Правила расчета отпускных в 2021 году + формула и пример расчета

Что диктует трудовое законодательство

Изменения сроков выплаты отпускных в 2021 году не произошло. По ТК РФ выдача начисленных отпускных должна осуществляться за 3 дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При этом отсутствуют уточняющие моменты, особенно волнующие бухгалтеров – о каких днях говорит закон, рабочих или календарных?

Опираясь на ст. ТК РФ, определяющую исчисление указанных в законодательстве сроков в календарных днях, можно считать, что срок выплаты отпускных в 2021 году, как и в прошлые годы – за 3 дня до отпуска. Устанавливая дату выдачи денег, следует учитывать, что в трехдневный календарный период могут входить выходные и праздничные дни, следовательно, выплатить отпускные придется накануне их наступления.

Выплата отпускных в 2021 году: новые правила

Расчет, сроки и перечисление НДФЛ.

В 2021 году правила выплаты отпускных изменились. Был принят новый закон, который определил сроки и перечисление НДФЛ. Больше всего вопросов вызывают правила исчисления среднего заработка, с учетом разных условий. Давайте разбираться.

Право на отпуск сотрудник получает после того, как непрерывно отрабатывает 6 месяцев. После отработанного полугода согласие на предоставление отпуска со стороны работодателя не требуется. В 2018 году изменения коснулись сроков выплаты отпускных. За 3 дня до того, как сотрудник соберется уйти в отпуск, работодатель обязан выплатить ему отпускные средства. Размер отпускных рассчитывается из среднего дневного заработка, который умножают на количество дней отпуска.

Если была премия

Как быть при расчете отпускных, если работник получал ежемесячную премию? В этом случае, начисление делают обычным способом, учитывая общий доход. Но если за месяц премий было насколько, то для расчета берут одну сумму. Какую именно выбирает работодатель, и обычно это самая высокая. Премиальная часть за три месяца учитывается полностью, если выплата отпускных совпадает с их начислением. Годовая премия также должна быть включена в расчет полностью.

Компенсация при увольнении

Сотрудник, который уволился, теряет право на получение отпускных, но он гарантированно должен получить компенсацию за не потраченный отпуск. В этом случае начисления производят по другой схеме. Расчет делают с дня последнего отпуска и до увольнения.

Когда выросла зарплата

Если перед уходом в отпуск работодатель поднял зарплату, то начисление производят с использованием специального коэффициента. Новую сумму зарплаты делят на сумму, которая выплачивалась до этого. Затем этот коэффициент умножают на средний показатель заработной платы.

Формула расчета

Чтобы рассчитать средний заработок, используют следующую формулу:

СДЗ = В / Др

В – выплаты, которые начислены сотруднику за расчетный период;

Др – количество дней в расчетном периоде.

Расчетный период

Время, за которое учитывают выплаты сотруднику, называют расчетным периодом. Он может быть:

• стандартный
  , за 12 месяцев, которые предшествуют тому месяцу, в котором работник уходит в отпуск. Зависит от того, в каком месяце у работника начинается отпуск.
• особый
  , который работодатель выбирает по своему усмотрению.

Более чем 12 месяцев расчетный период устанавливается в тех случаях, когда у работника в течение года меняется зарплата, или нужно исключить из периода лишние дни. Когда для расчета используют особый расчетный период, отпускные рассчитывают двумя способами: стандартным и особым.

Когда платить НДФЛ с отпускных в 2021 году?

Перед тем, как заплатить налог, его сначала надо удержать с доходов сотрудника.

Согласно статье 226 НК РФ, удерживать налог необходимо в день, когда работнику выплачиваются деньги. В пункте 6 статьи 226 НК РФ указан срок перечисления НДФЛ с отпускных. В 2021 году это последний день месяца, в котором их выдали. В случае, если дата попадает на выходные, дата выплаты НДФЛ с отпускных – следующий рабочий день.

Оформление отпуска в 1С:ЗУП, редакция 3.1

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет оформить и рассчитать разные виды отпусков. Кроме того, в версии 3.1 легко выполнить такие операции, как:

• Назначение права на отпуск сотруднику;
• Реализация расчета и начисления отпускных;
• Осуществление оценки среднего заработка для отпускных;
• Формирование справки по остаткам отпусков сотрудника;
• Регистрация графика отпусков в программе;
• Начисление денежной компенсации взамен предоставления отпуска.

Если вы пользуетесь программой, но еще не успели перейти на новую версию 1С:ЗУП, то можете связаться с нашими специалистами. Они помогут осуществить легкий переход.

МнениеРоструда: какой срок выплаты отпускных

Перекликается с нормами ст. 136 ТК РФ и письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, определяя трехдневный минимум в календарных днях, отсчитываемых до начала отпуска. Отмечается в документе и необходимость учета нерабочих дней. При их наличии срок, до которого выплаты должны быть произведены, увеличивается, т.е. выдать положенные суммы придется за 4, 5 или более дней. Например, при предоставлении отпуска с 14 июня 2021 года, выплату осуществляют не 10-го, а 9-го июня в субботу (это был рабочий день), поскольку 10-е и 11-е июня – выходные, а 12-е – праздничный день.

Однако письмом № 1693-6-1 не прояснено такое обстоятельство: следует ли в трехдневный срок засчитывать день выплаты. Упоминается лишь возможность выдачи отпускных в четверг или пятницу работнику, уходящему в отпуск в понедельник.

Отсутствие этого пояснения породило различия в трактовке сроков в разных трудовых инспекциях регионов. Так, в Иркутской области правомерным считается выплата отпускных за 2 дня на 3-й до наступления отпуска, а в ГИТ Санкт-Петербурга рекомендуется перечислять или выдавать деньги на отпуск за 3 дня на 4-й.

На практике, исходя из законодательных норм, соображений безопасности и простой житейской осторожности, бухгалтеры проводят выплаты именно на 4-й день. К тому же, существует немало противоречащих друг другу решений Арбитражного суда.

Основной нюанс сроков оплаты отпуска в 2021 году: как считать 3 дня до начала

На самом деле, 3 дня можно трактовать по-разному. Это могут быть 3 календарных либо 3 рабочих дня. Разница бывает весьма серьезная. Если, например, отпуск начинается с 10 января, то это лишь 2-й рабочий день в году, и в таком случае оплата должна производиться почти за 2 календарные недели до начала отпуска, в декабре.

Однако даже в общем случае срок может увеличиться до 5 календарных дней, если понимать норму ТК как 3 календарных дня.

В действительности имеются в виду, естественно 3 календарных дня, и именно так это трактуют бухгалтерии при оплате отпускных. Но и тут не всякий раз будет верное представление о том, как данные 3 дня отсчитывать.

Обычно при оплате отпускных в России (с условием, что они вообще оплачиваются верно, до ухода сотрудника в отпуск) бухгалтера/руководители организаций опираются на то, что в 3-х дневный срок до начала отпуска следует включать 1-й день отпуска.

Скажем, если сотрудник уходит в отпуск с 10 августа, то отпускные должны быть выплачены 7 августа. Еще одна частая практика – сотрудник уходит в отпуск с понедельника, а отпускные выплачиваются в предшествующую ему пятницу.

Приблизительно подобные разъяснения давались Рострудом, однако в этом году окончательно было выяснено, что данная практика нарушает нормы трудового законодательства.

Позиция судей

Как и трудовики, судебные инстанции разных регионов полярно расходятся в вопросе включать ли дату выплаты в трехдневный срок или нет. Так, арбитры Ленинградского и Кемеровского областных судов считают, что день выдачиследует включать в трехдневный период, а суды других субъектов РФ имеют прямо противоположное мнение. Например, областной суд г. Челябинска в решении № 11-11043/2015 от 17.09.2015 определил, что даты наступления отпуска и его оплаты должны разделять 3 полных дня. Такое же мнение и у Пермского краевого суда (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018).

Подобная разница в судебных решениях обусловлена отсутствием четких законодательных разъяснений. А поскольку вопрос сроков выплат – принципиальный,и его невыполнение в отведенных рамках может привести к штрафам, безопаснее выплачивать отпускные за 3 полных дня до начала отдыха, т. е. на 4-й.

Рассмотрим, как считать срок выплаты отпускных на примере:

Работник уходит в отпуск в пятницу 20 июля 2021. Отсчитаем назад 3 дня – 19, 18, 17 июля. Выдать отпускные следует в понедельник 16-го. В этом случае предприятие точно не рискует получить штраф за несвоевременную выплату отпускных при проверке трудовой инспекцией.

Показатели, учитывающиеся при расчете

Расчет осуществляется на основании Положения от 24.12.2007 №922, предусматривающего порядок исчисления сумм среднего заработка. Сегодня нового закона, который бы изменил существующий порядок, нет.

На размер выплат влияют:

• расчетный период;
• среднемесячная заработная плата;
• длительность отпуска;
• трудовой стаж.

Установленная действующим законодательством стандартная длительность ОО равна 28 календарным дням. Право воспользоваться им предоставляется только работнику, официально принятому организацией (документальное основание – трудовой договор).

Указанный промежуток может быть уменьшен или разбит на несколько частей, при этом его даты и продолжительность предварительно согласовываются с вышестоящим руководством фирмы, после чего проставляются в сводном графике по предприятию.

Кроме этого, сотруднику дается право оформить ежегодный по истечении 6 месяцев с момента трудоустройства, а также получить досрочный ОО, основанием для которого являются:

• уход в декрет женщины или по окончании времени по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
• усыновление ребенка до трехмесячного возраста;
• работник является несовершеннолетним.

Также помимо обязательного ежегодного, нанятое лицо имеет право оформлять отпуск без содержания. Оплачиваться он не будет, однако его длительность повлияет на период и стаж, которые станут основанием для начисления ежегодного отпуска, соответственно.

Например: датой трудоустройства считается 01.05.2015 г. Следовательно, рабочим годом станет промежуток с 1.05.2015 г. по 30.04.2016 г. За это время оформлялся отпуск без содержания продолжительностью 30 дней. При определении периода для начисления будет проведена корректировка его продолжительности на 16 дней. Таким образом, временем для расчета будет выбран промежуток с 1.05.2015 года по 16.05.2016 года.

Нарушение сроков выплаты отпускных

Несоблюдение установленного срока для оплаты очередного отпуска карается начислением штрафа. И если это нарушение зафиксировано проверкой трудового инспектора, то предстоит нести за него ответственность. Так, п. 1ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает штрафы:

• для предприятий – от 30 000 до 50 000 руб.;
• для должностных лиц (к примеру, кадровика, бухгалтера, директора компании) – от 1000 до 5000 руб.;
• для бизнесмена-ИП – от 1000 до 5000 руб.

Впрочем, при единичном нарушении, выявленном впервые, инспектор, как правило, ограничивается предупреждением. Если же несоблюдение трудового законодательства носит систематический характер, и на фирму уже возлагалась административная ответственность, повторные санкции ГИТ ужесточаются, и штрафы значительно возрастают, составляя:

• для компаний – от 50 000 до 70 000 руб.;
• для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3-х лет;
• для ИП – от 10 000 до 20 000 руб.

Заметим, что нарушение соблюдения сроков выдачи отпускных работодателем будет и в случае, если он экстренно отпустит сотрудника по заявлению с мотивированными обстоятельствами, написанному позже, чем за 3 дня до начала отпуска, поскольку никаких исключений в ст. 136 ТК РФ не предусматривается(письмо Минтруда РФ № 14-2/В-644 от 26.08.2015).

Какие дни берутся в расчет?

Для определения размера отпускных нужно брать предшествующие ОО 12 календарных месяцев, а также продолжительность времени, фактически отработанного сотрудником за данный промежуток. Но за организацией остается право изменения этого периода (к примеру, 3 или 6 месяцев), которое подтверждается договором, заключенным при трудоустройстве.

Независимо от того, какой период принят для расчета, интересы сотрудников не должны быть ущемлены, как и не должны влиять на размер отпускных в меньшую сторону.

Если работник трудоустроен в середине календарного года и не полностью отработал время, применяемое для начисления, то при определении размера выплаты берется промежуток, который он фактически отработал на этом предприятии. При этом из него исключаются:

• больничные;
• декрет;
• время отпусков по уходу;
• другие случаи фактического отсутствия лица, когда его не было на работе, при этом заработная плата не начислялась.

Четверг

Однако недавно мнение трудинспекторов поменялось и теперь выплата отпускных в пятницу уже считается нарушением.
Предусмотренная статьей 136 ТК обязанность работодателя на оплату отпуска не позднее, чем за три дня до его начала относится к числу условий, установленных законодательством. Это условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.

По мнению Минтруда, выраженному им в письме № 14-1/ООГ-7157 от 05.09.2018, при уходе работника в отпуск в понедельник, отпускные должны быть выплачены не позднее четверга предыдущей недели. Аналогичный вывод делают и судьи. Так, компанию из Пермского края оштрафовали за то, что отпускные были выплачены в пятницу, а сам отпуск начался в понедельник.

Компания выплачивала отпускные за 3 дня до его начала (так, 15.01.16 были выплачены отпускные за отпуск с 18.01.16, то есть в пятницу была выплата, а отпуск начался в понедельник). В Решении Пермского краевого суда от 23.01.2018 по делу № 21-46/2018 указывается, что в соответствии с ч.8 ст.136 ТК при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня.

Таким образом, судом сделан вывод о нарушении сроков оплаты отпускных.