Адаптационный период для нового сотрудника – сколько равен по продолжительности и что должен делать работодатель в это время

Новое место работы дает шансы и бросает вызовы. Человеку интересно и сложно, он сравнивает работу с предыдущей, боится не соответствовать ожиданиям руководства.

Новичок, начальник и HR-менеджер должны приложить максимум усилий, чтобы период адаптации прошел успешно.

Первые несколько месяцев сотрудник вливается в коллектив, осваивает основные обязанности и показывает первые результаты.

Руководитель и менеджер по персоналу оценивают, подходит ли человек компании, способен ли он работать в команде, разделяет ли корпоративные ценности.

Рассказываем о подготовке к приходу новичка и правилах адаптации. Спрашиваем Михаила Притулу, HR-директора Preply, как ввести сотрудника в должность и завоевать его лояльность.

Как человеку справиться с нагрузкой на новой работе, а руководителю — поддержать подчиненного объясняет психолог Дмитрий Яким.

Подготовка к появлению нового сотрудника

Еще до прихода человека покажите, что компания его ждет. Рабочее место должно быть готово, а вся полезная информация — под рукой:

Создайте руководство по работе. Опишите историю организации и ценности. Кратко напишите о структуре компании, рабочих программах, кадровые и организационные детали. Оставьте контакты коллег, которые ответят на дополнительные вопросы.

Предоставьте сотруднику необходимые ресурсы. Заранее оборудуйте рабочее место, установите программное обеспечение.

Оставьте запас времени. Назначьте выход новичка в день, который не загружен встречами. Время выхода на работу в первый день не должно совпадать с началом рабочего дня. Если возникли проблемы, у вас будет возможность их исправить.

Методы для успешной адаптации

Практика трудоустройства знает несколько методов адаптации новых сотрудников. Наиболее известными являются:

Неформализованное сопровождение – заключается в непосредственном сопровождении сотрудника. Метод требует много времени и энергии, чтобы кадровому менеджеру познакомить сотрудника со всеми тонкостями его работы
Корпоративный PR – предусматривает разработку методички, в которой будут собраны все корпоративные правила и стандарты
Инструктаж в подразделениях – знакомство с каждым подразделением в отдельности с помощью сопровождающих
Введение в нюансы компании
Наставничество
Интернет-сайт – все более набирающий обороты метод адаптации. Сайт позволяет собрать воедино всю информацию о деятельности компании, методах, инструментах и правилах работы
Командный тренинг – предусматривает совместное обсуждение взаимных претензий, обид и недовольств, в ходе которого происходит поиск решений разных спорных вопросов, лучшее узнавание сотрудниками друг друга

При подробном рассмотрении каждого вида можно увидеть все их преимущества. Остановимся подробнее на наставничестве. Известность метод приобрел еще с древности. Его эффективность доказана временем, а преимуществом считаются наименьшие трудозатраты, а также укрепления взаимосвязей внутри коллектива. Суть метода в том, что сотрудники компании самостоятельно проводят обучение новичка и организуют его деятельность.

Есть еще один метод адаптации – коучинг. В отличие от наставничества, коучинг призван раскрыть потенциальные способности человека и тем самым добиться максимальной отдачи от него.

Метод основан на том, что потенциал сотрудника гораздо больше, чем он проявляется в жизни. Деятельность коуча направлена на раскрытие этого потенциала на благо компании.

Такой метод также экономит время, так как коучингом не занимаются в специально отведенный период, можно уделять этому время и в период основной работы. Наставничество и коучинг – разные методы, но ни в коем случае не исключают друг друга, а наоборот, дополняют. В тандеме эти два метода показывают отличные результаты.

Михаил Притула:

«То, что мы называем адаптацией, состоит из 3 этапов: onboarding, induction, adaptation. Onboarding — процесс введения сотрудника в , как на самолете. На этом этапе человеку предоставляется первичная информация.

Многие системы управления персоналом позволяют подготовиться к выходу на работу. Можно внести свои данные в систему, ознакомиться с книгой новичка (employee handbook), настроить почту, мессенджер и прочие инструменты для работы».

Как эффективно обучать сотрудников

8 шагов

Спасибо. Будет интересно!

Разберитесь в процессах

Чтобы понять, как действовать и к кому обращаться за помощью, изучите внутренние традиции компании и бизнес-этикет. Лучше разобраться во всех тонкостях помогут коллеги или наставник.

«Если я иду к другому сотруднику с вопросом в первый раз, то со мной начальник. Мы заходим вместе, но он не представляет меня, потому что визуально все и так уже знакомы. Дальше мы обсуждаем какой-то рабочий момент. И таким образом я в присутствии своего руководителя становлюсь тем человеком, с которым можно продолжать работать. В следующий раз я знаю, к кому идти и на каком уровне общаться», — рассказывает Андрей.

Новичок, который еще не до конца вник в рабочие задачи, может столкнуться с предвзятым отношением со стороны более опытных коллег, рассказывает Майя:

«Старшие сотрудники в российских компаниях вначале относились ко мне с недоверием и не готовы были поручить сложные задачи. В международной компании подключение к сложным задачам происходило уже на первой неделе. Я считаю, что повышенное внимание коллег и контроль со стороны начальства на первых этапах помогает избежать таких ситуаций. Если поддержки нет, то процесс адаптации замедляется. Из-за этого снижается скорость решения задач».

Качество адаптации зависит в равной степени от открытости и новичка, и компании, говорит Сергей Рогулев:

«Чем более жесткая и закрытая одна из сторон, тем сложнее даются первые шаги. Даже очень гибкий человек будет постепенно уставать от необходимости подстраиваться. Так же и либеральная организация в какой-то момент начнет демонстрировать границы дозволенного, если новичок слишком настойчив».

Правила первой рабочей недели

В первые 3 месяца руководитель, HR и сам сотрудник должны приложить много усилий. Новичок переживает, ожидания от места работы могут не совпадать с реальностью. Чем более незащищенным чувствует себя человек, тем сложнее работать.

Чтобы помочь влиться в компанию, начальнику следует поддерживать сотрудника. Первая неделя самая важная для адаптации.

Представьте работника команде лично. Разошлите письмо, чтобы те, кто пропустил появление нового человека могли узнать о нем. Упомяните предыдущий опыт и обязанности новичка. Познакомьте сотрудника с клиентами, если нужно. Сделайте первый день легкой версией обычного рабочего дня.

Расскажите о продуктах и заказчиках, покажите организационную структуру компании, объясните, кто из коллег за что отвечает.

Обозначьте зону ответственности работника и ваши ожидания. Разъясните, как ставятся задачи в организации и отслеживается их выполнение. Дайте несколько заданий на текущую неделю.

Ознакомьте новичка с правилами в команде, рабочим графиком, корпоративными традициями, тимбилдингом, расписаниями отпусков, обедов.

Скажите, в каких областях готовы оказать поддержку. Если видите, что человек не делится трудностями, попросите помощи рекрутера.

Первый месяц новой работы

После захватывающих первых дней работы пришло время заняться своей ролью. Цель этого первого месяца – узнать, как вы можете применить свои навыки для решения задач и возможностей, стоящих перед этой организацией.

Адаптация в новом коллективе в первый месяц работы включает следующие шаги:

Познакомьтесь со своей командой еще лучше. Важно продолжать устанавливать новые связи и позволять другим людям узнавать о вас больше информации. Просто находясь в вашей новой команде и внимательно наблюдая за тем, как все работают и сотрудничают, вы получите ценную информацию о компании и культуре коллектива.
Будьте организованы и установите правильные привычки. Эта работа – новый старт и хорошая возможность избавиться от старых рутин. Подумайте в эти первые недели, как вы хотите организовать свой календарь и списки дел, как вы будете распоряжаться своим временем и навыками, которые вы хотите развивать.
Обсудите с руководителем ваши задачи. В течение первых нескольких недель вы и ваш менеджер должны уделить время обсуждению ваших общих ожиданий. Это включает в себя понимание того, как вы будете работать вместе, как вы будете получать ресурсы, необходимые для вашей работы, и как будет оцениваться эффективность ваших стараний.

Вот несколько рекомендаций для таких разговоров:

Подготовьтесь и используйте время эффективно. Если вам требуется информация или инструкции, вы должны взять на себя ведение данного разговора.
Поставьте себя на место своего руководителя. Если вы обнаружите, что ваши ожидания не совпадают, попробуйте взглянуть на них, с его точки зрения, и найти компромисс.
Определитесь с теми целями, которые принесут вам быструю победу. Когда вы узнаете больше о том, что ценит ваш руководитель, расставьте приоритеты для задач, которые обеспечат вам похвалу.

Будьте скромным. Когда мы скромны, мы признаем, что не можем действовать в одиночку. Благодарите людей, которые оказывают вам поддержку. И главное, больше слушайте, чем говорите.

Как помочь человеку влиться в коллектив

«Адаптация занимает около 3 месяцев у сотрудника с опытом 3-7 лет и 2-3 местами работы за этот период. У студентов — до 6 месяцев, у тех, кто имеет стаж более 7 лет — до месяца. Если человек не менял работу больше 5 лет, даже при десятилетнем стаже адаптация может затянуться на 4-5 месяцев», — отмечает Михаил Притула.

Следующий этап — Induction — введение в должность. Сотруднику проводят экскурсию по офису, помогают сделать корпоративную подпись в почте. Объясняют, как работать с инструментами организации, например, Jira и Confluence.

Его знакомят с коллективом, показывают рабочее место, выдают компьютер, рассказывают основные правила. Задача этого этапа — проявить заботу компании, снять напряжение первого дня, помочь влиться в рабочую среду.

Третий этап — Adaptation — период длится в среднем 3 месяца. В это время человек привыкает к новому месту работы.

В этап Adaptation входит:

Физическая адаптация — сотрудник осваивается с положением офиса, эргономикой стола и стула, типом освещения.

Социальная адаптация — привыкание к коллегам, их ценностям и интересам.

Культурная адаптация — работник принимает корпоративные правила. Это похоже на ощущения, которые испытывает человек в другой стране.

Психологическая адаптация — сотрудник приноравливается ко всему новому, снижается уровень общего стресса от смены работы.

Профессиональная адаптация — даже если ты профи, в каждой компании процессы отличаются. Приходится что-то вспоминать или подучивать.

Цель этого этапа — помочь сотруднику привыкнуть к работе как можно быстрее, чтобы он стал максимально эффективным. Этому способствуют четкие задачи, наставник, регулярное обсуждение прогресса, обратная связь о работе, неформальные встречи с коллективом.

Руководителю нужно говорить с подчиненным каждую неделю в формате «один на один». Важно вместе оценивать результаты и ставить задачи на следующий период. Дальше частоту можно будет сократить до 1 раза в месяц.

Организуйте личные встречи новичка с каждым сотрудником, чтобы люди рассказали о себе. Можно представить себя перед всем коллективом.

Например, составить презентацию из 7 слайдов:

Биография — краткая истории о месте рождения и учебы, факты о семье.

Профессиональная жизнь — предыдущие должности и места работы.

Экспертиза — в чем человек разбирается лучше других.

Личная жизнь — увлечения, отдых.

Рабочие принципы — как строит свою работу.

Личность — какие качества характера присущи.

Как видит свою миссию в новой организации.

Первые 90 дней новой работы

Цель в течение первых нескольких месяцев – взять на себя ответственность за вашу новую роль. В течение этого периода вы должны настроить себя, чтобы делать свою работу как можно лучше.

Адаптация в новом коллективе в первые месяцы состоит из следующих пунктов:

Испытывайте себя. Во многих ситуациях у нас больше сил, чем мы чувствуем.

Как сказала профессор психологии Гарварда Эллен Лангер: «Социальные психологи утверждают, что тот, кем мы всегда являемся зависит главным образом от контекста, в котором мы находимся. Но кто создает данный контекст? Чем более мы внимательны, тем больше мы можем создавать контексты, в которых мы находимся. Когда мы создаем контекст, у нас больше шансов быть аутентичными. Внимательность позволяет нам видеть вещи в новом свете и верить в возможность перемен».

Ставьте перед собой амбициозные цели, работайте на достижение этих целей. Постоянно повторяйте этот процесс, стремясь каждый раз достигать более высоких результатов. Возможно, вы не всегда будете достигать поставленных целей, но сам процесс работы даст вам значительный личностный и профессиональный рост.

Установите границы. Возможно, вы потратили первый месяц своей новой работы, ставя под угрозу ваше личное время. Может быть, вы начали приходить рано и позже всех заканчивать, может, взялись за дополнительные проекты, чтобы помочь другим. Это естественный процесс в новой обстановке.

Тем не менее, в первые несколько месяцев вашей работы вы должны начать восстанавливать границы, которые позволяют вам выполнять свою основную работу. Хотя вы должны продолжать оставаться командным игроком, умение говорить «нет» поможет вам сосредоточиться на своих целях и эффективно управлять временем.

Обсудите с руководителем ваш трехмесячный прогресс. В некоторых организациях 90-дневная проверка новых сотрудников является обычной практикой. Даже если ваш работодатель не имеет такой практики, вы можете попросить своего менеджера о неофициальной проверке.

Это простой способ проверить себя, что вы находитесь на верном пути и оправдываете ожидания. В своем обзоре вы можете предоставить обновленную информацию о целях, которые вы ставили в первые месяцы. А также будет полезным для вас узнать, чего начальник ожидает от вас в следующие три месяца или даже год.

Восстановите связь со старыми коллегами. Теперь, когда вы обустроились на новой работе, самое время восстановить связь с бывшими сотрудниками и узнать, как у них дела. Поддержание вашей профессиональной сети – хороший способ держать руку на пульсе на рынке труда.

Исследования сайта Indeed.com показали, что 65% занятых людей снова ищут новые рабочие места в течение первых трех месяцев после начала работы!

Вера в себя – ключ к успеху на новой работе. Вы, несомненно, столкнетесь с разочарованиями и совершением ошибок. Не зацикливайтесь на том, что вам еще предстоит сделать. Вместо этого, сосредоточьтесь на том, как далеко вы уже продвинулись и куда ваша тяжелая работа вас приведет.

Если у вас более амбициозные планы по поводу вашей новой работы, и вы стремитесь завоевать лидерство в новом коллективе, то мы советуем вам прочитать нашу статью «Как стать лидером в коллективе. Практические действия».

Что еще интересного почитать

Ваши сильные и слабые стороны. Примеры ответов

09 февраля, 2020
Один из наиболее распространенных вопросов на собеседовании, которые большинство из нас…

78100

Основы ведения бизнеса. Что нужно знать начинающему предпринимателю

04 февраля, 2019
В данной статье мы рассмотрим основы ведения бизнеса, такие как прибыль, клиентов,…

32340

Как определить свои сильные стороны и таланты для карьерного развития

29 ноября, 2018
Вы находитесь на правильном пути своего карьерного роста? Или вы просто хотите делать то,…

14716

Как проводить встречи с сотрудником 1 на 1 (one to one)

25 ноября, 2018
Здесь мы будем говорить о таком важном понятии в управлении сотрудниками, как встречи 1…

13890

Как сказать начальнику об увольнении

27 мая, 2020
Собираясь объявить о своем уходе из компании, вы, наверное, испытываете соблазн гордо и с…

13748

Как руководитель может помочь подчиненному

Одни люди быстро адаптируются, другим нужно время, чтобы привыкнуть к новым условиям. Оптимальный вариант — четко и подробно предоставить информацию об обязанностях и познакомить с коллегами. Важно поддерживать диалог с новым сотрудником и быть внимательным к нему.

Уважительно относитесь к темпу новичка. Если он не сразу все улавливает, не стоит сильно торопить. В самом начале неудачи нормальны. У человека мало опыта, он волнуется и может делать что-то не так. Первый признак, что сотрудник не справляется — ему не дается работа даже с вашей помощью и после исправления ошибок.

Ищите причины конфликтов. Когда не можете найти общий язык с новым работником, обратите внимание, в какие моменты теряется контакт. Что в поведении и реакции сотрудника вас смущает и мешает общению. Отдельные нюансы стоит обсудить как можно раньше, чтобы они не портили отношения в дальнейшем.

Обеспечьте стабильность. Это касается базовых рабочих условий — места работы, денежных выплат, графика и обязанностей подчиненного. Чтобы вам доверяли, нужно быть надежным руководителем. Предоставьте все удобства, вовремя выплачивайте зарплату и не снижайте ее. Будьте последовательны в своих инструкциях и требованиях. Не давайте обещаний, которые не способны выполнить.

Регулируйте нагрузку. Стоит прислушиваться к сотруднику. Даже если он не говорит открыто, вы можете заметить усталость, снижение мотивации к работе, постоянные ошибки. Возможно, человек работает на пределе возможностей и близок к выгоранию. Такие вещи крайне нежелательны, они ухудшают состояние одного работника и отрицательно влияют на других.

Первая неделя на новой работе

Успех адаптации в первую неделю работы в новом коллективе связан с балансом: вы хотите произвести отличные первые впечатления, но не должны слишком сильно давить на себя, чтобы все было гармонично. Ваша цель состоит в том, чтобы побольше узнать о вашем рабочем месте и начать чувствовать себя комфортно в общей экосистеме.

Итак, как адаптироваться в новом коллективе в первую неделю:

Представьтесь. Исследования показали, что беспокойство на новом месте частично происходит из-за неуверенности в том, как представить себя новым коллегам. Это естественное чувство – когда вы новичок, вам необязательно привлекать к себе внимание. Но в первые дни на новой работе вы хотите, чтобы ваш энтузиазм был заметен.

Найдите подходящее время в рабочих часах и быстро познакомьтесь с людьми, которых вы еще не знаете. Если знакомство с новыми людьми особенно важно для вас, вы можете обратиться за помощью к другим сотрудникам. Укажите своему менеджеру, что знакомство с коллегами является для вас приоритетом, и попросите список людей, с которыми вам следует познакомиться. Вы также можете попросить организатора собрания дать вам немного времени вначале или в конце встречи, чтобы представиться коллективу.

Вот несколько советов, как вам облегчить ваше знакомство:

Подготовьте заранее ваши приветственные строки, чтобы у вас был сценарий наготове, когда вы встретите новое лицо.
Обратите внимание на свое окружение и других людей. Не прерывайте встречу, чтобы представиться или начать говорить слишком громко в общественных местах. Когда вы представляетесь, обратите внимание, как реагирует другой человек. Если он кажется отвлеченным, тогда просто коротко представьтесь и идите по своим делам. Если он более открыт, тогда вы можете лучше узнать этого человека. Можно произвести отличное первое впечатление, заставив кого-то чувствовать себя услышанным.
Постарайтесь запомнить имена. Вы можете сделать это, повторив имя человека и записать себе короткую заметку о нем, когда прощаетесь. Если вы забыли чье-то имя, честность – лучшая политика: «Извините, за последние несколько дней я получил много новой информации. Не могли бы вы напомнить мне свое имя?»

Задавайте своевременные вопросы. Исследования показали, что новые сотрудники работают лучше, когда задают больше вопросов. Обращаясь к лидерам коллектива или коллегам за новой информацией, вы быстро наберете обороты. Но в первую неделю вам необходимо знать, как найти подходящее время, чтобы задать вопросы. Вот несколько рекомендаций о том, как и когда спрашивать:

Подумайте о том, что вы хотите знать. В некоторых случаях вам может потребоваться разрешение, а в других случаях вам может понадобиться совет или подтверждение.
Расставьте приоритеты в информации, которая вам необходима. Например, если у вас не работает компьютер или карточка доступа на работу, тогда вам необходима срочная помощь. Если вы не знаете точных квартальных целей для вашей команды, возможно, вам стоит подождать, чтобы поговорить об этом с вашим менеджером в ближайшие недели.
Запишите свои вопросы, чтобы вы их не забыли. Вы можете поднять эти вопросы во время встречи 1 на 1 со своим начальником. Вы должны узнать предпочтения своего руководителя: хочет ли он получать вопросы по электронной почте или лично? Если у вас много вопросов к одному человеку или группе людей, рассмотрите возможность организации встречи. В приглашении на встречу вы можете перечислить свои вопросы. Это даст им время для подготовки ответов.

Найдите друга. После того как вы представились и почувствовали, с кем вы будете работать, попросите нового коллегу вместе пообедать или выпить кофе. Это может быть человек, сидящий рядом с вами, или другой новичок, который начал в то же время. Развивая доверительные отношения, вы быстрее адаптируетесь в новом коллективе. На самом деле, исследования показали, что наличие социальных связей на работе может сделать нас более продуктивными.

В течение первой недели вы можете и не найти своего лучшего друга. Но поиск кого-то, с кем вы можете общаться даже в краткосрочной перспективе, обеспечит некоторую необходимую стабильность.

Научитесь ориентироваться на местности и наслаждайтесь своим новым рабочим местом. Найдите туалеты, кофе и воду, лестницы и лифты, место, где вы можете пообедать и сделать перерыв, а также найдите любые другие удобства, которые предлагает ваша новая компания. Если вам не сделали экскурсию, подумайте о том, чтобы попросить одного из коллег.

В первую неделю вы также можете поэкспериментировать со своими поездками на работу: найти подходящее время для выхода из дома и опробовать различные маршруты или виды транспорта.

Опыт иностранных компаний

Передовые организации часто используют в работе опыт зарубежных компаний, применяя следующие способы адаптации:

Secondment. Метод предусматривает обмен сотрудников между разными отделами или организациями. Делается это для обмена опытом, повышения квалификации, освоения новых навыков.
Buddying. Метод считается социальным и заключается во взаимоподдержке и взаимопомощи в выполнении задач. В результате улучшаются взаимоотношения внутри коллектива, повышается работоспособность.
E-learning. Обучение проводится с помощью электронных гаджетов, которые настраиваются на уровень знаний и навыков сотрудника. В результате новичок получает только нужный ему на данном этапе уровень информации, что ускоряет освоение материала.
Job Shadoving. При таком методе новичок закрепляется за опытным сотрудником, сопровождает его в течение дня и обсуждает с ним все рабочие моменты.

Из такого изобилия программ адаптации каждая компания выбирает подходящую только ей.

Социологические опросы показывают, что некоторые компании (8%) уделяют непростительно мало времени адаптации нового сотрудника, еще 12% только начинают задумываться об этом вопросе. Но все же большая часть компаний воспринимают адаптацию, как необходимый элемент ведения бизнеса.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Как повысить эффективность адаптации

Важно контролировать эффективность адаптации и заниматься улучшением и совершенствованием ее методов и моделей, чтобы она приносила те результаты, которых вы ожидаете. Обсудим, как это сделать.

Собирайте обратную связь

Своевременная информация поможет сделать анализ, улучшить механизм адаптации и сохранить в организации будущих сотрудников. Адаптацию нужно делать не ДЛЯ сотрудника, а ВМЕСТЕ с ним. Может так произойти, что новичку что-то не понравилось, но он постеснялся сказать. Он ушел из компании, а вы так и не узнали почему. Поэтому спрашивайте, как он себя чувствует в компании, что ему нравится, что не нравится. И при необходимости вносите изменения в работу.

Обратную связь удобно собирать на платформе Unicraft через регулярные отзывы к пройденным курсам. В результате вы увидите, где проседает ваша система, а сотруднику будет приятно, что компания принимает к сведению его мнение. Это же здорово, когда вас спрашивают, слушают и вносят изменения в систему работы.

Контролируйте эффективность

Оценить эффективность обучения можно не только с помощью отзывов. Проводите аттестацию знаний персонала, чтобы понимать, какие знания они усвоили. Ставьте конкретные цели критерии с количественными показателями. Обычно их определяют на этапе планирования и разработки программы. Например, срок, когда сотрудник должен впервые произвести полноценный продукт. Метрик может быть много.

Не скупитесь на эмоции

Мы живем в эпоху развивающих впечатлений. Это не про технологии или глобализацию. А про впечатления, потому что именно за ними приходят люди. Эмоции — ценная валюта. Процесс адаптации должен создавать эмоции и впечатления.

Проблемы адаптации молодых специалистов в России

На сегодняшний день в России особо остро стоят проблемы адаптации молодых специалистов. Это связано с важностью вопросов о выборе жизненного пути. Большинство студентов, окончивших ВУЗы, не могут трудоустроиться по профессии. Поэтому молодым людям часто приходится менять профессии, подстраиваясь под спрос на рынке труда.