Выплаты работникам: НДФЛ и взносы в непростых ситуациях

Общая схема обложения НДФЛ и страховыми взносами

Объект обложения налогом на доходы физических лиц прописан в ст. 209 НК РФ, а расшифровка доходов предусмотрена ст. 208 НК РФ. Также законодателем в ст. 217 кодекса указаны доходы, освобождаемые от налогообложения. Соответственно, налоговые органы обращаются к этим статьям для определения того, будет ли облагаться выплата налогом или нет. Такой подход прописан во всех разъясняющих письмах, а также судебных делах. Ставка налога зависит от того, является ли работник налоговым резидентом или нет, а также от вида дохода.
В связи с прекращением действия Федерального закона 212-ФЗ от 24.07.2009 и появлением с 2021 г. новой главы о страховых взносах в НК РФ, большая часть практики рассмотрения споров судами и разъяснений ведомств утратили свою актуальность, так как ссылаются на недействующий закон. Однако изложенная в них логика рассуждений может служить основанием для понимания того, как налоговый орган будет относиться к той или иной выплате.

В ст. 420 НК РФ указаны выплаты, облагаемые взносами, ст. 422 кодекса — случаи, при которых взносы не начисляются. Размер взносов определяется статьями 425, 427 — 429 НК РФ.

Однако если бы все было так просто, не возникало бы актов с доначислениями налогов и взносов, а также судебных споров. Разберемся, нужно ли платить НДФЛ и начислять страховые взносы в следующих ситуациях.

Компенсация оплаты проезда к месту работы

Компенсация проезда к месту работы может быть вызвана как необходимостью (удаленностью от населенных пунктов, отсутствием общественного транспорта), так и желанием работодателя улучшить условия труда. И это обстоятельство напрямую влияет на обязанность исчисления НДФЛ.
В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода. Она может быть выражена в денежной или натуральной форме. В ст. 210 НК РФ указано, что доход в натуральной форме облагается налогом, а база для исчисления налога устанавливается как рыночная цена аналогичного товара или услуги.

Ключевым моментом для определения того, возникает выгода или нет (и сам налог), является возможность работника самостоятельно добраться до места осуществления трудовой деятельности.

В случае когда сотрудник для достижения места работы может прибыть на общественном транспорте, оплата организованной перевозки или компенсация проезда будут облагаться НДФЛ. Такая позиция отражена во многих письмах Минфина РФ, в том числе в письме от 12.10.11 № 03-04-05/6-728. Для исчисления налога потребуется вести персонифицированный учет работников, воспользовавшихся проездом.
Соответственно, если организация территориально удалена от населенных пунктов, отсутствует общественный транспорт, то централизованная доставка работников до места работы не создает экономической выгоды для человека, следовательно, не возникает объекта обложения НДФЛ (например, письмо Минфина РФ от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198).

Вышеописанная практика начисления НДФЛ действовала достаточно продолжительное время и нашла свое отражение в судебных актах. Однако в 2021 г. вышло уже два письма Минфина РФ, которые не рассматривают особенностей исчисления НДФЛ в зависимости от труднодоступности, персонифицированного учета, а указывают, что НДФЛ должен быть уплачен в любом случае (Письмо Минфина РФ от 30.04.2019 № 03-04-06/32414).

Относительно начисления страховых взносов позиция однозначная: такая компенсация или организованный проезд являются объектом начисления страховых взносов. Перечень не подлежащих обложению взносами выплат поименован в ст. 422 НК РФ. Так как рассматриваемые выплаты отсутствуют в ст. 422 НК РФ, то компенсация будет облагаться взносами в общем порядке.

О налогах на доходы физических лиц

НДФЛ – это основной тип прямого налогообложения. Он исчисляется в процентах от суммарного дохода физлиц за вычетом расходов (подтверждаются документально) в соответствии с положениями закона.

Плательщик налогов – физическое лицо. Цели налогообложения подразделяются на две большие категории:

• Физические лица, которые выступают налоговыми резидентами РФ (то есть фактически находятся в России от 183 календарных дней в течение 1 года).
• Лица, которые не являются налоговыми резидентами РФ, однако, получающие доход на территории государства.

Доходы, которые облагаются НДФЛ, это:

Кому положены две пенсионные выплаты и как получить надбавку?

• от продажи недвижимости, которая была в собственности не менее 36 месяцев;
• от сдачи квартиры/дома в аренду;
• от средств, которые были получены за пределами РФ;
• выигрыши;
• прочие доходы.

Но помимо перечисленных доходов, НДФЛ может взиматься с выплат пенсионного характера, о чем стоит рассказать подробнее.

Подарки работнику и его детям

Дарение подарков — частая практика, причем в роли подарка могут выступать как денежные средства, так и материальные вещи. Как правило, подарки могут быть приурочены к какому-то официальному празднику (Новый год, юбилей организации) или же ко дню рождения самого работника. Главное правило дарения имущества — безвозмездность. Суть дарения заключается в том, что переходит право собственности на передаваемое имущество, причем это никак не связано с выполнением трудовых обязанностей работником, стимулированием или компенсацией расходов, не зависит от стажа и занимаемой должности.
Подарок для целей налогообложения признается доходом, полученным в натуральной форме (не зависимо от того, деньги это или вещь). Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при расчете НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика: в денежной и натуральной форме. То есть подарок является доходом работника, с которого работодатель обязан удержать НДФЛ. Однако не с любого подарка есть обязанность исчислить налог. В п. 28 ст. 217 НК РФ указано, что подарки стоимостью до 4000 руб. не облагаются налогом. Эта необлагаемая сумма установлена на календарный год. То есть в течение года может быть оформлено несколько подарков, и если их совокупная стоимость превысит 4000 руб., то налог будет исчисляться с суммы превышения.

Страховые взносы исчисляются в случае, когда выплата производится в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (п. 4 ст. 420 НК РФ). По договору дарения происходит передача имущества. Следовательно, при дарении не возникает объекта обложения страховыми взносами. Именно поэтому для подтверждения факта передачи имущества необходимо заключить письменный договор дарения (независимо от суммы). Напомним, что в ГК РФ предусмотрена обязанность письменного оформления договора дарения в случае, когда передаваемая сумма превышает 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Еще один важный момент: чтобы подарок не был признан способом ухода от страховых взносов и НДФЛ, он должен выплачиваться всем работникам организации в одинаковом размере. Ситуация, когда директор получает подарок в разы больше, чем рядовой работник, может привести к переквалификации подарка на стимулирующие выплаты, то есть выплаты, связанные с трудовыми обязанностями. Это повлечет доначисление взносов и налога со всей суммы/стоимости подарка. Такая практика содержится в Определении Верховного Суда РФ от 10.09.2014 № 309-ЭС14-520.

НДФЛ с компенсаций работникам (разъяснения Минфина)

В соответствии с решени­ем суда организация возме­щает физическому лицу по­несенные им судебные рас­ходы. Подлежат ли суммы указанного возмещения об­ложению НДФЛ?

Пунктом 1 статьи 210 Налого­вого кодекса РФ (далее – НК РФ) установлено, что при определе­нии налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. При этом доходом признается эконо­мическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую вы­году можно оценить, и для физи­ческих лиц определяемая в соот­ветствии с главой 23 “Налог на доходы физических лиц” (ст. 41 НК РФ).

Что касается возмещения су­дебных расходов, то согласно ча­сти 1 статьи 98 Гражданского процессуального кодекса РФ (да­лее – ГПК РФ) стороне, в пользу которой состоялось решение суда, суд присуждает возместить с дру­гой стороны все понесенные по делу судебные расходы, за исклю­чением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 96 ГПК РФ.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ установлен исчерпывающий пере­чень компенсационных выплат, установленных действующим за­конодательством Российской Фе­дерации, законодательными ак­тами субъектов РФ, решениями представительных органов мест­ного самоуправления, не подлежа­щих обложению НДФЛ.

Выплаты, производимые ор­ганизацией в качестве возме­щения понесенных физическим лицом судебных расходов, в выше­указанный перечень не включены. Следовательно, такие выплаты подлежат обложению НДФЛ в об­щеустановленном порядке.

Сотрудник использует свой автомобиль в служебных целях, за что организация выплачивает ему компенса­цию. В каких размерах осво­бождаются от обложения НДФЛ указанные суммы воз­мещения? Имеет ли значе­ние, что работник управ­ляет автомобилем по дове­ренности?

Обложению НДФЛ не подлежат все виды установленных законода­тельством Российской Федерации, законодательными актами субъ­ектов РФ, решениями предста­вительных органов местного са­моуправления компенсационных выплат (в пределах норм), связан­ных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущест­ва работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, следует руководст­воваться положениями Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ).

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании сотрудником с со­гласия или ведома работодателя и в его интересах личного иму­щества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудова­ния и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их исполь­зованием. Размер возмещения рас­ходов определяется соглашением сторон трудового договора, выра­женным в письменной форме.

Таким образом, освобожде­нию от обложения НДФЛ подле­жат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использовани­ем личного имущества работника в интересах работодателя при вы­полнении своих трудовых обязан­ностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься: доку­менты, подтверждающие нахо­ждение используемого имущест­ва в собственности сотрудника, расчеты компенсаций и бумаги, подтверждающие фактическое ис­пользование имущества в интере­сах работодателя, осуществление расходов на эти цели; документы, подтверждающие суммы произве­денных в этой связи расходов.

Учитывая положения ста­тьи 188 ТК РФ, возмещению подлежат расходы работников, связанные с использованием в ин­тересах компании исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов сотрудни­ка, связанных с использованием не принадлежащего ему имущест­ва, ТК РФ не предусмотрено.

Поскольку транспортное сред­ство, управляемое физическим лицом по доверенности, не являет­ся его личным имуществом, поло­жения пункта 3 статьи 217 НК РФ в таком случае не применяются. Суммы возмещения организацией расходов, связанных с использо­ванием такого имущества в инте­ресах работодателя, подлежат об­ложению НДФЛ в установленном порядке.

Фирма арендует автомоби­ли и автобусы с водителя­ми. В договоре указано, что обеспечение питанием со­трудников организации-арендодателя является обязанностью арендатора. Таким образом , организация обеспечивает экипаж ав­томобилей питанием. Сто­имость питания затем возмещается ей арендода­телем. Подлежат ли обло­жению НДФЛ стоимость питания, и какая из органи­заций является налоговым агентом в отношении ука­занных доходов?

Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, по­лученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата за него организа­циями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания в его интересах. Налого­вая база в таком случае определя­ется как стоимость этих товаров.

Таким образом, стоимость пи­тания, оплаченного организаци­ей-арендатором за сотрудников фирмы-арендодателя, подлежит обложению НДФЛ в установлен­ном порядке.

Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отно­шений с которыми налогоплатель­щик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налого­плательщика и уплатить сумму НДФЛ.

Указанные организации в об­щем случае признаются налого­выми агентами.

При возникновении у сотруд­ников организации-арендодателя дохода в натуральной форме в ви­де оплаты за них питания органи­зацией-арендатором, последняя, признается налоговым агентов и обязана рассчитывать, удер­живать и перечислять в бюджет НДФЛ.

Организация оплачивает своим сотрудникам сто­имость проезда на общест­венном транспорте к ме­сту работы. Подлежат ли обложению НДФЛ суммы такой оплаты?

Оплата за налогоплательщика организациями товаров в его ин­тересах в соответствии с подпунк­том 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ признается доходом, полученным налогоплательщиком в натураль­ной форме.

Таким образом, оплата органи­зацией проезда своих работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, получен­ным в натуральной форме.

Соответственно, стоимость ука­занной оплаты подлежит обложе­нию НДФЛ в установленном по­рядке.

Сотрудник организации, на­ходясь в командировке, ис­пользовал такси для прое­зда от аэропорта до гости­ницы и обратно. Данные суммы были возмещены ор­ганизацией. Подлежат ли суммы возмещения стоимо­сти проезда обложению НДФЛ? Каким образом долж­ны быть оформлены доку­менты, подтверждающие стоимость поездок?

Статьей 168 ТК РФ предусмот­рено, что в случае направления в служебную командировку работо­датель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом поря­док и размеры возмещения затрат, связанных со служебными коман­дировками, определяются коллек­тивным договором или локальным нормативным актом организации.

В соответствии с пунктом 3 ста­тьи 217 НК РФ обложению НДФЛ не подлежит в том числе и возме­щение командировочных расходов. При оплате работодателем расхо­дов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в до­ход, подлежащий налогообложе­нию, не включаются, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расхо­ды на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах от­правления, назначения или пере­садок, на провоз багажа.

Ни ТК РФ, ни статья 217 НК РФ не содержат ограничений в отно­шении видов средств транспорта, используемых работником для про­езда до места назначения и обратно.

Таким образом, возмещение расходов сотрудника на такси в командировке относится к чи­слу компенсационных выплат, связанных с исполнением сотруд­ником трудовых обязанностей. На этом основании эти суммы освобо­ждаются от обложения НДФЛ.

При этом в организации должны иметься соответствующие оправда­тельные документы, оформленные таким образом, чтобы подтвердить использование такси для поездок, осуществляемых в служебных це­лях.

Организация возмещает своим сотрудникам сто­имость санаторно-курор­тных путевок для их де­тей. Освобождаются ли от налогообложения получен­ные доходы, учитывая, что в ряде случаев дети явля­ются приемными?

Согласно пункту 9 статьи 217 НК РФ к доходам, освобождаемым от обложения НДФЛ, среди про­чего относятся суммы полной или частичной компенсации (оплаты) работодателями своим работни­кам стоимости путевок для не до­стигших возраста 16 лет детей, на основании которых указанным лицам оказываются услуги са­наторно-курортными и оздорови­тельными организациями, нахо­дящимися на территории России.

Указанная норма содержит закрытый перечень лиц, компенсация или оплата стоимости путевок которым не облагается НДФЛ. В данный перечень среди прочего включены члены семьи работников организации незави­симо от их возраста (в т. ч. и де­ти), а также дети, не достигшие возраста 16 лет, независимо от их родства с работниками организа­ции.

Таким образом, суммы компен­сации и оплаты стоимости путе­вок для приемных детей сотрудни­ков освобождаются от обложения НДФЛ.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении! Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Оплата расходов на лечение члена семьи работника

Работодатель может стимулировать работника не только размером заработной платы или занимаемой должностью, но также и различными социальными гарантиями. Например, оплатить расходы по лечению работника или членов его семьи.
В ст. 217 НК РФ поименованы все выплаты, которые не облагаются НДФЛ. В частности, п. 10 предусматривает освобождение от налога оплаты работодателем лечения работника или членов его семьи (родители, муж/жена, несовершеннолетние дети и подопечные). Вариантов оплаты организацией расходов может быть несколько:

• выдача наличных денежных средств из кассы;
• перечисление на лицевой счет работника;
• банковский перевод на расчетный счет медицинской организации.

Соответственно, при соблюдении указанных условий выплата на лечение члена семьи не облагается НДФЛ. Ограничения по сумме выплаты, освобождаемой от налога, нет.
Для определения того, является ли такая выплата объектом обложения страховыми взносами, снова обращаемся к ст. 422 НК РФ. Рассматриваемые выплаты в ней не прописаны, следовательно, компенсация расходов на лечение члена семьи работника будет облагаться в общеустановленном порядке (письмо Минфина от 01.04.2019 № 03-15-05/22335).

Компенсация за использование личного автомобиля

Нередко работодатель оплачивает не только выполняемую работу, но и компенсирует расходы, возникающие при использовании имущества работника в интересах организации для получения прибыли. Одним из распространенных примеров является использование личного транспорта. Какие требования необходимо выполнить, чтобы такая выплата была признана нетрудовой?
Согласно ст. 164 ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. Они не входят в систему оплаты труда. В силу ст. 188 ТК РФ, при использовании работником в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с использованием. Размер возмещения расходов обязательно должен быть определен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (прямо предусмотрен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему).

Согласно п. 3 ст. 217 освобождаются от обложения НДФЛ все компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Причем ограничений по размеру сумм компенсации не предусмотрено. Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, также не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. Таким образом, указанная компенсация полностью освобождается как от налога, так и от страховых взносов.

Чтобы при налоговых проверках подтвердить, что выплата носила именно компенсационный характер, необходимо осуществить следующие действия:

1. Разработать внутренние правила выплат компенсаций.
2. В трудовых договорах прописать размеры компенсаций. Здесь важно установить такой размер компенсации, который был бы сопоставим с оплатой по рыночной цене аналогичных услуг. В противном случае налоговые органы завышенный на их взгляд размер компенсации могут признать частью заработной платы и доначислить налоги и взносы.

Также для исключения претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо иметь документы, подтверждающие право собственности сотрудника на используемое имущество, а также его эксплуатацию в интересах организации.
Действующая практика трудовых отношений предусматривает множество различных выплат работникам, часть из которых была рассмотрена в статье. Порядок их обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами зависит от характера выплат, а также от документального оформления. Для понимания того, возникает ли налог и взносы, важно обратиться не только к НК РФ, но и к разъясняющим письмам и судебной практике, в которых прописываются нюансы.

Как решаются вопросы технического обеспечения дистанционного работника

Работодатели в трудовом договоре с дистанционным работником должны указать, каким образом решаются вопросы технического оснащения сотрудника оборудованием, необходимым для выполнения работ или выплаты ему компенсации в случае использования личного имущества в служебных целях.
Так, в трудовом договоре должен быть отражен:

• порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Необходимость урегулирования указанных вопросов в трудовом договоре с дистанционным работником установлена статьей 312.3 Трудового кодекса.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

Так, статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей.

Еще по теме:

Работник на удаленке: возможные проблемы