Особенности составления графиков работы сотрудников с учетом принципов, содержащихся в Трудовом кодексе РФ

Труд наëмных работников в разных сферах экономической деятельности предполагает абсолютно разнообразные графики их вовлечëнности в рабочий процесс. Если офисные работники трудятся, как правило, в условиях пяти- или шестидневной трудовой недели, то, к примеру, сфера обслуживания требует абсолютно другого режима. Для каждого сотрудника составляется график, который может включать и ночную работу, и смены, и «плавающие» выходные дни. Тем временем составить график, руководствуясь лишь собственными пожеланиями нанимателя и работника, нельзя — существует масса правил, которые закреплены трудовым законодательством.

Что такое график работ

Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели) трудовой деятельности.

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется построить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять шаблон графика дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.

Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, составлять график работы не требуется, режим работы для таких сотрудников прописывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:

• постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Здесь без вариантов — каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у работников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек способен выработать за пару дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить график работы при суммированном учете рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Составление расписания

Теоретическими разработками в области составления расписания занимается математический раздел исследование операций

Составление расписания занятий в учебном заведении

В основе составления расписания занятий лежит теория расписания. Теория расписания является хорошо изученной и описанной во многих работах, начиная с 1960-х годов. Она широко используется как при организации работы предприятий, так и применима для учебных заведений[3][4][5].

Расписание занятий с точки зрения формализации в теории расписаний есть определение на шкале времени места проведения занятий по заданным дисциплинам обучения с выполнением предъявляемым к ним требованиям. Требования формируются участниками учебного процесса и руководящими документами.

Исходными составляющими данного процесса являются:

• P —
  потоки обучения, которые включают в свой состав от одной до нескольких групп обучения, или подгруппы, которые образуются за счет деления одной или нескольких групп (поток) на отдельные подразделения.
• T
  — преподаватели, являющиеся основным механизмом воздействия на потоки обучения. В отличие от классических подходов в теории расписания (один механизм — одна операция) в данной ситуации могут быть ситуации, когда несколько преподавателей могут объединяться в один «механизм» для проведения занятия.
• D
  – дисциплины обучения, основой которой является тематический план обучения, включающий различные типы занятий.
• А
  — аудитории, являющиеся местом для проведения занятий (выполнения операции). Во многих существующих теориях и системах, реализующих составление расписания, данный участник выносится из общей задачи с целью упрощения системы.

Постановка задачи на планирование

Во многих работах она формулируется, как перебор всевозможных вариантов для всех исходных данных процесса планирования (декартово множество R = {P*T*D*A*z}, где z – периоды проведения занятия (дата и пара) с нахождением оптимума по критерию соответствия заданным требованиям к расписанию. При таком подходе делается вывод о сложности составления расписания, так как при её решении появляется экспоненциальный рост количества сочетаний, что делает задачу NP-полной.[3]

Однако такой подход является не всегда корректным, так как уже на предварительной подготовке к планированию данное сочетание сокращается за счет объединения преподавателя, потока, аудитории (или возможной аудитории) и проводимого занятия по тематическому плану в одну единицу планирования — называемого часто занятие.

Если рассматривать планирование в данном случае как процесс определения временного отрезка для конкретного занятия, то задача становится классической с точки зрения теории расписаний. То есть, для заданного числа работ (дисциплин) и операций (занятие дисциплины) определить такие временные отрезки, чтобы составленное расписание соответствовало заданным критериям оптимальности и предъявляемым требованиям.

При этом для составления расписания должны быть определены:

1. Дисциплины и занятия по ним (работы и операции) — основой является тематический план изучения дисциплины.
2. Преподаватели и аудитории (машины и место расположения машин) для проведения занятий. В большинстве случаев по всем занятиям в тематическом плане определены преподаватели (жесткая привязка) и возможные аудитории (плавающая привязка).
3. Порядок прохождения занятий (операций по машинам). В настоящее время данный пункт при составлении расписания занятий опускается на основе допустимого предположения, что при усвоении материалов дисциплины он не является критичным. То есть с точки зрения составления расписания порядок проведения занятий будет являться случайным.
4. Критерий оценки расписания — некоторый параметр, вычисляемый по полученному расписанию, показывающий его оптимальность с заданных точек зрения. Для учебного процесса критерием оценки расписания выступает многопараметрическая функция, включающая как дискретные обязательные требования, так и рекомендуемые оптимизационные требования. Во многих работах данная функция является определяющей с точки зрения составления оптимального расписания. В качестве её часто используют функцию суммы штрафов, позволяющей достаточно просто оценить оптимальность составленного расписания.

Для автоматизированного составления расписания достаточно задать первые два пункта. Четвертый пункт (критерий оценки) реализуется на основе опыта операторов при составлении расписания. Важным моментом для автоматизации является создание такого подхода, который бы позволял оператору делать расписание по выбранным занятиям за минимальное время с контролем на уровне программы или оператором визуально за выполнением заданных требований. Фактически в данном случае решение задачи сводится к поиску наилучшего интерфейса работы программы и является чисто инженерной задачей. Для облегчения работы оператора на первом шаге автоматизации можно использовать алгоритм динамического программирования. То есть определяется порядок составления расписания по дисциплинам таким образом, чтобы разделить процесс планирования на подзадачи, составление расписания по которым будет являться относительно несложным. При этом основной задачей в этом случае будет являться определение критерия ранжирования дисциплин.

Для данного подхода можно использовать следующий критерий[6]:

Kopt(i,j)=Wrd(i)/Wmo(j)

, где

i — номер преподавателя (машины), лежащее в диапазоне от 1 до M;

i — номер дисциплины (работы), лежащее в диапазоне от 1 до N;

Wrd — количество занятий (операций), которое необходимо провести по выбранной дисциплине (работе);

Wmo — количество занятий (операций), которые может провести преподаватель (машина) по планируемому периоду времени с учетом наложенных ограничений на выполнение занятий по данной дисциплине и преподавателю.

Ранжирование дисциплин для составления расписания выполняется в порядке уменьшения полученного критерия.

В теории расписаний данный критерий часто обозначают как резерв времени на выполнение работ – разница между количеством времени машины и количеством времени на работу[5]. В данном случае предлагается использовать отношение этих переменных, позволяющее не только расставить дисциплины по порядку планирования, но и проверить также возможность планирования работ по формуле:

K j = S u m ( K o p t ( i , j ) ; N ) < 1 {\displaystyle Kj=Sum(Kopt(i,j);N)<1}

, где N — количество дисциплин по данному преподавлю.

Если полученный показатель будет больше 1, то это означает, что преподаватель не располагает достаточным временем для проведения занятий. В этом случае необходимо снизить ограничения на проведение данных занятий, либо выполнить замену преподавателя.

Составленное расписание занятий по данному алгоритму будет являться лишь частично оптимальным. Но в большинстве случаев современных подходов к составлению расписания занятий полученное расписание есть некий компромисс при проведении занятий, полученный на основе опыта операторов и требований, предъявляемых к проведению занятий.

При реализации данного подхода необходимо использовать итерационный метод. То есть при составлении расписания после каждой дисциплины выполняется повторное ранжирование работ.

При возникновении ситуации, когда по выбранной очередной дисциплине планирование является невозможным, выполняется перепланирование. В качестве перепланируемой дисциплины выбирается та, у которой наименьшее значение показателя Kopt(i,j)

.

Для решения проблемы ограничений, накладываемых со стороны составляющих процесса планирования возможно использовать рекуррентный алгоритм адаптации процесса планирования. Он заключается в получении на основе имеющихся предыдущих расписаний показателей, позволяющих конкретизировать априорные сведения по процессу планирования на основе имеющегося опыта. То есть, в данном случае организовать обратную связь для процесса планирования по предыдущим периодам планирования, которые будут выступать как апостериорный эталон для составления расписания занятий.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия работы;
• с другой стороны, исключить любую дискриминацию по любым признакам.

Этот документ одновременно позволяет обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Именно поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и опять выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в эксель для трехсменной работы.

Другой пример — образец графика работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9 до 21, ночной службы нет.

Подробнее: Как составить график сменности

Условия

В любом случае наниматель должен иметь в виду, что сверхурочная работа может быть поручена сотруднику лишь с его письменного согласия. В порядке принуждения разрешается вызывать работников лишь к экстренных случаях, к примеру, для ликвидации последствий после аварии техногенного характера. Стоит также отметить, что в соответствии со статьей 119 действующего на территории РФ трудового законодательства такая работа компенсируется нанимателем: сотрудник имеет право оформить дополнительный оплачиваемый отпуск или получить доплату согласно двойному тарифу.