Положение о персональных данных работников в 2021 году: образец

Что такое персональные данные

Под персональными данными принято понимать любую информацию, относящуюся к человеку — субъекту, определяемому прямо либо косвенно согласно критериям закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Данные о человеке попадают под юрисдикцию закона № 152-ФЗ в том случае, если находятся в распоряжении оператора персональных данных или подлежат обработке с его участием (п. 1 ст. 1 закона № 152-ФЗ). Признакам оператора, в частности, соответствуют фирмы, имеющие наемных работников, поскольку они осуществляют обработку широкого спектра сведений о субъектах в процессе выстраивания с ними трудовых отношений.

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в КонсультантПлюс. Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите в здесь.

См. также «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

Передача персональных данных третьим лицам

Поводов для передачи персональных данных третьим лицам может быть масса — заключение договоров дополнительного медицинского страхования, получение «зарплатных» банковских карт и т. д. Если организация большая — несколько тысяч работников, то получение с каждого из них согласия на обработку персональных данных может занять много времени. Да и сами работники от этого будут не в восторге. Таким образом, возникает вопрос: можно ли заранее решить эту проблему, включив данный пункт в трудовой договор?

По своему опыту скажу, что собирать со всех согласие на передачу данных в любом случае придется. В трудовой договор, конечно, можно включить соответствующий пункт, но все равно необходимо будет выполнить требование о получении согласия работника. Причем проще будет оформить это согласие отдельно.

Сделайте коллективный договор с работниками и перечислите там всех тех третьих лиц, которым будут передаваться персональные данные, указав их наименование, адрес, цель передачи им данных, включив перечень их возможных действий с персональными данными и обозначив срок, в течение которого они будут обрабатывать эти данные. Все работники распишутся — и дело будет закрыто.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников. Однако в отмеченных НПА, равно как и в других федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.

Является ли положение о персональных данных обязательным для работодателя документом? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в материал.

Какая статья КоАП РФ предусматривает штраф за нарушения при обработке персональных данных, узнайте по ссылке.

Основные разделы Положения

Положение разбивается на смысловые разделы с учетом требований Закона 152-ФЗ. Рекомендуется включить в документ следующие разделы:

• общие сведения;
• список информации и документов, содержащих данные о гражданах;
• обязательства нанимателя;
• процедура предоставления личных сведений;
• способы и виды работы с информацией о гражданах;
• оформление доступа к сведениям;
• защита конфиденциальной информации;
• права и обязанности субъекта;
• ответственность должностных лиц и компании.

Перечень информации, относящейся к персональной

Закон № 152-ФЗ (статьи 8, , ) разделяет данные о физических лицах на:

• обезличенные – по ним нельзя определить конкретное лицо;
• общие – первичные и основные;
• специальные – здоровье, религия, раса, нация и т.д.;
• биометрические – физиология и биология.

Персональные данные – это любые сведения, относящиеся к физическому лицу.

В перечень входит:

• фамилия, имя, отчество;
• число и населенный пункт рождения;
• адрес проживания;
• информация о документе, удостоверяющем личность;
• СНИЛС;
• ИНН;
• сведения о дипломах;
• информация о полученных доходах и оплате труда;
• семейный статус;
• другое.

Методы сбора и защиты ведомостей

Компания получает информацию для конкретных целей. Они должны быть отражены в положении и бланке информированного согласия.
Собрать информацию можно автоматизированными и неавтоматизированными способами. В первой ситуации лицо заполняет специальные электронные формы, из которых сведения попадают в базу данных. Во второй – информация передается при личном общении, путем изучения документов, через других лиц и т.д.

Согласно Закону № 152-ФЗ фирма обязана:

• определить, кто будет отвечать за организацию процесса обработки личных данных;
• ввести в работу внутренние документы;
• обеспечивать безопасное применение и использование;
• контролировать процесс работы с информацией;
• предотвращать вред, если будет нарушено законодательство;
• знакомить с правилами работы граждан, принимаемых по трудовому договору.

Закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет методы защиты:

• реализация правил конфиденциальности;
• пресечение неразрешенного доступа;
• выявление фактов незаконного доступа и устранение вреда;
• организация защиты технических средств;
• запись резервных копий.

Назначение ответственных за хранение и обработку

Фирма назначает лиц, которые отвечают за обработку и хранение личных данных (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Доступ к информации оформляется приказом с перечислением конкретных работников. Обычно ответственными сотрудниками являются:

• начальник кадрового отдела;
• инспекторы отдела по работе с персоналом;
• работники бухгалтерии;
• специалисты отдела информатизации.

Как обрабатываются данные?

Статья 6 Закона № 152-ФЗ раскрывает условия обработки персональных данных:

• взятие у гражданина согласия;
• согласованность с поставленными задачами и целями.

В процессе обработки информации оператор выполняет следующие действия:

• собирает;
• уточняет;
• систематизирует;
• использует;
• удаляет;
• хранит.

Нарушения положения и ответственность должностных лиц

Компания не должна допускать несанкционированное использование личных сведений. За нарушение законодательства назначаются административные, уголовные, дисциплинарные наказания. Виновное лицо также можно привлечь к гражданско-правовой ответственности, т.е. воспользоваться процедурой возмещения вреда.

Административная ответственность (КоАП РФ):

• ст. 13.11 – нарушение порядка работы с информацией;
• ст. 13.12 – несоблюдение правил защиты;
• ст. 13.14 – разглашение сведений;
• ст. 19.5 – невыполнение предписания контролирующего органа.

В качестве меры административной ответственности применяются штрафы, которые налагаются на организацию, предпринимателя или должностное лицо.

Уголовная ответственность предусмотрена ст. 137 УК РФ, которая запрещает посягать на частную жизнь граждан. В случае признания лица виновным, оно должно заплатить штраф либо отбыть обязательные, исправительные или принудительные, работы. Суд может запретить заниматься профессиональной деятельностью или наложить арест на два года.

Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность сотрудников, которые получили доступ к конфиденциальным сведениям. Провинившегося можно уволить по решению работодателя.

Если пострадавшему причинен моральный вред, он вправе его взыскать в порядке, который предусматривает ГК РФ.

Положение о персональных данных работников: структура документа

Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:

• цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
• перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
• описание операций с данными, практикуемых компанией;
• способы доступа к данным, используемые в фирме;
• обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
• права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
• правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:

• устанавливающим общие положения документа;
• фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
• определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
• регламентирующим осуществление соответствующих операций;
• определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
• устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
• устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
• определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Какие данные сотрудников являются персональными

Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.

Сюда включаются:

• Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
• Сведения о месте и дате появления его на свет.
• Адрес фактический и по регистрации.
• Социальное, семейное, имущественное положение.
• Имеющиеся у работника образование, профессия.
• Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.

Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.

Вам будет интересно:

Записка расчёт о предоставлении отпуска по форме т-60: образец составления в 2021 году

Список информации, которая может быть отнесена к ПД сотрудника не является закрытым, поэтому каждый субъект, ведущий бизнес, имеет право расширять его, при этом данные категории должны быть обязательно зафиксированы в Положении предприятия.

Внимание! Существует информация о работнике, которая никогда не должна запрашиваться администрацией компании, так как она является сугубо личной. Сюда относится, к примеру, вероисповедание, национальность. Если кто-то попытается узнать подобную информацию, это будет расценивать как попытка вторжения в личную жизнь работника.

Итоги

Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.

Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:

• «Воинский учет в организации — пошаговая инструкция»;
• «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Источники:

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
• Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.