Должностная инструкция инспектора по кадрам — общие положения

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8

Сегодня, в большинстве организаций с численностью работающих от 50 до 250 человек, как правило, трудится один кадровый работник. Нередко ему приходится выполнять все функции, связанные с кадровой работой. Это и ведение необходимой документации, и оформление отпусков, табельный учет и многое другое. Если присутствует большая текучесть кадров, то он практически успевает заниматься только документацией. В связи с этим возникает потребность в четком определении функциональных требований к должности, выработке конкретных обязанностей специалиста.

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (в дальнейшем «профстандарт») дает возможность внести актуальные изменения в должностную инструкцию, привести ее в соответствие с новыми требованиями.

Должностная инструкция инспектора по кадрам: общие положения

Инспектор отдела кадров (инспектор по кадрам) является специалистом, который организует ведение и учет кадровой документации в организации. В штатном расписании может и не быть должности инспектора по кадрам, однако такие работники, как специалист по персоналу, специалист по документационному обеспечению персонала и др., могут осуществлять его функции и фактически являться инспекторами.
Предусмотреть все должностные обязанности инспектора отдела кадров в трудовом договоре довольно затруднительно. Для этого работодателями оформляется отдельный локальный документ — должностная инструкция (далее — ДИ) инспектора по кадрам.

Важно! Прямой обязанности работодателя разработать ДИ инспектора отдела кадров в законодательстве не предусмотрено, нет и порядка ее оформления. Руководитель организации самостоятельно определяет, нужно ли составить инструкцию и что в нее включить.

Вместе с тем наличие в организации ДИ инспектора по кадрам способствует:

• пропорциональному разделению функций работников;
• фиксированию пределов служебных полномочий;
• повышению личной ответственности работника за итоги его служебной деятельности;
• упрощению привлечения к ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих обязанностей;
• возможности работодателя отказать в приеме на работу при отсутствии у кандидата необходимых квалификационных требований.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Если провести анализ вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста отдела кадров, то полученный результат станет для многих читателей настоящим открытием. Много десятилетий назад, еще в стране, которой нет на карте мира с 1991 года, сформировался стереотип, что «кадровик» — это довольно престижная должность, которую занимали близкие родственники или хорошие друзья начальства предприятий, заводов и фабрик.

Стабильное трудовое законодательство и отлаженный механизм приема и увольнения советских граждан на работу гарантировали «кадровикам» спокойную жизнь и минимальное количество выполняемых обязанностей. Одним словом, отдел кадров на крупном советском предприятии всегда считался небольшим «райским» уголком для его работников, а многие представители старшего поколения сохранили подобное отношение к сотрудникам кадровых отделов и в современных экономических условиях.

Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, – именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи.

Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии.

Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала.

Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях:

• обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;
• формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся:

• На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.
• Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.
• Учет личного состава.
• Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.
• Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.
• Разработка предложений по улучшению условий работы.
• Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.
• Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.
• Предупреждение фактов нарушения дисциплины.
• Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

• разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;
• занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;
• подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);
• подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;
• занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;
• ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;
• ведет личные дела сотрудников;
• составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции:

• Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.
• Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.
• Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.
• Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.
• Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Порядок оформления должностной инструкции инспектора отдела кадров

ДИ подготавливается для каждой штатной единицы и утверждается руководителем организации. Она имеет обезличенный характер и в отношении конкретного сотрудника подписывается при приеме его на работу и передается ему на руки.

При подготовке проекта инструкции следует учитывать положения следующих документов:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• Трудового кодекса РФ;
• Единого классификационного справочника;
• Единого тарифно-классификационного справочника;
• профстандартов, особенно «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
• локальных документов организации;
• коллективного договора и др.

Подробнее о том, как использовать профстандарты в области кадрового делопроизводства, рассказывается в статье «Порядок применения профстандартов для кадровиков».

Как заполнить должностную инструкцию на основании профстандарта, читайте в статье «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».

Должностная инструкция кадровика: образец 2021 г, обязанности

Кадровый документооборот и роль соответствующих специалистов стремительно поднимаются в цене благодаря частым изменениям трудового законодательства и росту штрафных санкций за несоблюдение.

Организация структуры кадровых служб с грамотными решениями обеспечивает соблюдение интересов работодателя и наёмного персонала, снижает риск финансовых санкций при проверках, служит «буфером» при возникновении судебных процессов.

Должностная инструкция кадровика включает требования для обеспечения стабильной работы юридического и физического лица, систематическое изучение законодательства и своевременное введение в действие обновлённых нормативных актов.

Роль кадровой службы

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

• отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
• оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
• заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам осуществляет следующие основные функции:

• оформляет прием сотрудников на работу;
• занимается переводами и увольнениями;
• оформляет отпуск;
• занимается больничными листами;
• осуществляет учет и хранение документов по кадровому составу;
• готовит отчетность;
• разрабатывает и ведет штатное расписание и т. д.

Важно! Если инспектор по кадрам в организации один, то на него дополнительно возлагаются функции начальника отдела кадров.

Например:

• контроль за трудовой дисциплиной;
• ходатайство перед генеральным директором о поощрении или наказании сотрудников;
• разработка локальных актов;
• представление своих предложений об улучшении кадровой работы;
• подбор кадров и их переподготовка и пр.

Должностные обязанности

Должностные обязанности инспектора по кадрам вытекают из его трудовых функций. Поэтому если инспектор работает в составе отдела, он обязан:

• вести учет личного состава предприятия;
• оформлять кадровые документы в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации;
• формировать и вести личные дела сотрудников, своевременно вносить в них изменения;
• готовить документы для представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
• готовить документы о привлечении сотрудников к ответственности;
• заполнять и хранить трудовые книжки сотрудников;
• вести учет предоставления отпусков сотрудникам, составлять график отпусков и контролировать его соблюдение;
• готовить документы, срок текущего хранения которых истек к передаче в архив;
• осуществлять подбор кадров;
• заключать договоры на оказание услуг по переподготовке сотрудников, повышение их квалификации.

Обратите внимание! Эти обязанности могут быть разделены между несколькими инспекторами по кадрам, тогда каждый из них будет выполнять только часть перечисленных обязанностей.

Законодательные изменения

Начиная с 2021 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Невыполнение любого их требований, представленных в вышеуказанной таблице, чревато наложением штрафных санкций на кадровых работников в размере от 10000 до 20000 рублей, а на юридическое лицо – от 50000 до 100000 рублей.

Права инспектора по кадрам

К основным правам инспектора по кадрам, как правило, относят право:

• знакомиться с решениями начальства, касающимися его деятельности;
• требовать представления сведений и документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей;
• выступать с инициативой по улучшению кадровой деятельности;
• участвовать в обсуждении и принятии решения по работе отдела кадров.

Обратите внимание! Если инспектор кадров на предприятии один, то его права расширяются за счет тех. которыми обладает начальник отдела кадров.

Инспектор по кадрам в единственном числе имеет право:

• выносить на рассмотрение директора предложения о наказании и поощрении сотрудников;
• выдвигать предложения по улучшению кадровой работы;
• предлагать выдвигать проекты обучения персонала и пр.

В чем заключаются должностные обязанности и права инспектора отдела кадров

К основному кругу должностных обязанностей инспектора отдела кадров относится:

1. Ведение кадрового делопроизводства, в том числе:

• документальное оформление приема, перевода и увольнения работников;
• оформление и ведение личных дел сотрудников;
• учет личного состава предприятия в соответствии с установленными формами первичной документации;
• оформление, заполнение, учет и хранение трудовых книжек работников.

• Подготовка требуемых руководством материалов для аттестации сотрудников, проведения конкурсов, а также поощрения и награждения работников.
• Своевременное пополнение и внесение корректировок в базу данных предприятия по сотрудникам.
• Составление графиков отпусков и табелей учета рабочего времени.
• Оформление необходимых трудовых документов, справок и выписок, требующихся работникам для представления в различные госорганизации.
• Иные обязанности, к которым могут быть отнесены, например:
• согласование должностных инструкций;
• подготовка документов для сдачи в архив;
• взаимодействие со структурными подразделениями организации;
• соблюдение трудовой дисциплины.

Помимо вышеперечисленного каждый работодатель может внести в круг должностных обязанностей своего инспектора по кадрам прочие, необходимые именно в его организации, функции работника.

Что касается должностных прав сотрудника на должности инспектора отдела кадров, то они вытекают из обязанностей и направлены на облегчение выполнения работником его трудовых функций. Например, к должностным правам в этом случае могут быть отнесены:

• право знакомиться с решениями руководства, касающимися кадровых вопросов;
• право получать от руководства и сотрудников необходимую для работы информацию;
• право выносить на рассмотрение предложения по совершенствованию кадровой работы.

В заключение остается сказать, что главным требованием к составлению данной инструкции является, по сути, лишь как можно более конкретное определение круга обязанностей и требований, предъявляемых к сотруднику на данной должности. Утверждается она руководителем предприятия, сотрудник знакомится с ней под подпись при подписании трудового договора. Образец должностной инструкции инспектора по кадрам можно скачать на нашем сайте.

Ответственность инспектора по кадрам

За невыполнение своих должностных обязанностей либо их некачественно выполнение инспектор по кадрам может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

О процедуре читайте в нашей статье «Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности».

Важно! Должность инспектора по кадрам не включена в перечень, утв. положением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85, поэтому с ним не может быть оформлен договор о полной материальной ответственности.

К полной материальной ответственности он может быть привлечен в случае:

• умышленного причинения ущерба;
• причинения ущерба в состоянии алкогольного, токсического и другого опьянения;
• причинения ущерба в результате совершения преступления или административного правонарушения и в других случаях, указанных в ст. 243 ТК РФ.

За совершение правонарушения инспектор по кадрам может быть привлечен к уголовной или административной ответственности.

Ответственность

Так как работа специалиста подразумевает доступ к персональным данным, инспектор по кадрам несет ответственность за неправомерное разглашение или сокрытие информации. В случае сокрытия несчастного случая на производстве, если это сделано по инициативе работодателя, предусмотрена административная или уголовная ответственность для всего отдела. В обязанности кадрового работника входит информирование медицинских учреждений, МЧС, и контролирующих органов. За разглашение врачебной тайны о диагнозах сотрудников предусмотрена административная ответственность. Это правило не распространяется на опасные инфекционные заболевания. За использование персональных данных работников в целях обогащения, предусмотрена административная или уголовная ответственность. Это касается случаев перепродажи сведений третьим лицам, получения кредитов и других противозаконных действий.