Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.
Как оформляется командировка за счет принимающей стороны
Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах – бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.
Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:
- служебное задание (на унифицированном бланке Т-10а);
- командировочное удостоверение (на бланке унифицированной формы Т-10);
- приказ руководителя фирмы или его распоряжение о направлении сотрудника в командировку (по форме Т-9 или Т-9а).
Хотя в трудовое законодательство и обязывает руководителей работников оплачивать им командировочные расходы, каких-либо определенных указаний относительно методов и порядков финансирования командировок не существует.
В связи с тем, что способы компенсации командировочных затрат работника законом не определены, возместить расходы может как непосредственный работодатель, так и организация, в которую поехал служащий для исполнения каких-либо обязанностей. Чтобы предоставить сотруднику гарантии оплаты его работы, перед поездкой он подписывает соглашение с нанимателем, в котором будет указано, какая именно фирма должна будет выплатить деньги, и какие конкретно затраты подлежат возмещению.
Приказ руководителя на отправку подчиненного в поездку должен содержать сведения об источнике финансирования командировки. В случае с оплатой поездки за счет предприятия, в который поедет работник, прописывается, что имеет место командировка за счет принимающей стороны.
Основные положения
Во многих случаях компенсируемыми расходами, на которых настаивает подрядчик, являются расходы, связанные с командированием его сотрудников. В связи с этим возникает вопрос, может ли заказчик компенсировать командировочные расходы организации-подрядчика без ущерба для себя? Ответим сразу, что обязанность по такой компенсации в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) не возникает, так как в трудовом законодательстве предусмотрено компенсирование расходов на проезд и проживание только «своим» работникам, отправленным в командировку (ст. 166, 168 ТК РФ).
Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.
Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:
оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.
Как оплачивается командировка за счет принимающей стороны
Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.
Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.
По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается – до 2,5 тысяч рублей в день.
Суточные – оплата за все без исключения дни, проведенные сотрудником в командировке, с учетом выходных, праздничных дней, периодов нахождения в пути и вынужденных остановок.
Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:
- зарплату за все время пребывания в командировке в размере среднемесячного оклада;
- компенсацию суточных затрат за все дни нахождения в поездке, в том числе компенсацию понесенных с позволения нанимателя расходов (на оформление документов, на услуги мобильной связи).
Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.
Договор подряда
Как было упомянуто, возможность учесть компенсационные суммы для целей налогообложения зависит от договорных отношений. Напомним, что в соответствии со ст. 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика (например, командировочных расходов организации-подрядчика, связанных с выполнением работ), а также причитающееся ему вознаграждение. При этом стороны должны учитывать, что цена договора может быть:
фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.
В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.
Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.
Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.
У подрядчика обе полученные суммы являются доходом, с которого он платит НДС в общем порядке, а заказчик учитывает эти суммы в качестве расходов, при этом он получает вычет по НДС в полном объеме.
Оформление командировки за свой счет
Законодательство не предусматривает возможности отправления работника в командировку за его счет, однако, наниматели часто нарушают закон и компенсируют расходы сотрудника уже после его возвращения с поездки.
Как и в общем случае, работодатель должен издать приказ, оформить служебное задание и выдать командировочное удостоверение (если такие документы предусмотрены внутренними актами компании). Перед поездкой сотрудник не обращается в бухгалтерию за получением денег в счет выплаты среднемесячного оклада, суточных и компенсаций его будущих затрат. Все выплаты будут произведены по возвращении.
Необходимые документы для оформления гостевой визы
Для оформления гостевой визы к приглашению потребуется приложить следующие документы:
- Копию паспорта гражданина Швеции. Если приглашение оформляет временный резидент, то делается ксерокопия вида на жительство. К заполненному бланку прикрепляется ксерокопия первой страницы паспорта.
- Документы, подтверждающие степень родства с иностранцем. Стоит учитывать, что все приложенные документы должны соответствовать вписанной информации в анкете, иначе приглашение будет недействительным. Справки, прилагаются лишь в том случае, если приглашение оформляется для родственников.
Пример визы в Швецию
Если приглашение оформляется для получения деловой визы, то в анкете в обязательном порядке должна присутствовать следующая информация:
- Адрес и название организации/предприятия.
- Имя шведского подданного, который занимался заполнением и оформлением приглашения.
- Паспортные данные гражданина Швеции/временного резидента.
- Цель поездки в государство.
- Предположительный срок пребывания.
Типичные ошибки
Ошибка: Работник, пребывавший в командировке за рубежом, не истратил все выданные ему деньги и вернул часть средств работодателю в рублях.
Комментарий: Компенсация расходов на поездку за границу по работе выплачивается в иностранной валюте той страны, куда направлен сотрудник. Если деньги остаются, работник возвращает их в кассу предприятия также в валюте.
Ошибка: Работодатель направил работника в командировку за счет принимающей стороны, не предложив оформить соглашение об оплате затрат, которые будет нести сотрудник во время поездки.
Комментарий: В качестве гарантии сотруднику должно быть предоставлено на подпись соглашение об оплате командировки принимающей стороной.
Из письма в редакцию:
«Сотрудник нашей организации по распоряжению руководителя направляется в г. Москву (Российская Федерация) с 3 по 8 апреля 2017 г.
Согласно приказу директора работник 4, 5 и 6 апреля будет проходить кратковременную стажировку в организации, поставляющей нам программное обеспечение. Во время стажировки принимающая сторона обеспечивает слушателей обедами. На 7 апреля сотруднику запланирована встреча с покупателями нашей продукции. Сотрудник выезжает из Минска 3 апреля в 23:10, прибывает в Москву 4 апреля в 8:13. Возвращается в Минск 8 апреля в 7:15, выезд из Москвы – 7 апреля в 21:56. Билеты на проезд железнодорожным транспортом к месту командирования и обратно приобретены организацией в безналичном порядке.
Разъясните, пожалуйста, в какой сумме следует выдать сотруднику аванс?
С уважением, бухгалтер Ирина Константиновна»
Уважаемая Ирина Константиновна, давайте рассчитаем сумму аванса, которую Вам необходимо будет выплатить командированному работнику до выезда в командировку, вместе.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Если работник командирован за границу по приглашению иностранной организации, то в соответствующем приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению: расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д. (п. 2 Инструкции № 115).
Аванс командированному работнику выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку. Наниматель обязан возместить работнику расходы (п. 8 Инструкции № 115):
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
В описанной Вами ситуации командированному работнику надо выплатить аванс в размере 713 долл. США. Расчет аванса приведен в таблице.
Итак, суточные за время пребывания командированного работника за границей рассчитываем в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Беларуси. Днем прибытия – день приезда указанного транспорта в Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24:00 днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0:00 часов и позднее – последующие сутки (части первая и вторая п. 22 Инструкции № 115).
Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7. В частности, норма суточных для краткосрочной командировки в г. Москву составляет 30 долл. США за каждый день пребывания. Если принимающая сторона берет на себя полностью или частично расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам производит не в полном размере, за исключением времени нахождения в пути (п. 25 Инструкции № 115).
Например, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы по обеспечению командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона суточные этим лицам не выплачивает, за исключением времени нахождения в пути (часть первая п. 25 Инструкции № 115). За время нахождения командированного работника в пути суточные выплачиваются в полном размере.
Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает им иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть третья п. 25 Инструкции № 115).
Пример 1
Принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим транспортом
Сотрудник направлен в командировку в г. Екатеринбург с 10 по 16 марта 2021 г. Согласно письму принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим автотранспортом во время нахождения в г. Екатеринбурге. Командированный работник выехал из г. Минска 10 марта 2021 г. в 08:15 и прибыл в г. Екатеринбург 10 марта в 19:10, выехал из г. Екатеринбурга 15 марта в 20:30 и прибыл в г. Минск 16 марта в 08:10.
Суточные надо выплачивать:
– с 11 по 15 марта 2021 г. – в размере 15 % от нормы для России, т.е. 4,5 долл. США (30 долл. США × 15 %);
– за 10 и 16 марта – в размере 30 долл. США.
Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированного работника одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть четвертая п. 25 Инструкции № 115).
Пример 2
Принимающая сторона оплачивает проживание в номере, включая стоимость завтрака
В командировку в г. Клайпеду (Литва) направлен работник, которому принимающая сторона оплачивает проживание в гостинице. В счет за проживание включены завтраки в гостинице.
Суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы. Для Литвы норма суточных составляет 30 евро. Таким образом, работнику необходимо выплатить суточные из расчета 21 евро (30 евро × 70 %) за каждый день пребывания в командировке, когда принимающая сторона оплачивает одноразовое питание.
Обратите внимание, что в стоимость номера гостиницы часто включаются завтраки. Однако сейчас я говорила о ситуации, когда проживание в гостинице оплачивается принимающей, а не отправляющей стороной. В случае оплаты проживания отправляющей стороной расчет суточных производится иначе.
Пример 3
Работник оплатил проживание в гостинице, в стоимость проживания включен завтрак
Работник организации по возвращении из командировки в г. Клайпеду представил в бухгалтерию чеки на проживание в гостинице. В стоимость проживания в номере включен завтрак.
Суточные выплачиваются в полном размере. Расходы по найму жилого помещения с учетом завтрака возмещаются в пределах норм, установленных законодательством. Расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещаются командированному работнику в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).
Таким образом, в данной ситуации работнику будут выплачены суточные в размере 30 евро за каждый день пребывания в Литве.
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы, и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть вторая п. 25 Инструкции № 115).
Пример 4
Принимающая сторона выплачивает валюту на личные расходы командированного работника
Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника трехразовым питанием, а также выплачивает работнику средства для личных расходов.
Суточные выплачиваются в размере 7,5 долл. США (50 долл. США × 15 %).
Пример 5
Принимающая сторона не выплачивает валюту на личные расходы командированного работника
Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника только трехразовым питанием.
Суточные выплачиваются в размере 15 долл. США (50 долл. США × 30 %).
Как видите, Ирина Константиновна, при расчете суточных в случаях полной или частичной оплаты принимающей стороной расходов командированного лица, необходимо знать, какие расходы берет на себя принимающая сторона. Я не рассматривала аванс на оплату найма жилья, потому что в описанной Вами ситуации он не вызывает вопросов.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
