Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: бухгалтерская проводка, расчет отпускных

Отношения работника и работодателя – это достаточно сложный процесс. Именно поэтому его и регламентируют правовые акты, а также, разумеется, Трудовой кодекс страны. Множество споров и вопросов возникает при увольнении сотрудника. Тем более, если работодатель собирается производить какие-либо удержания. К ним можно отнести и удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Здесь есть свои нюансы, которые необходимо знать как представителю работодателя, так и сотруднику. Первому необходимо защитить свои интересы, но не нарушить действующее законодательство, а второму просто необходимо удостовериться, что его права не были нарушены. Обе стороны не должны терять в деньгах. Поэтому в статье представлены наиболее часто задаваемые вопросы и раскрыты типовые ситуации.

Виды отпусков. Административный и ученический

В первую очередь необходимо определиться, какие отпуска полагаются работнику. Их существует несколько, в зависимости от того, на какой работе занят сотрудник или же по цели использования.

К последним можно отнести административный и ученический отпуск. Первый представляет собой дни, за которые сотрудник не получает оплату. Но при этом ему и не ставят в табеле прогула, так как неявка согласована с работодателем, и подтвержден этот факт приказом. Административный отпуск обычно оформляется в непредвиденных ситуациях, к примеру, если необходимо съездить к родным или же произошло какое-то несчастье. Так как административный отпуск не оплачивается, то и удерживать его никто не может.

Ученический отпуск полагается работнику, получающему первое высшее или среднее образование параллельно с работой. Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить дни ученического отпуска при предъявлении справки-вызова, которое выдает учебное заведение. При этом на каждом курсе есть свое количество дней для сессии и итоговой аттестации, которые могут быть оплачены. То есть, на первом и втором курсах это сорок календарных дней, а на третьем и последующих – по пятьдесят. Стоит отметить, что имеются в виду именно календарные дни отпуска. Продление ученического отпуска на дни праздников не практикуются.

Если же работник получает второе высшее образование, то оплачиваемый ученический отпуск ему не положен. Получить такой отпуск авансом не предоставляется возможным, так как оплата производится по истечении месяца, то есть отпускные не выписываются до срока, как это происходит с очередным отпуском. Соответственно, удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении касательного ученического отпуска производится не могут.

Очередной отпуск. Что говорит законодательство

Каждый сотрудник имеет право получить оплачиваемый отпуск, его также называют ежегодным. Трудовой кодекс поясняет, какие категории работников могут рассчитывать на оформление отпуска. К ним относятся:

• Сотрудники, для которых данное место работы считается основным.
• Совместители.
• Работающие на дому или дистанционно.
• Сотрудники, выполняющие обязанности в течение неполного рабочего дня.

Этот список включает практически всех, кто принимает участие в трудовой деятельности на предприятии. Таким образом, каждый сотрудник имеет право на отпуск в оговоренные сроки и на определенное количество дней.

Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска на предприятии? Стандартный отпуск для большинства организаций составляет двадцать восемь календарных дней. Если говорить конкретнее, то статья 115 Трудового кодекса подчеркивает, что работник не может получить менее двадцати восьми календарных дней ежегодного отпуска в году. Однако есть и другие категории лиц, которые имеют право на более длительный период отдыха, в связи со сложностью работы, а также работники, получающие дополнительный отпуск, например по вредности, или же инвалиды второй группы.

Дополнительные отпуска. Аванс

Дополнительные отпуска могут предоставляться ряду работников. К ним можно отнести тех, кто работает на Крайнем Севере, является инвалидом второй группы или работает во вредных условиях труда.

Во всех этих случаях законодательством предусмотрены дополнительные дни отдыха, которые оплачивает работодатель. Интересен тот факт, что каждый из них, за исключением дополнительного отпуска по вредности, может быть взят сотрудником авансом, то есть за еще не отработанное время. Таким образом, эти виды отпусков также подлежат удержанию.

А вот в случае отпуска, который предоставляется тем, кто задействован на предприятиях с вредными условиями труда, дополнительные дни предоставляются строго за отработанное время. Поэтому и такого понятия, как «взять отпуск авансом» для данного вида не существует. То есть и удерживать их нет возможности.

За какой период можно дать отпуск?

Почему же возникает ситуация, что необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении? Казалось бы, что каждый имеет право на определенное количество дней отдыха в году, и никаких переизбытков быть не должно. На практике все выглядит иначе.

Трудовой кодекс, к которому и обращается работодатель, утверждает, что первый отпуск сотрудник может получить после того, как отработал на предприятии не менее шести месяцев. При этом может быть оформлен ежегодный отпуск на четырнадцать календарных дней, то есть, ровно половина от положенного.

Все остальные года сотрудник может брать положенные дни отдыха в любом месяце, согласовав это с рабочим графиком и графиком отпусков. Казалось бы, что работник, который пришел в ноябре и отработал несколько лет, должен брать отпуск после отработанного года, то есть не раньше ноября следующего года. Однако на практике он может взять его в любое время, например, летом. Если отпуск оформлен в июне, то сотрудник «недоработал» еще несколько месяцев: июль, август, сентябрь и октябрь. То есть за эти месяца ему еще и не полагался отпуск, именно такую ситуацию называют «отпуск авансом».

Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск

Отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 8 ПБУ 10/99) и признаются в бухгалтерском учете в том периоде, в котором были начислены, независимо от того, когда они выплачены (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99).

Предлагаем ознакомиться: Декретный отпуск для отца если мать не работает

В случае «переходящих» отпусков из одного месяца в другой, начисленная сумма отпускных за месяц, который еще не наступил, признается в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором у работников возникает право на отпуск. Например, отпуск начался в июне, а закончился в июле – вся сумма отпускных признается расходом в июне.

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 70

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 – начислен резерв на оплату отпускных.

Дебет 96 Кредит 70 – начислены отпускные за счет резерва на оплату отпусков.

Рекомендуем вебинар «Создание резерва на оплату отпусков»

Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.

О том, когда следует сдавать бухгалтерскую отчетность, читайте в нашем материале «Когда сдается бухгалтерский баланс — сроки, нюансы».

Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.

В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.

Как видно, начисление резерва всегда производится на те же счета, что и зарплата сотрудников. Страховые взносы начисляются по такому же принципу, но — в корреспонденции со счетом резерва, а не со счетами для расчетов с внебюджетными фондами.

Сальдо по счету 96 при формировании периодичной отчетности отражается в пассиве баланса. Для этого предназначена строка 1540 «Оценочные обязательства».

Обратите внимание: если резервы в организации создаются только в бухгалтерском учете, то база для расчета налога на прибыль не снижается, и возникают временные налоговые разницы, в соответствии с ПБУ 18/02. Если же в учетной политике для налогового учета указано, что данный резерв учитывается при исчислении налога на прибыль, появляется право создать его в порядке, определенном ст. 324.1 НК РФ.

ВАЖНО! Создание резерва для налоговых целей — дело добровольное, зависящее только от решения хозяйствующего субъекта.

Подробнее об информации, необходимой для отражения в учетной политике, вы можете прочитать в нашей статье «Положение по бухгалтерскому учету и учетная политика организации».

О положениях налоговой политики можно прочитать в материале «Как составить налоговую политику организации?».

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.

Пример

отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2019 года данные за квартал следующие:

• количество дней неиспользованного отпуска — 134;
• за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
• в квартале 91 день.

1. Рассчитаем резерв на 31.03.2019:

СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.

Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.

Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.

Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.

1. Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:

• на 31.03.2019 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
• во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
• количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
• заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.

Таким образом, по состоянию на 30.06.2019 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.

СДЗ = 678 000 /91 / 20 = 372,53 руб.

Сумма резерва составляет 372,53 × 120 × 20 372,53 × 120 × 20 × 30,2% = 894 072 270 009,74 = 1 164 081,74 руб.

1 164 081,74 (рассчитанный резерв) – 1 158 991,28 (остаток резерва, сальдо по сч. 96) = 5 090,46 руб.

Если бы величина резерва на сч. 96 превышала рассчитанную сумму на конец квартала, резерв следовало бы уменьшить. В нашем случае необходимо сделать проводку доначисления.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Дт 44, 69 Кт 96.01 — 5 090,46 руб.

Предлагаем ознакомиться: Договор аренды между юридическим и физическим лицом

Расчет дней отпуска. Работа кадров

В большинстве компаний сотрудник может оформить отпуск по личной просьбе.

Как производится расчет дней? Если за календарный год работник имеет право на двадцать восемь дней отпуска, то это значит, что каждый месяц ему полагается 2,33 дня. Так, если работник, который устроился в ноябре, хочет взять отпуск в июне, он может оформить его на 16 или 17 дней. В таком случае, если сотрудник решится на увольнение, он ничего не будет должен предприятию. Соответственно, и удержание за неотработанные дни отпуска производиться не будет. При этом для расчета берется, как полный месяц, так и тот, который был отработан сотрудником больше чем на половину.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (пример)

Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года. Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб. Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам. Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска: 28 – (28/12*8) = 9.33 дня Далее посчитаем выплаченные авансом отпускные, подлежащие удержанию: 9,33 * 1750 = 16327,5 руб.

Рекомендуем прочесть: Обжалование завещания судебная практика

В таком случае предполагается, что после окончания отпуска работник выйдет на рабочее место и отработает положенное время. Однако не всегда на практике такое бывает. Иногда работник, отдохнув авансом, вскоре увольняется, не отработав положенный период за предоставленный отпуск. В этом случае право работодателя удержать сумму отпускных, излишне выплаченных работнику. Однако здесь имеются определенные ограничения, о которых работодателю нужно знать.

На сколько дней можно оформить отпуск?

Что касается прав работника, то стоит напомнить о статье 122 Трудового кодекса. Здесь говорится, что гражданин имеет право оформить свой отпуск на любое время, уведомив работодателя за две недели. Также это заранее прописывается в графике отпусков на следующий год. Так что работник имеет право на получение полного отпуска в любое удобное время.

Что касается деления положенных дней, то и тут подсказку дает Трудовой кодекс. В нем говорится, что можно брать отпуск по частям. Однако стоит отметить, что одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. А вот размер последующих не регламентирован. Однако не каждый работодатель готов оформлять отпуска по два или три дня. Поэтому сотруднику следует договариваться с работодателем или работниками отдела кадров.

Удержания из заработной платы работников

• по исполнительному листу. Например, выплата алиментов;
• погашения задолженности перед организацией (по решению работодателя с письменным уведомлением работника);
• погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм, либо в случае непредоставления подтверждающих расходы документов;
• при досрочном расторжении трудового договора, работник возмещает затраты работодателя, связанные с обучением работника, пропорционально недоработанному сроку (согласно договору обучения);
• возмещения не отработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• в иных случаях при наличии письменного согласия работника.
  Рекомендуем прочесть: Сертификат молодая семья 2019

  В случае порчи работником имущества предприятия, работодатель имеет право на удержание суммы ущерба с заработной платы, предварительно уведомив письменно об этом работника. При этом размер суммы взыскания не может быть увеличен в одностороннем порядке работодателем.

Примерная схема оформления отпусков

В большинстве организаций оформление отпуска – дело простое. Если сотрудник идет по графику, который был составлен в предыдущем году, то не требуется никаких личных заявлений. За две недели сотрудники отдела кадров составляют приказ, в котором расписывается руководитель предприятия или структурного подразделения, а также сам работник. Следует быть внимательными, так как именно в приказе прописаны даты отпуска, а также количество дней отдыха. Подписывая документ, работник дает свое согласие на эти даты и конкретное количество дней.

Если же отпуск необходимо перенести или взять дни за прошлое время, то следует написать заявление, которое рассматривает работодатель. После подписи руководящих лиц также оформляется приказ. На основании приказа составляется записка-расчет, которая и отправляется в бухгалтерию.

Если сотрудник решил уволиться

Однако спорные моменты начинают возникать, если работник, оформивший отпуск за неотработанный период, решил уволиться. Сразу стоит отметить, что удержать его на предприятии работодатель не может. Отказываться отдавать трудовую книжку сотрудники отдела кадров также не должны, так как это будет незаконным.

Существует два способа мирного урегулирования. В первом случае работодатель просто удерживает сумму, которая была выписана за неотработанное время. Эта ситуация возможна, когда увольнение происходит в конце месяца, в котором были отработаны все дни. В этом случае хватит средств на погашение всей суммы. Второй вариант также заключается в погашении долга, но уже наличными в кассу предприятия.

Стоит отметить, что некоторые ошибочно считают, что работодатель не может удержать более двадцати процентов от начисленной оплаты. В данном случае ссылаются на статью 138 Трудового кодекса. Но следует понимать, что здесь речь идет именно о зарплате. Удержания же за неотработанный период регламентируется статьей 137. Поэтому работодатель может удержать всю сумму заработной платы после высчитывания налога.

Стоит отметить, что расчет дней отпуска может быть округлен только в сторону работника. То есть работодатель не может производить удержание за три дня вместо 2,33. А за два целых дня – может. Это закреплено в Трудовом кодексе.

Может ли работодатель подать в суд?

Может возникнуть ситуация, когда расчет неотработанных дней отпуска произведен, а суммы заработка не хватает для погашения всего долга. Если работник отказывается погасить сумму наличными, то работодатель несет убытки.

В этом случае существует два мнения, отличающиеся друг от друга. В первом варианте ссылаются на закон № 169, в котором высказываются тезисы об очередных и дополнительных отпусках. Согласно этому правовому документу, работодатель не имеет право на взыскание с работника после его увольнения.

Но многие специалисты согласны с тем, что данный документ противоречит ряду статей Трудового кодекса. Поэтому право подать на сотрудника в суд есть у любого работодателя.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале«НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).

Исключения из правил. Когда удержать нельзя

В каких случаях удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении производить нельзя? Трудовой кодекс выделяет следующие ситуации:

• Сокращение штата организации.
• Ликвидация предприятия.
• Отказ сотрудника от перевода на иную работу.
• Смерть сотрудника.

Все эти ситуации объединяет то, что работник не может их предсказать, то есть и перерасход дней отпуска произошел не по его вине или инициативе. В таком случае работодатель несет убытки. Сотрудник не может отвечать за ошибки работодателя, это закреплено законодательством.

Действия бухгалтерии. Расчет

Расчет неотработанных дней отпуска при увольнении производят сотрудники отдела кадров. Однако на этом их работа не заканчивается. Они должны издать приказ об увольнении, а на его основании составить записку-расчет.

Однако дальше вступает в дело бухучет. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении производят работники бухгалтерии.

После получения приказа об увольнении, в котором прописаны дни, которые сотрудник «отгулял» за неотработанное время, бухгалтерия приступает к расчетам. Для этого необходимо брать расчетный период, который использовался для расчета отпускных. То есть, если сотрудник отдыхал в июне, а увольняется в сентябре, для расчета берется двенадцать месяцев с июня по май, а не с сентября по август. Это справедливо, так как удерживается та же сумма, которая и была излишне выплачена.

Расчет отпускных производится по формуле, в которой участвуют следующие показатели:

• Среднее количество дней в размере 29,3.
• Количество дней, необходимых удержать.
• Количество отработанных дней в конкретном расчетном периоде.
• Сумма заработка, которая входит в расчет средней.

В случае если все месяцы были отработаны полностью, то полное количество отработанных дней вычисляется путем умножения 12 месяцев на 29,3. Соответственно, если сотрудник устроился раньше, чем 12 месяцев до увольнения, умножают на количество отработанных месяцев.

Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск

Так как законодательно формула, которая используется для расчета величины резерва, не определена, каждая компания определяет ее самостоятельно. При этом разработанный способ следует закрепить в учетной политике.

ВАЖНО! Любое оценочное обязательство должно быть максимально приближено к достоверной денежной оценке будущих расходов. Резерв должен определяться на основе существующих фактов хоздеятельности организации, а расчет должен опираться на накопленный опыт работы и, возможно, некие экспертные мнения. То есть расчеты должны подкрепляться документально и быть предельно обоснованными.

Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо иметь:

1. Закрепленный в учетной политике способ расчета резерва, который бы обеспечивал достоверную оценку расходов по этой статье.
2. Разработанный первичный документ для отражения рассчитанного резерва (справку, например). К нему стоит приложить первичку, информация по которой была использована при расчете (табель учета рабочего времени, расчетную ведомость и т. д.).

Есть несколько способов расчета резерва на оплату отпусков. Для начала рассмотрим один из них, в достаточной мере точный, — он опирается на фактическое количество неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка сотрудников:

1. Сначала следует разбить всех сотрудников по подразделениям для определения используемых счетов начисления затрат (20–26, 44 и т. д.).
2. Необходимо иметь информацию по количеству дней отпуска, положенного каждому сотруднику. При наличии автоматизированного учета сбор данной информации не представляет затруднений. Суммировать эти дни следует по каждой из групп сотрудников.
3. Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) работников по каждой группе. Для этого необходимо всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) сначала разделить на количество календарных дней в этом периоде, а затем — на количество работников в группе. Наглядно данная формула выглядит так:

СДЗ работника = ЗП / ДН / К,

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

ЗП — зарплата за период,

ДН — календарные дни периода,

К — количество работников в группе (или фирме в целом).

ВАЖНО! Не следует путать календарные и рабочие дни, так как количество дней отпуска всегда считается в календарных днях — следовательно, заработок для подсчета отпускных также следует считать по календарным дням.

1. Финальный момент — расчет суммы самого резерва (не забывайте посчитать страховые взносы с данного резерва). Конечная величина резерва будет рассчитана по такой формуле:

Резерв = (СДЗ работника × К × ДНО) (СДЗ работника × К × ДНО) × Сст,

ДНО — дни неиспользованного отпуска,

Сст — суммарная ставка страховых взносов в %.

Подробно о ставках страховых взносов и объектах обложения взносами читайте в нашей рубрике «Страховые взносы».

ВАЖНО! Наиболее точным способом расчета резерва будет подсчет, произведенный индивидуально по каждому сотруднику. В таком случае сумма резерва будет состоять из суммы обязательств перед каждым сотрудником. Правда, если численность работников в компании велика, данный процесс будет достаточно трудоемким.

Пример

Как уже отмечалось, алгоритм расчета суммы резерва прописывается в учетной политике, это связано с тем, что ПБУ 8/2010 не содержит формул и методик, позволяющих получить значение резерва.

Кроме приведенного выше способа на практике для расчета резерва можно также использовать одну из следующих сумм:

• фонд оплаты труда (далее — ОТ);
• отпускные, выплаченные за календарный год, предшествующий году, для которого создается резерв (нормативный способ).

Порядок расчета суммы резерва осуществляется следующими этапами:

• определение среднего дневного фонда оплата труда или отпускных;
• формирование резерва.

Рассмотрим на примерах использование каждого из этих способов.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Пример 1

(ОТ страховые взносы) / 28 × 2,33,

где 28 — количество дней отпуска за год на каждого сотрудника;

2,33 — количество дней отпуска за 1 отработанный месяц.

Резерв формируется на конец каждого месяца. В резерв не включаются выплаты сотрудникам, не полностью отработавшим месяц. Сумма резерва на конец 2021 года — 0 руб. Значения ОТ на 2021 год представлены в графе 2 таблицы 1. Страховые взносы — 30,2% (в т. ч. взносы на травматизм).

Предлагаем ознакомиться: Образец заполнения заявления на уменьшение алиментов

Таблица 1. Расчет резерва

На конец каждого месяца ООО «Молния» отразит в учете начисление резерва 2021 года: Дт 26(44,20) Кт 96 в сумме из графы 4, т. е. на 31.01.2019 — 10 835, на 28.02.2019 — 11 918 , на 31.03.2019 — 13 001 и т.д.

ВАЖНО! Суммы резерва находят свое отражение в бухбалансе в составе показателей строки 1540 «Резервы предстоящих расходов».

Пример 2

ООО «Молния» в учетной политике зафиксировало создание резерва раз в год, исходя из оплаты отпусков предыдущего года. По данным бухгалтерского учета данные расходы − 960 000 руб.

Страховые взносы = 960 000 × 30,2% = 289 920 руб.

Резерв = 960 000 289 920 = 1 249 920 руб.

Сотруднику может полагаться дополнительный оплачиваемый отпуск. Отражать такие отпускные нужно по тем же правилам, которые мы описали выше. Но нужно учесть два момента.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Во-первых, расходы на дополнительные отпускные, не предусмотренные в законодательстве, безопаснее не учитывать при расчете налога на прибыль . Это запрещено (п. 24 ст. 270 НК РФ). Значит, придется подсчитывать и отражать постоянное налоговое обязательство (ПНО). Но только по отпускным. Взносы с них можно в любом случае учесть, и никаких разниц не возникнет.

Во-вторых, дополнительный отпуск может полагаться работникам в связи с наступлением определенного события, например свадьбы или рождения ребенка. В таком случае отражать отпускные нужно без использования резерва, а по обычным счетам затрат. Ведь спрогнозировать такие события заранее невозможно, и, как следствие, зарезервировать под них средства не получится.

Пример 4: Как отразить в учете дополнительные отпускные

У сотрудника ЗАО «Мир» Коновалова С. Д. в июне 2014 года родился сын. В связи с этим ему согласно внутреннему положению о персонале был предоставлен оплачиваемый отпуск на три дня — с 9 по 11 июня. Сумма отпускных составила 7947,12 руб.
Страховые взносы с этой суммы составили 2400,03 руб., а НДФЛ — 1033 руб. На руки Коновалов получил 6914,12 руб. (7947,12 — 1033). Кроме того, поскольку компания не относится к малым, бухгалтер также начислил постоянное налоговое обязательство в размере 1589,42 руб. (7947,12 руб. × 20%).

4 июня он сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70 — 7947,12 руб. — начислены отпускные Коновалову;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 — 2400,03 руб. — начислены страховые взносы с отпускных (с разбивкой по взносам); Важная деталь Не нужно резервировать средства под непредвиденные отпуска. Например, под дополнительные дни по случаю свадьбы.

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — 1589,42 руб. — начислено постоянное налоговое обязательство;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51 — 6914,12 руб. — перечислены отпускные;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 1033 руб. — удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51 — 1033 руб. — перечислен НДФЛ.

Удержание и налоги

Работник получил свои отпускные за весь период, даже за тот, который еще не был им отработан. Но и налог на доходы физических лиц также был снят со всей суммы. То есть, раз работодатель удерживает сумму выплаты, он должен и вернуть удержанный с сотрудника налог. Этот достаточно сложный момент объясняют специалисты Минфина. Стоит отметить, что код удержания за неотработанные дни отпуска в справке 2-НДФЛ отсутствует. Однако в программе 1С может возникнуть ситуация, когда в справке происходит отражение данной суммы по коду 2012 как компенсация за неиспользованный отпуск, но с минусом. Но так как в месяц, когда были произведены удержания с отпускных, ошибки со стороны работодателя не было, никаких дополнительный поправок вносить не нужно.

После расчета суммы, которую нужно удержать, работодатель должен уведомить работника, что он может вернуть часть налога, удержанного ранее. После письменного заявления со стороны сотрудника, можно уменьшить налог за последний отработанный период на данную сумму.

Особенности удержания отпускных за неотработанные дни при увольнении

Что касается отчислений в Пенсионный фонд, подаются откорректированные данные за период начисления отпускных, вместе с данными текущего периода. Фактически, происходит взаимозачет. Работник получает выплаты с учетом перерасчета взносов в ПФ.

Сотруднику прощают долг. Чтобы избежать недопонимания с налоговыми органами, следует базу налогообложения в текущем периоде уменьшить на сумму невозвращенного аванса. НДФЛ, взносы в ПФ, отчетность корректировать нет необходимости.