Утверждение правил внутреннего трудового распорядка
Определение ПВТР и их роль в функционировании предприятий описаны в статье 189 ТК РФ. Из положений этой статьи следует, что правила внутреннего трудового распорядка утверждаются каждым работодателем в обязательном порядке. Этот документ регламентирует все аспекты рабочей деятельности в организации и составляется с учетом специфики ее работы.
Обязательного и утвержденного законодательно образца ПВТР нет, но это не означает, что каждая компания должна формировать правила с чистого листа и писать в них все что угодно. Есть два правила:
- Правила внутреннего ТР должны отвечать нормам законодательства и не могут нарушать гарантии, которые дает труженикам Трудовой Кодекс.
- Существуют типовые правила, которые можно взять за основу. Они утверждены постановлением еще советского Госкомтруда (№213 от 20.07.1984), но могут быть успешно адаптированы под современное предприятие.
Как и кем утверждаются ПВТР: пошаговый алгоритм
Утверждение правил — это больше, чем просто подпись на соответствующем приказе. Ей предшествует комплексная и взаимосвязанная работа многих людей. Рассмотрим пошагово, как утверждаются правила трудового распорядка: кто и что делает на каждом этапе.
- Кто задействован
- Что конкретно делает
- В какой срок
| Кто задействован | Что конкретно делает | В какой срок |
| Шаг 1. Разработка ПВТР | ||
| Работодатель. Имеется в виду орган управления или конкретное лицо, который уполномочен Уставом инициировать и разрабатывать локальные акты. | Инициирует разработку правил. Принимает участие в формировании правил. | Обязательных по закону сроков нет. |
| Ответственный сотрудник с соответствующими полномочиями по Уставу. Чаще всего это кадровики или юристы. | Разрабатывает документ, формулирует правила. Формирует проект ПВТР. | |
| Шаг 2. Согласование с профсоюзом или другим представительным органом трудящихся | ||
| Работодатель | Передает проект правил на согласование. | Нет законных рамок. Обычно — сразу по готовности проекта. |
| Профсоюз | Знакомится с проектом, формулирует свое мнение письменно. Это может быть согласие или мотивированные замечания. | На формирование мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней с момента получения проекта правил. |
| Работодатель | Если мнение положительное, сразу переходят к шагу 3. Если есть замечания, учитывает их и повторяет шаги 1 и 2 до тех пор, пока профсоюз не даст согласие. | Ограничений по срокам нет. |
| Работодатель в сотрудничестве с профсоюзом | Консультируются, ведут переговоры с целью прийти к единому мнению. | 3 рабочих дня после получения письменного мнения. |
| Оформляют протокол разногласий. | Строгих рамок нет. Обычно сразу после переговоров. | |
| Шаг 3. Утверждение ПВТР | ||
| Работодатель | Ставит о в соответствующем грифе. Или издает приказ о введении правил. | Ограничений нет. |
| Шаг 4. Ознакомление сотрудников с ПВТР | ||
| Работодатель | Знакомит каждого нового сотрудника с правилами до того, как подписан трудовой договор. Если штат набран, а в ПВТР внесены изменения, надо ознакомить с новой редакцией весь коллектив. Под подпись. | Установленных рамок нет. Но надо помнить, что пока работник не ознакомлен с правилами, ему нельзя вменять нарушение трудовой дисциплины и применять к нему дисциплинарные взыскания. |
| Работник | Читает правила. Ставит о в специальном журнале или реестре ознакомления. | |
Правила внутреннего трудового распорядка подписывает работодатель. При этом в процессе утверждения нужны подписи других участников процесса: профсоюза на этапе согласования и работника на шаге ознакомления.
Есть еще один шаг, который не обязателен по закону, но может иметь место в компаниях, где профсоюз и руководство не приходят к единому мнению. Если представители профорганизации не согласны с принятием правил, они могут обжаловать это решение. Для этого обращаются в ГИТ (иногда в суд) или инициируют коллективный трудовой спор.
Порядок принятия правил внутреннего трудового распорядка
Принятию этого локального акта посвящена статья 190 ТК. В ней сказано, что правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем, который должен учесть мнение представительного органа трудящихся. Процесс согласования также регламентируется законодательством, в статье 372 ТК.
Помните о требованиях статьи 68 ТК. В ней говорится об обязательном ознакомлении работников с локальными актами, это важный этап принятия ПВТР.
Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка: 4 шага
- Разработать.
- Согласовать.
- Утвердить.
- Ознакомить.
Рассмотрим каждый из них более детально.
Как и кем утверждаются ПВТР: пошаговый алгоритм
Утверждение правил — это больше, чем просто подпись на соответствующем приказе. Ей предшествует комплексная и взаимосвязанная работа многих людей. Рассмотрим пошагово, как утверждаются правила трудового распорядка: кто и что делает на каждом этапе.
| Кто задействован | Что конкретно делает | В какой срок |
| Шаг 1. Разработка ПВТР | ||
| Работодатель. Имеется в виду орган управления или конкретное лицо, который уполномочен Уставом инициировать и разрабатывать локальные акты. | Инициирует разработку правил. Принимает участие в формировании правил. | Обязательных по закону сроков нет. |
| Ответственный сотрудник с соответствующими полномочиями по Уставу. Чаще всего это кадровики или юристы. | Разрабатывает документ, формулирует правила. Формирует проект ПВТР. | |
| Шаг 2. Согласование с профсоюзом или другим представительным органом трудящихся | ||
| Работодатель | Передает проект правил на согласование. | Нет законных рамок. Обычно — сразу по готовности проекта. |
| Профсоюз | Знакомится с проектом, формулирует свое мнение письменно. Это может быть согласие или мотивированные замечания. | На формирование мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней с момента получения проекта правил. |
| Работодатель | Если мнение положительное, сразу переходят к шагу 3. Если есть замечания, учитывает их и повторяет шаги 1 и 2 до тех пор, пока профсоюз не даст согласие. | Ограничений по срокам нет. |
| Работодатель в сотрудничестве с профсоюзом | Консультируются, ведут переговоры с целью прийти к единому мнению. | 3 рабочих дня после получения письменного мнения. |
| Оформляют протокол разногласий. | Строгих рамок нет. Обычно сразу после переговоров. | |
| Шаг 3. Утверждение ПВТР | ||
| Работодатель | Ставит о в соответствующем грифе. Или издает приказ о введении правил. | Ограничений нет. |
| Шаг 4. Ознакомление сотрудников с ПВТР | ||
| Работодатель | Знакомит каждого нового сотрудника с правилами до того, как подписан трудовой договор. Если штат набран, а в ПВТР внесены изменения, надо ознакомить с новой редакцией весь коллектив. Под подпись. | Установленных рамок нет. Но надо помнить, что пока работник не ознакомлен с правилами, ему нельзя вменять нарушение трудовой дисциплины и применять к нему дисциплинарные взыскания. |
| Работник | Читает правила. Ставит о в специальном журнале или реестре ознакомления. | |
Правила внутреннего трудового распорядка подписывает работодатель. При этом в процессе утверждения нужны подписи других участников процесса: профсоюза на этапе согласования и работника на шаге ознакомления.
| Есть еще один шаг, который не обязателен по закону, но может иметь место в компаниях, где профсоюз и руководство не приходят к единому мнению. Если представители профорганизации не согласны с принятием правил, они могут обжаловать это решение. Для этого обращаются в ГИТ (иногда в суд) или инициируют коллективный трудовой спор. |
Особенности согласования
Перед тем, как утвердить правила внутреннего трудового распорядка, работодатель должен получить мнение представителей профорганизации. Но в некоторых компаниях нет профсоюза или другого представительного органа трудящихся. Кто согласовывает правила внутреннего трудового распорядка в этом случае?
Порядок действий такой:
- Если нет профсоюза, проект правил направляют представителю трудящихся, выбранному по статье 31 ТК РФ.
- Если и этого представителя нет, значит алгоритм утверждения отрабатывают без шага 2.
Выбирать профсоюз или представительный орган не обязательно! Достаточно сделать в правилах пометку в соответствии с требованиями статьи 8 ТК РФ.
В вопросе согласования есть момент, который касается не столько соблюдения законодательства, сколько эффективности производства. Дело в том, что соблюдение трудовая дисциплина непосредственно касается всех сотрудников на местах. Поэтому важно учитывать мнение представителей всех подразделений. Это не обязательно, но целесообразно.
| Опыт многих компаний показал, что если правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работниками, то нарушений дисциплины потом намного меньше, чем там, где эти правила грубо навязали. |
Особенности согласования
Перед тем, как утвердить правила внутреннего трудового распорядка, работодатель должен получить мнение представителей профорганизации. Но в некоторых компаниях нет профсоюза или другого представительного органа трудящихся. Кто согласовывает правила внутреннего трудового распорядка в этом случае?
Порядок действий такой:
- Если нет профсоюза, проект правил направляют представителю трудящихся, выбранному по статье 31 ТК РФ.
- Если и этого представителя нет, значит алгоритм утверждения отрабатывают без шага 2.
Выбирать профсоюз или представительный орган не обязательно! Достаточно сделать в правилах пометку в соответствии с требованиями статьи 8 ТК РФ.
В вопросе согласования есть момент, который касается не столько соблюдения законодательства, сколько эффективности производства. Дело в том, что соблюдение трудовая дисциплина непосредственно касается всех сотрудников на местах. Поэтому важно учитывать мнение представителей всех подразделений. Это не обязательно, но целесообразно.
Опыт многих компаний показал, что если правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работниками, то нарушений дисциплины потом намного меньше, чем там, где эти правила грубо навязали.
Кем утверждаются
Процесс утверждения рассматриваемого документа отражается в ст. 190 ТК РФ. Предусматривается такая последовательность действий:
- директор составляет проект Правил и направляет его в профсоюз, если таковой есть в организации;
- процедура согласования длится 5 дней, после чего руководство занимается утверждением ПВТР. Это делается посредством вынесения приказа. Формат документа определяется компанией.
- производится регистрация приказа в специальном журнале;
- ответственные сотрудники знакомят штат с разработанными правилами.
Важно то, что ознакомление в обязательном порядке реализуется под роспись. Действительным акт становится после того, как произошло создание приказа, также дата может быть другой. Она подлежит отражению в приказе.
Длительность действия готового документа составляет три года. Это максимальный период. Далее производится пролонгация.
Когда надо вводить ПВТР
В вопросах принятия локальных трудовых правил законодательство дает работодателям некоторую свободу. Обязательно лишь наличие ПВТР, а четких сроков утверждения и ввода в действие нет. В частности, статья 68 ТК (часть 3) требует, чтобы все устраивающиеся на работу соискатели были ознакомлены с ПВТР до оформления трудоустройства. При этом наказание за неознакомление не предусмотрено ни к КоАП, ни в УК.
Таким образом, время ввода в действие определяется тем же, кем утверждаются правила трудового распорядка — руководителем. Или лицом, которое по Уставу уполномочено принимать локальные нормативные акты.
С точки зрения проверок это означает, что главное — успеть до того, как на фирму придет комиссия. Рекомендуем принять правила как можно раньше, чтобы знакомить с ними всех соискателей при формировании штата. Ведь неознакомленный работник не несет никакой ответственности за свою дисциплину труда. Этот же принцип действует и с внесением изменений.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются не только для контролирующих органов, но и в интересах производства. Поэтому нет смысла затягивать этот процесс.
Как оформить ПВТР?
Правила внутреннего трудового распорядка можно оформить:
- в виде отдельного документа;
- в виде приложения к коллективному договору.
Какой именно вариант выбрать – решает работодатель. Если ПВТР оформлены как приложение к коллективному договору, их нельзя ввести действие до момента вступления в законную силу этого коллективного договора.
Универсального образца ПВТР законом не предусмотрено. Документ можно подготовить в свободной форме, но при разработке акта учитывается специфика деятельности и структура компании.
Обязательно ли утверждать локальные правила трудового распорядка
Раз ответственности за неознакомление нет, можно не торопиться с принятием этого акта, а то и вовсе отказаться от него. Так думают некоторые работодатели и глубоко ошибаются. Утверждать ПВТР надо, за их отсутствие ГИТ назначает штрафы.
До 2021 года это требование касалось всех юридических лиц, но после издания ФЗ №348 от 03.07.2016 ситуация немного изменилась. Послабление получили микропредприятия — компании, в которых за последний год работало до 15 человек (ФЗ №209 от 24.07.2007). Таким организациям можно не принимать локальные нормативные акты, но тогда надо заключать трудовые договоры особого формата: с указанием локальных правил распорядка в тексте контракта (статья 309.2 ТК).
Ознакомление с ПВТР
С правилами ВТР нужно ознакомить всех сотрудников. Ознакомление проводится на этапе приема специалиста на работу до момента подписания трудового договора. Если в компании утвердили новые правила либо ранее утвержденный акт подготовлен в новой редакции, нужно ознакомить с ним работников в процессе работы.
Каждый работодатель может предусмотреть свой образец ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка. Подтверждением факта надлежащего информирования подчиненных может стать:
- наличие подписи ознакомляемого непосредственно под текстом правил;
- подпись ознакомляемого в специальном листе ознакомлений, что подшивается к акту;
- проставление подписи сотрудником в листе ознакомлений с ЛНА, что подшивается в личное дело.
Дополнительные пункты в ПВТР
Правила внутреннего трудового распорядка: схематически
Правила пишутся для того, чтобы добиться соблюдения требований трудовой дисциплины в организации и обеспечить единый порядок взаимодействия со всеми сотрудниками.
В этом документе необходимо отразить все требования работодателя, направленные на повышение производительности труда и увеличение прибыли.
По желанию работодателя, в правилах внутреннего распорядка компании можно отразить следующую информацию:
- Правила дресс-кода. Пока он не прописан в ПВТР, работодатель не может требовать от сотрудников определенного внешнего вида на рабочем месте и тем более, назначать за несоблюдение требований какие-либо взыскания. Но если дресс-код включен в ПВТР то его соблюдение становится одной из обязанностей сотрудников, поэтому можно обеспечить единый режим во всей организации.
- Дополнительные затраты на содержание персонала. Многие организации обеспечивают своим работникам дополнительную медицинскую страховку и оплачивают сотовую связь. Эти расходы должны быть обязательно указаны в ПВТР, тогда они будут учитываться при расчете налогов. В ПВТР подробно прописывается, в каких случаях предоставляется дополнительное мед. страхование, каков размер компенсации телефонных переговоров и т. д.
- Видеонаблюдение на территории. О нем также необходимо оповестить сотрудников при знакомстве с ПВТР. Прописывается, где и с какой целью установлены камеры.
- Прочие разделы, обеспечивающие взаимодействие работника работодателя. Они отражают наличие пропускного режима, установленного на предприятии, испытательный срок при трудоустройстве, требования о неразглашении коммерческой тайны и многое другое.
Правильно составленный текст ПВТР позволяет полностью регламентировать работу с сотрудниками, и при этом каждый человек в организации будет знать и понимать все свои права и обязанности. Это предотвратит нарушения дисциплины и позволит обеспечить на предприятии порядок.
Как часто работодателем утверждаются ПВТР
В ч. 3 ст. 68 ТК сказано, что наниматель обязан перед приемом сотрудника на работу ознакомить его с ПВТР. Можно было бы предположить, что в таком случае правила должны издаваться до принятия на работу первого трудящегося. Однако на практике это проблематично. Например, к моменту принятия работника профсоюзный орган может находиться в процессе создания, или еще не заключен трудовой договор с генеральным директором, который в соответствии с уставом работодателя имеет право подписания ПВТР. Также и КоАП РФ не содержат ответственности нанимателя за неознакомление сотрудника с правилами распорядка.
Таким образом, срок принятия первых ПВТР в законе императивно не регулируется. Однако это не означает, что его можно не принимать вовсе. Нужно помнить, что помимо регулирования трудовой деятельности работника указанный акт принимается и для обеспечения интересов работодателя. Пока ПВТР в организации не приняты, привлечь работника к ответственности за нарушение дисциплины труда невозможно.
Повторное издание или изменение правил также не ограничено сроком. Наниматель вправе в любой момент — по причине, например, производственной необходимости — организовать работу по внесению поправок в ПВТР или по разработке новых правил. В таком случае снова применяется порядок, предусмотренный ст. 190 и 372 ТК.
Иными словами, периодичность принятия и утверждения ПВТР законом не определена — каждый работодатель волен делать это с любой частотой по мере необходимости.
