СОУТ на новом рабочем месте: разбираемся в логике чиновников

В этом году спецоценке условий труда (СОУТ) исполняется 6 лет. Появилась она с начала 2014 года, и регламентирует ее ФЗ от 28.12 2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». До этого процедура называлась «Аттестация рабочих мест».

С тех пор данная процедура менялась несколько раз. Крайний случай — поправки от 27.12.2019, № 451-ФЗ. Данный сегмент законодательства постоянно корректируют для повышения качества оценки. Чтобы гарантировать соблюдение прав работников.

СОУТ в 2021 году

В 2021 году сама процедура не претерпела особых изменений. Однако поменялись подготовительные процедуры и завершающие этапы спецоценки.

Самое главное — появилась обязанность у аккредитованной организации, проводящей спецоценку, внести работодателя в систему ФГИС СОУТ с присвоением специального идентификационного номера.

Также изменились условия использования результатов оценки. С начала 2021 года их можно использовать только с момента их регистрации в системе ФГИС СОУТ (ранее — с даты утверждения отчета).

Проводить оценку нужно по-прежнему раз в пять лет. Однако, если условия труда поменялись — нужно проводить ее сразу после изменений.

Подготовим необходимые документы, поможем сократить ваши затраты на СОУТ. Оставьте заявку на сайте или воспользуйтесь формой ниже и укажите свои контактные данные. Менеджер свяжется с вами и проконсультирует:

Основные выводы

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2021 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания.

Если остались вопросы, даже на которые нет четких ответов в интернет, можете задать их в комментариях, будем разбираться. А если вам требуется помощь, обращайтесь, помогу.

Порядок проведения СОУТ в 2020 году

Проведение спецоценки условий труда в 2021 году состоит из следующих этапов:

• Компания-работодатель открывает сайт Минтруда, выбирает подходящую организацию и заключает с ней договор.
• Компания-оценщик в течение 5 рабочих дней с момента заключения договора вносит работодателя во ФГИС СОУТ.

Вносятся следующие данные: ОГРН, ИНН, полное наименование (ФИО ИП), численность работников, номер рабочего места, номера СНИЛС сотрудников.

Далее:

• система ФГИС СОУТ автоматически присваивает работодателю номер в системе, который оценщик обязан ему сообщить до начала работ по оценке;
• работодатель издает приказ о проведении оценки и создании специальной комиссии;
• оценщик проводит спецоценку, и предоставляет по результатам работодателю отчет, в котором обязательно указывается идентификационный номер работодателя во ФГИС СОУТ;
• комиссия работодателя подписывает отчет. Также его должен утвердить председатель комиссии в срок не позднее 30 дней с момента его направления оценщиком;
• работодатель организует ознакомление работников под роспись с отчетом оценщика. Срок — в течение 30 дней с момента его утверждения председателем комиссии.;
• руководитель работодателя в течение 3 дней с момента утверждения отчета обязан об этом уведомить оценщика путем направления заказного письма, либо электронно с использованием усиленной электронно-цифровой подписи;
• работодатель обязан разместить результаты оценки на своем официальном сайте с учетом требований, указанных в п. 6 ст. 15 ФЗ № 426-ФЗ;
• в соответствии с Приказом Минтруда от 07.02.2014 № 80н работодатель обязан подать декларацию в отношении рабочих мест с оптимальными (1 класс) и допустимыми (2 класс) условиями труда. Срок предоставления — 30 дней с момента утверждения отчета.

Компания-оценщик будет обязана уведомить работодателя о том, что его данные внесены во ФГИС СОУТ в течение 3 рабочих дней. Она обязана это сделать на бумажном носителе заказным письмом, или электронно посредством УКЭП.

Специальная оценка условий труда: ответы на самые частые вопросы

Обращаю внимание на то, что в соответствии с Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» с 1 января 2014 года на смену аттестации рабочих мест пришла специальная оценка условий труда.

В течение пяти лет, то есть до 31 декабря 2021 года, все организации обязаны хотя бы раз пройти специальную оценку. Все организации и ИП должны провести специальную оценку условий труда в отношении рабочих мест:

— ранее не аттестованных;

— аттестованных до 2014 года по старым правилам.

Законом установлено, что все рабочие места, независимо от класса вредности, подлежат оценке. Даже если в организации только один сотрудник — генеральный директор, все равно специальная оценка обязательна.

Проводить специальную оценку не нужно только в отношении отдельных категорий сотрудников. Поэтому, только если все сотрудники организации без исключения подпадают под эти категории, например работают на дому, проводить специальную оценку не придется.

В остальных случаях специальная оценка обязательна независимо от сферы деятельности организации, наличия или отсутствия производства, численности сотрудников и т. п.

Из совокупности положений статьи 3, пункта 2 статьи 8 закона № 426-ФЗ, статей 22 и 212 Трудового кодекса РФ, не имеет значения, в каких помещениях работают сотрудники: собственных или арендованных.

Провести специальную оценку обязан именно работодатель, чьи сотрудники выполняют работу в арендованных помещениях, а не собственник здания, офиса и т. п. Если сотрудники постоянно работают в разъездах и фактически выполняют работу на территории заказчиков, то специальной оценки тоже не избежать.

Конкретный срок проведения оценки работодатели определяют самостоятельно с учетом фактической ситуации. Так, все вновь созданные организации обязаны проводить специальную оценку в течение 12 месяцев с момента создания новых рабочих мест.

Специальная оценка условий труда на рабочем месте проводится не реже чем один раз в пять лет, если иное не установлено настоящим Федеральным законом. Указанный срок исчисляется со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда.

Если вы провели специальную оценку условий труда, но в дальнейшем:

— ввели в эксплуатацию вновь организованные рабочие места;

— получили предписание государственного инспектора труда о проведении внеплановой специальной оценки условий труда в связи с выявленными в ходе проведения федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, нарушениями требований настоящего Федерального закона или государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации;

— произошло изменение технологического процесса, замена производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;

— произошло изменение состава применяемых материалов и (или) сырья, способных оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;

— произошло изменение применяемые средств индивидуальной и коллективной защиты, способное оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;

— на рабочем месте произошел несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или выявленное профессиональное заболевание, причинами которых явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов —

вы обязаны провести внеплановую специальную оценку условий труда в сроки, указанные в п. 2 ст. 17 закона.

Если работодатель не проведет специальную оценку, он будет подвергнут административному штрафу (ст. 5.27.1 КоАП) в размере:

• для ИП — от 5 до 10 тыс. руб.;
• организаций — от 60 до 80 тыс. руб.

Вывод:
Чтобы избежать наказания и успеть оформить итоги специальной оценки до конца года, совершите следующие действия:

• заключите договор с организацией, которая будет проводить специальную оценку;
• создайте специальную комиссию из числа работников по специальной оценке;
• определите перечень рабочих мест, которые нужно оценить;
• проведите процедуру специальной оценки;
• оформите результаты специальной оценки в виде отчета.

И в заключение «вишенка» на торт:
Трудовая инспекция может привлечь к ответственности даже без проведения проверки. Информацию о нарушении инспекция получит от Фонда социального страхования, который передаст сведения из отчета 4-ФСС за I квартал 2021 года.

Продление СОУТ в 2021 году

Продлевать специальную оценку условий труда предстоит как в случае окончания срока оценки, так и в случае изменений условий труда. Правда, до 1 октября пока действует отсрочка, согласно ПП от 11.06.20 № 849, если срок оценки истек в период с апреля по сентябрь этого года.

Времени осталось не так уж много, поэтому о продлении спецоценки условий труда стоит задуматься уже сейчас. Компания Attek работает по всей России, имеет 2 собственные лаборатории, в 2021 году провела аттестацию 150 тысяч рабочих мест. Наши специалисты рады помочь вам посчитать стоимость СОУТ

А нужно ли продлевать СОУТ?

Минтруд еще в прошлом году в Письме от 30.08.2019 № 15-1/ООГ-1968 напоминал, что нет необходимости проводить СОУТ каждые 5 лет, если были соблюдены следующие условия:

• с работником не произошел несчастный случай, либо он произошел по вине третьих лиц;
• здоровье работника не ухудшилось из-за вредных производственных факторов, не выявлено профессионального заболевания;
• в отношении работника не выявлено нарушений норм трудового права, норм об охране труда, иных нормативных правовых актов.

При выполнении этих условий результаты оценки продлеваются ещё на 5 лет.

Оценка вне плана

В некоторых случаях работодателю необходимо провести специальную оценку внепланово, то есть ранее, чем по прошествии 5 лет (ч. 1 ст. 17):

• при введении нового рабочего места;
• при наличии предписания ГИТ о проведении спецоценки;
• при изменении технологического процесса на рабочем месте, при замене производственного оборудования, состава применяемых материалов, сырья и т.д.;
• если произошел несчастный случай на рабочем месте (не по вине третьих лиц);
• если выявлено профессиональное заболевание;
• если имеется мотивированное предложение выборного органа первичной профорганизации о проведении внеплановой СОУТ.

Срок проведения внеплановой спецоценки составляет 6 месяцев. Причем если организация начала свою деятельность после 1 января 2014, все рабочие места считаются вновь созданными и подлежат спецоценке в течение 6 месяцев.

Как подать декларацию СОУТ в ГИТ в 2020 году

Как уже было указано выше, после проведения спецоценки работодатель обязан подать декларацию в ГИТ по соответствию рабочих мест следующим критериям:

• безвредное;
• безопасное;
• оптимальное;
• допустимое.

Проверяются абсолютно все рабочие места. Рабочие места, где опасных факторов не выявлено, а также с условиями труда 1 и 2 класса включаются в декларацию.

Порядок заполнения и подачи этой декларации утвержден приказом Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н. Последние изменения в порядок внесены приказом Минтруда России от 14.11.2016 № 642н.

Делается это для того, чтобы работодатель мог платить взносы по пониженной ставке, ведь его сотрудники трудятся в комфортных и безопасных условиях.

Основные требования по заполнению декларации указаны в Письме Минтруда от 23.06.2014 № 15-1/B-724.

Указать нужно следующие сведения:

• полное и сокращенное наименование организации-работодателя или ФИО индивидуального предпринимателя;
• данные о руководителе;
• адрес компании, ИНН, ОГРН;
• если сведения подаются за рабочие места, расположенные в филиале организации, который действует без образования юридического лица, адрес указывается основного подразделения компании;
• должны быть перечислены наименования должностей или специальностей тех сотрудников, чьи рабочие места декларируются. Обязательно указание кодов этих специальностей;
• численность работников на основании данных карты спецоценки (третий раздел отчета);
• индивидуальные номера рабочих мест на основании карты СОУТ, их можно взять из первого графы перечня служебных мест, на которых проводилась СОУТ (раздел два отчета);
• аналогичные рабочие места. Их следует отметить литерой А (четвертая графа перечня из второго раздела отчета);
• результаты СОУТ по декларируемым местам;
• реквизиты экспертного заключения и фамилия с инициалами эксперта.

Заполненная декларация может быть направлена в Роструд почтовым отправлением, либо в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП. Также можно это сделать на сайте Роструда

Судебная практика

В большинстве случаев чиновники признают, что их разъяснения не являются окончательной трактовкой законодательных норм. Правоприменительная практика строится все-таки на решениях судов. В каких же случаях, по мнению судей, работодатель должен провести внеплановую СОУТ в связи с введением в эксплуатацию нового рабочего места?

Исходя из Постановления Самарского областного суда от 12.02.2016 по делу № 4А-75/2016, ввод в эксплуатацию рабочего места — это дата утверждения штатного расписания с указанием должности сотрудника либо даты принятия иных документов, подтверждающих наличие рабочего места (например, утверждения инструкции по охране труда или должностной инструкции). Если руководствоваться этим правилом, то с даты появления в штатном расписании работодателя нового рабочего места надо начинать отсчет 12 месяцев, предоставленных на проведение спецоценки условий труда.

При этом суды считают, что не является поводом для внепланового проведения СОУТ следующие ситуации (см. Решение Тамбовского областного суда от 09.11.2015 по делу № 7-353/2015, Решение Красноярского краевого суда от 24.12.2015 по делу № 7р-1262/2015):

• работник фактически осуществляет свои трудовые функции на прежнем рабочем месте, но наименование его должности было изменено и внесены поправки в штатное расписание;
• организация-работодатель была переименована или реорганизована.

Отдельно следует сказать о введении в эксплуатацию аналогичных рабочих мест. Они тоже считаются вновь организованными. Но комиссия по проведению спецоценки может решить, что такие места являются аналогичными тем, в отношении которых уже проводилась СОУТ, а значит, проводить оценку в их отношении не надо. Такое решение обязательно должно быть оформлено протоколом.

Что будет, если СОУТ не проводить

Если спецоценку не проводить, совершенно очевидно, что работодатель не сможет платить взносы по пониженной ставке. Но если это для кого-то не аргумент — есть еще штрафы согласно ст. 5.27.1 КоАП.

Если декларация не будет своевременно подана в ГИТ, юрлицо или ИП можно оштрафовать на сумму до 80 тысяч рублей. За повторное нарушение размер штрафа возрастает до 200 тысяч рублей. Кроме того, инспекция может приостановить деятельность компании на срок до 90 дней.

Не ждите до последнего момента — проведение СОУТ занимает определенное время (минимум 7 рабочих дней). Обратитесь к экспертам по спецоценке сейчас и получите скидку — 10%.

Спецоценка условий труда: реальная экономия

Тем, кто пока не увидел выгоды от СОУТ, эксперты Клинского института охраны и условий труда предлагают посмотреть на реальную экономию после ее проведения. По их подсчетам, выгода работодателей по разным видам компенсаций варьирует от 45 до 5 процентов. На чем можно сэкономить и сколько, см. график.

Если «пряник» работодателю не нравится, у властей всегда наготове «кнут». Согласно п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ, ответственность работодателей за отказ проводить спецоценку условий труда существенная: штраф от 60 000 до 80 000 рублей — для организаций, а для должностных лиц — до 10 000 рублей.

При этом практика показывает, что за непроведение СОУТ в совокупности санкции могут составить до 400 000 рублей. И поскольку нарушение правил охраны труда — проступок, который суды расценивают как значительный (см., например, решение Московского городского суда от 14.12.2015 № 7-13480/15), избежать наказания вряд ли удастся.

Отметим, что в Роструде уже готовятся проводить рейды с целью выявить компании, где не проводилась СОУТ либо были допущены какие-то нарушения. Такие внеплановые визиты могут закончиться также привлечением к административной ответственности и штрафам. Если же рабочее место пока вакантно либо оно создано менее 12 месяцев назад, инспекторы ГИТ наказать за непроведение спецоценки не смогут.

Вместе с тем, в Министерстве труда заверили, что штрафовать всех работодателей в 2021 году не будут. Чиновники намерены воспользоваться так называемым механизмом предупреждения о недопустимости нарушения требований по охране труда. Это значит, что если в компании не проведен СОУТ, то ей вынесут предупреждение с указанием сроков, в течение которых нужно устранить нарушение. Если организация откажется следовать предписанию, только тогда ее можно будет оштрафовать.

В Министерстве труда уверены, что это позволит «добросовестному и ответственному работодателю устранить нарушение без наложения на него предусмотренных Кодексом штрафов». Но фактически это еще одна небольшая уступка со стороны властей, которой, на наш взгляд, было бы глупо не воспользоваться.