Новое в хронометраже рабочего времени бухгалтера: как заполнить в 2021 году

Для чего нужно проведение хронометража рабочего времени?

Под хронометражом рабочего времени понимается процесс, в ходе которого сотрудник самостоятельно или при содействии коллег, имеющих необходимые компетенции, осуществляет мониторинг собственных действий в период нахождения на работе на предмет их содержания и продолжительности. Хронометраж, таким образом, фиксирует, чем конкретно занимается сотрудник в рабочее время, а также как долго длится каждое из его занятий.
Зачем это нужно?

Прежде всего в проведении хронометража рабочего времени сотрудников заинтересован работодатель — в целях оценки и повышения эффективности труда персонала. Кроме того, хронометраж также может быть задействован в целях осуществления:

• оценки загрузки оборудования;
• оценки эффективности реализации управленческих решений в аспекте отдельных бизнес-процессов (и последующего определения механизмов их необходимой корректировки).

Посредством рассматриваемой процедуры работодатель может выявить:

• процент осуществления работниками полезных действий в период рабочего времени;
• длительность простоев или действий, не имеющих отношения к трудовой функции;
• каким образом меняются первые 2 показателя в динамике — при сопоставлении нескольких проведенных подряд хронометражей.

Хронометраж — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).

В проведении хронометража своего рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы, следствием чего станет более интенсивное выполнение планов при их наличии и в конечном счете — получение более высокой зарплаты.

Инициаторами проведения хронометража рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры фирмы, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.

Существует 3 основные операции в рамках хронометража рабочего времени:

• подготовка форм хронометража — для конкретной должности или трудовой функции;
• сбор данных (заполнение соответствующих форм) соотносительно со временем нахождения сотрудника на работе;
• анализ и интерпретация данных хронометража.

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.

Нормирование труда бухгалтера

admin 05.04.2021 Статьи Содержание

1. Сбор данных и интерпретация
2. Об учете фактических трудозатрат специалистов
   1. Общая часть
3. 2. Организация труда
4. 3.
   Нормативная часть
5. Пример расчета штатной численности работников финансовой службы
6. 1. Общая часть
7. 2.7. Нормирование трудозатрат
8. 2. Организация труда
9. Основные этапы
10. Новые записи:
11. Пример
12. Что такое хронометраж рабочего времени?
13. «Типовые нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях.
    ШИФР 14.08.01» (утв. ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 N 003)
14. Пример расчета штатной численности работников финансовой службы
15. 3. Нормативная часть
16. Правила проведения и требования

Что такое хронометраж рабочего времени?

Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно работник проводит свое время на предприятии.

При помощи хронометража можно в процентном соотношении установить, сколько часов или минут уходит на отдых, сколько на плодотворную работу, а какое количество требуется на подготовку рабочего процесса. Но для того, чтобы провести правильную оценку, необходимо отслеживать все действия сотрудника в определенный период.

Чаще всего это один рабочий день, но не всегда за столь короткое время удается увидеть точную картину происходящего. Поэтому аттестация может продолжаться на протяжении нескольких дней.

Далее выносятся средние показатели, на основании которых делаются выводы.

При помощи хронометража можно не только выявить эффективность труда, но и создать более благоприятные условия для определенной должности. Если окажется, что загруженность сотрудника слишком большая, ему могут дать помощников.

Как подготовить формы для хронометража рабочего времени?

При подготовке форм хронометража важно, прежде всего, определить:

• какие действия или занятия сотрудника в период нахождения на работе будут фиксироваться;
• в каких единицах измерения будет отражаться длительность соответствующих действий или занятий.

Так, объектами хронометража могут быть:

• действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, — например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
• осуществление сотрудником телефонных звонков;
• написание сотрудником электронных сообщений;
• участие сотрудника в совещаниях, планерках;
• перерывы в работе — на чай, на обед;
• прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, — например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.

Хронометраж может осуществляться в привязке к конкретному технологическому процессу — например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами хронометража могут быть:

• погрузка материалов на конвейер;
• сборка изделия на конвейере;
• проверка качества собранного изделия;
• спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).

Касательно единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника — таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах, иногда днях. Их выбор зависит, прежде всего, от того, какие цели ставит фирма или ее подразделение, ответственное за проведение хронометража, — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например до обеда), недели или месяца.

50. Хронометраж и «фотография» рабочего дня

В процессе наблюдения психолог получает всю необходимую информацию о проявлениях трудового поведения в различных ситуациях, о коммуникативных процессах, об условиях труда и т. д. Для более четкой, объективной и ясной картины широко применяются такие методы психологии труда, как «фотография» рабочего дня и хронометраж.

Хронометраж, как правило, служит для определения и анализа нормативов по труду и определения их длительности. Хронометрировать целесообразно вспомогательно-технические и логические операции – как ручные, так и машинно-ручные, относящиеся к оперативному или подготовительно-заключительному периоду.

Хронометраж применяют для того:

1) чтобы определить, а иногда и установить нормативы времени, которые необходимы для выполнения трудовых операций. В основном временные нормативы, установленные для выполнения определенного рода операций, зависят от степени сложности отдельных элементов;

2) чтобы провести проверку уже существующих документально нормативов времени и степени их выполнения в трудовой деятельности;

3) чтобы выявить, по какой причине происходит невыполнение установленных норм;

4) чтобы определить трудовые затраты, когда операции слишком кратковременны и иными методами зафиксировать их не удается.

Для проведения хронометража используют обычную или графическую форму хронокарты. Перед проведением хронометража психологу необходимо проинформировать работника и рассказать о задачах и целях предстоящего хронометража, постараться снять напряжение с работника.

«Фотография» рабочего дня представляет собой временную регистрацию всех совершенных работником трудовых действий в течение одного трудового дня: режим труда, время отдыха, вынужденная остановка работы и т. д. Для более полного и максимально точного наблюдения выполнять его следует поэтапно:

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение наблюдения;

3) обработка данных наблюдения;

4) анализ результатов и подготовка мероприятий по совершенствованию организации труда или установлению норм и нормативов.

При подготовке к наблюдению изучаются следующие параметры:

1) технологический процесс, который выполняется администратором при выполнении им трудовых функций;

2) организация труда на рабочем месте;

3) порядок обслуживания;

4) технические характеристики, режимы работы. Все полученные данные фиксируются в специальном бланке, по которому в дальнейшем строится график, отражающий чередование работы и отдыха в процессе рабочего дня, соотношение функций и времени, требуемого на выполнение этих функций.

Оглавление

Как осуществляется сбор данных по хронометражу?

Решение данной задачи может осуществляться посредством:

• ввода данных в формы хронометража вручную;
• автоматизированного ввода данных в соответствующие формы.

В первом случае основные действия может быть предписано выполнять самому сотруднику или же ответственному лицу, которое будет наблюдать за работой сотрудника. Второй вариант сбора данных по хронометражу предполагает задействование различных компьютерных алгоритмов.

Выбор первого или второго варианта сбора данных зависит от специфики конкретной трудовой функции сотрудника, а также от технической возможности и эффективности фиксировать ту или иную разновидность данных для хронометража первым или вторым способом.

Например, если речь идет о фиксации данных об использовании профильных для трудовой функции человека программ, то оптимальный способ решения данной задачи — автоматизация, предполагающая задействованность других программ, которые могут отслеживать, с какой интенсивностью работник обращается к своему ПО.

Если речь идет о хронометраже этапов конвейерной сборки изделий, то может быть более предпочтительным (в силу менее сложной технической осуществимости) использование метода ввода данных в форму хронометража вручную.

Как только данные по хронометражу собраны, у сотрудника или его коллеги, имеющего необходимые компетенции, появляется другая задача — правильно интерпретировать полученную статистику.

Как осуществляется интерпретация хронометража?

Интерпретация данных по хронометражу может осуществляться посредством:

• визуализации статистики действий сотрудника;
• факторного, сравнительного анализа соответствующей статистики;
• выявления зависимостей между показателями, отражающими динамику производимых сотрудником действий, и показателями, имеющими хозяйственное значение (например количеством выпущенных товаров за установленный период времени).

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа, на предприятии могут приниматься те или иные кадровые решения, издаваться методические рекомендации по улучшению качества выполнения сотрудниками трудовой функции, формироваться аналитические отчеты для инвесторов — варианты возможного применения результатов хронометража могут быть самыми разными.

Нормирование труда в бухгалтерской службе. Особенности расчетов

Начальники отделов и директора компаний регулярно вынуждены оценивать, насколько загружены их подчиненные.

Во-первых, это необходимо для того, чтобы понять, справляются ли сотрудники со своей работой. Если не справляются, связано ли это с тем, что они не работают в полную силу или, наоборот, они не успевают выполнять все задачи, потому что в компании не хватает людей? Для ответа на этот вопрос и нужна оценка загруженности. А во-вторых, для того, чтобы обосновать перед вышестоящим руководством необходимость найма новых сотрудников или сокращения имеющихся.

Объем работы различных специалистов оценивается по-разному. Работа журналиста измеряется объемами и количеством текстов, объем работы учителя – часами и количеством учеников. Для оценки коэффициента полезного действия этих специалистов используются сроки сдачи и количество корректорских и редакторских правок – в случае с журналистом, результаты контрольных и проверочных работ – в случае с учителем. Но измерить объем работы и ее качество в других специальностях бывает значительно сложнее. Например, как определить объем работы и КПД бухгалтера?

За рубежом активно используется методика факторного нормирования, которая пока что не получила распространения в России. Но для начала стоит разобраться в самом понятии нормирования и его видах.

Нормирование – это определение норм трудозатрат для конкретных процессов или операций (то есть необходимого количества времени для одного сотрудника для получения единицы результата). Нормативами трудозатрат называется необходимое количество человеко-часов (или других единиц измерения) для получения единицы результата работы. Для начала нужно рассчитать текущие трудозатраты на предприятии или в отделе, затем сравнить их с заранее рассчитанными нормативами. От метода расчета этих нормативов и зависит тип нормирования, применяемый для разных компаний.

Очевидно, что любой производственный процесс может быть объектом нормирования. Но можно ли сделать таким объектом бухгалтерию? Для этого необходимо убедиться в том, что процесс бухучета не является уникальным. Он подразумевает наличие таких составляющих, как исполнители, входящая информация, правила и регламенты (законодательные и локальные), сложившаяся практика и результат на выходе (бухгалтерская отчетность).

Ранее в нашей стране пользовалось популярностью микроэлементное нормирование и хронометраж на производстве. Существовали целые тома нормативов для различных специальностей. Но с развитием автоматизации и изменением технологий такой метод перестал быть выгодным и удобным: нормы пришлось бы слишком часто менять, да и огромный штат нормировщиков с секундомером, которые будут замерять время каждого действия рабочего – это не то, к чему стремится современное производство. Кроме того, методы хронометража и микроэлементного нормирования подходят только для операций на производстве. А на сегодняшний день компаниям необходимо еще и нормирование бизнес-процессов.

Схожий с хронометражем метод фотографии рабочего дня подразумевает фиксацию всех действий сотрудника в течение дня, включая время отдыха. Такой метод также более актуален на производстве, а в случае интеллектуального труда поможет специалисту эффективнее управлять своим рабочим временем.

Более применимый к бизнес-процессам метод – бенчмаркинг. Это сравнение трудозатрат на конкретные процессы в различных отраслях. При этом отбираются наиболее успешные компании в каждой отрасли и их нормативы принимаются за идеал, к которому и следует стремиться. Такой метод довольно прост и не требует обрабатывать большое количество информации. Но он не учитывает специфику каждой компании в отрасли: объем бизнеса, структуру предприятия, организацию процессов и т.д.

Самым оптимальным методом для расчета нормативов для бизнес-процессов является факторное нормирование. Это метод, при использовании которого необходимую численность сотрудников рассчитывают с учетом факторов, влияющих на результат работы. Его и рассмотрим подробнее.

Для факторного нормирования необходимо разделить деятельность подразделения на процессы, по каждому из которых нужно оценить трудозатраты. Затем для каждого процесса надо выявить факторы, которые наиболее сильно влияют на трудозатраты, и с их учетом рассчитать нормативы.

Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие процессы:

• учет кассовых операций; учет расчетов по банковским операциям; учет расчетов с подотчетными лицами; учет расчетов с поставщиками и подрядчиками; учет реализации;
• управленческая и корпоративная отчетность; учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов; учет товарно-материальных запасов; учет финансовых вложений; учет финансирования и займов; подготовка налоговой отчетности; расчет заработной платы.

Необходимо определить, какие из этих участков затрагивает бухгалтерия. Далее нужно рассчитать трудозатраты по каждому процессу с учетом уровней квалификации задействованных бухгалтеров. Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с таким процессом, как расчет заработной платы, этими факторами являются: количество начислений и удержаний; количество межрасчетов; количество расчетных листков.

В учете расчетов с поставщиками:

• количество накладных;
• среднее количество номенклатурных позиций в накладной.

После выделения процессов и определения факторов для каждого процесса нужно рассчитать норматив трудозатрат. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.

Пример расчетов нормативов

В компании 200 сотрудников и 3 склада.

Она занимается оптовой торговлей и работает с 62 поставщиками.

В месяц от каждого поставщика получается 10 поставок на каждый склад.

Счета каждому поставщику оплачиваются два раза в месяц.

Фотография рабочего дня специалиста по социальной работе

Содержание Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании.

Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня. Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс.

При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут.

Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели. Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач. Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня: определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее; изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты.