Все, что бухгалтеру надо знать про учет зарубежных командировок

Определение суточных

Суточные командировочные — это дополнительные расходы работника, который осуществляет исполнение своих трудовых обязанностей вне своего основного места работы, на найм жилья, питание и т. д. Норма суточных на один день определяется в локальных документах предприятия.

Эти денежные средства выдаются работнику перед самой командировкой исходя из ожидаемой продолжительности поездки. Документально подтверждать расходование этих средств работнику не нужно.

Если на предприятии применяется командировочное удостоверение, то количество дней командировки для исчисления суточных, можно определить по отметкам в нем.

Когда этот документ не оформляется, то число дней служебной поездки определяется по представленным работником документам на проезд (билетам) или квитанциям гостиниц и т. д.

Если во время командировки происходит задержка работника по независящим от него причинам, администрация должна за все эти дни при предоставлении подтверждающих данный факт документов, компенсировать работнику суточные. При этом суточные выплачиваются за выходные и праздничные дни, если такое время попадает на период командировки.
Внимание! ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан компенсировать дополнительные расходы по командировке (суточные) своему работнику, поэтому не платить суточные в командировке нельзя. Их нужно оплачивать, даже если работник предоставляет документы на жилье и питание, потому что понятие дополнительные расходы включают в себя не только это.
Единственная возможность в этом случае снизить такие расходы – установить небольшой размер суточных в локальных документах фирмы. Но устанавливать величину суточных в размере 0 рублей тоже нельзя. Это будет приравнено к их невыплате.

Бухгалтерский учет командировок

Если руководитель компании отправляет сотрудника в командировку, он должен отразить в хозяйственном учете следующие операции:

Дт 71 Кр 50 – отражена выплата сотруднику командировочных;
Дт 71 Кр 51 – отражено перечисление командировочных на зарплатную карту;
Дт 10, 20, 23, 25 Кр 71 — отнесение величины расходов на оплату труда в командировке;
Дт50, 51 Кр 71 – произведен возврат неиспользованных сумм.

Невыплата командировочных сотрудникам также как и невыплата любых иных обязательных перечислений в виде заработной платы, пособий частично или полностью для организаций караются штрафом в крупных размерах.

Для того чтобы произвести расчет зарплаты во время командировки, бухгалтер должен ориентироваться на актуальную нормативно-правовую базу.

Важные изменения в 2021 году

В 2021 году произошла передача администрирования страховых взносов от внебюджетных фондов в налоговые органы. В связи с этим произошли важные изменения и в отношении суточных.

Размер этих выплат определяется каждым субъектом бизнеса самостоятельно и закрепляется в его нормативных актах. Но при исчислении НДФЛ суточные не облагались только в пределах действующих норм. Данное правило не распространялось на страховые взносы.

Если оформлена командировка на 1 день суточные также нужно выплачивать, и это правило распространяется на компенсацию и этих расходов.

Внимание! С 2021 года, если размер суточных в командировке больше 700 рублей (по России) или 2500 рублей (иностранные командировки), то бухгалтер с превышения этих сумм должна исчислять не только НДФЛ, но страховые выплаты на пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Не облагаются сверх норм суточные только страховыми взносами по травматизму. Здесь действуют старые правила.

Изменения по командировкам с 01.01.2017г. Новые нормы суточных

Нормы суточных по страховым взносам изменятся с 01.01.2017г. (ФЗ№243 от 03.07.2017г.). Это изменение происходит из-за того, что суточные облагаются страховыми взносами
30.08.2016
700 рублей по РФ и 2500 рублей за рубежом – это тот размер суточных в 2021г., который не облагается взносами. Если размер суточных основательно превышает эти суммы, то они облагаются страховыми взносами.

Предположим, что организация оплачивает сутки командировки в РФ из расчета 900 рублей/сутки. Длительность командировки составила 5 дней. Взносы с суточных рассчитываются в 2021г. следующим образом: 5 дней командировки умножаются на 900 рублей в сутки. Размер суточных составляет 4500 рублей.

Далее высчитывается необлагаемое взносами количество денег из общей суммы: 700 рублей умножается на 5 дней. Получается 3500 рублей.

Из общей суммы суточных 4500 рублей вычитается необлагаемая сумма 3500 рублей. Разница в 1000 рублей облагается страховыми взносами.

Чтобы узнать размер взносов с суточных, необходимо 1000 рублей умножить на ставку взносов в 2021г. Например, ставка составит 20%, значит размер взносов — 200 рублей. В 2021г. ограничений по суточным не было, и любые суммы не были облагаемыми страховыми взносами.

Размер суммы суточных по России, установленный в 2017г.

Организация/фирма вправе установить любой размер выплат в сутки при командировке по РФ или за рубежом, эта сумма не ограничивается законом. То есть, нормирование суточных при командировках, а также подобных поездках работников в 2021г. не применяется (статья №346.16, пункт 1, подпункт 13 НК РФ).

Это говорит о том, что организация сама вправе выбирать сумму командировочных в сутки, как при командировке по России, так и за рубежом. Вся сумма, полагающаяся на командировку, учитывается в расходах по УСН. Размер суточных необходимо обозначить в локальных актах организации. Стоить помнить, что, несмотря на то, что сумма командировочных выплачиваемая в сутки в целях исчисления ЕН при УСН не нормируется, в пункте 3 статьи №217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ (для поездок по РФ — 700 рублей/сутки, для зарубежных командировочных поездок — 2500 рублей/сутки).

Если суточные выплачиваются организацией в больше чем указано выше, то сумма превышения облагается НДФЛ. Суточные при командировках в 2021г. за границу — 2500 рублей/сутки не облагаются НДФЛ, суммы превышения облагаются. Что касается страховых взносов, то как мы сказали выше, в 2021г. лимит по взносам такой же, как и по НДФЛ — 700 рублей (командировка по РФ) и 2500 рублей (зарубежная командировка).

Суточные при командировочных поездках в 2021г. по регионам

В 2021г. по РФ и регионам суммы командировочных в сутки не различаются. При этом командировочные расходы на суточные в 2021г. не нормируются, опираясь на правила НК. Однако существуют определенные правила взимания страховых взносов, а также НДФЛ с суточных.

Учет суточных в 2021г.

При УСН в 2021г. расходы на выплаты в сутки в командировке полностью учитываются в том объеме, в котором они обозначены в локальном акте. Следовательно, если организация указала в актах сумму суточных, например, 3000 рублей, то ее можно выплатить сотруднику и полностью учесть в расходах при УСН (если объект «доходы минус расходы»).

Расчет командировочных в 2021г.

Расчет командировочных в 2021г. очень прост: установленную сумму командировочных в сутки необходимо умножить на число дней командировочной поездки.

После этого необходимо вычесть НДФЛ по лимитам из полученной суммы. Сотрудник получает на руки или ему перечисляется на карту получившаяся сумма командировочных.

Суточные бухгалтерские проводки в 2021г.:

На дату выдачи работнику подотчет денежных средств: Д 71 К 50-1 — Выданы работнику денежные средства на расходы по причине отправки в командировку (в части суточных).
На дату утверждения авансового отчета: Д 20 (44, 91-2, 08 и прочие) К 71 — Таким образом были отражены расходы на командировку (в части суточных).
Если суточные выданы в большем размере установленной нормы, необлагаемой НДФЛ: Д 70 К 68 — Показано удержание НДФЛ непосредственно с суммы оплаченных работнику суточных.

Разместить:

О чем вы здесь пишете!!! Какие нереальные суточные. Бюджетникам платят по 100 в СУТКИ! Это значит на эти гроши надо как-то съесть кусок черного хлеба и воду. Так кормили только в КОНЦЛАГЕРЕ. Значит наше государство — это концентрационный лагерь, потому что относятся как к скотам!

Суточные при командировках по России

Новый год не принес ожидаемой многими работодателями отмены суточных. В настоящее время командировка сотрудников должна сопровождаться их выплатой. Кроме этого платить эти суммы надо и при однодневных поездках, а также при исполнении работником трудовых функций, если у него в трудовом договоре определен разъездной характер работы.

Размер суточных – нормы по России

Администрация компании, по прежнему, размер суточных определяет самостоятельно, закрепляя его в Коллективном договоре, Положении о командировках или другом локально-нормативном акте компании. Верхних пределов, ограничивающих эти размеры не существует.

Внимание! При обложении НДФЛ и исчислении страховых взносов действует норматив в размере 700 рублей. С выше этой суммы суточные облагаются подоходным налогом.

Однодневная командировка

Так как ранее действовавшее Постановление было отменено, а новые нормы не устанавливают минимальный срок командировки, то ею признается и поездка на один день. ТК РФ устанавливает, что оформление командировки должно сопровождаться выплатой суточных.

Суточные при командировке за границу

Командировка сотрудника может осуществляться за пределы страны, и при ней также надо ему выдавать суточные.

Нормы выплат при поезде за границу

Нормы суточных при заграничных командировках также устанавливаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Однако в этих случаях, если организация относится к бюджетной сфере следует учитывать Постановление Правительства № 812, которое устанавливает максимальные размеры суточных для каждой страны, выраженные в долларах США.

Остальные фирмы при установлении собственных нормативом, могут использовать положения этого акта.

Внимание! В целях налогообложения НДФЛ и исчисления страховых взносов действует норматив 2500 рублей. Свыше него выдаваемые суммы будут облагаться налогами.

В какой валюте выплачивать?

При решении вопроса в какой валюте, надо выдавать суточные по заграничным командировкам, следует учитывать дни когда работник будет находиться в своей стране, и дни когда он будет в заграничной поездке.

Законодательством установлено, что за дни нахождения на территории собственного государства работник суточные получает в рублях, а за дни заграничной командировке в валюте той страны, куда он направляется. Надо учитывать, что в день отбытия из страны суточные считаются в иностранной валюте, а день прибытия — в рублях.

Фирма имеет право в своих нормативных документах устанавливать иной порядок определения валюты суточных.

Порядок выплаты

Выплата суточных может производится как сразу в иностранной валюте, так и рублях в эквиваленте полагающейся валюте. Этот вопрос решается руководством компании самостоятельно.

Работнику в последнем случае придется самостоятельно обращаться в соответствующие учреждения, и обменивать полученные деньги на иностранную валюту.

Как учесть разницу курса

Курсовые разницы по заграничной поездке могут возникать в связи с тем, что ЦБРФ может устанавливать различные курсы валюты на день выдачи в подотчет денег и на день представления авансового отчета.

Если образуется отрицательная курсовая разница, то ее следует учитывать в составе прочих расходов компании, а положительную – в составе прочих доходов.

Сотрудник купил валюту в поездке

Организация может не выдавать работнику суточные в валюте, а дать распоряжение произвести обмен самостоятельно, по прибытию в страну назначения. Подтверждающим документом в этом случае является справка об обмене из банка, в которой указывается курс, и сумма приобретенной валюты. А вот затраты в валюте, например, на гостиницу, уже переводятся в рубли на основании установленного курса ЦБ.

Состав расходов при командировках за рубеж

Согласно Положению работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 3, 4).

Командированным работникам возмещаются (п. 11 Положения):

– расходы на проезд и наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03‑03‑06/1/202).

Особенности поездок в страны СНГ

При поездках в страны, входящие в СНГ, штамп в паспорте не ставится. Поэтому дата пересечения границы в этом случае определяется по проездным билетам, исходя из даты и времени прибытия в страну назначения.

Таким образом, сутки, в которые транспортное средство (поезд, автобус, самолет и т. д.) прибыло в место назначения в иностранном государстве, считается сутками въезда.

Внимание! Суточные в командировке по СНГ выплачиваются по норме иностранной поездки. Сутки, в которые транспортное средство прибыло на место назначения в России, считаются сутками возвращения, и на них суточные выплачиваются по нормам поездок внутри страны.

Суточные за границей 2021 год: нюансы расчета

При выплате суточных командированному работнику необходимо учитывать следующие нюансы:

дата пересечения границы при поездке к месту назначения засчитывается, как командировка за границу.
дата пересечения границы при возвращении учитывается, как обычная командировка.
суточные за границей 2021 года не облагаются налогом, только если не превышают 2500 рублей. Если их размер больше, то все, что выше указанной суммы, подлежит налогообложению.
несмотря на то, что суммы указываются в долларах, работнику они могут быть выплачены и в рублевом эквиваленте.
курс валюты берется в размере, установленном на последний день месяца, в котором работник сдал авансовый отчет.

Данные нюансы важно учитывать для правильного порядка налогообложения организации и командированного лица.

К примеру, командированный едет поездом из Москвы в Хельсинки. Выезд в 19.15 10 октября из Москвы и прибытие в Хельсинки 11 октября в 15.30. Пересечение границы в 03.15. Оплата будет произведена за 10 октября – 700 руб., за 11 октября – 2500 руб.

Сотрудник вернулся из поездки и в этот же день уехал

При отправлении работника в командировку может возникать ситуация, при которой он утром возвращается из одной поездки, и уже вечером уезжает в другую.

Закон не запрещает это делать, правда и не устанавливает, как именно это необходимо оформить. В результате, могут использоваться два способа.

Первый способ — две разные командировки. Работодатель должен оформить на новую поездку полный пакет документов – приказ на командировку, командировочное удостоверение, служебное задание (оба – при необходимости). При таком варианте оформления отдельное внимание необходимо уделить суточным.

Эту выплату работодатель должен произвести за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. День, в который будут пересекаться обе поездки, подлежит двойной оплате — поскольку это заключительный день предыдущей командировки и первый день следующей. Правда, в таком случае вероятно возникнет спор с налоговой из-за сверхнормативных выплат.

Второй способ — объединение поездок. Если сразу известно, что работнику придется посетить сразу несколько мест, то на командировку оформляется полный пакет документов. В него вносится вся информация, через запятую указываются пункты назначения, цели, проставляется общая длительность.

Внимание! При этом закон не ограничивает продолжительность поездки, оставляя это на усмотрение компании. Суточные рассчитываются и выплачиваются сразу на весь срок поездки. Если во время командировки предстоит посещение двух и более стран, поездка разбивается на отрезки, и суточные для каждого рассчитываются исходя из установленных норм для этой страны.

Как отчитаться по поездке

С 2015 года законом было разрешено не оформлять служебное задание. В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.

Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.

С 2021 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.

Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.

А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит — уже его личное дело.