Когда необходима опись в ФСС
Предоставление описи в ФСС необходимо в том случае, если на предприятии есть сотрудники, что нуждаются в социальных выплатах. Однако что более важно — это прямая обязанность работодателя: необходимо на регулярной основе предъявлять в ФСС все документы, которые так или иначе связаны с выделением средств на выплату обеспечения страховых случаев.
Кто ее составляет
Ответственность за составление полной описи документов для ФСС ложится на руководство фирмы и непосредственного начальника конкретного отдела. Подобная иерархия позволяет улучшить структуру между ФСС и фирмой, а также производить безошибочные выплаты. Так, руководство собирает все документы и составляет опись, используя помощь канцелярии, подписывает и отправляет ее в ФСС.
Штрафы за отсутствие реестра
Отсутствие реестра больничных листов при подаче документов на возмещение в Фонд не влечет административной ответственности. Поскольку законодательно форма реестра и обязательность его представления не утверждены, нет и основания для наложения штрафа.
Таким образом, оформление реестра страхователь производит в свободной форме по собственной инициативе, либо по запросу Фонда соцстрахования. Но это не относится к регионам, где действует «пилотный» проект ФСС, и подача соответствующего реестра больничных является законодательно утвержденной и обязательной.
Состав документа
В состав документа, который утвержден 29 декабря 2021 года, входит следующая информация:
- Полные сведения о страхователе: регистрационный номер, код подразделения и т.д.
- Основная часть: таблица с именами сотрудников и их категорией, согласно которым должны производиться выплаты.
- Приложения: прикрепленные документы, которые необходимы для подтверждения необходимости социального страхования.
В конце описи обязательно должна быть подпись руководителя и печать организации.
Видео с порядком отправки документов в ФСС:
Правила оформления
С 2021 года в России существует две формы листа нетрудоспособности – бумажный и электронный. Внешние различия между двумя этими бланками незначительны – разница между ними заключается лишь в том, что цифровой бланк более удобен в обращении. Сразу после того, как врач заканчивает оформление бумажного или цифрового листа нетрудоспособности, сведения с этих бланков автоматически перемещаются в общую базу реестра БЛ.
Иногда реестры могут соединять в себе информацию о больничных листах и социальных пособиях
Реестр листов нетрудоспособности, в свою очередь, также может вестись двумя способами – с использованием бумажного журнала и с применением электронного учета, который позволяет быстро получить доступ к тому или иному бланку. Электронный формат реестра на данный момент существует во многих программах, разработанных для бухгалтеров, таких как:
- 1С;
- Инфо-бухгалтер;
- Турбо-9 и так далее.
Для того, чтобы сделать работу с больничными листами более удобной, сайт ФСС предусмотрел возможность, благодаря которой бухгалтер может активировать свой личный кабинет. Тем самым специалист получит доступ к базе сотрудников, которые оформляли листы нетрудоспособности (это правило действует только на бланки в электронном формате).
О том как завести личный кабинет на сайте Фонда социального страхования и какие функции он выполняет для застрахованного лица можно прочесть ниже.
Как завести личный кабинет на сайте ФСС
Помимо ознакомления с больничными листами, наличие личного кабинета на сайте ФСС позволяет бухгалтеру осуществлять и прочие полезные действия, такие как:
- последующая распечатка больничных листов;
- перемещение информации о страхователе в электронный лист нетрудоспособности;
- указание в бланке БЛ всех временных промежутков, в течение которых работник был нетрудоспособен;
- мгновенная пересылка сведений о работнике, оформлявшем лист нетрудоспособности в ФСС, освобождающая бухгалтера от утомительных сборов бумажной отчетности и ее последующей отправки;
- быстрый доступ ко всем выплатам за взятые работниками больничные с использованием базы ФСС.
Пример заполненного реестра больничных листов
Существует весомое предположение, согласно которому в будущем государственные поликлиники начнут все чаще отказываться от бумажных БЛ в пользу электронных. Этот шаг позволит бухгалтерам работать не с разрозненными бумагами, а с единой базой, соединенной с Фондом социального страхования. Благодаря данной мере значительно упростится не только оформление листов нетрудоспособности, но и подсчет выплат каждому сотруднику.
Правила заполнения описи в ФСС
Итак, теперь что касается непосредственного заполнения. Первое — реестр состоит из двух частей: вводной и табличной. Это важно учесть потому, как в первой части содержится:
- полный номер страхователя
- код подчиненности, что определяется в соответствии с регистрационным номером и постановкой на учет в органы соц. страхования
- полные сведения об ИНН и КПП
- наименование организации, которая отправляет опись
- официальное имя и номер органа ФСС, в который производится отправка
После этого начинается часть основная — табличная. Она выполнена из пяти колонн, в которых находится информация касательно:
всех сотрудников, которым полагается выплата- вид выплаты
- полные наименования документов, согласно которым полагается выплата
- приложения
Помимо того, что все имена должны быть написаны полностью, в «Виды выплат» требуется указать порядковый номер, что относится к конкретному основанию пособия. Так, разберем каждый код:
- 1 — временная невозможность осуществления труда
- 2 — беременность и, как следствие, пребывание в мед. учреждениях
- 3 — больничный учет на ранней стадии беременности
- 4 — рождение ребенка
- 5 — декрет
- 6 — получение травмы вследствие несчастного случая и временная нетрудоспособность
На этом основная часть заканчивается и остается только прикрепить и перечислить все документы, которые выступают в качестве основания для назначения помощи. Полный регистр должен быть подписан руководителем организации с указанием всех дат и проставления печати организации.
Формат оформления реестра страховых случаев
Для формирования документа используется любой из имеющихся программных обеспечений – 1С, сопровождающие учет программы, специальные разработки системных администраторов. В конфигурациях 1С предусмотрены реестры для страховых случаев различного назначения – нетрудоспособности, выплатах пособий по уходу и рождению ребенка. Предприятия с малой численностью заполняют данные реестра в ручном режиме.
При составлении реестра: (нажмите для раскрытия)
- Документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Подпись удостоверяется печатью организации. Заверение реестра подписью руководителя не является обязательным.
- Форма представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
- Снимается потребность представления копий листов нетрудоспособности.
Реестр составляется на месячный период. Для листков нетрудоспособности, переходящих на следующий месяц, производится отдельная пометка о продолжении с указанием номера бюллетеня (
Особенности описи по несчастному случаю
В случае возникновения несчастного случая ФСС может выплатить все страховые взносы, однако ключевым этапом является признание ФСС такового случая страховым и, как следствие, производственным.
ФЗ №-125, в ведении которого находится все, что связано со страховкой, определяет несчастный случай на производстве как нанесение вреда здоровью сотрудника в момент исполнения трудовых обязанностей. И именно часть «в момент исполнения трудовых обязанностей» является ключевой, так как освобождает человека от непосредственного нахождения на территории работодателя.
Следовательно, для получения выплат от ФСС и составления описи требуется официальное оформление всех повреждений. Так, обязывает к исполнению этой процедуры ст. 250 ТК РФ, полный перечень необходимых документов содержится в Постановлении Минтруда РФ № 73.
Если не брать во внимание все документы, что должен оформить работодатель, то расследование и дальнейшая опись ФСС должна быть подкреплена материалами специалистов, следящих за делом. Более того, законодатель имеет полное право провести дополнительные экспертизы. Таким образом, если будет доказано обратное — вред здоровью был нанесен таким образом, что не попадает под страховой случай — выплачивать компенсацию будет лично руководство компании. ФСС же при этом будет освобождено от выплат в сторону такого сотрудника.
О не сдаче отчетности
Теперь что касается пропуска срока сдачи отчетности. Он регулируется ст. 26.30 ФЗ №-125, который обеспечивает обязательное соц. страхование. Таким образом, объем штрафа составит порядка 5% от общего количества взносов за каждые 3 месяца предыдущего периода. Это правило действует вне зависимости от того, являлись ли прошедшие месяца полными или нет. Однако есть небольшое ограничение в виде максимальных процентов от такой суммы — не более 30%.
Помимо этого, если нарушен порядок, уплачивается штраф в размере 200 рублей. Однако наличие финансовых санкций, что относятся напрямую к организации не единственное, что может настигнуть работодателя.
Штраф также может быть наложен на руководителя фирмы и трактоваться как административное нарушение — это обеспечит ст. 15.33 КоАП. Сумма такого взыскания составит до 500 рублей.
Данные санкции накладываются на фирму вне зависимости от причины, по которой произошла просрочка сдачи: умышленно или по неосторожности — не учитывается. Тем не менее, законодательство определяет ряд случаев, которые учитывают невозможности своевременного отправления отчета (таблица 1).
Номер статьи | Описание |
26.25 | снимает ответственность в случае, если пропуск срока произошел вследствие: стихийного бедствия, отсутствие контроля действия как следствие болезни, выполнение разъяснений для фонда и т.д. |
26.26 | предоставляет смягчающие обстоятельства, которые помогут снизить объем штрафа: тяжелая финансовая ситуация, проблемы в семье и т.д. |
Таким образом, это лишь основные особенности описи, которые предстоит учитывать при несчастном случае и дальнейшем возмещении всех средств.
Видео о сроках сдачи отчетности:
На возмещение
Возмещение пособий из ФСС возможно, однако оно требует в первую очередь определения – куда были потрачены средства. Так, возмещение допускается исключительно для: больничных, пособий для беременных и уходу за ребенком, а также при погребении сотрудника.
Однако ФСС компенсирует эти пособия лишь частично и только некоторые — полностью. И если рассматривать процедуру возмещения, то она достаточно стандартная, необходимо:
- Написать заявление: в нем указаны все сведения на человека.
- Подготовить справку-расчет и иные документы, которые требуются — определяются персонально.
- Дождаться полной проверки ФСС.
- Получить средства.
Несмотря на простой алгоритм действий, проблемы зачастую встречаются при: сборе и оформлении необходимого пакета документов, грамотном составлении формы, соблюдению сроков отправки и получения средств. Все это является прямой ответственностью работодателя и должно регулироваться им на протяжении всей процедуру до получения сотрудником средств.
Бланк реестра
При разработке бланка можно частично использовать форму реестра, утвержденную ФСС для участников «пилотного» проекта (приказ от 24.11.2017 № 579), или создать полностью свой вариант. Ведение реестра возможно в электронном или «бумажном» виде.
Несмотря на то, что реестр составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно отразить следующие сведения:
- данные страхователя – наименование, регистрационный номер в ФСС, контактные данные;
- Ф.И.О. и СНИЛС каждого работника, трудовой стаж;
- номер и дата больничного листа;
- период и код причины нетрудоспособности;
- календарные дни с начала года по уходу за больным членом семьи (ребенком);
- сумма пособия: общая, а также за счет средств работодателя и ФСС.
Можно включить в реестр и другие сведения на усмотрение страхователя, например, формат больничного листа (электронный/бумажный), данные о среднем заработке работников, или иную информацию, оказывающую влияние на размер пособия. Реестр подписывается главным бухгалтером.
Способы отправки
Существует два основных метода отправки описи документов в ФСС (таблица 2).
Способ отправки | Описание |
Электронный | Использование этого метода подразумевает наличие специальных каналов связи и использование электронной цифровой подписи. В противном случае отправка невозможна. |
Физический | Отправляется либо почтой, либо курьером. Обязательно наличие запечатанного конверта, описью вложения и иных способов защиты физических документов. Рекомендуется также использовать заказное письмо, которое гораздо надежнее, так как отправитель будет сразу же уведомлен о получении письма адресатом. |
Соблюдение всех установленных условий также является обязательным и не представляет собой льготу в случае, если отчет до фонда не дойдет в срок.