Когда и как правильно выдать официальные предупреждения сотруднику?

Порядок увольнения сотрудников определяется основаниями, по которым приходится с ними прощаться. В отдельных случаях заблаговременное уведомление считается обязательным, оговорён в законе и срок с момента такого предупреждения, до истечения которого уволить человека нельзя. И если работодатель не выполнит все связанные с этим требования закона, он должен быть готов к судебным издержкам. Но лучше сделать всё правильно и возможных проблем тем самым избежать.

В каких случаях работника надо уведомлять об увольнении

Прямое требование уведомить работника о предстоящем увольнении Трудовой кодекс (ТК) РФ содержит применительно к ряду причин для расставания. В их число входят:

• ликвидация компании;
• сокращение штатов;
• не прохождение испытательного срока;
• истечение срока трудового договора.

На практике уведомления вне зависимости от причины увольнения направляются дистанционным работникам, поскольку с ними зачастую нет другой возможности для общения.

Могут направляться уведомления и работникам, увольняемым за прогул. Ведь если человек долго не появляется на работе и не выходит на связь, работодатель должен до принятия решения попытаться связаться с ним сам и быть готовым при необходимости подтвердить это в суде. В такой ситуации логично после нескольких попыток связаться с работником сообщить ему письменно, что он уволен за то, что на работе так и не появился и знать о себе не давал.

В остальных случаях увольнения за дисциплинарные проступки в качестве основания для издания соответствующего приказа используются другие документы: акты служебного расследования, служебные и докладные записки, акты медицинского освидетельствования, если причиной для увольнения становится появление на работе под мухой или организация пьянки на рабочем месте и т. п.

Образец письма сотруднику, не появляющемуся на работе, в рамках процедуры увольнения за прогул

Нормы замены штрафа предупреждением: образец

Согласно действующему законодательству, виновное лицо должно понести наказание за административные правонарушения в виде административного взыскания. В зависимости от тяжести противоправного действия могут использоваться различные формы ответственности – от предупреждения до начисления штрафов в особо крупных размерах. В определенных случаях допускается замена денежного наказания официальным порицанием физического или юридического лица. Разберем детальнее особенности такой процедуры.

Избежать уплаты административного штрафа могут представители малого и среднего бизнеса (предприниматели, юридические лица), а также сотрудники перечисленных организаций.

Такая замена возможна лишь при определенных условиях:

• факт нарушения виновным лицом доказан впервые;
• действующее законодательство предусматривает смягчение наказания в конкретном случае (в виде письменного уведомления);
• правонарушитель своими действиями не нанес угрозу жизни и здоровью людей, а также внешней среде;
• не нанесен материальный ущерб третьим лицам.

Освобождение виновного лица от денежного взыскания возможно только в том случае, если все приведенные требования будут соблюдены одновременно. Замена административного штрафа может производиться только в судебном порядке. Для этого необходимо подать заявление в суд, управомоченный на непосредственное исследование и установление в судебном заседании обстоятельств дела (первой инстанции) или орган по пересмотру дел, решения и приговоры, по которым еще не вступили в законную силу (апелляционный суд).

За сколько времени до увольнения должно вручаться уведомление

Для тех случаев, когда уведомлять работника, что работодатель намерен его уволить, обязательно, в законе прописаны и конкретные сроки, которые составляют:

• два месяца при сокращении штатов и ликвидации организации;
• три дня при истечении срока трудового договора и не прохождении испытательного срока.

Особый случай — увольнение женщины, срочный договор с которой на момент истечения его действия пришлось продлить из-за беременности. Когда она выйдет на работу после прекращения беременности или завершения отпуска по уходу за ребёнком, предупредить её об увольнении нужно за неделю.

Как правильно составить и оформить уведомление об увольнении

Уведомление о предстоящем увольнении должно содержать такие сведения:

• наименование работодателя (может использоваться его фирменный бланк, если он есть);
• Ф. И. О., должность увольняемого работника, структурное подразделение, в котором он числится;
• сведения об увольнении: дата, причина;
• дату составления уведомления;
• Ф. И. О., должность и подпись руководителя организации;
• печать организации, если есть;
• отметку сотрудника о вручении уведомления с датой и его личной подписью.

В уведомлении также могут быть указаны номер и дата заключения трудового договора увольняемого работника. Если же причиной увольнение стало сокращение штатов, есть смысл перечислить в тексте все должности с указанием зарплаты, которые фирма может предложить попадающему под сокращение. Если таких должностей нет, это надо отразить в документе. Ведь при сокращении закон требует предложить кандидатам на увольнение все имеющиеся вакантные должности, которых оптимизация штатного расписания не коснётся. В том числе и предполагающие более низкий, чем на текущей, уровень квалификации и/или зарплаты. Соглашаться на любую из них работник не обязан, а вот работодатель предложить ему их должен.

При сокращении штатов уведомление может содержать предложение об увольнении ранее двухмесячного срока, положенного по закону. Если работник на это согласен, работодатель обязан выплатить ему средний заработок за эти неотработанные месяцы в дополнение к выходному пособию и прочим положенным в этом случае компенсациям.

Уведомление составляется в двух экземплярах. Один из них вручается работнику, второй, с его подписью, остаётся у работодателя. Если уведомление направлено работнику по почте, ему высылаются оба экземпляра. Один он, подписав, должен вернуть работодателю любым удобным способом.

Образцы уведомлений об увольнении по разным основаниям (фотогалерея)

Образец уведомления работника, не прошедшего испытательный срок (фотогалерея)

Особенности написания предупреждений: образец документа

Требования к оформлению документа могут отличаться в зависимости от учетной политики организации. Все же существует несколько универсальных правил составления письменного предупреждения.

Уведомление должно содержать следующую информацию:

• ФИО всех участвующих сторон;
• характер происшествия;
• точную дату и время события;
• перечень ранее выданных письменных уведомлений, включая период, время, а также список связанных лиц;
• инструкцию по исправлению ситуации.

• курьером;
• уполномоченным сотрудником, если предупреждение выдано внутри предприятия;
• электронной почтой, текстовым сообщением и прочими средствами связи.

Но использование последнего способа зачастую снижает серьезность уведомления.

Одно из главных правил деловой корреспонденции – своевременность оформления документа, поэтому выдачу предупреждения следует проводить непосредственно после происшествия. Для подтверждения своего согласия с условиями договоренности, получатель должен поставить подпись на одном из экземпляров письменного предупреждения.

Рассмотрим образец письменного предупреждения о прекращении срочного трудового договора.

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление об увольнении

Для вручения уведомления о предстоящем увольнении работника чаще всего приглашает к себе сотрудник, на которого в организации возложено ведение кадровой документации. Возможен и вариант, когда этот специалист сам приходит на рабочее место увольняемого, чтобы отдать ему документ.

Допускаются и другие сценарии: передать уведомление через секретаря, канцелярию, непосредственного руководителя или вызвать к первому лицу организации, которое вручит уведомление лично.

С дистанционными работниками всё зависит от того, где они живут. Если в том же городе, где находится офис работодателя или недалеко от него, например, живут в Подмосковье, а компания базируется в Москве, нет проблемы пригласить их в отдел кадров. При ином раскладе всё взаимодействие осуществляется по почте. При этом предварительное информирование работника может быть сделано по электронной почте, по телефону, через мессенджер. Но для лучшей доказуемости при проведении ключевых формальностей лучше пользоваться Почтой России.

На протяжении собственной карьеры мне не один раз приходилось получать судьбоносные кадровые документы, в том числе и касающиеся предстоящего увольнения. В крупных компаниях или небольших, но ведущих историю ещё с советских времён и верных заложенным в те годы традициям внутриведомственной бюрократии, для этого обычно приглашали в отдел кадров. В малом бизнесе, зародившемся уже в постсоветские времена, чаще всего ключевые кадровые вопросы решались в беседе с руководителем организации. А бухгалтерии или секретарю, на которых возлагалось делопроизводство, отводилась сугубо роль бумажного оформления принятых в кабинете шефа решений. В компании, где я работал в канун кризиса 2008 года, обязанности каждый день приходить в офис у меня не было. Но поскольку и я, и фирма находились в Москве, для решения ключевых вопросов нас приглашали в офис. Так было и при массовом сокращении штата: нас созвали на совещание, где сообщили новость, а после стали по одному приглашать в отдел кадров для подписания документов.

В случае отказа работника получить уведомление об этом составляется акт ().

В акте надо отразить:

• дату, номер и наименование — акт;
• наименование работодателя;
• Ф. И. О., должность работника и структурное подразделение, за которым он числится;
• Ф. И. О. и должность лица, составившего акт;
• Ф. И. О. и должности свидетелей, в присутствии которых происходили отражаемые в акте события;
• дату, место и время события и его ключевые подробности — где, когда и кто пытался вручить увольняемому уведомление и чем это закончилось;
• подписи сотрудника, составившего акт, и свидетелей.

Свидетелей должно быть не менее двух. Акт надо зачитать работнику вслух в их присутствии. После этого увольняемый будет считаться ознакомленным с документом, невзирая на отсутствие подписи.

Образец акта об отказе работника получить уведомление об увольнении

Если увольняемый не появляется на работе или трудится дистанционно и игнорирует приглашения отдела кадров или не может туда явиться по уважительным причинам, работодатель направляет уведомление на его домашний адрес по почте. После этого обязанность по предупреждению о предстоящем увольнении будет считаться исполненной, даже если работник не придёт за ним на почту или адрес, которым располагает компания, окажется неактуальным.

Образец официального уведомления о задолженности

Просрочка платежей за коммунальные услуги влечет за собой серьезные последствия. Собственники квартир и частных домов могут быть выселены из собственного жилья при отсутствии оплаты за электроэнергию более шести месяцев.

Существует несколько причин возникновения задолженности:

• временные финансовые трудности;
• полная потеря трудоспособности;
• отсутствие должного контроля представителями коммунальных служб;
• спорные ситуации и судебные разбирательства, где второй стороной выступает коммунальная служба.

Если денежные средства не поступят на счет своевременно, компания может применить к неплательщику несколько методов взыскания:

1. Письменное предупреждение. Если в указанный срок получатель уведомления погасит всю задолженность, дело будет закрыто.
2. При продолжительном отсутствии оплаты коммунальные службы могут начислить пеню. Размер штрафной санкции за невыполнение обязательств будет увеличиваться до момента погашения задолженности. Начисление неустойки может производиться без соответствующего судебного решения и предварительного оповещения должника.
3. Нарушителю также могут отключить подачу услуги. Неплательщик должен погасить задолженность в течение месяца. Представители компании производят возобновление коммунальных услуг в течение 48 часов после полной оплаты обязательств и пени.
4. К судебным разбирательствам коммунальные службы прибегают, если оплата отсутствует в течение длительного периода – нескольких месяцев или лет.·

• «Почтой России»;
• курьером;
• личная доставка уполномоченным сотрудником.

Документ должен содержать следующие сведения:

• полный адрес, ФИО неплательщика;
• размер задолженности;
• величину пени;
• сведения о дальнейших действиях, в случае отказа от погашения обязательств;
• предложение обсудить причину просрочки и дальнейшие действия с представителями коммунальных служб;
• перечень уполномоченных должностных лиц коммунальной службы, их подписи.

Также допускается использование и другой информации в извещении. К примеру, коммунальные службы могут пойти на уступки и отменить ранее начисленные штрафные санкции.

Уведомление государственных структур об увольнении работника

В отдельных случаях работодатель обязан уведомить об увольнении сотрудника государственные структуры. К ним относятся:

• уведомление Федеральной службы судебных приставов (ФССП) в случае увольнения должника, из зарплаты которого производятся удержания во исполнение судебных решений, требований налоговой инспекции и Пенсионного фонда и т. п.;
• территориального подразделения Главного управления по вопросам миграции (ГУВМ) МВД РФ при увольнении иностранца;
• военкомата по месту воинского учёта увольняемого при увольнении военнообязанного;
• службы занятости населения при сокращении штатов или ликвидации компании.

Уведомление приставов об увольнении должника

Точные сроки информирования приставов об увольнении работника, из зарплаты которого работодатель делал удержания по линии их ведомства, действующим законодательством не предусмотрены. Содержится только требование сделать это незамедлительно. Исключение предусмотрено только для плательщиков алиментов — об их увольнении судебным исполнителям надо сообщить в течение трёх дней. Но и в других случаях лучше не затягивать, а отправить уведомление по возможности прямо в последний рабочий день увольняемого.

Если работодатель забудет сделать это, ему грозит штраф 15–20 тысяч рублей с должностного лица и 50–100 тысяч рублей с компании.

В уведомлении надо указать:

• Ф. И. О. и должность пристава, которому оно адресовано (эти данные и контакты подразделения ФССП берутся из соответствующих документов, на основании которых производятся удержания);
• наименование работодателя (можно использовать фирменный бланк, если он есть);
• Ф. И. О. и должность уволенного должника;
• дату увольнения;
• основание для увольнения — номер и дату соответствующего приказа;
• сведения, где теперь работает уволенный, или что этой информацией работодатель не располагает;
• дату составления уведомления в ФССП;
• Ф. И. О., должность и подпись руководителя компании.

Вместе с уведомлением в подразделение ФССП высылается исполнительный лист с отметками о произведённых удержаниях.

Образец уведомления ФССП об увольнении должника

Уведомление ГУВМ МВД об увольнении иностранца

Уведомление в миграционный орган работодатель обязан направить в течение трёх дней после его увольнения. Сделать это можно, лично посетив территориальное подразделение ГУВМ МВД по месту регистрации компании, или по почте.

Для этого заполняется бланк () установленной формы.

Образец заполнения уведомления ГУВМ МВД об увольнении иностранца

За нарушение этого требования закона полагаются штрафы: 5–7 тыс. рублей для физических лиц, 35–70 тысяч рублей для должностных лиц и 400 тыс. — 1 млн рублей для организаций.

Образец приказа (распоряжения) о предупреждении

Оформление приказов о предупреждении работникам коммерческих структур за нарушение трудовой дисциплины не предусмотрено действующим законодательством.

В таком случае к сотрудникам частных компаний могут применяться несколько видов дисциплинарных взысканий:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Допускается использование и других форм наказаний, но только в рамках федеральных законов или уставов предприятия. К примеру, сотрудники государственных учреждений могут получить предупреждение о служебном несоответствии.

Такой приказ должен включать несколько обязательных частей:

• краткое изложение нарушения;
• доказательную базу (в этом разделе следует привести ссылки на внутренние документы, законы, служебные записки);
• решение руководителя о виде дисциплинарного наказания.