Зачем нужен приказ
Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.
Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.
Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.
Налогообложение расходов по несостоявшимся служебным командировкам
Налог на прибыль
При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).
Расходы на командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Вопрос возможности учета для целей налогообложения прибыли затрат по несостоявшимся командировкам является спорным.
Так, по мнению Минфина России и ФНС России, расходы на оформление и выдачу виз по несостоявшимся командировкам не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку они не соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 1 Письма от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134, п. 1 Письма ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/[email protected]).
При этом УФНС России по г. Москва в Письме от 23.12.2005 N 20-12/95309б допускает возможность учета затрат на несостоявшуюся командировку при соблюдении двух условий: наличии первичных документов, подтверждающих расходы на командировку в целом на определенный срок (в том числе на оформление и выдачу виз); соответствии этих расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Кроме того, в Письме Минфина РФ от 18.05.2018 N 03-03-07/33766 изложена следующая точка зрения:
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пункту 2 статьи 265 НК РФ для целей главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде.
Таким образом, в случае отмены командировки налогоплательщик вправе учитывать понесенные им убытки при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ.
То есть согласно этому письму, даже если работник, для командировки которого уже были куплены билеты и оплачено жилье, никуда не поехал, понесенные из-за отмены командировки убытки могут уменьшать «прибыльную» базу.
Далее, необходимо заметить, что Налоговый кодекс РФ не ставит признание расходов в зависимость от того, состоялась командировка или нет, а экономическая обоснованность затрат не ставится в зависимость от полученного в результате экономического (или иного полезного) эффекта.
Если запланированная командировка связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то возмещаемые работнику документально подтвержденные затраты, связанные с ее подготовкой следует признать удовлетворяющими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, хотя командировка по обоснованным причинам не состоялась.
Также отметим: перечень расходов, признаваемых для целей налогообложения прибыли, закрытым не является, в связи с чем нет необходимости доказывать, что затраты по несостоявшейся командировке можно признавать командировочными расходами, учитываемыми в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
То есть затраты по несостоявшимся командировкам могут быть также учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
С учетом вышеизложенного, налогоплательщик вправе учитывать расходы по несостоявшейся командировке при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, при соответствии понесенных затрат организацией критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ.
Основанием учета затрат будет являться авансовый отчет работника, подтверждающий понесенные расходы, а также приказ руководителя об отмене командировки с указанием причины такой отмены.
Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В то же время есть вероятность, что такую позицию организации придется отстаивать в судебном порядке.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законом, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории России. А также:
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При этом согласно официальной позиции отмена командировки не изменяет квалификацию такого вида выплат, как возмещение расходов на получение виз. В связи с этим произведенные работнику выплаты в возмещение расходов на получение визы не подлежат обложению НДФЛ и в случае отмены командировки (п. 2 Письма Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Таким образом, при оплате работодателем работнику расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются командировочные расходы. А именно: не подлежат обложению НДФЛ суточные в пределах норм, установленных согласно закону, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование
Следует отметить, что порядок начисления и уплаты страховых взносов не зависит от факта отмены командировки.
Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе взносы за выдачу (получение) виз при направлении работника в командировку, не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
При этом ни гл. 34 НК РФ, ни Федеральный закон N 125-ФЗ не упоминают такого расхода, как оплата обязательной медицинской страховки, и прямо не предусматривают, что данный возмещаемый работодателем работнику расход не подлежит обложению страховыми взносами.
Согласно разъяснениям ФСС РФ и Минтруда России, сумма оплаты визы и медицинской страховки, наличие которой является обязательным условием для получения визы при направлении работника в служебную командировку на территорию зарубежных стран, не подлежит обложению страховыми взносами. В том числе и в случае отмены командировки по распоряжению руководителя, так как квалификация данного вида выплат не меняется (п. 2 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 27.11.2014 N 17-3/В-572)
Таким образом, не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации.
На суммы затрат организации по оформлению и выдаче виз страховые взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются.
Кто должен подписать приказ об отмене командировки
Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.
Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).
Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.
Налог на добавленную стоимость
Налоговый вычет по НДС
Пунктом 7 ст. 172 Налогового Кодекса РФ установлено, что вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
Налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 — 8 ст. 171 Кодекса (например, на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы).
При этом на основании п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
Таким образом, в общем порядке, в силу п.п. 1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
Вычет НДС по командировочным расходам производится на основании счетов-фактур или иных документов (например, на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы), после принятия на учет указанных расходов при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).
При этом одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ).
Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.
Рассмотрим пример:
НДС по билету за перевозку
Вычет суммы НДС, выделенной в билете, приобретенном организацией для командированного работника, возможен только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы будут приняты на учет.
Билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке.
В данном случае в связи с возвратом авиабилета услуги перевозки фактически не оказаны, т.е. расходы по проезду не понесены.
Следовательно, права на налоговый вычет суммы НДС, указанной в авиабилете, у организации не возникает (см. Письмо ФНС России от 25.04.2014 N ГД-4-3/8194).
То есть организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.
Аналогичный подход следует применять к иным расходам с выделенным НДС, который организация желает предъявить к вычету из бюджета.
Хранение приказа
К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.
После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).
В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку
Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.
Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.
Аннулирование командировочного удостоверения
В соответствии с принятым Постановлением под номером 1595 от 2014 года с корректировками об организации служебных поездок сотрудников, были внесены изменения. В документе отсутствует норма, согласно которой направленный в другой населенный пункт сотрудник должен иметь при себе обязательное командировочное удостоверение. Теперь чтобы подтвердить время пребывания и время убытия, существуют проездные билеты, которые представляются по возвращении.
В случае если сотрудник предпочел отправиться в служебную поездку на собственном авто, отметить срок пребывания нужно на записке. Она предоставляется совместно с основными документами, которые подтверждают применение транспортного средства в период служебной поездки. К таким справкам относятся:
- Кассовые чеки;
- Квитанции;
- Счета и тому подобное.
Помимо этого, Правительство сочло отменить обязательное условие по составлению задания и предоставление краткого отчета о выполненной служебной цели. Постановление под номером 1595 было опубликовано в официальном порядке в конце 2014 года и сегодня обладает юридической силой.
