Доплата больничного до среднего заработка: 2021, как оформить?

Доплата пособия по беременности и родам

Если в коллективном и трудовом соглашении прописана возможность работника получить доплату до среднего заработка к таким пособиям, то эти издержки также можно включить в затраты на оплату труда.

Порядок определения средней зарплаты должен быть отражен в локальных нормативных актах работодателя. Если в документах хозяйствующего субъекта это не отражено, то средний заработок можно определить согласно действующим нормативным актам, регулирующим порядок его расчета.

НК РФ определяет, что расходы на доплату к пособиям по беременности и родам до среднего заработка экономический агент вправе относить к расходам по налогу на прибыль.

Мнение эксперта

Семенов Александр Владимирович

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Суммы таких доплат облагаются подоходным налогом. По ним начисляется ЕСН. В локальных нормативных актах налогового агента в области трудового законодательства может быть установлена доплата не только до среднего заработка, но и до:

должностного оклада. Премии и любые надбавки во внимание не принимают;
фактического заработка, то есть до зарплаты, которая была бы получена работником, если бы он трудился полный месяц;
какой-либо фиксированной величины, которая может быть установлена одинаковой для всех работников предприятия не зависимо от оклада и должностных обязанностей. Размер доплаты зависит от финансовой возможности работодателя компенсировать материальные потери сотрудника во время болезни.

Правомерна ли доплата по больничному листу?

Положения ТК РФ, позволяющие-таки участникам трудовых отношений договориться о доплате за счет работодателя к государственным пособиям, нейтральны по отношению к виду пособий и не зависят от различий в их назначении, источниках выплаты, порядке исчисления и т.п. В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с теми, которые установлены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 57 ТК РФ). В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями (ст. 41 ТК РФ). Судебная практика свидетельствует о правомерности улучшения положениями трудовых (коллективных) договоров гарантий работникам по сравнению с гарантиями, установленными законодательством (Определения Верховного Суда РФ от 21.01.2010 N 9-В09-25, от 08.02.2008 N 25-В07-22).

Доплата до МРОТ работающим по совместительству

Особого внимания заслуживает порядок доплаты до МРОТ, в том числе для совместителей. Если заработная плата работника, а также пособие по болезни, не достигает размера МРОТ, работодатель обязан компенсировать разницу.

Трудовым кодексом определено, что труд совместителей оплачивается пропорционально отработанному времени. Доплата больничного до МРОТ выполняется по тому же принципу. Порядок такой доплаты должен быть отражен во внутренних нормативных актах работодателя, регламентирующих расчеты по заработной плате.

Положения этих документов доводятся до сведения работника под роспись.

Доплата оформляется приказом предприятия.

Расчет доплаты

Для расчета размера доплаты нужно определить сумму пособия по болезни, которую работодатель должен выплатить в обязательном порядке. При этом следует руководствоваться Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375, а также ст. 14 Закона N 255-ФЗ.

Сумма обязательного пособия исчисляется обычно исходя из среднего заработка работника. Сначала определяют сумму начислений, произведенных в его пользу за расчетный период. Обычно это два года, предшествующие году наступления временной нетрудоспособности.

Складывают только начисления, которые учитываются при определении среднего заработка. А это те суммы, что входят в состав выплат и иных вознаграждений в пользу работника, на которые начислены страховые взносы в ФСС РФ в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ).

Начисления складывают отдельно за каждый год расчетного периода. Если данный временной промежуток отработан не полностью или отсутствует справка о заработке у других работодателей, то учитывают фактически имеющуюся сумму.

Затем определяют максимальный предел пособия. То есть полученные за каждый год суммы сравнивают с предельно допустимой величиной. А именно с предельной величиной базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ. В дальнейшем расчете используют меньший показатель.

Далее полученную сумму делят на 730, что дает величину среднедневного заработка. Ее умножают на коэффициент страхового стажа, потом — на количество календарных дней нетрудоспособности.

Наконец, определяют, сколько сотрудник смог бы фактически заработать, если бы работал, а не болел. Из полученной величины вычитают сумму обязательного пособия. Результат представляет собой доплату.

Пример 1. Кассир ООО «Магия» О.В. Васильева с 18 по 26 ноября 2013 г. была на больничном.

Ее страховой стаж равен пяти годам и двум месяцам. Заработок за 2011 г. составил 470 000 руб., за 2012 г. — 530 000 руб. Оклад равен 45 000 руб.

В трудовом договоре предусмотрена обязанность работодателя в случае нетрудоспособности доплачивать до фактического заработка.

Бухгалтер ООО «Магия» сделал следующие расчеты.

Сначала он определил размер среднего заработка для определения пособия, установленного законом.

Так как доходы работницы за два года, предшествующие тому, когда наступила временная нетрудоспособность, больше предельных величин базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ (в 2011 г. — 463 000 руб., в 2012 г. — 512 000 руб.), то в расчете бухгалтер учел максимально возможные значения. В результате среднедневной заработок для расчета пособия составил:

(463 000 руб. + 512 000 руб.) : 730 дн. = 1335,62 руб.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности равна:

1335,62 руб. x 80% x 9 дн. = 9616,46 руб.

Затем бухгалтер рассчитал сумму, которую О.В. Васильева получила бы, если бы работала в эти дни, в размере:

45 000 руб. : 20 дн. x 9 дн. = 20 250 руб.

Размер доплаты до фактического заработка составил:

20 250 — 9616,46 = 10 633,54 руб.

Ответы на актуальные вопросы

Вопрос № 1. Может ли предприятие учесть в расходах для определения базы по налогу на прибыль доплату к больничному до среднего заработка гражданина другого государства?

Ответ. Предприятие имеет право осуществить доплату больничного до средней зарплаты в соответствии с трудовым соглашением своему работнику независимо от его гражданства.

Но включать такие затраты в расходы при расчете величины налогооблагаемой базы по налогу на прибыль нельзя. Если гражданин другого государства не является застрахованным лицом, то права на пособие по болезни он не имеет.

Налоговый и бухгалтерский учет доплат

Затраты на выплату пособий по временной нетрудоспособности, возмещаемые работодателю из ФСС РФ, не относятся к расходам работодателя в бухгалтерском и налоговом учете. Доплаты по больничному на основании трудового (коллективного) договора работодатель осуществляет за свой счет. Возникает вопрос: можно ли их учесть в целях налогообложения прибыли? Какая статья расходов в этом случае наиболее подходит? Позиция чиновников в отношении доплат к обоим видам госпособий практически одинаковая. Она традиционно складывается в пользу отнесения указанных доплат в целях налогообложения прибыли к налоговым расходам на оплату труда. Правила для таких расходов установлены ст. 255 НК РФ. В комментируемом Письме указано, что перечень расходов на оплату труда в ст. 255 НК РФ не является закрытым. А раз так, то сумму доплаты работнице до должностного оклада на период отпуска по беременности и родам минфиновцы рекомендуют учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, в соответствии с положениями «нейтрального» п. 25 ст. 255 НК РФ. В этом пункте поименованы другие видов расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором. Аналогичные рекомендации давались ранее, а недавно были озвучены в Письме Минфина России от 24.02.2012 N 03-03-06/1/98. Что касается доплат по обычному больничному листу, то для них отличия от доплат к пособию по беременности и родам для целей налогового учета не наблюдается. Их тоже предлагается включать в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ (Письма Минфина России от 15.12.2010 N 03-03-06/2/212, от 08.12.2010 N 03-03-06/2/209).

Пример. Бухгалтеру организации (1980 г. р.) начислено пособие по беременности и родам в сумме 60 000 руб., а также доплата до должностного оклада на основании коллективного договора — 10 000 руб. Сумма пособия, выплачиваемого сотруднице за счет средств ФСС РФ, не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Доплата до должностного оклада государственным пособием не является и облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ). Этот налог удерживается по ставке 13% в момент выплаты денежных средств работнице (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 4 ст. 226 НК РФ). На сумму пособия по беременности и родам не начисляются страховые взносы на обязательное страхование, включая обязательное социальное страхование от несчастных случаев (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. 1 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Однако в указанных статьях среди выплат, не облагаемых страховыми взносами, не упоминаются доплаты за счет работодателя. Следовательно, на сумму доплаты придется начислить страховые взносы, в том числе на страхование против травматизма. За возмещением суммы пособия организация обратилась в территориальное отделение ФСС РФ. В бухгалтерском учете организации начисление, выплата пособия и доплаты будут отражены следующими записями: Дебет 69-1 Кредит 70 — 60 000 руб. — начислено пособие за счет средств ФСС РФ; Дебет 26 Кредит 70 — 10 000 руб. — начислена доплата к пособию за счет средств работодателя; Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ», — 1300 руб. (10 000 руб. x 13%) — удержан НДФЛ с суммы доплаты; Дебет 70 Кредит 50 (51) — 68 700 руб. (60 000 + 10 000 — 1300) — выплачено пособие за вычетом удержанного НДФЛ; Дебет 26 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР», — 1600 руб. (10 000 руб. x 16%) — начислены страховые взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии; Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР» — 600 руб. (10 000 руб. x 6%) — начислены страховые взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии; Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФСС РФ по обязательному социальному страхованию» — 290 руб. (10 000 руб. x 2,9%) — начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС» — 510 руб. (10 000 руб. x 5,1%) — начислены страховые взносы на обязательное медицинское страхование. В соответствии с видом экономической деятельности организация относится к третьему классу профриска и уплачивает страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (НС и ПЗ) по тарифу 0,4%. Начисление взносов отражено в учете следующей записью: Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФСС РФ по взносам на страхование от НС и ПЗ» — 40 руб. (10 000 руб. x 0,4%) — начислены взносы по обязательному страхованию от НС и ПЗ. После перечисления ФСС РФ средств на выплату пособия их сумма отражена в учете проводкой: Дебет 51 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС РФ по обязательному социальному страхованию», — 60 000 руб. — получено возмещение от ФСС РФ в сумме выплаченного работнице пособия.

Есть такое право

Не все сотрудники имеют право получить больничное пособие в 100% размере от среднего заработка, так как показатель зависит от страхового стажа.

А иногда начисление таких пособий происходит исходя из МРОТ. Поэтому на помощь такому персоналу приходит доплата по больничному листу до среднего заработка.

При временной потере трудоспособности работнику выплачивают больничное пособие, исчисляемое на основании среднего заработка. За расчетный период берут два года, предшествующих году наступления страхового случая.

Фонд социального страхования ограничивает значение, при котором дни отсутствия оплачивают. Так, в 2021 году максимальный доход за расчетный период равен:

Является ли больничный лист доходом
Что делать если продлили больничный по беременности и родам
Что делать, если работодатель не принимает электронный больничный лист
Что делать, если не дали больничный лист
Через сколько дней приходит больничный от ФСС
Что делать, если в больничном листе не указано место работы
Учитываются ли больничные при расчете декретных

1,388 млн руб. / 730 день (число дней в 2015 + 2021 г.) = 1901,37 руб./день.

Суммы выше этих лимитов не учитывают при расчете больничного и не оплачивают. Но законодательство не запрещает работодателю делать доплату до среднего заработка по больничному листу на недостающую сумму.

Помните: предоставлять сотрудникам такую доплату – это право, а не обязанность работодателя!

Доплата до фактического заработка к пособию, размер которого ограничен

Источник: журнал «Главбух»
Согласно статье 183 Трудового кодекса РФ, при временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие в соответствии с федеральными законами. Основным является Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Расчет среднего заработка для начисления пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком производится за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. При этом в знаменателе расчета указывается фиксированное число дней – 730.

Компания за свой счет оплачивает больничные сотрудника за первые три дня. С четвертого дня пособие оплачивается уже за счет средств ФСС России.

Средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия по временной нетрудоспособности, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей установленную на основании Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ) на соответствующий календарный год предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС России.

Пособие при утрате трудоспособности вследствие заболевания или травмы выплачивается в следующем размере:

при стаже более восьми лет – 100 процентов среднего заработка;
при стаже от пяти до восьми лет – 80 процентов среднего заработка;
при стаже до пяти лет – 60 процентов среднего заработка.

Получается, что сотрудники с небольшим стажем в материальном смысле теряют очень много. При этом они могут быть весьма ценными для организации кадрами.

Как правильно оформить

Когда предприятие делает сотрудникам доплаты до среднего заработка по больничному листу при временной утрате ими трудоспособности, обязательно наличие этого условия в локальных нормативных документах, трудовом или коллективном договоре. Поскольку законодательство не регламентирует правил, касающихся данного вопроса, работодатель самостоятельно определяет:

круг лиц, которым положена компенсация (не обязательно выплачивать средства всему персоналу);
порядок расчета сумм денежных средств к доплате.

Как рассчитать доплату?

Размер доплаты определяется как разница между величиной среднего заработка и пособия по болезни.

Среднюю заработную плату рассчитывают умножением среднедневного заработка на длительность нетрудоспособности в днях. Для расчета учитывают все доходы, включаемые в налогооблагаемую базу по ЕСН. При определении средней зарплаты за день расчетным периодом признается 1 год, предшествующий заболеванию.

Величина пособия определяется в зависимости от стажа работы застрахованного лица. Она варьирует от 60 до 100% от среднего заработка. Максимальное значение его регулируется законодательством и меняется ежегодно.

Например, работник завода болел в марте 7 календарных дней. Его ежемесячный оклад составляет 65000 рублей. Расчетный период с 1 февраля прошлого года по 28 февраля текущего отработан полностью. Доплата больничного до среднего заработка предусмотрена коллективным и трудовым соглашениями. Стаж работы – 7 лет.

Показатель	Порядок расчета	Результат
Средняя зарплата за день	65000*12/365	2136,98
Больничный за день	2136,98*80%	1709,59
Максимальный размер больничного за день	1521,00
Величина больничного	1521,00*7	10647,00
Размер доплаты	1709,59*7 – 10647,00	1320,13

Поскольку максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности ограничен законодательством, предприятие компенсирует разницу в 1320,13 рублей.

Расчеты с бюджетом

При правильном оформлении документов доплату до среднего заработка по больничному листу можно учитывать в расходах по налогу на прибыль как оплату труда. Для этого требуется:

соблюдать рассмотренные выше условия;
издать приказ, на основании которого делать такие доплаты.

Поскольку рассматриваемые доплаты исходят не от государства, они облагаются подоходным налогом. Его расчет происходит в общем порядке.

Также работодатель должен отчислить с суммы добавки до среднего заработка взносы во внебюджетные фонды.

ПРИМЕР С. Михайлов, работающий в и являющийся налоговым резидентом РФ, 26.09.2016 оформил больничный.

К исполнению трудовых обязанностей он вернулся 06.10.2016. Средняя зарплата сотрудника за последние два года в день составила 2250 руб.

Страховой стаж – 7 лет. В коллективном договоре фирмы предусмотрена доплата по больничному листу до среднего заработка.

Какие действия надо выполнить?

Поскольку Михайлов имеет страховой стаж – 7 лет, ему положена компенсация в размере 80% зарплаты. Сумма отчисляемых ему средств без доплат составит:

7289,04 × 13% = 947,6 руб. – удерживаем эту сумму НДФЛ с доплаты по больничному листу до среднего заработка.

До какой предельной суммы или срока можно производить доплату – законодательство не регламентирует. И несмотря на то, что заработок может быть фиксирован окладом, фактически произведенной продукцией и др.

Главное: чтобы правила расчета доплаты до среднего заработка по больничному листу были конкретно отражено в нормативных документах или трудовом договоре со служащим.

Доплата больничного до фактического заработка

Сумма пособия по больничному листу, как правило, выходит меньше, чем фактический заработок сотрудника. Некоторые работодатели по собственной инициативе производят соответствующую доплату. Об учете такой выплаты и пойдет речь.

Заболевшему сотруднику фирма должна выплатить пособие по временной нетрудоспособности, величина которого зависит от страхового стажа больного.

Так, если страховой стаж работника составляет восемь и более лет, то ему полагается пособие в размере 100 процентов его среднего заработка; от пяти до восьми лет — 80 процентов его среднего заработка; до пяти лет — 60 процентов его среднего заработка.

Сотруднику со страховым стажем менее шести месяцев пособие по болезни выплачивается в сумме, которая не должна превышать за полный календарный месяц МРОТ, установленного федеральным законом (п. п. 1 и 6 ст. 7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ, далее — Закон N 255-ФЗ). С 1 января 2014 г. сумма МРОТ составляет 5554 руб. в месяц (ст. 1 Закона от 19 июня 2000 г. N 82-ФЗ в редакции от 2 декабря 2013 г.). Напомним, что в 2013 г. этот показатель составлял 5205 руб.

Важно знать. Для выплаты пособия по болезни сотрудник обязан представить работодателю листок нетрудоспособности, выданный медучреждением. Он должен быть оформлен в соответствии с требованиями Порядка, который утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. N 624н.

Именно по указанным правилам соцстрахом будут рассчитываться, а соответственно, и возмещаться работодателю суммы пособий (за исключением первых трех дней болезни). Ни копейки сверху ФСС не доплатит.

Вместе с тем никто не запрещает работодателям оплачивать больничные листы сверх лимита среднего заработка, выплачивая часть пособий (помимо трех дней, которые и так идут из кармана фирмы) за свой счет. Например, пособие по временной нетрудоспособности, которое должно быть выплачено в обязательном порядке, работодатель может доплатить до фактического заработка сотрудника.

Разберемся, как правильно это сделать и какие последствия ждут добросердечных работодателей.