Как правильно оформить сокращение штата работников по ТК РФ в 2021 году?

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8

Сокращением штатов называют увольнение сотрудников в связи с изменением структуры работы компании или организации. Чаще всего работодатели применяют этот способ увольнения своих работников, если нет особых оснований досрочно отстранять их от должности, а сокращать лишние доходы и места компании нужно.

Однако, существует ряд законов, когда директор не может отстранять от работы некоторых сотрудников, которые относятся к определенной категории граждан или если в договоре о трудоустройстве сотрудника прописаны пункты, которые не позволяют увольнять его без весомой причины.

Основания для сокращения штата сотрудников

Руководитель имеет право сократить численность штата только при наличии следующих весомых аргументов, которые предусматривает ТК РФ в 2021 году:

• предполагается реорганизация предприятия;
• ликвидация организации;
• будут полностью изменены технические условия труда (автоматизация и переоснащение производства).

Как правило, любые сокращения связаны с уменьшением расходов в связи с предстоящими структурными изменениями, и сокращением штата из-за наличия большого количества «ненужных» специалистов. Во втором случае происходит перераспределение обязанностей, и увеличение рабочей нагрузки на одного человека.

В каком случае проводится сокращение штата или численности

Существует два понятия в данной ситуации, которые похожи, но их следует обязательно различать кадровикам – сокращение штата работников и сокращение их числа.

Сокращение штата влечет за собой вычеркивание из штатного расписания полностью определенных профессий и должностей. То есть на предприятии в дальнейшем вообще не будет таких работников. Например, профессия продавец исключается из штатного расписания.

Порой руководство под такое сокращение пытается подвести увольнение неугодного ей сотрудника. Из штатки удаляется одна профессия, появляется другая с теми же функциональными обязанностями, что и первая, но с иным наименованием. Если это обнаружится соответствующими органами, то руководству компании не избежать проблем, а также к нему будут применены штрафные санкции.

Процедура сокращения числа сотрудников связана с уменьшением штатных единиц по определенной профессии. Сама же профессия или должность сохраняется в штатном расписании.

Такое часто происходит при внедрении в процесс нового оборудования, которое осуществляется при автоматизации производства. Например, на предприятии работало четыре токаря, после ввода в действие нового станка, число работников, необходимых для его обслуживания составило всего 2 человека.

Внимание! В любом из этих случаев администрация организации должна понимать, что если она проводит увольнение по сокращению штатов или численности, то для этого должны быть серьезные основания. Иначе суд произведет восстановление прав работника и вернет его в компанию, а руководство при этом должно будет выплатить компенсации и уплатить штрафы.

Уведомление сотрудников о сокращении

Данное уведомление – это самый важный документ, который обязателен к составлению при сокращении. Его корректность станет отправной точкой для безболезненного расставания организации и сотрудников, а также для соблюдения интересов обеих сторон. При этом любая допущенная ошибка может стать основанием для судебного разбирательства.

Если сокращается должность, то увольняются все работники, которые ее занимают. Когда приказ подписан, всем сотрудникам направляется уведомление. Документ подписывается работником, и ставится дата подписания.

В 2021 году согласно ТК РФ уведомления должны быть подготовлены и доведены до персонала за два месяца до утвержденной даты увольнения (кроме сотрудников, составляющих отдельные категории лиц – сезонные рабочие и работающие по срочным трудовым договорам).

Уведомление должно содержать следующую информацию:

• наименование организации;
• дату и регистрационный номер;
• заголовок (уведомление);
• содержательную часть: для сотрудников (перечень предлагаемых вакансий), профсоюза (список должностей к сокращению), центра занятости (список сотрудников, занимаемых ими должностей и размера заработной платы);
• подпись руководителя;
• второй экземпляр для увольняемого лица с его подписью.

Выплаты сотруднику

Работодатель обязан выплатить каждому сотруднику компенсацию за увольнение по сокращению штатов (2020). Она включает в себя:

1. Заработную плату за отработанные дни.
2. Компенсацию за неотгулянный отпуск.
3. Выходное пособие, размер которого, по общему правилу, составляет среднемесячный заработок (статья 178 ТК РФ).

Но есть исключения и ограничения:

• размер компенсации может быть выше, если это прописано в трудовом или коллективном договоре (ч. 4 ст. 178 ТК РФ);
• сезонным работникам выплачивают их двухнедельный заработок (ч. 3 ст. 296 ТК РФ);
• работающие по срочному трудовому договору, заключенному до 2 месяцев, не получают выходное пособие, если это не предусмотрено договором (ч. 3 ст. 292 ТК РФ);
• религиозные организации самостоятельно определяют размер выходного пособия в договорах со своими работниками (ч. 2 ст. 307, ч. 2 ст. 347 ТК РФ).

Сумма выходного пособия определяется по формуле, приведенной в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922:

Законодатель установил еще одну гарантию для работников — сохранение заработной платы на период трудоустройства. В соответствии со статьей 178 ТК РФ, за уволенным сотрудником сохраняется его среднемесячный заработок на период, не превышающий два месяца. Зарплата может быть выдана и за третий месяц после увольнения, но для этого бывший сотрудник должен предоставить подтверждение из службы занятости, что он обращался в этот орган и не был трудоустроен. Еще более длительный срок сохранения средней зарплаты установлен для тех, кто трудится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях. Он составляет 6 месяцев после сокращения штата (ст. 318 ТК РФ).

Составление приказа об увольнении работников

Есть два понятия – уменьшение штата и численности. Первое предполагает исключение конкретной должности из ШР, второе – увольнение части сотрудников, выполняющих идентичные должностные обязанности.

В процессе сокращения специалистов Администрация предприятия обязана:

• оформить и подписать приказ;
• изменить ШР;
• направить уведомление профсоюзу с перечнем должностей, которые планируется вывести из ШР, и списком конкретных работников к сокращению.

Если происходит сокращение штата, Приказ должен содержать следующие пункты:

• реквизиты: номер, наименование, дата создания;
• преамбула, где указана конкретная причина сокращения;
• распорядительная часть документа содержит список должностей, подлежащих сокращению;
• перечисляются лица и обязанности, которые на них возлагаются по исполнению приказа;
• указывается ответственное лицо;
• Приказ подписывается всеми работниками, которые в нем упоминаются.

Даже при отсутствии хотя бы одного пункта, приказ может считаться недействительным и противоречащим действующему законодательству.

Выплаты, в связи с сокращением штата сотрудников

При сокращении численности штата работодатель должен руководствоваться действующим трудовым законодательством. При этом не только обоснованно и законно расстаться с работниками, но также начислить и выплатить им все положенные компенсации. К выплатам относятся:

• выходное пособие, которое назначается подлежащему увольнению сотруднику, и составляет среднее значение его месячного заработка. Пособие сохраняется в течение двух месяцев, если лицо не сможет сразу устроиться на новую работу;
• компенсация за неиспользованный отпуск. Если у сотрудника остались дни отпуска, которыми он не успел воспользоваться, за них также положена компенсация при увольнении. При этом начисляется выплата независимо от причины расторжения трудовых отношений с работодателем;
• заработная плата за фактически отработанное время перед увольнением. Эта выплата составляет большую часть всех пособий. Именно от нее отталкиваются, производя другие начисления.

Налогообложение выплат

Если работодатель расторгает с сотрудником трудовой договор до истечения срока предупреждения об увольнении, дополнительная компенсация, которая платится по ст. 180 ТК РФ, не является доходом, относящимся к выходному пособию и среднемесячному заработку в период поиска работы и освобождаемым от обложения налогом в части, которая не превышает 3-кратный размер средней месячной зарплаты (6-кратный — для Крайнего Севера). Эта выплата не облагается НДФЛ в полном объеме (п. 3 ст. 217 НК РФ).

На основании п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина РФ от 31.07.2017 № 03-04-07/48592, облагаются НДФЛ в той части, которая выше 3-кратного размера среднемесячной зарплаты (6-кратного — для Крайнего Севера), выплаты в виде:

• компенсации за неиспользованный отпуск;
• выходного пособия;
• сумм среднемесячной зарплаты на период поиска работы.

Кто не подлежит сокращению?

Чтобы избежать неприятных последствий и административной ответственности в виде штрафа, работодатель должен четко понимать, что есть категория лиц, которых нельзя уволить. К ним относятся:

• беременные женщины и сотрудницы, у которых есть дети возрастом до трех лет;
• матери-одиночки, имеющие на руках ребенка-инвалида, если он не достиг 18 лет;
• матери-одиночки с ребенком до 14 лет;
• другие лица, воспитывающие таких детей.

Кроме этого, нельзя уволить работника, находящегося в отпуске или на больничном.

Все перечисленные категории лиц могут быть сокращены только:

• при ликвидации предприятия;
• по соглашению обеих сторон.

Также выделяется категория сотрудников, которые при сокращении численности имеют меньшие риски увольнения по сравнению с другими работниками:

• показывающие высокую производительность;
• имеют минимум двух иждивенцев;
• являются инвалидами ВОВ, боевых действий или труда;
• повышают квалификацию по специальности, в которой заинтересован работодатель, не отрываясь от выполнения должностных обязанностей.

Также на предприятии может быть установлен дополнительный список лиц, куда войдут сотрудники со стажем работы в этой организации более 20 лет, или те работники, которым остался один год до достижения пенсионного возраста.

Понятие о сокращении численности работников организации или штата

Чтобы деятельность предприятия была эффективной, работодатель принимает кадровые изменения: увольняет или набирает сотрудников, обучает и переобучает их. В деловых кругах увольнение персонала компании по предложению работодателя без нарушений со стороны сотрудников называют сокращением.

Сокращение может касаться численности — увольнения одного или нескольких сотрудников без структурных изменений в компании. Или штата — когда генеральный директор упраздняет должность или целый отдел и привносит изменения в организационную структуру.

В отделе продаж работает 6 менеджеров по продажам рекламы. Работодатель решает уволить 3 человека и сократить численность работников на количество увольняемых. Если руководитель решает уволить весь отдел продаж, речь идёт о сокращении штата — исключении функциональной единицы из структуры организации.

Когда работодатель увольняет подчинённых, он не отчитывается ни перед остальными сотрудниками, ни перед предприятиями или государством. Но его прямая обязанность — соблюсти все установленные законом процедуры. Прежде всего — заранее известить сотрудников и подать сведения о планируемом сокращении в местную службу занятости за 2 месяца до фактического увольнения (согласно ч. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032–1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если он не подаёт вовремя уведомление о сокращении персонала компании, то такое увольнение может считаться недействительным. И уволенный легко обжалует его в суде.

Сокращение штата сотрудников — право работодателя, но проводить его нужно по установленной законом процедуре

Причины сокращения

ТК РФ не определяет причины, по которым численность или штат организации можно сократить. Но они существуют:

• экономические — когда на предприятии сократился объём производства или продаж, его деятельность перестала быть эффективной. Или приостановилась вообще. В этом случае возникает проблема «лишнего» персонала, работы для которого просто нет. И зарплату им платить не из чего — бюджета не хватает;
• технологические — когда человеческий труд заменяют автоматизированным — машиной, программой или другим технологическим новшеством;
• структурные — когда изменяется система управления предприятием, прежние отделы компании могут стать ненужными.

Руководитель вправе уволить целый отдел, если эта единица больше не будет числиться в структуре компании. К примеру, новый генеральный директор решает уволить всех «продажников» по сокращению. Он должен составить приказ об изменении численности работников и структуры организации и «вывести» отдел продаж из неё.

Сокращение без веских оснований считается мнимым, то есть незаконным. Такое случается, когда работодатель хочет уволить конкретного человека или группу лиц, но не видит другого механизма, поэтому прибегает к сокращению. Если на предприятии необходимость в сокращении объективно отсутствует, уволенный сотрудник сможет восстановить свои права через суд.

Кого нельзя уволить по сокращению

Закон запрещает увольнять по сокращению:

• беременную женщину;
• женщину, у которой есть хотя бы один ребёнок до 3-х лет;
• одинокую мать или отца-одиночку (которая (-ый) воспитывает ребёнка до 14 лет; если ребёнок — инвалид, то до 18 лет);
• работника в возрасте до 18 лет (требуется разрешение органов опеки).

Беременную женщину нельзя уволить по сокращению

Также нельзя уволить сотрудника, который находится:

• на больничном в момент сокращения — этот пункт регулирует п. 14 ст. 81 ТК РФ;
• в отпуске по уходу за ребёнком до 3-х лет (п. 4 ст. 256 ТК РФ);
• в любом другом отпуске — оплачиваемом организацией ежегодном или за свой счёт, в том числе учебном или административном.

Итак, уволить можно не каждого, кто работает в организации. Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, подписать уведомление о сокращении он сможет только после выхода на работу. Уволить женщину, которая находится в отпуске по уходу за малышом сложнее — придётся дожидаться её возвращения. Даже если эта сотрудница уже работает, под сокращение она всё равно не попадёт, пока ребёнку не исполнится 3 года.

Преимущественное право при сокращении

Преимущество перед сокращением — это приоритетное право одного сотрудника перед другими остаться на прежнем месте работы.

Привилегия остаться в штате обычно предоставляется и сотрудникам с более высокой квалификацией и/или производительностью труда (ст. 179 ТК РФ).

Например, в компании работает штат продавцов — 10 человек. Необходимо сократить его на 50% — уволить 5 сотрудников. В этом случае руководитель может делать ставку:

• на образование: оставить работников с высшим и уволить тех, кто вообще его не имеет;
• на опыт работы: уволить продавцов с опытом работы меньше 3-х лет (или любым другим сроком);
• на производительность труда: сократить тех, кто сделал меньше продаж в текущем месяце или сезоне.

Если квалификация, образование или производительность труда у всех сотрудников штата примерно одинаковы, преимущественное право при сокращении работает по-другому.

Остаются на прежнем месте:

• «семейные» — сотрудники с 2 и более детьми в возрасте от 3-х до 18 лет;
• сотрудники, которые полностью обеспечивают свою семью: его супруга или её супруг официально не работают;
• те, кто получил производственную травму, заболевание или увечье на прежнем месте;
• находятся на профессиональном обучении или повышают квалификацию за счёт компании и без отрыва от работы;
• ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны и других военных действий о защите Отечества.

Исключение, под которое попадают абсолютно все работники — ликвидация организации. При прекращении деятельности увольняют всех вне зависимости от преимущественного права остаться.

Видео: что нужно знать сотрудникам о сокращении

Права и обязанности работника

Так просто уволить работника не имеет права ни одно предприятие. Даже финансовые трудности (временные или постоянные) не являются аргументом для сокращения численности штата. На основании нормативно-правовой базы РФ, все трудящиеся, получившие уведомления о сокращении, обладают следующими правами:

• на получение выходного пособия равного ежемесячному заработку;
• на получение компенсации за неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
• на получение заработной платы за фактически отработанное в последнем месяце время;
• на получение компенсации, соответствующей размеру средней оплаты труда на предприятии, если сотруднику, попавшему под сокращение, не предложили аналогичную должность, или он не смог устроиться на работу после того, как встал на учет в службу занятости.

Права работника при сокращении

Можно выделить следующие из них:

• Администрация фирмы перед сокращением сотрудников должна направить в их адрес письменные уведомления о будущем увольнении за два месяца. Его можно вручить работнику лично, при этом он должен своей визой отметить, что он его получил, либо заказным отправлением по почте.
• До увольнения увольняемому должны предлагаться все имеющиеся на предприятии свободные вакансии. Это также необходимо делать в письменном виде.
• Работающий на предприятии сотрудник, после сокращения может рассчитывать на выходное пособие в сумме среднего заработка за два месяца, а если он не получит новую работу, то и за третий месяц тоже.
• Если сотрудник относится к льготным категориям граждан, которые имею право при сохранении места во время сокращения, он им может воспользоваться.
• Уйти с предприятия досрочно, не ожидая, когда наступят предусмотренные законодательством сроки по сокращению.

Увольнение по сокращению штата: пошаговая инструкция

Законодательством предусмотрена защита интересов трудящихся, поэтому при сокращении штата все работодатели обязаны следовать инструкции, согласно которой установлен следующий алгоритм действий:

1. Издается приказ, и утверждается новое штатное расписание (ШР) или перечень вносимых в него изменений, где должны быть указаны следующие моменты: наименование должностей и количество единиц, определенных к сокращению; дата вступления в действие нового ШР; распоряжение о том, чтобы до каждого сотрудника было доведено уведомление под роспись; указывается ответственное лицо за исполнение данного приказа.
2. Направляются уведомления в центр занятости и профсоюз. Сроки могут отличаться: общее правило – за два месяца; для индивидуальных предпринимателей – за две недели; массовое увольнение – за три месяца (основание Закон №1032-1 п. 2 ст. 25).
3. Определяются работники, у которых есть преимущественное право избежать сокращения (согласно ч. 1 ст. 179 ТК РФ).
4. Направляются уведомления сотрудникам, подлежащим сокращению: каждому – за два месяца до предполагаемой даты; по срочному договору – за три дня; сезонным рабочим – за 7 дней.
5. При отказе сотрудника получать и подписывать уведомление составляется акт. Присутствие свидетелей во время процедуры обязательно.
6. Всем рабочим, попавшим под сокращение, предлагаются свободные вакансии. При этом может быть предложена должность более низкого уровня и с меньшим размером оплаты труда. Если сотрудник не согласен, он пишет письменный отказ.
7. Делается запрос в профсоюз для получения его мнения относительно конкретного работника. Ответ от профсоюза должен быть предоставлен в семидневный срок. При несогласии профсоюза с увольнением сотрудника, им проводится беседа с работодателем, на основании которой составляется протокол.
8. В виде приказов оформляется расторжение трудового договора сотрудников с работодателем.
9. В последний день работы уволенным на руки выдаются трудовые книжки, и выплачивается компенсация.

При несогласии сотрудников с увольнением, они имеют право подать на работодателя судебный иск в течение 30 календарных дней, после того, как получат на руки приказ и трудовую. Если по решению суда увольнение является необоснованным и несправедливым, сотрудника восстанавливают в прежней должности, выплачивают ему месячный оклад за вынужденный прогул.