Пошаговый алгоритм введение суммированного учета рабочего времени для работников организации – образцы документов

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8

В организации любые действия, направленные на изменение режима или условий работы (включая баланс рабочего времени), сопровождаются оформлением соответствующей документации. В качестве их основных образцов служат приказы. В зависимости от специфики таких актов к нему могут прилагаться отдельные документы и постановления. В иных случаях все вносимые коррективы могут отражаться в самом приказе, с указанием на то, в какие документы они вносятся. Введение суммированного учета рабочего времени также сопровождается изданием отдельного приказа.

О том, как оформляется, в свою очередь, приказ об изменении режима рабочего времени, и образец его заполнения можно найти в статье по ссылке.

В каких случаях применяется суммированный учет

На большинстве предприятий и организаций учет рабочего времени ведется по стандартной схеме — ежедневно и составляет 8-ми часовой рабочий день или 40-ка часовую рабочую неделю соответственно.

Но в некоторых случаях продолжительность рабочего дня определяется индивидуально, в зависимости от самых разных факторов: загруженности предприятия, особенностей условий труда работника и т.п. При таком гибком графике, когда устанавливать точную длительность смены нецелесообразно, руководство принимает решение о суммированном учете рабочего времени.

Иными словами сотрудник работает по собственному режиму: например, в понедельник отрабатывает 6 часов, во вторник — 9, в среду — 10 и так до конца недели. В результате его рабочее время к концу недельного периода должно равняться стандартным 40 часам, как и положено по закону. В приведенном примере рассматривался суммированный учет рабочего времени, равный одной неделе.

Точно также в качестве периода учета может быть выбран месяц, квартал, полугодие или год (при этом год — максимальный период учета).

Нужно ли составлять для введения СУРВ?

Суммированное рабочее время – это режим подсчета часов, на протяжении которых сотрудники выполняли свои производственные функции с использованием установленного учетного периода и рассчитанного для данного промежутка времени трудовых часов.

В соответствии с Трудовым кодексом России, представленный способ учета применяется на производствах, на которых нет возможности его осуществления по стандартному 40-часовому способу.

Продолжительность учетного периода определяется на усмотрение работодателя, однако не может выходить за пределы, предусмотренные законодателем:

• общая норма – не более 12 месяцев;
• специальная норма для производств с вредными условиями работы – не более 3х месяцев (с возможностью продления до одного года при согласовании с первичным органом профсоюзной организации или с полным составом трудового коллектива с закреплением соответствующего соглашения в коллективном трудовом договоре).

Применение суммированного рабочего времени возможно на этапах:

• первоначального запуска производства;
• в процессе деятельности организации.

При первом из двух вышепредставленных способов, режим суммарного подсчета трудовых часов фиксируется и отражается в локальной документации:

• коллективном трудовом договоре;
• режиме распорядка труда;
• положении о применении суммированного учета.

В случае, когда производство переходит на новый режим работы (например, с 8-ми часового графика на беспрерывное производство с посменными выходами) и возникает необходимость в ведении учета по суммированному способу, такое нововведение оформляется изданием отдельного приказа руководителя.

Важно! Приказ о переходе на СУРВ следует издать не позднее, чем за 60 дней до введения указанного метода в действие.

Помимо этого, в связи с тем, что указанные изменения являются переменами в существенных условиях труда, с ними следует ознакомить под роспись каждого трудящегося, которого они касаются.

Работники, которые согласны исполнять производственные функции по новому графику должны оформить письменное согласие и заключить с работодателем дополнение к трудовому соглашению с отражением нового режима.

О порядке введения суммированного учета читайте здесь.

Как оформить правильно?

Законодатель не выдвигает особых требований к приказу о переходе на суммированный способ учета трудовых часов.

Представленный документ издается руководителем предприятия с использованием общих норм ведения производственной документации распорядительного характера.

Однако следует отметить основную информацию, которая должна содержаться в таком приказе:

• причина, в связи с которой на производстве нет возможности вести поденный или понедельный (стандартный) учет;
• дата, с которой нововведение вступает в силу;
• перечень должностей, которых касаются изменения;
• детализация нового графика (количество смен, их очередность, выходные дни, продолжительность смен и пр.);
• продолжительность учетного периода;
• количество необходимых рабочих часов в учетном периоде;
• способ оплаты труда работников с суммированным учетом.

Приказ подписывается руководителем, а также лицами, ответственными за его исполнение.

Скачать образец распоряжения об установлении СУРВ

приказа о введении суммированного учета – word.

ЗАО «Инкас»

ПРИКАЗ №3

О введении суммированного учета рабочего времени

г. Магадан 11.01.2019

В соответствии со статьей 104 ТК Российской Федерации и с необходимостью перевода производства на беспрерывный режим:

ПРИКАЗЫВАЮ

• Перевести на сменный график с суммированным учетом рабочего времени водителей грузовых автомобилей ЗАО «Инкас» с 11.03.2019 года;
• Утвердить график работы водителей грузовых автомобилей;
• Установить учетный период для водителей с суммированным учетом трудовых часов длительностью 3 месяца;
• Начальнику кадрового отдела внести соответствующие изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и ознакомить с приказом водителей грузовых автомобилей;
• Начальнику юридического отдела заключить с водителями грузовых автомобилей дополнение к трудовому соглашению;
• Главному бухгалтеру с 11.03.2019 года вести расчет заработной платы водителям грузовых автомобилей в соответствии с суммированным учетом рабочего времени.

Директор Цуков И.В.

С приказом ознакомлены:

Начальник юридического отдела Варварова Н.К.

Начальник кадрового отдела Пипчук А.Ф.

Читайте также:  Работник не согласен на изменение условий работы. Как правильно организовать увольнение

Главный бухгалтер Сырова К.Р.

Кому можно назначать суммированную меру учета

Суммированный учет может быть назначен как какому-то конкретному работнику предприятия, так и группе сотрудников, структурному подразделению или компании в целом. Решение руководство принимает, опираясь на возможности и потребности организации.

Важное условие лишь одно – общее количество времени, проведенного сотрудниками на работе, не должно превышать или быть ниже обычной, установленной в законе продолжительности рабочего времени, т.е. переработка или недоработка недопустимы.

Следует отметить, что вводить суммирование без согласия работника нельзя. Для того, чтобы все было выполнено по закону, с сотрудником, в отношении которого будет проводиться такой учет, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (если, конечно, в нем не было такого пункта изначально).

Для введения суммированного учета в организации издается соответствующий приказ.

Допускается ли ввести в организации СУРВ?

Трудовым законодательством, действующим на территории РФ, определены нормы часов, которые трудящийся должен отработать в течение рабочего дня и недели.

К примеру, при 5-дневке продолжительность каждого дня, проведенного сотрудником на работе, должна быть равна 8 часам. Еженедельное количество отработанных часов при этом не должно превышать отметку в 40 часов.

Руководство далеко не каждого предприятия может установить работникам график, соответствующий общим стандартам. Отсутствие такой возможности, как правило, связано с особенностями производственной деятельности компании.

При этом следует учитывать, что вне зависимости от обстоятельств, в организации обязательно должен вестись учет отработанного сотрудниками времени.

В 104 статье ТК РФ указано, что именно в таких случаях работодатель может ввести специалистам суммированный учет рабочего времени. Специфический график устанавливается при условии отсутствия возможности установления нормального количества отработанного в день/неделю часов.

При этом продолжительность времени, отработанного в течение учетного периода, не превышает нормальный показатель.

Следует отметить, что учетный период длится не более 1 года. При соблюдении указанных характеристик руководитель учреждения может ввести сотрудникам суммированный тип учета рабочего времени.

Кто формирует документ

Приказ о суммированном учете рабочего времени пишется от лица руководителя предприятия любым его подчиненным, уполномоченным на составление распорядительной документации. Обычно это начальник или специалист отдела кадров, секретарь, юрисконсульт и т.п.

Важно, чтобы после составления приказ передавался на визирование директору фирмы – без его личной подписи он не будет являться действительным и в случае чего его легко можно будет оспорить в суде или при помощи инспекции по труду.

Приказ о сверхурочной работе при суммированном учете рабочего времени

Часто у работодателя возникает вопрос, каким образом при суммированном учете рабочего времени привлекать работника к сверхурочной работе. Статья 99 ТК РФ указывает, что сотрудник может быть привлечен к переработке отдельным приказом. Однако суммарный расчет количества часов обычно не учитывает отдельные переработки.

В этом вопросе существуют расхождения во мнении, следует ли издавать такой образец документации. Законодательство не регулирует данный нюанс. Однако специалисты полагают, что издание приказа о сверхурочной работе актуально в тот момент, когда количество часов за указанный расчетный период уже было выработано.

К примеру за квартал работник должен отработать 480 часов. Отдельно по дням и неделям у него имеются как перевыполнения, так и недоработки. Первые в этом случае обычно не подлежат регламентированию.

Однако если он полностью выполняет норму к примеру за две недели до конца расчетного периода, то привлечение его к дальнейшей работе, уже сверхурочной, должно быть документально закреплено. В этом случае создается основание для дальнейшей оплаты за переработку.

Важные моменты при составлении приказа

На текущий момент нет стандартного, единого для всех образца данного приказа, так что работодатели могут писать его так, как они его себе представляют. Также может быть использован шаблон, утвержденный внутри фирмы.

Документ должен содержать ряд определенных данных:

• дата, номер, место создания;
• полное наименование предприятия;
• сама суть распоряжения, т.е. информация о периоде суммированного учета;
• перечислить кого именно будет касаться эта мера;
• указать основание для его написания и обоснование (причину составления);
• назначить ответственных за исполнение приказа работников (указать их должности и ФИО).

В тех случаях, когда к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их тоже нужно отметить. При необходимости в бланк можно включить и иные сведения.

Главные нюансы оформления

Оформление документа, равно как и его информативная часть, полностью отдается на усмотрение директора предприятия. Допустимо написание приказа как на простом чистом листе А4 или А5 формата, так и на фирменном бланке организации, в печатном виде или от руки (шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, но ни в коем случае не карандашом).

Следить нужно только за тем, чтобы приказ был завизирован подлинной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного на удостоверение таких бумаг (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанный каким-либо способом, недопустимо). Кроме этого, с приказом должны быть ознакомлены работники, ответственные за его исполнение и те, в отношении кого он написан – их подписи свидетельствуют о том, что они ознакомлены с распоряжением.

Строгой необходимости проштамповывать бланк приказа печатью на сегодняшний день нет: штемпельные изделия могут использоваться только тогда, когда данное правило прописано в локальных нормативно-правовых актах организации. В общем порядке, относимом, в том числе и к юридическим лицам, печати и штампы к применению уже необязательны.

Приказ обычно пишется в одном оригинальном экземпляре, но при определенной надобности могут быть сделаны и его дополнительные копии (например, для кадровика и бухгалтера).

Как устанавливается — пошаговая инструкция и порядок перевода

Технология введения СУРВ отражена в трудовой документации РФ. В частности, информация подобного характера присутствует в 104 статье ТК РФ.
При установлении суммированного графика важно придерживаться определенной последовательности действий и учитывать правила трудового законодательства.

В каждой организации должен присутствовать документ, в котором отражена информация о внутреннем распорядке. В этой же бумаге должен отражаться порядок введения суммированного учета рабочего времени, если таковой предусмотрен.

Перед тем как установить нестандартный режим рабочего времени, работодатель должен согласовать данное действие с профсоюзом или другим органом, представляющим интересы трудящихся.

Такая необходимость регламентирована 372 статьей ТК РФ. Решение представителей профсоюза должно быть вынесено в течение 5 рабочих дней.

Суммированная технология ведения учета рабочего времени может вводиться как в отношении одного работника, так и для всего предприятия сразу. Все зависит от характера производственной необходимости.

Введение СУРВ должно происходить в несколько этапов. Каждый из таковых включает в себя определенное действие.

Пошаговая инструкция по установлении в организации данной процедуры выглядит следующим образом:

• Шаг 1. Принятие решения о введении суммированного рабочего времени.
• Шаг 2. Определение категории трудящихся лиц или лица, для которых/которого запланировано введение СУРВ.

Утверждается перечень специальностей, которым будет установлен специфический график работы.

• Шаг 3. Согласование решения работодателя с мнением профсоюзного или другого подобного органа.

При отсутствии спорных вопросов в нормативную внутреннюю документацию компании вносятся соответствующие изменения, касающиеся рабочего времени и графика конкретных трудящихся или работников предприятия в целом.

• Шаг 4. Издание приказа работодателя — .
• Шаг 5. Уведомление сотрудников о предстоящих изменениях.

Это действие должно быть произведено не позднее, чем за 2 месяца до введения СУРВ.

• Шаг 6. Утверждение графика работ с работниками.
• Шаг 7. Уведомление сотрудников о вступлении изменений в силу.
• Шаг 8. Внесение изменений во внутреннюю документацию, заключение дополнительных соглашений с работниками.

Ответственность за грамотное совершение всех этапов введения нового режима рабочего времени возлагается на руководство фирмы.

Сведения об отработанном каждым специалистом времени обязательно вносится в соответствующий табель.

Особенности установления СУРВ для водителей.

Как правильно оформить документы для перехода?

Процедура установления суммированного учета требует соответствующего документального сопровождения. В частности, оформляются следующие бумаги:

• приказ, согласно которому изменения вносятся во внутреннюю документацию фирмы;
• уведомления о внедрении новой системы;
• приказ о вступлении изменений в силу;
• дополнительные соглашения к основным трудовым договорам;
• новый график труда;
• табель учета рабочего времени.

В документах личные подписи ставят лица, которых касается данная тема.

К примеру, наличие в приказе работодателя подписи работника свидетельствует о том, что последний ознакомлен с содержимым распоряжения.

Пример приказа

Главным документом, на основании которого вступают в силу изменения, касающиеся режима работы трудящихся, является приказ руководства. Он оформляется в свободной форме, унифицированного бланка для его заполнения не разработано.

В распоряжении должны отражаться следующие моменты:

• продолжительность рабочих смен;
• точная время начала и окончания рабочей смены/дня;
• технология чередования смен и другие нюансы.

В силу того, что ТК РФ не устанавливает обязательной к соблюдению формы приказа, работодатель вправе утвердить собственный образец.
Практически во всех случаях содержимое приказа примерно одинаково.

Структура распоряжения может быть составлена следующим образом:

• наименование и гражданско-правовая форма организации-работодателя;
• наименование и порядковый номер, присвоенный распоряжению;
• дата и регион издания документа;
• ссылка на статью, согласно которого вводятся изменения (104 ТК РФ);
• обстоятельство, повлекшее за собой появление необходимости внедрения суммированной технологии учета рабочего времени;
• ФИО сотрудника, наименование структурного подразделения, фирмы. В этом пункте указывается, на кого распространяется действие настоящего приказа;
• продолжительность учетного периода;
• дата вступления нового типа учета рабочего времени в силу;
• ФИО и должность лица, несущего ответственность за донесение данных приказа до работников и составление нового графика;
• технология начисления зарплаты;
• подпись и инициалы главного руководителя фирмы;
• подписи и инициалы лиц, ознакомленных с приказом.

Если приказ распространяется на группу лиц, то для подтверждения факта ознакомления с распоряжением оформляется специальный документ, в котором сотрудники ставят свои личные подписи.

приказа о введение суммированного учета в организации – word.

Образец уведомления

Обязательным этапов введения СУРВ является оповещение о внедрении изменений сотрудников. С этой целью оформляется и отправляется трудящимся соответствующая бумага.

Следует учитывать, что каждый сотрудник должен получить ее минимум за 2 месяца до вступления изменений в силу.

Уведомление оформляется в свободной форме. Основное правило, которое должно соблюдаться при его составлении – четкое изложение сути суммированного учета.

В уведомлении должна присутствовать следующая информация:

• наименование предприятия;
• адрес получателя, его должность и инициалы;
• дата и место составления оповещения;
• название документа;
• основная информация о суммированном режиме работы – дата внедрения изменений, их специфика, продолжительность учетного периода и другие нюансы;
• последствия отказа;
• последствия игнорирования уведомления;
• подпись и инициалы отправителя.

При получении уведомления работник обязательно должен поставить в нем соответствующую отметку. В этом же документе трудящийся ставит визу со своим решением – согласен/не согласен с изменившимися условиями труда.

уведомления для работника о переводе на суммированное рабочее время – word.

После выпуска приказа

После того, как приказ будет издан и все упомянутые в нем работники с ним ознакомятся, на основании него начинается новый суммированный учет рабочего времени.

На весь период действия приказ должен быть подшит с остальной распорядительной документацией в отдельную папку, которую необходимо держать в месте с ограниченным доступом. После того, как актуальность документа пройдет, его следует отдать в архив организации, где он должен храниться период, установленный по закону (но не меньше трех лет) или срок, прописанный во внутренних актах компании.