Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

В сегодняшней статье речь пойдет о том, что делать в ситуации, когда возникают проблемы с трудовыми книжками?

Нашей сегодняшней задачей является внимательное рассмотрение такой проблемы как возвращение работнику его трудовой книжки, по каким — то причинам оставленной у работодателя. Разберемся, каким образом происходит такое действие, а также по каким правилом оно выполняется.

Можно ли выслать трудовую книжку по почте?

Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом, что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.

Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Как правильно отправить?

Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику, который за ней не является. Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий.

Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников.

Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником – не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать – это явиться на почту и отправить трудовую.

Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.

Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Поэтому чтобы не попасть в подобную ситуацию отправляйтесь на почту.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача – дождаться, когда работник вспомнит о своем документе.

На этом действия, которые имеет право осуществить работодатель, заканчиваются.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

Если письменное согласие от сотрудника получено, необходимо отправить трудовую книжку ему по почте.

Порядок действий	Примечание
Необходимо составить акт	Если сотрудник отказался забирать трудовую книжку, или не явился на работу за ней, то необходимо составить акт. Акт составляется обязательно в присутствии свидетелей. Вышеуказанный акт нужен для того, чтобы подтвердить невиновность организации и ее сотрудников в задержке выдачи трудовой книжки. Если есть такая возможность, то копию акта нужно выдать бывшему сотруднику под расписку. Если в день увольнения сотрудника не было на месте, но при этом получилась ситуация, при которой акт оказался не засвидетельствованным, то в этом случае нужно действовать следующим образом: · выслать уведомление сотруднику с предложением либо забрать трудовую книжку в организации, либо дать свое согласие на ее отправку почтой; · если сотрудник никак не отреагирует на это уведомление, трудовая книжка останется на хранении в организации Читайте также:  Как провести инструктаж по пожарной безопасности (нюансы)
Необходимо издать приказ	На основании акта издается приказ, в котором нужно отметить, что в организации не было возможности ознакомить сотрудника с приказом об увольнении и вручить ему трудовую книжку лично
Отправить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением	Трудовую книжку нужно отправить ценным письмом. Ценным письмом нужно отправлять, потому что оно делается с описью. Уведомление же, позволит наверняка определить, получил ли сотрудник письмо или нет
Обязательно составить опись	В описи указывается, что именно пересылается в письме, поэтому сотрудник в дальнейшем не сможет обвинить организацию в том, что в письме не было трудовой книжки
Второй экземпляр описи с датой, печатью почты и подписью сотрудника почты остается в организации	По закону сотрудник почты обязан проверить содержимое письма с описью перед отправкой, он также заверяет опись, поэтому она может являться доказательством в суде
Рекомендуется снять ксерокопии всех листов трудовой книжки перед тем, как отправить ее по почте	Если трудовая книжка будет утеряна при пересылке, ксерокопии пригодятся

Рекомендуется разослать письма по всем известным адресам, где может бывать сотрудник. Также нельзя передавать трудовую книжку сотрудника другим людям без нотариально-заверенной доверенности от него.

Как забрать из другого города?

Первый вариант – это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности.

Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь.

Как получить по почте?

Заявление на пересылку

Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление, которое подается работником в отдел кадров. Заявление составляется в произвольной форме.

В своем тексте оно должно содержать название организации, а также контактную информацию об организации и о работодателе. Также стоит помнить о том, что в заявлении указывается информация о работнике. Это делается для того, чтобы в случае возникновения проблем с отправкой можно было бы незамедлительно связаться с работником.

Форма заявления

Заявление должно быть четко сформулировано и написано, либо от руки аккуратным и понятным почерком, либо на компьютере стандартным шрифтом.

Как написать?

Заявление должно быть написано в произвольной форме, но в случае, если в организации локально-нормативными актами предусмотрена возможность составления такого заявления по соответствующему образцу – необходимо обратиться в отдел кадров организации и выполнить все в соответствии с их требованиями.

Данное заявление принимается отделом кадров и в случае согласия с заявления снимается копия, а также ставится печать и подпись работодателя.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте образец.

Как составить письмо-уведомление

Следует сказать, что такой документ, как уведомление о получении трудовой книжки, не предполагает единого нормативного стандарта, при этом он должен быть составлен в рамках правил ведения деловой переписки с соблюдением необходимой структуры.

Как правило, оповещение бывшего работника о получении трудовой книжки выполняется на типовом бланке организации, однако, трудовое законодательство допускает его написание и от руки.

Структура письма-уведомления строится следующим образом:

1. В шапке документа указываются название и реквизиты (юридический адрес, телефон и e-mail) организации, выступающей отправителем оповещения.
2. C правой стороны несколько ниже по тексту указываются данные адресата: ФИО бывшего сотрудника, его ранее занимаемая должность, структурное подразделение компании, почтовый адрес получателя. Под этими сведениями вписывается регистрационный номер данного образца исходящей корреспонденции, тип письма-оповещения, дата его отправки.
3. Основная часть содержит суть оповещения, а именно — обращение уполномоченного специалиста кадрового отдела от имени компании-работодателя к бывшему сотруднику с призывом получения его личного документа учета трудовой деятельности и стажа с указанием причины такой необходимости (к примеру, в связи с расторжением трудового договора). В данной части письма должны быть указаны координаты места и времени — где и в какое время бывший работник сможет забрать свою трудовую книжку.

Составляя оповещение о получении трудовой книжки, кадровик должен обязательно вписать сюда напоминание о том, что в случае неявки сотрудника, работодатель будет настаивать на письменном разрешении владельца на почтовую пересылку его документа.

Письмо-уведомление визирует руководитель организации, здесь также полностью указывается наименование его официальной должности. Образец уведомления можно скачать по ссылке.

Таким образом, направление уведомления о необходимости своевременного получения трудовой книжки ее владельцем при увольнении — нормативное требование, которое выдвигается к работодателю при оформлении расторжения трудовых отношений. В случае нарушения данного правила компания-работодатель может понести административное наказание и быть обязана уплатить финансовый штраф, в соответствии с положениями КоАП РФ.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва.
• Санкт-Петербург.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва.
• Санкт-Петербург.

Согласие на отправление

Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.

Согласие пишется в форме расписки, то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя.

Письмо-уведомление

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.

Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления (заявления) на возврат трудовой книжки по почте при увольнении.