Оформление командировки: документы, выплаты

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 №252).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

• отец, воспитывающий детей без матери;
• опекун (попечитель) несовершеннолетних;
• мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
• работник, имеющий ребенка-инвалида;
• работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки. Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого‑то числа)».
3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами – приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 №03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 №14-2-291).

К сведению

Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.

После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

К сведению

Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):

• в течение 75 лет – если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• в течение пяти лет – если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет.

4. Выдаем аванс. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002[1] оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.

Обратите внимание!

Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно – основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

К сведению

Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.
Некоторые работодатели:

• направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
• не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
• требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
• не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
• не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП).

Оформление командировки

Теперь давайте разберемся, как документально оформляется поездка сотрудника. Как и любое действие или решение в рамках организации, тем более если оно связано с кадрами, командировка требует составления вполне конкретного перечня документов.
Нужно ли оформлять служебную записку при направлении работника в командировку?

Оформлять не нужно, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена во внутренних документах работодателя (в частности, в учетной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках).

Форма служебной записки, порядок и случаи ее заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает для себя решение, нужно ее оформлять при направлении работника в командировку или нет. Решение о необходимости составления служебной записки следует закрепить в учетной политике организации для целей бухучета и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках). Подтверждение:ст. 8 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.,ч. 2 ст. 5,ч. 1 ст. 8Трудового кодекса РФ.

Кроме того, основания и цели направления работника в командировку указываются в приказе (распоряжении) руководителя о направлении работника в командировку и в служебном задании.

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит для применения их). В частности, приказ о направлении работника в командировку можно оформлять по форме № Т-9 или форме № Т-9а (применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно), а служебное задание — по форме № Т-10а и руководствоваться указаниями по их применению и заполнению (Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.). Данный документ будет являться подтверждением срока, проведенного в командировке. В нем указываются даты прибытия и отбытия, отметку о которых сотрудник должен проставить непосредственно в той компании, куда его отправил работодатель. Однако данное требование распространяется лишь на командировки в пределах России.

Что понимается под служебным поручением при направлении работника в командировку?

Понимается задание командируемому работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных действий) в рамках его трудовой функции, обусловленной трудовым договором и должностной инструкцией, которое дает работодатель. Например, провести переговоры, заключить договор, наладить работу оборудования, взять интервью и т. п. Подтверждение:ч. 1 ст. 166,ст. 60Трудового кодекса РФ.

Служебное поручение командируемому работнику должно быть четким и исчерпывающим. Его нужно сформулировать в служебном задании.

В частности, при использовании унифицированной формы служебного задания по форме № Т-10а для формулирования служебного поручения командируемому работнику специально предусмотрены строки в графе 11 этого документа. По возвращении из командировки напротив служебного поручения работник должен написать краткий отчет о его выполнении.

Подтверждение:Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Как заполнять приказ о направлении работника в командировку?

Заполнять нужно в порядке, установленном для заполнения формы, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации. При направлении работника в командировку составляется соответствующий приказ. В частности, при применении унифицированной формы приказа о направлении работника в командировку (формы № Т-9, № Т-9а) ее графы заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В титульной части приказа по унифицированной форме необходимо привести: – название организации, которая направляет работника (работников) в командировку; – номер и дату составления документа.

В основной части приказа по унифицированной форме нужно указать: – фамилию, имя, отчество и табельный номер работника (работников), которых организация направляет в командировку; – структурное подразделение, в котором работает работник (работники); – должность (специальность, профессию) работника (работников); – место назначения командировки (страну, город, наименование организации); – даты начала и окончания командировки; – срок командировки и ее цель; – источник финансирования расходов, связанных с командировкой (указывается при необходимости); – реквизиты документа, который является основанием для составления приказа (например,служебного задания).

Данный документ заполняет работник кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). Подписывают его: – работник (работники), который направлен в командировку; – руководитель организации (уполномоченное им на это лицо).

По какой форме составлять командировочное удостоверение?

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять, в том числе командировочное удостоверение. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит их для применения).

Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, командировочное удостоверение он должен составить по форме № Т-10 (см. Образец). Графы унифицированной формы № Т-10 заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Все перечисленные документы важны для кадрового учета. С точки зрения учета налогового для подтверждения расходов по командировке принципиальным является лишь наличие командировочного удостоверения. В случае его отсутствия, то есть при пересечении границы, отметки об этом в загранпаспорте будут являться подтверждением факта поездки. Кроме того, для возможности учесть командировочные выплаты при подсчете налоговой базы необходимо, чтобы сотрудник в течение 3 дней после возвращения составил авансовый отчет с перечислением всех своих расходов, а также с приложением всех документов, подтверждающих оплату проезда, проживания и прочих денежных трат в рамках его командировки.

Подведем итог

После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось – отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку. Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов – согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., – а также храните документы в установленном порядке.
[1] Фактически это форма КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации»

Справка о командировке — правила составления

Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.

Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:

• название данной справки;
• данные о том, кому она предоставляется;
• дата и место заполнения формы;
• информация, подтверждающая место работы сотрудника;
• подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
• подпись руководителя и обязательно печать организации.

Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.

Составляется документ обычно в печатном виде, однако допускается и рукописный вариант. При правильном оформлении они имеют одинаковую юридическую силу. На практике такое подтверждение требуется не часто, обычно предоставляются иные формы документации — проездные билеты, копия приказа о назначении, копия служебного задания, если оно оформлялось.

Справка с места работы о командировке по месту требования

При оформлении подтверждения в обязательном порядке указывается, куда оно предоставляется. Это может быть учебное заведение, управляющая компания или иная организация. Однако нередко указывается и общая формулировка — по месту требования.

Такой образец может быть представлен в любую организацию. Сотрудник может получить его с работы и представить копии в разные учреждения. Однако многие требуют именно оригинал документа, на котором явно отображается личная подпись руководителя и печать с работы.

Указание о предъявлении по месту требования часто следует в тех случаях, когда возникают сложности с правильным написанием наименования адресата.

Справка в институт с места работы о командировке

Нередко возникают ситуации, когда в командирование направляется учащийся института. И если поездка выпадает на время сессии или другие важные в обучении мероприятия, справка о командировке с места работы становится востребованным подтверждением отсутствия студента.

Такой образец обычно предоставляется до самой поездки вместе с просьбой о возможности сдать экзамены ранее или позднее установленного срока. Необходимо обязательное указание на временные рамки поездки, подтверждающие, что в установленный период учащегося не будет в данном населенном пункте.

Предоставление в ЗАГС

По законодательству пара, которая подает заявление на вступление в брак, может быть расписана лишь через месяц. Однако если предполагается длительная командировка одного из заявителей на указанный период, срок может быть перенесен на более ранний.

В Семейном кодексе имеется перечень ситуаций, в которых может быть ускорена роспись молодоженов. Командирование в этом перечне не значится. Однако на практике ЗАГС может пойти навстречу и установить другую дату. Для этого справку о командировке необходимо представить вместе с заявлением на вступление в брак. Если же служебная командировка оказалась срочной и оформляется после подачи заявления, нужная документация подается в ЗАГС в отдельном порядке.

Предъявление в суд

Справка о командировке в суд может понадобиться в том случае, когда необходимо подтвердить свое отсутствие на время слушания. Составляется такой образец по общим правилам, однако для переноса заседания может потребоваться дополнительная документация:

• проездные билеты;
• свидетельства, указывающие на факт работы сотрудника по указанному месту.

Рекомендуется оповещать суд о своем отсутствии заранее. В ином случае потребуется также указать, почему такое предупреждение не было сделано своевременно.

При этом решение о переносе принимает судья. Если по его мнению дело может быть рассмотрено в отсутствии указанного лица, то переноса не последует.

Образец справки о командировке для предъявления в суд