Как правильно составить штатное расписание - образец и пример заполнения (2021 год)

Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

* * *

Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, должностей работников, сведения о должностных окладах и персональных надбавках, общей численности и месячном фонде заработной платы организации или учреждения. Эти данные необходимы руководителю организации для оптимизации работы, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов. В статье мы ответим на некоторые вопросы, касающиеся штатного расписания.

Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее – Указания)). Кроме того, в штатном расписании указываются по каждой должности размеры оклада (тарифной ставки), доплат и надбавок.

Бюджетное учреждение может осуществлять свою деятельность, используя различные источники финансирования, например, субсидии на выполнение государственного задания и средства, полученные от платных услуг. В связи с этим оплата труда специалистов отдельных должностей может осуществляться как за счет двух источников, так и за счет одного из них. На практике широкое применение получило составление двух, а в отдельных случаях и трех штатных расписаний для каждого источника. Правильно ли это? Отметим, что действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено. В качестве доказательства приведем следующие аргументы.

Бюджетные учреждения относятся к государственным (муниципальным) учреждениям. Системы оплаты труда таких организаций устанавливаются с учетом рекомендаций, разработанных Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, и мнений соответствующих профсоюзов (объединений профсоюзов) и объединений работодателей. Так, в соответствии с п. 19 Единых рекомендаций*(1) штатное расписание учреждения утверждается руководителем учреждения и включает в себя все должности служащих (профессии рабочих) данного учреждения. Аналогичные требования содержатся в п. 10 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждений, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 (далее – Положение).

В пункте 35 Единых рекомендаций рекомендовано формирование единого штатного расписания в учреждении независимо от того, к каким видам экономической деятельности относятся структурные подразделения учреждения. Таким образом, поскольку действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено, в учреждении должно составляться одно штатное расписание по всем должностям вне зависимости от того, в какой деятельности занят работник.

Итак, мы выяснили, что штатное расписание является единым документом по организации. Какими нормативными актами следует руководствоваться при разработке штатного расписания? Отметим, что в целях унификации наименований профессий и должностей, а также определения объема трудовых обязанностей работника приняты следующие классификаторы: – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 (в редакции от 18.07.2007); – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (в редакции от 29.04.2008); – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 (в редакции от 20.12.2003). Кроме того, Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, разъясняющий отдельные вопросы, связанные с применением указанного справочника на практике.

Для справки. Напомним, что Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих и порядок его применения предназначены для организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

При разработке штатного расписания рекомендуем отражать наименования должностей, а также закреплять в трудовых договорах обязанности в соответствии с названными классификаторами, особенно если работник занимает должность, для которой нормативными правовыми актами предусмотрены гарантии и компенсации. При разработке штатного расписания иногда возникает вопрос: как правильно отражать количество штатных единиц в данном документе? В соответствии с Указаниями при заполнении формы штатного расписания (ф. Т-3) в графе 4 «Количество штатных единиц» отмечается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных. Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность юриста в графе 4 штатного расписания можно указать не «1», а «0,5». Дополнительно скажем о заполнении еще некоторых строк данной формы. Так, в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» должна быть указана в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу) в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Статья 143 ТК РФ, предусматривающая тарифную систему оплаты труда, дает основание для установления «вилки» должностных окладов, то есть указания должностного оклада по свободной должности от минимального до максимального размера. При установлении «вилки» окладов по одноименным должностям следует помнить об обязанности работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Как разъяснили чиновники Роструда в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1, размеры окладов по одноименным должностям в штатном расписании следует устанавливать одинаковые. Определение заработной платы работнику с высокой квалификацией может быть реализовано путем добавления к окладу надбавок и других выплат. Отметим, что стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты – указываются в графах 6-8 штатного расписания.

Далее, на практике может возникнуть необходимость корректировки штатного расписания. Какие-то должности могут быть в него добавлены, а какие-то удалены. Все изменения штатного расписания вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Однако при изменении численности штата в сторону уменьшения следует учитывать, что в соответствии со ст. 82 ТК РФ при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации и возможном расторжении трудовых договоров с ними в силу п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан: – в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников, не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях. Аналогичные разъяснения приведены в Определении КС РФ от 15.01.2008 N 201-О-П; – предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Нередко на практике возникают ситуации, когда учреждение меняет источник оплаты труда работника. Например, должность была перемещена в раздел должностей работников, выплата заработной платы которым финансируется за счет средств от приносящей доход деятельности. Следует ли уведомлять данного работника за два месяца о том, что произведено подобное изменение? Нужно ли вносить поправки в трудовой договор с ним, если размер заработной платы сотрудника остался прежним? В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условие оплаты труда является обязательным для включения в трудовой договор. Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе условия об оплате труда, допускается только по соглашению сторон, которое должно заключаться в письменной форме в силу ст. 72 ТК РФ. При этом условия оплаты труда не должны зависеть от источника формирования фонда оплаты труда (бюджетный, внебюджетный).

Исключения из этого правила составляют случаи, предусмотренные ст. 74 ТК РФ. Данная норма наделяет работодателя правом в одностороннем порядке изменить условия договора, определенные при его заключении, в связи с изменением организационных или технологических условий труда. О предстоящих изменениях, определенных сторонами трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ. Однако и в этом случае переход на иной источник формирования фонда оплаты труда сам по себе не является основанием для внесения изменений в трудовой договор. В рассматриваемой ситуации принятое руководством бюджетной организации решение об изменении источника выплаты заработной платы не влияет на право работника на оплату труда равной квалификации. Поэтому какого-либо специального уведомления работников о планируемом изменении в соответствии со ст. 74 ТК РФ не требуется.

Следующий вопрос, который может возникнуть на практике, связан с сокращением отдельных единиц должностей штатного расписания. Чаще всего ликвидация каких-либо должностей вызвана недостаточностью денежных средств для оплаты труда таких специалистов. Тем не менее учреждение нуждается в их услугах при возникновении определенных ситуаций. Например, в организации случилась авария, связанная с повреждением канализационных систем. Своего сантехника в штате нет. Вправе ли в данном случае организация заключить срочный трудовой договор с указанным специалистом?

В силу ст. 58 ТК РФ срочный трудовой договор заключается тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ, например: – на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы; – на время выполнения временных (до двух месяцев) работ; – для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона); – для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг; – с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы и др. Однако для этого в штатном расписании организации должна быть единица данной профессии, на которую можно принять вышеуказанное лицо, иначе выплата ему заработной платы будет являться незаконной. Например, с лицами, привлекаемыми для устранения производственной аварии, можно заключить договоры гражданско-правового характера. Для этого тоже должен быть соблюден ряд условий: – наличие соответствующих денежных средств по соответствующей подстатье КОСГУ. Заметим, что это касается и договоров, заключаемых с условием оплаты за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Если указанные расходы заложены в план финансово-хозяйственной деятельности учреждения, то оно вправе их произвести, следовательно, и принять на себя обязательства по их оплате; – неукоснительное соблюдение норм Закона о контрактной системе*(2).

Подводя итог всему сказанному, отметим следующее: 1. Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, составляемым по утвержденной форме единым документом по организации. 2. Должности в штатном расписании необходимо отражать в соответствии с установленными классификаторами. 3. Оклады по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые. Реализация права работника получать за квалифицированный труд большую заработную плату должна быть исполнена путем установления соответствующих надбавок и выплат, предусмотренных системой оплаты труда данного учреждения. 4. При сокращении единиц штатного расписания следует учитывать требования ТК РФ, в частности предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения.

М. Зарипова, эксперт журнала «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение»

«Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2015 г.

───────────────────────────────────────────────────────────────────────── *(1) Единые рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2014 год, утв. Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 25.12.2013, протокол N 11.

*(2) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Метки: заработная плата, бюджетный учет, учет

44-фз НДС НДФЛ аванс автомобиль алименты бизнес брак деньги дети договор жилье жку завещание земельный участок имущество иск квартира льгота медицина менеджмент мотивация налог налоги наследство образование одежда пенсии пенсия платежи покупка пособие премия преступление проба психология работа реклама сделка семья суд тендер труд учет школа

Мы очень признательны Вам за комментарии. Спасибо!

Комментарии для сайта
Cackle

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
Закрепляет суммы надбавок персоналу.
Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Структура штатного расписания и срок действия

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

Обязательно применять именно форму Т-3?

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?

Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.

Унифицированная форма Т3 – как правильно заполнить?

Стандартная форма №Т3 “Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.

Шаблон штатного расписания в формате WORD можете скачать здесь.

Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.

Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.

Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.

Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).

Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.

Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?

Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.

Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.

При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Продление

В законодательстве РФ не имеется положения о продлении штатного расписания. Случается так, что срок документа истек, но никакие кадровые изменения в организации не произошли. Что делать в этом случае и обязательно ли оформлять новое расписание штата?

Нужно напомнить, что штатное расписание – локальный нормативный акт, и каждая компания разрабатывает его сама с учетом специфики своей деятельности. Сюда входят условия оплаты труда, формы собственности, например, предприятие может быть коммерческим или некоммерческим, государственное это или частное учреждение и т.д.

На заметку. Обычно этот документ утверждается на год. Если за этот период не произошли кадровые изменения, то его можно продлить. Делается это также на определенный срок, максимум до трех лет.

Но чаще всего в течение определенного времени все же происходят некоторые изменения, вводятся дополнительные единицы или, напротив, убираются ненужные должности. В этом случае необходимо внести изменения в штатное расписание или составить новый документ. В этих случаях стоит указать причину, из-за которой произошли должностные изменения в фирме. Например, при сокращении штатных единиц можно указать, что сократился объем работы или производства, был устранен определенный вид производства и т.д.

Несмотря на то что продление данного документа предусмотрено законом, но на деле практически невозможно обойтись без изменений и поправок. Например, иногда приходится исключать определенные должности, это делается в связи с сокращением персонала. После удаления должности опять приходится составлять новое расписание.

Если появилась необходимость сокращения персонала, то увольняемый работник должен быть предупрежден за 2 месяца до сокращения (о том, нужно ли менять штатное расписание при увольнении сотрудника и как это осуществить, читайте тут).

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

наименование хозяйствующего субъекта;
название и номер распоряжения;
место и дата создания документа;
даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:

Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Вам будет интересно:

Правила внутреннего трудового распорядка: порядок составления и утверждения в [year] году

Составим образец приказа об утверждении штатного расписания

ООО «Афродита»

Приказ №34-ОД

г. Сарапул

30 декабря 2021 года

Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2021 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей. 2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2021 года в работу с 1 января 2021 года. 3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2021 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

Наименование бумаги и дату ее составления.
Наименование компании.
Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
Срок действия выписки.
Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.