Расходы на заграничную командировку отличаются от расходов при командировках по территории России. Как правильно оформить авансовый отчет по командировке за границу с образцом 2020 разбираем в данной консультации.
Также смотрите:
- Нюансы организации и оформления командировки
- Как правильно оформить командировку
Что нужно знать про отчет о командировке
По возвращении из командировки, в том числе зарубежной, работник обязан отчитаться по ней и сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
Форма авансового отчета может быть утверждена локальным актом компании. Или по старинке используют отчет по форме АО-1.
Независимо от формы нужно соблюдать срок сдачи отчета – 3 рабочих дня по завершении командировки.
К авансовому отчету по командировке за границу работник прилагает все документы, подтверждающие расходы. А именно:
- проездные билеты и посадочные талоны (если билеты электронные, необходимо их распечатать);
- квитанции за пользование постельным бельем;
- счета и чеки гостиницы (договор найма жилого помещения), квитанции;
- квитанции сборов (комиссия агента за покупку билета, квитанция за провоз багажа и т. п.);
- документы, подтверждающие уплату визовых или консульских сборов;
- другие подтверждающие документы.
СОВЕТ
Для удобства оформления и проведения авансового отчета подтверждающие документы можно наклеить на чистые листы А4 с полем для подшива документов слева.
Если работодатель приобретает билеты и заказывает гостиницу через агентство или напрямую у исполнителя, к отчету надо приложить документы на поездку и проживание (посадочный талон или ваучер, счет гостиницы или справку о проживании).
Что должно прилагаться к авансовому отчету
Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):
— командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;
— документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);
— документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);
— документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.
Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы.
А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.
Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.
Пересчет валюты
Рассмотрим ситуацию, когда работник получил аванс на командировку в рублях, а расходы были понесены в валюте.
Работник может самостоятельно обменять рубли на валюту в обменном пункте на территории РФ или уже будучи в командировке за границей. В этом случае курс берут на дату покупки работником валюты, если к авансовому отчету он приложил справку из обменного пункта.
Часто бывает так, что сотрудник не может подтвердить факт покупки валюты. Например, из-за утери справки из банка о совершенном обмене. Также может быть, что при обмене валюты на территории другой страны обменный пункт не выдал сотруднику документ о конвертации.
В этом случае для пересчета берут официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Эту позицию подтверждают письма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 и Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193.
Пример пересчета суточных, выданных в валюте, смотрите в нашей статье «Налоги и взносы с суточных за границей: примеры расчета».
Учитываем командировочные расходы
Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.
| Вид расходов | Налог на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС | |
| Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным договором | Полностью учитываются в расходах | Не удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки — для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки — для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ | Не начисляются | |
| Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета) | ||||
| Расходы на проезд: — к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); — к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе на такси) и обратно | Учитываются в расходах без ограничений | Не удерживается | Не начисляются | |
| Расходы по найму жилого помещения — при наличии подтверждающих документов | Учитываются в расходах без ограничений | Не удерживается со всей суммы «гостиничной» оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки — для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки — для загранкомандировок | Не начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты взносов | |
| Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно- оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.) | ||||
| Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и т.п. | Учитываются в расходах без ограничений | Не удерживается | Не начисляются | |
| Оплата услуг связи | ||||
| Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности) аэропортов | ||||
| Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать производственные задачи, требующие его участия | ||||
Авансовый отчет
Посмотреть, как правильно заполнять авансовый отчет по загранкомандировке, можно здесь:
По общему правилу работник должен самостоятельно заполнить авансовый отчет.
В авансовом отчете важно указать все расходы, произведенные работником во время служебной командировки за границу.
Если сотрудник понёс какие-то расходы, которые не предусмотрены организационно-распорядительным документом компании, необходимо приложить к отчету служебную записку с положительной резолюцией руководителя.
В заграничной командировке могут возникнуть непредвиденные расходы – такси, химчистка одежды, расходы на сотовую связь или Интернет, покупка ноутбука и т. д. и т. п. Каждую ситуацию нужно рассматривать отдельно.
О специфике работы, находясь постоянно в зарубежных командировках, вы можете узнать из нашей статьи «Работа, связанная с командировками за границу: что нужно знать».
Составляем авансовый отчет
Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:
— проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;
— убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.
Расходы командированного в иностранной валюте
По возвращении из служебной поездки работник должен в течение 3-х дней сдать в бухгалтерию свой авансовый отчет по понесённым расходам. Если работник приложил к отчету расходные документы в иностранной валюте, нужно отразить в учете расходы командированного в рублях и валюте. Данный подход отражен в п. 20 ПБУ 3/2006.
Расходы командированного признаются на дату утверждения руководителем авансового отчета (п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):
- затратами по обычным видам деятельности, если они связаны с обычной деятельностью организации (например, с выполнением работ или оказанием услуг, производством продукции, продажей товаров) (п. 5 ПБУ 10/99);
- затратами на приобретение материальных активов (ОС, НМА, ТМЦ, МПЗ и т. п.), если командировка связана с их приобретением или созданием (п. 8 ПБУ 6/01 “Учет основных средств”, п. 8 ПБУ 14/2007 “Учет нематериальных активов”, п. 6 ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”);
- прочими расходами, если загранкомандировка связана с прочими операциями (п. 4 и ПБУ 10/99).
Курс валюты для пересчета расходов командированного
Расходы сотрудника, произведенные им в валюте при нахождении в командировке, необходимо пересчитать в рубли по следующему курсу ЦБ:
1. На дату выплаты командировочного аванса в валюте – в части расходов в пределах суммы выданного аванса (п. 9 ПБУ 3/2006).
Причем под датой выдачи аванса в валюте под отчет считают:
- дату выдачи наличной валюты из кассы компании;
- дату перечисления валюты на личную банковскую карту работника;
- дату платежа корпоративной банковской картой в валюте;
- дату снятия наличных с корпоративной банковской карты в валюте.
2. На дату утверждения руководителем авансового отчета – в части расходов сверх подотчетной суммы. То есть, при наличии перерасхода по авансовому отчету (п. п. , , ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Расчеты с работником после сдачи авансового отчета
Если расчеты с работником, вернувшимся из-за границы, не завершены, остаток аванса пересчитывают по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета – на отчетные даты (как дебиторку) и на дату возврата неизрасходованного работником аванса (п. п. , , ПБУ 3/2006, приложение к письму Минфина России от 28.12.2016 № 07-04-09/78875).
Перерасход по авансовому отчету (т. е. задолженность организации перед работником в валюте), сформированный на дату его утверждения, пересчитывают – на отчетные даты (как кредиторку) и на дату погашения задолженности перед работником.
