Бухгалтерия периодически сталкивается с ситуацией, когда сотрудник, находящийся в отпуске, заболевает и оформляет больничный.
Статья 124 ТК. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника.
Если работник заболел, находясь в отпуске, и оформил лист нетрудоспособности, то он должен:
- уведомить отдел кадров о больничном;
- принять решение о продлении или переносе отпуска на количество дней на количество дней больничного.
В 1С:ЗУП 3.1. в релизе 3.1.14.55 появилась новая настройка: «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов
», которая предлагает бухгалтеру новый вариант действий в такой ситуации.
Рассмотрим две ситуации, когда настройка включена
(старый алгоритм работы программы) и когда
настройка выключена
(новый алгоритм).
Пример
Сотрудник Медведев М.М. был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 06.07.2020 г. по 02.08.2020 г. Во время отпуска он заболел и оформил листок нетрудоспособности с 20.07.2020 г. по 25.07.2020 г. В отдел кадров он предоставил листок нетрудоспособности 03.08.2020 г.
Рисунок 1 — Начисленный отпуск
Продление отпуска из-за больничных
Здесь бухгалтерам не нужно пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.
Продлевая отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, регистрируем невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился.
- Открываем кадровый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников».
- В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».
Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.
При выходе на работу пятого июня, предоставив больничный лист, начисляем пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует (исправляет) зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.
После этого исправляем исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности.
Конец отпуска у работника выпадает на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.
Что делать если заболел?
Чтобы согласовать с начальством перенос или продление отпускного периода после болезни, работнику следует грамотно оформить заявление.
Образец заявление на продление отпуска найдете здесь.
Строгой унифицированной формы оформления документации нет, но стоит придерживаться общепринятых правил:
- заявление пишется от имени сотрудника на имя руководителя;
- обязательно указывается точная дата отпуска;
- заявление обосновывается больничным листом, доказывающим временную нетрудоспособность сотрудника;
- указывается просьба подчиненного продлить отпускной период или перенести его на иное время, что должно быть согласовано с начальством;
- указывается настоящая дата и ставится подпись с расшифровкой.
Оформленное заявление подается работником в кадровый отдел. Действия кадровика будут следующие:
- определяется количество дней, в течение которых работник был нетрудоспособен;
- в письменном виде издается приказ о продлении отпускного времени;
- в табель, предназначенный для учета рабочего времени вносятся изменения.
Если сотрудник желает продлить время отдыха из-за больничного, то от него не требуется никаких действий, кроме написания заявления. В случае, если отпуск будет перенесен на другое время, необходимо согласовать его предполагаемую дату с начальством и оформить соответствующее заявление.
Образец заявление на перенос отпуска скачивайте здесь.
Подробности смотри в ролике:
Отпуск в мае, больничный в июне
Обратите внимание, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только тогда, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а вот больничный уже отражается в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.
Действия работника в случае заболевания
Доказать факт болезни и необходимость переноса дней отпускного периода можно только путем обращения больного в медицинское учреждение. Иногда отпускники не придают значения легкому недомоганию, ведь они находятся дома и не должны работать. В иных случаях, наоборот, слишком тяжелое течение болезни отсрочивает поход к врачу, но следует понимать, что работодатель может опираться только на официальные документы, а никак не на слова работника. Поэтому отсутствие бюллетеня не позволит продлить отдых.
Зафиксировать факт заболевания можно несколькими способами:
- Прийти в поликлинику к участковому врачу.
- Вызвать врача на дом.
- Оформить вызов скорой помощи.
- Обратиться в приемный покой больницы. Такой способ используется в те дни, когда поликлиника не работает или в позднее время суток.
Зафиксировать болезнь и впоследствии получить лист нетрудоспособности можно только при обращении в те медицинские учреждения, которые имеют такие полномочия.
Перенос отпуска на другой период с перерасчётом отпускных
Дни отпуска, которые совпали болезнью переносятся на другой период. Здесь необходим перерасчет отпускных. Например, сотрудница решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. Перерасчет отпуска необходим, так как отпускные дни разрываются, где меняются расчетные периоды.
В «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при оформлении данного случая предусматривает почти такие же действия, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно:
- сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист».
- Исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не нужно, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Начисление дней отпуска будет происходить в будущем периоде, соответственно в отдельном документе «Отпуск».
Страна Советов
Такого понятия как отмена отпуска
Трудовой кодекс не содержит. Зато в Трудовом кодексе содержится иная формулировка, но имеющая ту же самую цель — не ходить в отпуск, действие называется «перенос отпуска«. Рассмотрим более подробно ситуации, требующие отмены отпуска.
В каких случаях требуется отмена отпуска
?
Работник написал заявление на отпуск, работодатель выпустил приказ, но тут по каким-то обстоятельствам работник не должен идти в отпуск, то есть нужно отпуск работника отменить. Основных причин отмены отпуска две:
- Отмена отпуска по инициативе работника
- Отмена отпуска в связи с производственной необходимостью (по инициативе работодателя)
Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.
Иногда говорят об отмене отпуска в связи с больничным. В случае наступления больничного во время отпуска его необходимо также перенести или продлить.
Возможна и отмена отпуска в связи с начало учебного отпуска или исполнением работником государственных обязанностей. Действовать нужно также, как и при обычном переносе отпуска, то есть оформить не отмену отпуска, а перенос на определенную дату.
В зависимости от причины отмены отпуска оформляются и разные документы.
Если отпуск отменяется по инициативе работника
, то необходимо учитывать следующее:
- Работник должен написать заявление не на отмену, а на перенос отпуска, причем обязательно указать период, на который отпуск переносится, также можно указать причину отпуска.
- Приказ об отпуске не аннулируется, а пишется новый о переносе отпуска. При этом в бухгалтерии обязаны пересчитать отпускные (если они, конечно, уже выплачены).
- Работник должен быть ознакомлен с новым приказом.
Если отпуск отменяется по инициативе работодателя
то есть в связи с производственной необходимостью, то должно быть учтено следующее:
- Отмена отпуска без согласия работника недопустима
- Запрещено непредоставление отпуска в течение двух лет подряд, даже если работник согласен на отмену
- Отпуск не должен быть отменен сам по себе, он должен быть перенесен не позднее, чем на следующий календарный год
Кроме указанных случаев отмена отпуска может быть произведена по следующим причинам:
- если работнику не были переведены отпускные за 3 дня до начала отпуска;
- работник не был предупрежден о начале отпуска за 2 недели.
Это важно знать: Как получить больничный при беременности
Отмена отпуска
хоть и не предусмотрена законом, но используется в случаях, предусмотренных Трудовым законодательством в качестве переноса отпуска.
Переплата отпускных
Количество отпускных дней и сумма отпускных при пересчете уменьшились, следовательно, есть переплата денежных средств данному работнику. Ее можно удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Внимание! Бухгалтеры, руководители организаций могут посетить бесплатный образовательный вебинар по теме » Налоговая оптимизация». Мероприятие пройдет 3 августа 2021 года. Начало 13-00 по московскому времени. Семинар проведет Шестакова Екатерина Владимировна
(кандидат юридических наук).
Образцы документов
Скачать заявление от работника — образец
Скачать приказ о перенесении в связи с больничным — образец
Как правильно оформить?
Для переноса отдыха важно правильно оформить необходимые документы:
- заявление — пишет работник обязательно, в нем указывает свое намерение воспользоваться правом по ст.124 ТК РФ в виде переноса (если заявление не будет написано, то работодатель по умолчанию продлит время отдыха);
- листок нетрудоспособности — оформляет врач в медицинском учреждении и выдает его заболевшему, лист прикладывается к заявлению и подается на работу;
- приказ — оформляет работодатель, в нем отражается распоряжение перенести отпускные даты и внести изменения в отпускной график;
- график отпусков — в него вносятся изменения на основании приказа.
Итоги
Отпуск может быть продлен или перенесен в связи с болезнью сотрудника. Но для того чтобы воспользоваться правом на изменение сроков отпуска, работник должен проявить добросовестность и своевременно уведомить работодателя о том, что во время отдыха он заболел. Новые сроки отпуска должны удовлетворять пожеланиям работника, но учитывать и производственную необходимость.
Источники
- https://zakon-dostupno.ru/otpusk/perenos-otpuska-v-svyazi-s-bolnichnyim/
- https://pravograjdan.ru/otpusk/bolnichnyj-perenos/
- https://urexpert.online/trudovoe-pravo/bolnichnye/i-otpusk/perenos-v-svyazi-s-bolnich-listom.html
- https://zakonguru.com/trudovoe/otpusk/perenos-otpuska-v-svyazi-s-bolnichnym.html
- https://praktibuh.ru/kadrovyj-uchet/otpusk-ezhegodnyj/perenos-v-svyazi-s-bolnichnym.html
- https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a101771/190998.html
- https://nalog-nalog.ru/otpusk_i_vremya_otdyha/kak_oformit_perenos_otpuska_v_svyazi_s_bol_nichnym/
