Приказ о передаче дел при увольнении: образец оформления, в том числе акта приема работником документов и материальных ценностей в связи с уходом сотрудника

Процедура по передаче дел является неизбежной при увольнении сотрудников всех рангов: от рядовых работников – до руководителей и кадровиков.

К сожалению, эта процедура редко проходит мирно, без взаимных претензий и обид.

В подобном конфликте бывают задействованы две стороны: лицо, что принимает дела, и лицо, которое их передаёт.

Чаще всего, как показывает практика, сотрудники выражают недовольство не самим фактом передачи дел, а исключительно тем, как этот процесс организован.

Как нужно действовать, каков план и порядок проведения процедуры, необходима ли разработка положения о передаче?

Кто обязан передавать?

Посредством передачи документации разграничивают временные промежутки. Это относится к периоду, когда ответственность за действия возлагалась на разных людей. Отвечают они за сохранность бумаг, хранящихся в архивах, правильность внесения данных в акте.

Прежде чем составить акт создается комиссия, которая проводит проверочные моменты и инвентаризация. Результаты таких действий отражаются в документе. Он позволяет конкретно оценить деятельность сотрудников.

Для инициации перехода полномочий от одного сотрудника к другому требуется передать документы. Руководство предприятия издает соответствующий приказ. Акт направлен на подтверждение факта прекращения трудовых отношений с работником. При увольнении человек передает бумаги и активы материального характера. Отражается то, что фирма не имеет претензий к сотруднику. Среди составляющих акта выделяют:

• день составления;
• место написания;
• номер, присвоенный при регистрации;
• перечень должностей и сведения об ответственных лицах;
• причины, в силу которых проводится проверка;
• роспись руководства и печать.

Процесс решает некоторые задачи. Это обеспечение бесперебойности работы во всех структурах компании, проверка всех бумаг и анализ качественных характеристик выполненной работы. В некоторых ситуациях проводить передачу обязательно. Документацией подтверждается прием и передача дел. Относится к ситуации, когда должность предусматривает ответственность материального плана. К примеру, это кассиры или кладовщики. Потребуется осуществить передачу, когда прекращают трудовые отношения с руководителем компании.

Должности главного финансиста и кадровика предполагает данную процедуру.

Обязан ли работник передавать дела?

Определимся с целью процедуры передачи дел. Цель заключается в том, что увольняющееся лицо, таким образом, ставит в известность окружающих бывших коллег относительно состояния рабочих дел на момент своего увольнения.

Таким образом, сотрудник как бы осуществляет отчёт о работе и параллельно даёт свои небезосновательные рекомендации, поручения и задания лицу, назначенному в качестве своего преемника.

Сотрудник, покидающий руководящую должность, несущий материальную имущественную ответственность, передает своему приемнику:

• правовую базу;
• документальную базу;
• материальную базу.

Важно! По закону (ч.1, ст. № 192 ТК РФ), процедура по передаче дел не является обязательной.
Но в том случае, если имеется трудовое соглашение, предусматривающее данную процедуру, то её игнорирование расценивается как дисциплинарный проступок.

Большинство руководителей включают в трудовое соглашение пункт, обязующий, в случае увольнения, осуществить передачу дел.

Но, следует признать во внимание, что данный пункт относится к покидающей компанию стороне и поэтому не имеет особого смысла.

Образец Плана

Российское законодательство не предусматривает процедуру под названием «Передача дел при увольнении».

Но работник, занимающий ответственную административную или материальную должность, должен всё же осуществить этот процесс. По переданным делам руководитель сможет судить об их состоянии.

Не забывайте! Обязательства сотрудников регулируются лишь условиями трудового соглашения (или трудовой инструкцией), согласно ст. ТК РФ.

Увольнительный процесс включает в себя следующие этапы:

1. Написание сотрудником заявления об увольнении.
2. Издание приказа от лица руководства относительно назначения проведения инвентаризации дел и имущество, выданного уходящему сотруднику.
3. Осуществление процесса инвентаризации.
4. Сравнение полученных по факту проверки результатов с изначальными данными.
5. Осуществление передачи дел либо уполномоченному лицу, либо новому сотруднику.
6. Одобрение и подписание акта приёма–передачи.
7. Окончательный расчёт с уходящим работником.

Для удобства может быть создан документальный вариант плана передачи дел, при этом в него можно включить:

плана передачи дел при увольнении сотрудника – word.

Нужно ли разработать Положение?

Ответ на этот вопрос однозначно положительный, несмотря на то, что процесс передачи дел – это, по сути, формальность, которой в компании следуют не всегда.

Но при этом имеется перечень ключевых должностей, в отношении увольнения которых требуется официальное распоряжение (приказ) и план передачи дел:

• Должность директора. У данного лица имеется самая широкая сфера ответственности: в его руках сосредоточены печати, документы, лицензии, множество контактов и договоров. При его увольнении нужен чёткий перечень передаваемых дел и бумаг. Поэтому необходим соответствующий приказ.
• Должность главного бухгалтера. Это основное материально ответственное лицо, отвечающее за сохранность всей отчётности и регистров. Поэтому, процесс передачи дел от одного главбуха – другому регламентирован в ч.4, гл. 4, ст. № 402 ФЗ РФ. Об увольнении главного бухгалтера читайте здесь.
• Должность кадровика. Это основное материально ответственное лицо за всю кадровую документацию. Поэтому процесс по передаче документов осуществляется через опись и составление акта приёма-передачи от уходящего кадрового сотрудника – новому.
• Должность начальника отдела. Данное лицо занимается широким кругом профессиональных вопросов и несёт личную ответственность за производство и подчинённых.
• Должность рядового сотрудника, несущего материальную ответственность. Такими сотрудниками являются кассиры, кладовщики и т.д.

Имейте в виду! При увольнении такого сотрудника, в компании издаётся приказ о передаче дел. Этот приказ, в не зависимости от должности, должен быть оформлен строго до дня расторжения трудового соглашения.

После расторжения, бывший сотрудник не обязан будет посещать своё прежнее место работы и тратить личное время на чужие дела.

В универсальном образце приказа о передаче дел должны содержаться:

• Дата и место составления.
• Основания для издания приказа.
• Указание должности, ФИО ответственных лиц.
• Прочие важные моменты.
• В конце – виза руководителя и печать.

приказа о передаче дел при уходе с работы – word.

Порядок процедуры при уходе директора

Увольнение руководителя – это поэтапная процедура, ключевой составляющей которой является передача дел новому руководству.

За правовую основу процедуры можно принять один документ – это Закон 1990 г. «О банках и банковской деятельности» № 395 – 1.

Гендиректор (руководитель) компании – это лицо, несущее материальную ответственность.

Поэтому перед осуществлением передачи дел следует сделать имущественную инвентаризацию.

В 2021 году требуется составление акта приёмки–передачи.

Содержание данного акта имеет индивидуальный характер, так как он определяется особенностями передаваемых дел и масштабом деятельности компании.

Важно! Акт приёмки – передачи должен быть максимально детализирован.

По данному акту осуществляется ревизия передачи подлинников следующих документов:

• учредительной документации;
• банковской документации;
• документов, подтверждающих права компании на владение имуществом;
• лицензионный пакет и другая разрешительная документация.

Примите к сведению! В соответствии с проведённой описью, которая прикрепляется к акту приёмки – передачи, новый руководитель принимает из рук прежнего: штампы и печати, ключи от сейфов и ячеек банка, ценности компании, предметы техники и всю контактную информацию по партнёрам.

Процедура по составлению акта должна осуществляться специальной комиссией. В неё входят сотрудники компании, занимающие ответственные должности.

При расторжении договора с главным бухгалтером

Главный бухгалтер несёт колоссальную меру ответственности, поэтому закон регламентирует процесс передачи бухгалтерских дел от уходящего специалиста – к новому.

Начиная с 2011 года, согласно закону ФЗ РФ «О бухгалтерском учёте» № 402, бухгалтер должен вести учёт и формировать всю финансовую отчётность.

При увольнении разумно предположить, что он детально осуществит передачу всех дел своему преемнику на основании акта приема-передачи. Но в 2021 году требовать этого от бухгалтера работодатель не имеет права.

Поэтому зачастую используют один верный и проверенный способ: принимают на период отработки прежнего специалиста помощника. Это помощник, находясь рядом с бухгалтером, вникая во все дела, автоматически принимает их.

Подробнее об увольнении главного бухгалтера читайте в этой статье.

Если увольняется МОЛ

Приказ руководства об увольнении материально ответственного сотрудника служит причиной для проведения ревизии. Процесс ревизии заключает в себе следующие действия:

• пересчёт всех ценностей, вверенных работнику (состояния, степени износа, цена с учётом амортизации);
• составление акта о передаче ценностей новому работнику.

Процедура передачи имущественных ценностей от предыдущего сотрудника – новому должна сопровождаться актом приёма – передачи. Акт визируется двумя сторонами:

• Уходящим сотрудником.
• Новым сотрудником.

Имейте в виду! После того, как будет завизирован акт, договор с предыдущим сотрудником о его материальной ответственности утрачивает всяческую силу, и ответственность переходит к новому специалисту.

Осуществить передачу ценного имущества следует в течение 14 дней – за время отработки. Держать и не отпускать сотрудника, желающего уволиться, даже при сохранении ему оклада, считается незаконным.

Подробнее об увольнении материально-ответственного лица и передаче имущества при этом читайте здесь.

Процесс передачи дел при увольнении сотрудника

Прежде чем прекратить отношения с сотрудником руководство организации просит передать дела тому, кто займет должность. Процедура не имеет обязательного значения. Общее правило указывает, что работник не несет обязанности по передаче документации. Исключением называют ситуации, когда такая обязанность отражена в актах, носящих локальное значение.

Увольнение с некоторых должностей требует проведения такой процедуры. К примеру, это происходит при расторжении отношений с главным финансистом предприятия. Передаче не должна препятствовать увольнению работника. День прекращения действия трудового соглашения определяется в соответствии с законом или соглашением участников отношений.

Что такое акт-приема передачи кадровых документов?

Рассматриваемый акт составляется в том случае, если в организации меняется ответственное за хранение и составление кадровых документов лицо. Несмотря на то, что законодательно процедура передачи дел не урегулирована, очень важно уделить ей пристальное внимание. Это позволит избежать дальнейшей путаницы в кадровом делопроизводстве.

Процесс передачи дел можно разделить на несколько этапов:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России, доб. 453

1. Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
2. Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
3. Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.

Какие документы передаются

На работе не должны отражаться отношения с руководством или личные мотивы прекращения трудовых отношений. Вести себя сотрудник должен грамотно, иначе ему не получится взять положительные рекомендации у руководства компании. Процесс передачи представлен определенными действиями. Изначально создают комиссию, проводят проверочные мероприятия бумаг и составляют акт.

В зависимости от того, на какой должности работал человек, разнится перечень бумаг, которые он должен передать. К примеру, если это кадровик, то он передает личные дела работников предприятия, приказы и прочие нормативы, касающиеся его деятельности.

Общая информация

Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.

Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.

Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.

К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Что указывается в акте?

Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.

Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.

После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.

Акт передачи кадровых документов – образец и перечень сведений, которые должны в нем содержаться

Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации. В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

В акт приема передачи может включаться следующая информация:

1. Наименование организации.
2. Наименование документа.
3. Дата его составления.
4. Место составления (населенный пункт, где находится организация).
5. Данные о лице, передающем кадровую документацию (Ф.И.О., должность).
6. Данные о лице, принимающем документы (Ф.И.О., должность).
7. Перечень передаваемых документов с указанием их количества, периодов, в течение которых документы составлялись.
8. Примечания.
9. Подписи принимающего и передающего работников.
10. Дата передачи.

Образец акта приема-передачи кадровых документов можно скачать по ссылке.

***

Таким образом, акт составляется в произвольной форме. Информация, содержащаяся в статье позволит заполнить документ правильно, а образец иллюстрирует, как это сделать.

При уходе директора

Процесс прекращения трудовых отношений с руководством организации представлен несколькими этапами. Главным моментом выступает то, когда происходит передача дел новому директору. Прежде чем прекратить действие трудового соглашения требуется провести инвентаризацию имущественного характера.

По итогам процедуры формируется акт приемки. Содержание документа индивидуально. Это связано с тем, какие дела подлежат передаче и разновидностью деятельности. При приемке необходимо составить по максимуму детальную бумагу. Передать нужно документацию учредительного и банковского значения.

Необходимы акты, указывающие на наличие прав относительно имущества и лицензии. Составляется опись переданных вещей. К ним отнесены печати, ключи от кабинетов и ячеек, оформленных в банке. Реализуют процесс члены комиссии.

Если увольняется материально ответственное лицо

Основанием для производства ревизии при увольнении ответственного человека становится приказ, вынесенный руководителем компании. В ревизию входит пересчет всех вещей, что были вверены сотруднику. Необходимо описать состояние, в котором они находятся, уровень изношенности и стоимость. Определяется она при учете изношенности. Составить нужно акт и передать ценности новому работнику. На документе ставятся подписи двух людей. Это вновь принимаемый на работу и увольняющийся.

Когда указанный акт подписан – трудовое соглашение с ответственным лицом теряет силу. Ответственность передают новому работнику. Потребуется передать вещи в двухнедельный срок. Отсчет начинается с момента подачи заявления относительно расторжения договора.

Увольнение работников по собственному желанию

Прекращение трудового договора регулирует глава 13 Трудового кодекса Российской Федерации. А правила расторжения трудового договора по инициативе работника прописаны в ст.80 ТК РФ.

По общим правилам, чтобы уволиться по собственному желанию, необходимо предупредить работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели. Отсчет этого срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

В каких случаях две недели не отрабатываются

Возможно и увольнение без отработки обязательных двух недель, когда работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника. Перечислим такие случаи:

• соглашение между работником и работодателем (обязательна письменная форма);
• невозможность продолжения работы, например, в случаях зачисления в образовательную организацию, выход на пенсию в этом случае к заявлению нужно приложить подтверждающие документы;
• нарушение работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора.

Также не придерживается двухнедельного срока предупреждения работник на испытательном сроке (ст.71 ТК РФ). Предупреждение об увольнении в этом случае исчисляется тремя днями. Что это значит? Работодатель, при неудовлетворительном результате испытания до истечения срока испытания расторгает трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня. Работник также может предупредить работодателя о расторжении трудового договора за три дня, если в период испытания придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей.

Увеличение сроков предупреждения об увольнении, например, если они прописаны в трудовом договоре, незаконны.

Законные способы не отрабатывать две недели

После написания заявления об увольнении работник может уйти на больничный или в отпуск.

Работодатель не сможет препятствовать предоставлению отпуска, если отпуск стоит в графике. Если же работник изъявляет желание уйти в отпуск раньше, по сути такой способ является соглашением сторон.

Во время же пребывания на больничном работник может уволиться по собственному желанию, но уволить по инициативе работодателя во время болезни работника невозможно.

Передача дел в течении двух недель до увольнения

Часто работодатели перед увольнением требуют передать дела новому сотруднику. Процедура передачи дел не является обязательной. По общему правилу работник сдавать дела своему преемнику не обязан. Но если трудовой договор, локальные нормативные акты предусматривают такую обязанность, ее неисполнение является дисциплинарным проступком (ч.1 ст. 192 ТК РФ).

Передача дел регламентирована при увольнении для главных бухгалтеров. В Федеральном законе № 129-ФЗ оговорена зона ответственности. В рамках этой ответственности и передаются документы (например, отчетность, результаты проверок и аудита).

Даже если процедура передачи дел предусмотрена нормативным правовым актом, трудовым договором или локальным нормативным актом, она не должна препятствовать увольнению работника. Дата увольнения определяется законом или соглашением сторон и не может сдвигаться в зависимости от того, передал работник дела своему преемнику или нет.

Принимать дела может только лицо, с которым уже заключен трудовой договор. В противном случае никаких оснований для подписания преемником акта сдачи-приемки дел нет.

Оформление прекращения трудового договора

В течение этих двух недель «отработки» работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора. Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

Отработав две недели, сотрудник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет. В 2020 году будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки (Федеральный закон № 439-ФЗ). Поэтому, если у работника вместо бумажной трудовой книжки сведения о трудовой деятельности содержатся в электронном виде, работодатель предоставляет эти сведения способом, указанным в заявлении работника. Какие способы возможны? В виде бумажного документа с подписью и печатью или в виде электронного документа, подписанного ЭЦП.

Документы по теме:

Испытательный срок из-за беременности не продлевают

Когда можно перенести дату увольнения по инициативе администрации

КС РФ: выходное пособие должно быть не ниже зарплаты независимо от даты увольнения

Передача дел в кадровой службе

Законодателем не разработан единый перечень для кадровиков. Это говорит о том, что для каждой организации такой список будет индивидуальным. Однако, некоторые бумаги компания должна оформлять. К примеру, это расписание штата. Закреплены положения в трудовом законе.

Внутри предприятия устанавливаются правила распорядка и действует свое положение, в соответствии с которым оплачивается труд людей. Обязательным актом называют график, отражающим очередность ухода работников отдыхать.

Персональные данные обрабатываются на основании отдельного акта, изданного руководством компании. На каждого сотрудника должна быть создана карточка и разработаны правила относительно охраны труда. Отработанное время подлежит учету. Реализуется это на основании указанного табеля. С работниками подписывают трудовые соглашения и заполняют трудовые книжки.

Движение указанного акта происходит на основании закона. Контрольные мероприятия подлежат отражению в специальном журнале. Документ должен быть в организациях. Разрабатываются руководством компаний приказы, затрагивающие личный состав.

В них прописан процесс принятия на должность и сокращения, увольнения. Кадровиками ведутся документы, указывающие переводы на другую работу и предоставление отдыха. Командировки фиксируются в актах. Приказы затрагивают основную деятельность предприятий.

Порядок увольнения директора

Итак, какие действия надо предпринять, если стало ясно, что увольнение директора по любому из рассмотренных выше оснований неизбежно?

1. Подготовить протокол общего собрания участников или решение единственного участника о расторжении трудового договора с директором. В документе надо указать, по какой причине происходит увольнение директора. В качестве основания может быть указано заявление директора об увольнении по собственному желанию; соглашение сторон; решение участников о расторжении трудового договора с директором; докладная записка о совершении директором действий по статье 81 ТК РФ.
2. Издать приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8 и зарегистрировать его в журнале.
3. Принять от руководителя дела и имущество организации по акту.
4. Произвести выплату последней зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск, выходного пособия, других оговоренных выплат на основании записки-расчета.
5. Внести в личную карточку директора по форме № Т-2 запись об увольнении. С записью в карточке руководителя надо ознакомить под роспись.
6. Внести в трудовую книжку запись об увольнении и выдать ее на руки директору.
7. Сообщить в банк о прекращении полномочий директора.
8. В течение трех рабочих дней с момента передачи полномочий директора новому руководителю сообщить в свою ИНФС об изменении регистрационных сведений по форме Р13014.

Подробнее о том, как сообщить в налоговую инспекцию о смене директора, читайте в статье «Смена директора в ООО: пошаговая инструкция 2021 года».