Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с поставщиками

Закреплены ли требования к инструкции бухгалтера в НПА?

Должностная инструкция — документ кадрового делопроизводства, использование которого, несмотря на его всеобщую распространенность, никак не регламентировано положениями ТК РФ. Подобные инструкции вводятся в действие исключительно локальными правовыми актами.
Однако на практике оформление трудовых отношений работодателей и наемных работников крайне редко обходится без составления должностных инструкций и подписания их сторонами трудового договора. Их польза заключается в возможности официально закрепить права и обязанности сторон в приложении к соответствующему контракту. На основе этого документа впоследствии будут выстраиваться внутрикорпоративные отношения между работодателем и сотрудником.

Для составления должностной инструкции могут задействоваться нормы российских НПА. При формировании инструкции для бухгалтера по расчетам с поставщиками источником права является Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Еще один НПА, положения которого можно использовать при составлении ДИ бухгалтера по расчету с поставщиками — приказ Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта «Бухгалтер» от 21.02.2019 № 103н. Стоит отметить, что его нормы обязательны к применению — с апреля 2021 года (как следует из совокупности положений ст. 195.3 ТК РФ, а также ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

главными бухгалтерами публичных АО, страховых организаций, НПФ, банков, некредитных финансовых организаций;
бухгалтерами, оказывающими услуги предприятиям — в качестве аутсорсеров.

Кроме того, профстандарт обязателен для государственных бюджетных фондов, государственных или муниципальных учреждениях, на унитарных предприятиях, в госкорпорациях, в госкомпаниях и хозяйственных обществах с уставным капиталом, который более, чем на 50% принадлежит государству или муниципалитету (постановление Правительства России от 27.06.2016 № 584).

Положения нормативных актов, а также факты из сложившейся практики работы бухгалтеров по расчетам с поставщиками на российских предприятиях позволяют сформировать определенные критерии составления эффективной должностной инструкции для специалиста данного профиля.

Подборку должностных инструкций для бухгалтеров разных участков и компетенций вы найдете в «КонсультантПлюс». Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

ДИ бухгалтера по расчетам с поставщиками: нюансы «Общих положений»

Не считая общих для большинства других ДИ положений — о том, что бухгалтер назначается гендиректором, подчиняется главбуху, в рассматриваемом разделе документа обычно фиксируются квалификационные требования к специалисту.

В большинстве случаев рекомендуется отражать в ДИ, что на соответствующей позиции должен работать человек с высшим или средним образованием, а также стажем работы от трех лет. Фактически данное требование характеризует работу бухгалтера II категории и выше — в соответствии с критериями, что отражены в Квалификационном справочнике от Минтруда РФ.

Согласно приказу Минтруда № 103н бухгалтер по работе с поставщиками должен соответствовать 5-му уровню квалификации. Данный уровень предполагает выполнение трудовых функций, при которых специалист работает с различными документами, отражающими факты хозяйственной жизни предприятия. Для соответствия 5-му уровню по методологии Минтруда бухгалтеру нужно иметь как минимум среднее профессиональное образование либо пройти обучение по специальным программам, и для специалистов с категорией — иметь опыт по специальности не менее 1 года.

В «Общих положениях» ДИ обычно перечисляется перечень необходимых навыков бухгалтера по расчету с поставщиками, в их числе знание:

форм и методов учета в специализированном ПО для расчетов с поставщиками;
плана счетов и корреспонденций между ними, задействуемыми в расчетах с поставщиками;
особенностей документооборота по своему профилю;
правил приемки, оприходования и обеспечения сохранности ТМЦ, получаемых от поставщиков;
правил взаимодействия с поставщиками, имеющими статус дебитора или кредитора;
нюансов инвентаризации ТМЦ, получаемых от поставщиков.

Основные положения инструкции

Раздел, описывающий основные положения инструкции для бухгалтера по расчётам с поставщиками и по первичной документации, может включать следующие пункты:

бухгалтер на данный пост назначается приказом, который издаёт генеральный директор и освобождается аналогичным образом;
представление о его назначении либо увольнении подаёт главный бухгалтер компании;
этому же должностному лицу данный сотрудник и подчиняется;
также указываются требования к этому бухгалтеру и необходимые ему знания, о них речь пойдёт ниже в соответствующем разделе данной статьи;
предписывается, что на период, в течение которого этот сотрудник отсутствует, на его должность назначается лицо для временного исполнения его обязанностей, при этом оно получает все права в отношении расчётов с поставщиками и несёт по ним надлежащую ответственность.

Также приводится список нормативных источников, которыми обязан руководствоваться специалист. Он включает:

различные законодательные акты, приказы, предписания и распоряжения:
материалы методического и нормативного характера, в которых содержатся нормы устройства бухгалтерского учёта на предприятии в отношении собственности компании, её обязательств, а также правила оформления документов отчётности;
нормативные акты предприятия локального характера, включая правила трудового распорядка;
приказами и предписаниями генерального директора компании и главного бухгалтера как непосредственного руководителя;
самой инструкцией.

Обязанности и задачи

Далее приведён перечень обязанностей и задач бухгалтера по расчётам с поставщиками.

На различных предприятиях его могут копировать, так и сокращать, исключая из него пункты, содержание которых неактуально для данной компании.

Бухгалтер по расчётам с поставщикам и по первичной документации:

осуществляет прежде всего непосредственно расчёты с поставщиками;
помимо этого принимает участие в деятельности, целью которой является исполнение на предприятии дисциплины в финансовых вопросах и разумное использование средств;
принимает у составивших и сам составляет документы, причисляемые к первичным, удостоверяющие события, относящиеся к хозяйственной жизни компании;
обнаруживает ситуации, в которых ответственные сотрудники допустили нарушения графика оборота внутри компании документов или нарущения норм, регулирующих передачу документов учёта, относимых к первичным;
систематизирует данные документы, оформленные в течение продолжающегося отчётного периода на основе принятого на предприятии подхода к их учёту;
на базе первичных документов составляет сводные для общего учёта;
подготавливает отправку в архив документов учёта, относимых к первичным, выполняет их копии, включая документы, которые подлежат изъятию согласно нормативным актам Российской Федерации;
снабжает предприятие сведениями, предназначенными для проведения инвентаризационного изучения его капитала и обязательств на основе действующих в нём ном проведения учёта;
заносит на счета бухгалтерского учёта все операции по оплате товаров поставщиков;
осуществляет контроль за соблюдением обязательств по отношению к поставщикам в надлежащий срок;
заносит записи в книгу продаж и книгу покупок;
производит проверку и регистрацию счетов, предназначенных к оплате, выполняет проверку их соответствия контрактам и отправляет их руководителям структурных подразделений организации для одобрения;
сопоставляет результаты расчётов с аналогичными результатами, получившимися у поставщиков;
подытоживает факты экономической и хозяйственной деятельности предприятия;
производит подсчёт остатков по счетам и итогов при аналитическом и синтетическом учёте;
собирает информацию с целью оформления главной книги и оборотно-сальдовой ведомости;
составляет пояснения, собирает требуемые документы для целей организации внутреннего контроля, аудита силами подразделений внутри предприятия и внешних организаций, а также при налоговой проверке либо ревизии документов;
передаёт регистры бухгалтерского учёта сотрудникам ведомств, уполномоченных производить их изъятие в соответствии с российскими законами;
занимается систематизацией регистров бухучёта, относящихся к отчётному периоду, а также производит их комплектацию.
отправляет в архив подлежащие этому регистры бухучёта;
создаёт копии регистров бухучёта по запросу имеющих право на их получение ведомств;
вносит в документы описание обнаруженных различий между сведениями, занесёнными в регистры бухучёта и реальным состоянием дел;
снабжает отражающими действительность сведениями и сопоставимыми сведениями, относящимися к учёту продукции, руководителей предприятия и иных лиц, имеющих на это право, в частности, инвесторов, кредиторов и сотрудников аудиторской компании и прочих;
представляет предложения относительно подробностей используемых для бухгалтерского учёта статей;
принимает участие в выработке первичных документов для тех видов операций, для которые не существует типовых документов;
также принимает участие в разработке документов, предназначенных для внутрифирменной отчётности;
принимает участие в инвентаризациях;
собирает сведения в сфере бухгалтерского учёта, которая была поручена ему;
обеспечивает сбережение документов бухгалтерии;
осуществляет отправку документов в архив;
создаёт базу данных, включающую бухгалтерскую информацию, которая относится к сфере его ответственности, ведёт эту базу и занимается её сохранением;
изменяет информацию нормативного и справочного характера, которую применяют при проведении операций с данными.

Каждую неделю бухгалтеру по расчётам с поставщиками требуется сдавать:

оборотно-сальдовые ведомости за предшествующую неделю следует предоставить до полудня среды следующей недели;
книгу продаж и покупок за предшествующую неделю необходимо предоставить до полудня пятницы следующей недели.

Каждый месяц бухгалтеру требуется сдавать:

оборотно-сальдовые ведомости за предшествующий месяц — до 12 числа следующего;
книгу продаж и покупок за предшествующий месяц — до 16 числа последующего.

Документы для скачивания (бесплатно)

Образец должностной инструкции бухгалтера по расчету с поставщиками

Требования к специалисту. Что он должен знать

К бухгалтеру по расчётам с поставщиками по первичной документации выдвигаются следующие требования:

образование высшее либо средне профессиональное по направлению экономика;
продолжительность работы по специальности как минимум три года.

Сотрудник, претендующий на данную должность, обязан обладать знаниями по следующим предметам:

законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учёте, налоговое законодательство, нормативно правовые акты в сфере пенсий, соцстраха и медицинского страхования;
гражданское, таможенное и трудовое законодательство;
отечественная правоприменительная практика в области бухгалтерского учёта и разработки документов учёта, относящихся к первичным;
внутренние документы предприятия, в которых описывается: порядок операций с учётными документами, относимыми к первичным;
порядок оценки объектов бухгалтерского учёта;
аспекты оплаты работы сотрудников;
детали, относящиеся к группировке данных, присутствующих в учётных документах первичного характера;

способы и приемы бухгалтерского учёта на предприятии;

план счетов и их корреспонденцию;

устройство оборота документов на различных участках бухгалтерского учёта;

порядок операций при работе с финансовыми средствами;

порядок расчёта с контрагентами.

За что отвечает сотрудник?

Бухгалтер по расчёту с поставщиками отвечает:

за недолжное исполнение порученных ему обязанностей, описанных в настоящей инструкции;
за иные нарушения. в том числе административного, уголовного, трудового и гражданского законодательства, в частности связанные с нанесением материального урона организации.

В данном видео интересные и полезные советы Ирины Хакамады о том, как стать действительно успешным бухгалтером и как построить карьеру на этом поприще.

Каковы обязанности бухгалтера по расчету с поставщиками по ДИ?

Если говорить об обязанностях бухгалтера рассматриваемого профиля, то наиболее характерными для него можно назвать такие обязанности, как:

ведение бухгалтерского учета по расчетам с поставщиками;
обеспечение приема и контроля первичных документов, связанных с расчетами с поставщиками;
формирование реестров дебиторских и кредиторских долгов, которые отражают взаимодействие с поставщиками;
контроль над исполнением контрактных обязательств с поставщиками в части оплаты поставок;
регистрация и анализ счетов на оплату, предоставление их на согласование компетентным сотрудникам;
проверка расчетов с поставщиками;
предоставление необходимых данных о расчетах и документообороте с поставщиками заинтересованным лицам;
участие в совершенствовании профильных планов счетов бухучета;
участие в инвентаризации ТМЦ, получаемых от поставщиков;
своевременное предоставление ОСВ, книги покупок и продаж (еженедельно и ежемесячно — в установленный срок).

Обязанности бухгалтера дополняются правами — изучим специфику их отражения в ДИ.

Ключевые обязанности

Круг обязанностей бухгалтера может изменяться в зависимости от требований предприятия, но при этом он всегда должен находиться в рамках компетенций специалиста. Как правило, компетенции определяются имеющимися знаниями сотрудника, поэтому их лучше указывать в отдельном пункте. Для того, чтобы подробнее рассмотреть обязанности бухгалтера по расчета с поставщиками, обратимся к следующему примеру из должностной инструкции.

Бухгалтер по расчету с поставщиками обязан вести учет денежных операций с поставщиками в полном объёме; заниматься учетом основных материалов и средств, их приемом, занесением в программу, а также контролем расчетов.
К обязанностям бухгалтера относится работа с документами, регулирующими финансовую базу предприятия. В рамках этой деятельности специалист должен заниматься обработкой и контролем первичных документов, связанных с поступлением работ, услуг, ТМЦ; вести журнал счет-фактур; заниматься составлением книг покупок.
В рамках контролирующей деятельности бухгалтер обязан заниматься отслеживанием кредиторской и дебиторской задолженностей; сверять взаимные расчеты с контрагентами; контролировать и стабилизировать правомерность возмещения НДС по вычисленным счет-фактурам.
При возникновении затруднений в работе, а также вопросов и неполадок сотрудник должен проводить согласование дальнейших действий с руководством для оптимизации работы и устранения проблем в рамках своих компетенций.

Обратите отдельное внимание на то, что в пункте “Обязанности” должны быть подробно прописаны четкие действия сотрудника, поскольку в индивидуальной работе он будет опираться на должностную инструкцию и выполнять только то, что указывается в ней.

ДИ бухгалтера по расчетам с поставщиками: раздел о правах

В ДИ бухгалтера рассматриваемого профиля обязательно должно быть сказано о том, что он имеет право на:

формирование запросов в адрес других сотрудников и руководства фирмы о предоставлении необходимых для работы документов;
ознакомление руководства с проектами локальных нормативных актов, которые касаются взаимодействия фирмы (а также бухгалтера в частности) с поставщиками.

Остальные права бухгалтера по расчетам с поставщиками в целом те же, что и для большинства других должностей. В частности, это право на повышение квалификации, на содействие руководства в исполнении обязательств, на повышение зарплаты, совершенствование условий труда.

Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте готовый образец должностной инструкции бухгалтера по расчетам с контрагентами, который вы сможете взять как пример или полностью использовать в своей работе.

Права сотрудника. Примеры

Минимум прав бухгалтера по расчетам с поставщиками представлен в нормативно-правовых документах РФ. Работодатель не имеет право ущемлять права сотрудника, но может их расширить посредством данного пункта должностной инструкции. Права сотрудника могут быть расширены за счет его опыта работы, компетенций, знаний и занимаемой должности.

В качестве примеров можно изучить следующие права, предоставляемые бухгалтеру работодателем:

Бухгалтер может выдвигать предложения по усовершенствованию и оптимизации качества работы в рамках его компетенций.
Бухгалтер имеет право на получение разного рода информации, в таком числе конфиденциальной, в том случае, если она потребуется для успешного выполнения работы.
Бухгалтеру предоставляется право требования помощи или содействия от руководства компании в разрешении возникающих проблем, связанных с реализацией должностных обязанностей.

Предоставляемые работодателем и указанные в должностной инструкции права впоследствии не могут быть сокращены, ущемлены либо не выполнены, поэтому к разработке и составлению данного пункта рекомендуется относиться тщательно.

Итоги

Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с поставщиками во многих аспектах характеризуется принципиальной схожестью с аналогичными инструкциями для других позиций в компании, однако в ней также есть большое количество специфических положений. Для руководства фирмы и ее кадровой службы крайне важно отразить подобные положения в ДИ в целях обеспечения эффективного взаимодействия с бухгалтером по расчетам с поставщиками.

Изучить иные нюансы кадрового делопроизводства, характерные для современных российских предприятий, вы можете в статьях:

«Положение о служебных командировках — образец 2021»;
«Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.