодательно, но при превышении максимальных значений в 700 и 2500 рублей соответственно, сумма превышающая данные максимальные значения облагается НДФЛ.

Тарифная система

При тарифной системе оплаты труда работодатель чаще всего устанавливает для сотрудника часовой или дневной тариф, то есть ставку за отработанный час или день. На основании этих показателей бухгалтер должен определить расчетную месячную ставку, которую можно условно назвать аналогом оклада.

Если установлен часовой тариф, то расчетная месячная ставка равна часовому тарифу, умноженному на количество рабочих часов в году и деленному на 12 месяцев.

Если установлен дневной тариф, то расчетная месячная ставка равна дневному тарифу, деленному на 8 часов, умноженному на количество рабочих часов в году и деленому на 12 месяцев.

Далее необходимо определить средний дневной заработок. Для этого в случае командировки нужно разделить расчетную месячную ставку на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, когда сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять расчетную месячную ставку и разделить ее на 29,3.

Пример 2

В сентябре 2021 года в компанию приняли нового работника и установили ему тарифную ставку 375 руб. в час. С первого дня работы сотруднику оформлен отпуск на 10 календарных дней.

При расчете отпускных бухгалтер учел, что в 2021 году количество рабочих часов (при сорокачасовой рабочей неделе) составляет 1974 часа.

Таким образом, расчетная месячная ставка равна 61 687,5 руб. (375 руб. х 1974 часа: 12 мес.). Средний дневной заработок равен 2 105,38 руб. (61 687,5 руб.: 29,3). Размер отпускных составляет 21 053,8 руб. (2 105,38 руб. х 10 дн.).

Пример 3

В сентябре 2021 года в компанию приняли нового работника и установили ему тарифную ставку 2 000 руб. в день. С первого дня работы сотрудник отбыл в служебную командировку на 10 рабочих дней.

При оплате командировки бухгалтер учел, что в 2021 году количество рабочих часов (при сорокачасовой рабочей неделе) составляет 1974 часа, а в сентябре 2021 года 22 рабочих дня.

Таким образом, расчетная месячная ставка равна 41 125 руб.(2 000 руб.: 8 часов х 1974 часа: 12 мес.). Средний дневной заработок равен 1 869,3 руб. (41 125 руб.: 22 дня). За период командировки работник получил 18 693 руб. (1 869,3 руб. х 10 дн.).

Читайте также:  Как получить отпуск за свой счет?

Порядок расчета командировочных

Официальным основанием для направления является распоряжение работодателя. Распоряжение в большинстве случаев оформляется в форме Приказа. Существует официальная форма Приказа о направлении за номером Т-9 (для одного лица) или Т-9А (для группы лиц). Использование данной формы необязательно, так как может быть использована форма распоряжения, разработанная в данной организации.

В распоряжении указывается следующая информация:

• Данные работодателя (Ф.И.О., должность) и реквизиты организации.
• Данные работника (Ф.И.О., должность).
• Пункт назначения.
• Продолжительность. Как правило, указывается дата отъезда и дата приезда на постоянное место работы.

Важно! Началом считается день отправления транспорта к пункту назначения, а окончанием считается день прибытия транспорта по месту постоянной работу. До 23:59 считаются текущие сутки, а с 00:00 – следующие сутки.

• Цель.

Формулы

Постановление Правительства №922 от 24.12.2007 года средний заработок рассчитывается по такой формуле:

Формула:

Сз = Брп/Крд, где

Сз- средний заработок;

Брп – база начислений за расчетный период;

Крд – число отработанных дней в расчетном периоде.

При этом, база начислений рассчитывается так:

Формула:

Брп = Н-Ис, где

Н – все начисления;

Ис – исключаемые из расчета суммы.

В базу за расчетный период включаются начисления сотруднику за последние двенадцать месяцев. При этом, если работник работал не полные 12 месяцев, то берется меньший период.

Пример

Исходные данные:

Рассмотрим на конкретном примере, как бухгалтер производит расчет среднего заработка для оплаты труда работника в командировке.

Предположим, сотрудника на 4 дня отправили в командировку. За последние 12 месяцев работник был четырнадцать дней на больничном листке.

Поэтому их требуется исключить из расчетного периода. Всего за 12 месяцев работнику было начислено 237 тыс. руб. Из них пособие составило 10 тыс. руб.

Расчет:

Рассчитаем средний заработок по представленной выше формуле:

• База за расчетный период = 237000 – 10000 = 227000 руб.
• Количество отработанных дней, к примеру, равно 227.
• Средний дневной заработок = 227000/227 = 1000 руб.

За 4 дня работнику будет начислено: 4*1000 = 4000 рублей. При этом, с начисленной суммы бухгалтер вычтет налог с дохода 13% (НДФЛ). То есть на руки работник получит за сутки: 1000 – 1000*13% = 870 руб. за одни сутки.

Однако, оплате подлежит весь период нахождения в командировке. Поэтому, полученную сумму бухгалтер умножит на количество рабочих дней в командировке.

Как правильно рассчитать, если сотрудник только устроился на работу?

Когда работник только устраивается на работу и едет в командировку, средний заработок рассчитывается исходя из заработной платы, начисленной за фактическое время труда.

Формула:

Сз = Зфод/Код, где

Зфод – доход за фактически отработанные дни;

Код – число фактически отработанных дней.

Если начислений у работника еще никаких не было, формула для исчисления среднего заработка будет выглядеть так:

Формула:

Сз = О/Кдм, где

О- оклад;

Кдм – число дней в текущем месяце.

Пример вычислений для нового работника, у которого нет дохода

Рассмотрим на конкретном примере, как правильно считать средний заработок работника, если он только устроился на место труда и в первый месяц работы его отправили в командировку.

Исходные данные:

Предположим, сотрудник трудоустроился и в этом же месяце его сразу направляют в командировку. Оклад командируемого человека равен 25 тыс. руб. в месяце 20 рабочих дней.

Расчет:

Средний заработок равен:

Средний заработок = 25000/20 = 1250 руб.

Исходные данные:

Если сотрудник уже отработал месяц до момента направления в командировку, то для исчисления среднего заработка нужно взять начисленную зарплату за прошлый месяц. Предположим, за прошедший месяц сотруднику было начислено 17 тыс. рублей и отработал он 17 дней.

Расчет:

Расчет среднего заработка в таком случае будет такой:

Средний заработок = 17000/17 = 1000 руб.

Исходные данные:

Если работник устроился и через неделю его направляют в командировку, для расчета нужно взять фактически отработанные дни в текущем месяце. К примеру, за неделю он фактически отработал 5 дней, за что ему будет начислено 4000 руб.

Расчет:

Средний заработок тогда будет исчислен так:

4000/5 = 800 рублей.

Полученный показатель умножается на количество рабочих дней в командировке. При этом, если рабочим считается выходной или праздничный день, оплата производится в двойном размере (800*2=1600).

Оплата командировочных в выходной день.

Порядок возврата или возмещения средств

Оплата командировочных в 2021 году осуществляется на основании предоставленных платежных документов. Платежные документы, подтверждающие расходы предоставляются в бухгалтерию. К этой категории относятся следующие: проездные (билеты, квитанции), счет-фактура из гостиницы (или аналог, подтверждающий факт оплаты проживания), чеки и квитанции, подтверждающие прочие расходы.

Важно! При поездке на личном автотранспортном средстве по предварительному согласованию с работодателем к платежкам должны быть приложены служебная и объяснительная записка.

Расчет суммы заработной платы

Заработная плата в СК рассчитывается, исходя из среднедневного заработка в течение года. При нахождении работника на больничном, период болезни в расчете среднедневного заработка не учитывается. В качестве примера приводится таблица ниже:

Средняя зарплата в России. А также в Москве, Санкт-Петербурге и в регионах!

Например, сотрудник имеет 257 рабочих дней. за год. Из них семь дней он находился на больничном. Таким образом, при расчете среднедневного заработка будут учитываться 250 дней. Складывается заработок работника за каждый месяц (сумма средств, полученных при нахождении работника на больничном, также не учитывается). Получившийся суммарный доход работника за год необходимо разделить на 250. В результате получится среднедневной заработок, который необходимо выплатить за каждый день командировки.

Окладная система

Это самый простой из всех возможных вариантов. Чтобы найти средний дневной заработок для оплаты командировки, бухгалтер должен разделить оклад на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, в котором сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять оклад и разделить его на 29,3.

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Пример 1

В сентябре 2021 года в организацию приняли двух новых работников: Иванова и Петрова. Оклад каждого из «новичков» составил 40 000 руб. в месяц.

Иванову с первого дня работы был оформлен отпуск на 7 календарных дней.

Бухгалтер определил, что средний дневной заработок Иванова составил 1 365,19 руб.(40 000 руб.: 29,3). Размер отпускных равен 9 556,33 руб.(1 365,19 руб. х 7 дн.).

Петров в первый день работы отбыл в служебную командировку на 5 рабочих дней.

При расчете среднего дневного заработка Петрова бухгалтер учел, что в сентябре 2021 года 22 рабочих дня. Таким образом, средний дневной заработок составил 1 818,18 руб.(40 000 руб.: 22 дн.). За период командировки Петров получил 9 090,9 руб. (1 818,18 руб. х 5 дн.).