Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Трудовая книжка — особый документ, который заводится на каждого работника для того, чтобы вносить основные сведения о стаже и причинах увольнения. Вести ее должен работник отдела кадров или лицо, его заменяющее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Нередко трудовая книжка предъявляется в различные организации, например, в банки, где требуется запись «работает по настоящее время». Расскажем, как сделать такую запись.

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»

Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.

В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.

Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец:

Если трудовая книжка на руках

Если трудовая книжка у вас на руках – это значит, что вы нигде не работаете и тем более, не имеете возможности обратиться в отдел кадров за получением ксерокопии.

Но не отчаивайтесь, выход всегда есть и в первую очередь он заключается в оформлении ксерокопии у нотариуса.

Заверение у нотариуса

Так как трудовая книжка у вас уже на руках – смело идите в нотариальную контору, не забыв прихватить с собой паспорт. В нотариальной конторе вам предложат на специальном бланке составить заявление о том, чтобы заверить ксерокопию. Ознакомившись с заявлением, нотариус решает отказывать вам в просьбе или же наоборот, согласиться.

Если решение принято в вашу пользу – предоставьте нотариусу трудовую. Он сам снимет с нее ксерокопии и поставит печать. Также в ксерокопии он утвердит, что копии верны и поставит подпись и дату.

Помните о том, что ксерокопии трудовой, сделанные у нотариуса действительны такое же время, как и копии, сделанные в отделе кадров.

Таким образом, вы познакомились с двумя законными способами получения заверенных ксерокопий. Предоставляя их в банк не у кого не будет сомнений в том, что вы действительно законопослушный гражданин. Главное – не забывайте о сроках действия ксерокопии.

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.

Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта.

Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».

2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.

Смотрите пример, как правильно заверить копию трудовой книжки — образец:

Что поменял ГОСТ Р 7.0.97-2016

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:

• «верно»;
• данные специалиста;
• дата.

Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

ВАЖНО!

Не забудьте проставить печать организации, которая подтверждает подлинность подписи должностного лица (п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016).

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

• заверять необходимо только печатью организации;
• она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
• не должна захватывать подпись удостоверяющего;
• может заходить на наименование должности, если не хватает места;
• должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?

Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Порядок заверения и изготовления копии следующий:

• Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
• указываются ФИО и должность работника;
• обращение именуется «Заявлением»;
• в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
• заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.

Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец:

Как правильно сделать запись и ее образец

Итак, данную запись можно сделать только в случае, если гражданин действительно трудится официально. При этом необходимо сделать копию документа, ведь выдать трудовую книжку работодатель не сможет.

Копию выполняют на выбор любым из двух способов:

• вручную;
• через копировальный аппарат.

Второй способ гораздо предпочтительнее. Прогресс сегодня дошел даже до глубинки, поэтому копирование вручную почти не применяется.

Для того, чтобы в отделе кадров заверили копию и внесли соответствующую запись, понадобится сначала снять качественные копии всех страниц трудовой книжки работника.

На каждой странице вручную ставится запись «копия верна», иногда эти два слова заменяются одним — «верно». Данная запись может быть проставлена в виде штампа, что не запрещено законодательно.

Также вписывается должность ответственного за копирование и заверение сотрудника, фамилия, имя отчество полностью и подпись. Там же обязательно ставится печать. Внизу вносится дата, которая соответствует дню заверения.

Важная деталь: если в организации есть внутренняя печать отдела кадров, достаточно поставить ее на каждом листе.

Как только на каждом листе будут проставлены подписи и печати организации, в которой трудится сотрудник, все страницы по порядку сшиваются. Эта процедура обязательна, ведь сама книжка также сшита в определенном порядке.

Не нужно делать копии и заверять те страницы, на которой не содержится информация. Титульная страница заверяется в обязательном порядке.

Прошив листы, они проверяются и пронумеровываются. Теперь можно заверить всю стопку. Для этого печать ставится в месте, где документ был прошит, ставится подпись и дата.

И только теперь можно внести запись «работает по настоящее время». Она вносится только в копию от руки и не вписывается в оригинал трудовой книжки. Желательно указать, в какой должности.

Запись производится в следующую пустую строку таким образом:

• ставится порядковый номер;
• дата внесения;
• внизу указывается должность, фамилия и инициалы ответственного сотрудника;
• ставится подпись и печать.

Все слова и подпись должны быть разборчивыми. Не допускаются помарки, исправления, полное скрытие подпись под печатью. Не вписывается в соответствующую графу наименование документа, на основании которого вносится запись. Здесь нужно оставить пустое место.

Ниже представлен образец записи «работает по настоящее время» в трудовой книжке для того, чтобы сотрудник без должного опыта мог быстро сориентироваться в методе заверения документа.

Срок действия копии

Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

Кто должен заверять трудовую книжку если человек не работает

Копию разрешено делать практически любым доступным в настоящее время способом. Для этого можно воспользоваться копировальным аппаратом, сканером и отпечатать дубликат на принтере. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то страницы трудовой книжки перепечатывают на печатной машинке. Страницы копируются на листы формата А4 и нумеруются.

Весь текст должен быть четко отпечатан и легко читаем. Скопированный документ следует проверить на отсутствие ошибок и неточностей. Заверяют его двумя способами.

При использовании первого варианта каждая страница нумеруется, делается надпись «копия верна», заверяется штампом организации и подписью лица, исполняющего обязанности кадровика. В качестве резолюции на последней странице должна быть подпись «работает по настоящее время» и указана должность. Документ подтверждается подписью того, кто выдал копию.

Кроме того, копия трудовой книжки может быть заверена целиком. Для этого все листы нумеруют и прошивают белыми нитками.

На последней странице делают надпись

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов»

.

Далее указывают, что «копия верна», исполнитель ставит свою подпись и скрепляет печатью все записи.

бланков можно на странице сайта.

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

• Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
• В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».
• Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
• Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
• Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Кто заверяет копию трудовой книжки и на основании каких правил?

Часто случаются ситуации, когда от человека при обращении в определённые инстанции могут потребовать предоставление копии рабочего документа, подвергнувшегося заверению.

По данной причине важно знать, где и как осуществляется заверение главного удостоверения работника.

Для чего нужна копия трудовой?Согласно нынешнему законодательству, если гражданин работает на конкретном производственном комплексе, наниматель не имеет права осуществлять выдачу ему оригинала книжки (основы хранения трудовых книжек зафиксированы в 66 статье ТК РФ).При подобных обстоятельствах наймиту должно быть известно, что получение копии окажется недостаточным.

Ксерокопию необходимо в обязательном порядке подвергнуть заверению, в противном случае данные не будут иметь законного статуса.Прежде всего наймиту потребуется составить заявление, чтобы получить официальную копию документа.Наниматель обязан предоставить её в течение трёх дней совершенно безвозмездно.

Не все имеют право заверять копию.

По сути, заключение законного статуса за происходит в месте работы гражданина, прямо в кадровом отделе фирмы непосредственно тем лицом, кто держит у себя документацию (то есть сотрудником отдела или самим нанимателем).Процедура заверения осуществляется без необходимости составлять заявление в письменном виде со стороны наймита. Вполне достаточным окажется подача требования в устном виде.

Однако на больших предприятиях подобное заявление могут потребовать.

Работник, который решает данные вопросы, должен в трёхдневный период выдать подающему заявку дубликат книжки, заверенный персональной подписью руководителя предприятия, а также официальной фирменной печатью.

При отсутствии этих атрибутов копия не будет закреплять за собой законного статуса.Следующие три субъекта обычно не имеют при себе кадровых отделов:

1. маленькие фирмы;
2. предприниматели частного характера;
3. предприниматели индивидуального характера.

В связи с этим дубликат данных может быть сделан или бухгалтером, или же самим главой предприятия.Заверение копии проходит в определенном порядке. может создаваться при помощи сканера либо ксерокса.

Зафиксировать документальную информацию можно, напечатав ей с помощью компьютера – данный вариант является довольно трудоёмким, однако вполне оптимальным.

может иметь записи, разобраться в которых может быть затруднительно, если они будут предоставлены в виде распечатки. Подобную копию, если ей даже будет присвоен официальный статус, может отклонить организация, потребовавшая её.

Любой кадровик должен владеть информацией о том, как заверяются скопированные данные.

Необходимо, чтобы каждый отдельный лист с наличием записей имел дубликат. 1-я страница, где присутствуют сведения касательно персональной информации о наймите, должна также подвергнуться копированию.

На каждой отксерокопированной странице должны присутствовать:

• Фраза, утверждающая правильность дублированной информации;
• Подпись лица, несущего ответственность;
• Фирменная печать.

Подпись должна обязательно иметь рядом расшифровку.Листок, на котором располагается заключительная запись, должен содержать фразу, удостоверяющую то, что человек продолжат заниматься рабочей деятельностью.Заверяется он точно так же, как и остальные листы.

Еще один способ заверения.Имеется также иной метод, позволяющий засвидетельствовать дубликат данных работника. Заверить копию можно единожды, воспользовавшись последним листком.Подобный вариант заверительного процесса предусматривает то, что каждый из скопированных листков документа должен иметь номер и быть прошнурованным.

При подобном методе заверения дублированной информации каждая из страниц оригинальной книги копируется на каждый лист A4 формата.Нужно помнить ещё, что верно заверенная ксерокопия должна обладать печатью, которая располагается на копии.

Ксерокопия не станет официальной, если сама печать будет располагаться на поверхности поля под скопированной страницей.

Как быть безработному человеку?Нередко засвидетельствованный дубликат могут потребовать у гражданина, который не занимается трудовой деятельностью в связи с различными обстоятельствами, к примеру, у человека, находящегося на пенсии.Как при таких обстоятельствах осуществить свидетельство документа?

Сделать это нетрудно.Прежде всего, осуществляется копирование каждой отдельной страницы из оригинальной книжки.

После этого необходимо обратиться туда, где человек в последний раз работал.

Специалист либо же бухгалтер кадрового отдела осуществят процедуру целиком в полном соответствии с официальными правилами.Однако на заключительной странице зафиксируется причина, из-за которой гражданин не занимается трудовой деятельностью.

Если же отсутствует возможность засвидетельствовать копию там, где человек в последний раз работал, то можно произвести это в нотариальном виде.В инструкции, указанной ниже, рассказывается процесс свидетельствования документальной информации:

• Копируется каждая страница книги, на которой присутствуют какие-либо записи. В список копируемых данных относится также титульный лист;
• Верное заверение дубликата документа основывается на тщательном соблюдении всех правил, указанных в законодательном акте. Чтобы всё было выполнено правильно, на копированной странице должна присутствовать фраза, удостоверяющая правильность внесённых данных. Также там должны быть зафиксированы:
• Дубликат может быть сделан либо путём сканирования, либо путём создания ксерокопии. Ещё данные можно создать, напечатав их на клавиатуре;

1. подпись, поставленная специалистом, который отвечал за проведение процедуры;
2. подпись лица, предоставляющего копию.
3. фирменная печать;

Особенности заверения для банка

Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

Единственное, что может отличать эту копию от прочих – срок ее годности для банка. Эти сроки банки устанавливают сами, в то числе и очень короткие (неделя).

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).

Образец заверенной копии трудовой книжки для банка — образец:

Общая информация

Конечно, вопрос о получении ксерокопии зависит от того, где именно находится трудовая. Как правило, местонахождение трудовой можно определить в зависимости, осуществляете ли вы где то трудовую функцию, или же нет.

Так, если вы официально трудоустроены, то трудовая книжка вместе с некоторыми другими документами будет хранится в организации работодателя или же в отделе кадров.

Если вы не работаете, то соответственно, трудовая книжка находится у вас на руках. Таким образом, в зависимости от положения документа, меняются и способы снятия ксерокопии.

О заверение трудовой книжки для других оснований можно прочесть тут.

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др. Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.

Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2021 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2021.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ( ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Нужна ли трудовая книжка для оформления заграничного паспорта

Многие граждане РФ не без основания считают, что оформить заграничный паспорт без такого документа невозможно. Действительно, при оформлении заявления, требуются достоверные данные о рабочей деятельности. С 2015 года федеральным законом был изменен список подаваемых документов при составлении заявления. Из списка была исключена трудовая книжка. Не важно — подается заявление на паспорт сроком на 5 лет или на биометрический документ.

Изменения в ФМС связаны с тем, что до 2015 года единственным способом проверки трудового стажа были данные книжки. Но сейчас миграционная служба МВД осуществляет проверки осуществляемой деятельности заявителя посредством баз данных.

Главный бухгалтер может быьь ответственным за ведение трудовых книжек

Законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Лица, ответственные за ведение и выдачу трудовых книжек, в случае нарушения соответствующих правил могут быть привлечены к административной или даже уголовной ответственности. Рассмотрим эти вопросы более подробно в нашей статье. Отметим, что основными нормативными документами применительно к рассматриваемой нами теме являются: – Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ); – Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ); – Уголовный кодекс Российской Федерации (далее – УК РФ); – Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. А в маленькой организации может ли директор сам вести трудовые книжки? Да, это может делать сам руководитель организации. Директор издаст приказ о принятии на себя ответственности и полномочий по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец Каков срок действия приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками? Законом такой срок не определен. Поэтому в приказе, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, работодатель может определить и срок, в течение которого работник будет ответственным за данный участок. Работодатель может поручить работнику выполнение данных обязанностей на неопределенный срок, может ограничить данный срок определенным периодом.

Обратите внимание => Внести изменения в трудовой договор дополнительным соглашением

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Произведенная запись заверяется печатью также на каждой странице. Штамп ставится, захватив текст, не на чистом месте листа, что лишает возможности дописать какой-либо недостоверный текст. Печать может ставиться любая: отдела кадров, канцелярии и т.п. – это не принципиальный вопрос. На последнем листе копии ставится следующая запись: «Работает по настоящее время. Начальник ОК Петрова М.С. Подпись. Дата». Такую запись поставить очень важно, поскольку именно она свидетельствует о том, что сотрудник работает в данной организации в настоящее время. Дата проставляется также на каждой странице.

Обратите внимание => Льгота на растаможку авто