Программа адаптации: эффективный инструмент по избеганию текучести персонала

Главная / Трудовое право / Трудоустройство / Адаптация персонала

Назад

Опубликовано: 22.07.2016

Время на чтение: 9 мин

0

1900

Эффективная, успешная адаптация принятого или перемещенного работника к новым для него условиям труда — один из важнейших показателей эффективности кадрового менеджмента организации.

Реализация адаптивных программ призвана облегчить психологическое, психофизическое, профессиональное, социально-экономическое привыкание, интеграцию новичка к сложившейся производственной среде.

• Цель адаптации персонала
• Ответственные за адаптацию
• Этапы разработки программы адаптации
• Структура программы
• Советы по составлению
• Примеры программ адаптации Для продавцов сетевого магазина Первый день
• 2-7 день
• 8-10 день
• 11-14 день
• 15-21 день
• 22-30 день

Виды адаптации

Процесс взаимного приспособления персонала и работодателя разделяется на несколько видов.

Организационная программа адаптации персонала

Что такое программа адаптации персонала?

Начинается с вводного инструктажа. Новому сотруднику объясняется стратегическая цель всего предприятия, поясняется структура, каким образом осуществляется управление, подчиненность и как решаются проблемы на уровне быта.

Основная задача отдела персонала четко прописать правила и все процедуры, действующие на предприятии, чтобы была возможность донести эту информацию новому сотруднику.

Социально-психологическая

Очень важно, чтобы новый кандидат смог максимально быстро ознакомиться с «атмосферой компании» и принять те нормы поведения, которые существуют там. Комфортные ощущения сотрудников на своих рабочих местах – это залог эффективности их работы. По существу, компания должна сделать все возможное, чтобы понравится новому сотруднику.

Профессиональная

Суть такого вида адаптации сводится к одному – пополнить недостающие знания нового работника. Особое значение профессиональная адаптация имеет, когда на должность принят сотрудник с заведомо более низкими профессиональными качествами.

Для таких случаев можно разработать специальный план развития профессиональных навыков, рассчитанный на поэтапное обучение на протяжении нескольких месяцев.

Психофизиологическая

Данный вид адаптации подразумевает перестройку психологии человека, который никогда не имел опыта работы по определенному графику. К примеру, новый сотрудник никогда не работал по 12 часов или теперь у него ненормированный рабочий день, с постоянными командировками.

Советы по составлению

Чтобы оценить правильность составления программы, и в дальнейшем оценить ее результативность, проверьте были ли включены в нее следующие мероприятия:

1. доведена информация о графике работы, дате начала работы;
2. проверена правильность заполнения личного дела, оформления документов о приеме на работу;
3. доведены до сведения и подписаны инструкции по ТБ, ППБ, должностным обязанностям, внутреннему распорядку, регламентирующие документы;
4. проведены представление членам коллектива, администрации, предоставлена подробная информация о предприятии;
5. предусмотрены способы предотвращения и разрешения конфликтных ситуаций.

При составлении индивидуальной программы адаптации проведите предварительное собеседование в ходе которого просмотрите резюме, портфолио кандидата.

Соберите сведение об уровне подготовке, опыте работы, образовании, предпочтениях в работе с клиентами, пожеланиям по графику работы, условиях труда, размерах и форме оплаты, притязаниях на карьерный рост.

Составьте предварительный психологический портрет, очертите круг возможных трудностей, необходимой помощи. Установите доверительные отношения с сотрудником, добейтесь взаимопонимания. Выберите кандидатуру будущего наставника.

Психологические тесты при приеме на работу вы можете найти здесь Заболели в отпуске? Хотите оформить больничный? Читайте здесь, как это правильно оформить. Грамотные советы и нужную вам информацию по расчету декретных вы можете узнать в нашей статье.

Правила разработки программы адаптации

Несколько правил по разработке.

Понятное дело, что программа адаптации персонала – это локальный документ, который не регламентируется действующим законодательством, поэтому у работодателя огромные возможности внедрить свои «фантазии» в документ и реализовать их на практике.

Хотя на сегодняшний день сформировалась определенная практика, и большинство предприятий придерживаются определенных этапов прохождения адаптации новыми сотрудниками.

Для начала определяется, кто будет составлять программу, как правило, эту функцию поручают отделу персонала. К составлению документа следует привлечь руководителей направлений и структурных подразделений, для составления специфических частей программы.

Весь процесс должен находиться под «чутким» руководством высшего начальства.

Затем следует определить участников процесса введения персонала в должность, желательно включить:

• непосредственного руководителя принимаемого сотрудника;
• определить куратора;
• отдел персонала.

Важные организационные моменты

Чтобы обеспечить организацию кадровыми ресурсами и максимально снизить текучку, руководителю необходимо грамотно подойти к организационному процессу в части адаптации персонала.

Если структура организации предусматривает кадровый отдел, то рациональнее всего возложить обязанности по разработке положений на одного из специалистов. Например, на менеджера по подбору персонала или кадровика. Если в компании отсутствует данная структурная единица, то, скорее всего, работодателю придется заняться разработкой нормативов самому.

Документ может называться по-разному. Например, «положение об адаптации персонала», образец которого представлен ниже. Однако, независимо от наименования норматива, документ должен раскрывать не только основные этапы адаптации персонала, но и подробный порядок действий, план мероприятий, которые требуется предпринять, чтобы помочь новичку привыкнуть к рабочему ритму компании.

Но и это еще не все. Норматив должен закреплять ответственных лиц, которые будут отвечать за выполнение конкретного этапа. Если новичок уволится, то можно определить, на каком именно этапе произошел «сбой», и предпринять необходимые усилия, чтобы скорректировать работу на данном этапе. Все это необходимо для удержания новых кадров.

Возможно, придется разработать специальные формы документов и отчетов, которые будут составляться на каждом этапе адаптации. Бланки таких документов следует оформить приложениями к положению.

Обратите внимание, что всех ответственных лиц необходимо ознакомить с положениями под подпись. В противном случае требовать исполнения норм недопустимо.

Подготовительный этап

Несколько этапов адаптации.

На практике, такой этап можно назвать стажировкой. Будущий сотрудник на несколько часов приходит на новое место работы, отдел персонала рассказывает о корпоративной культуре, о правилах поведения и внутреннем распорядке дня.

Разъясняется цель и миссия компании. На краткосрочное введение можно отвести 3 дня.

На третий день стажировки, отдел персонала должен удостовериться, что сотрудник действительно готов выйти на работу, коллективу сообщают о выходе нового сотрудника.

Если на предприятии пропускной режим, то готовится пропуск. Ко дню выхода нового сотрудника необходимо подготовить рабочее место, телефонный справочник, обеспечить доступ к интернету и связи с внешним миром и внутри компании, обеспечить канцелярскими принадлежностями.

Назначается наставник, который будет курировать нового работника.

Окончание испытания

Работодатель определяет успешность испытательного срока.

Обе стороны трудового договора делают определенные выводы, сотрудник о предприятии и дальнейшем сотрудничестве и администрация компании о работнике.

Можно предусмотреть оценочный лист, который должен заполнить сотрудник. На основе него можно проанализировать степень усвоения полученной информации сотрудником, насколько вник он в трудовой и корпоративный процесс. Отдел персонала опрашивает «старых» сотрудников, какое мнение у них сложилось о новом работнике, собираются отзывы от руководителей.

После анализа полученной информации, делаются выводы и оглашаются результаты сотруднику, прошел он испытательный срок или нет.

Естественно, что описанные этапы программы адаптации персонала не являются догмой, каждый работодатель самостоятельно определяет этапы и сроки введения в должность.

Возможно, для разных должностей будет предусмотрена индивидуальная адаптационная программа.

Что дает работодателю внедренная программа адаптации

Те предприятия, которые давно создали программу введения в должность, отмечают положительный эффект от такого мероприятия:

1. Сокращается текучесть кадров, в особенности в период испытательного срока снижается примерно на 20%;
2. Сотрудники, прошедшие адаптацию намного лояльнее относятся к компании;
3. Снижаются издержки на процедуру вовлечения сотрудников в производственный процесс;
4. Формируется определенная база сотрудников, которые являются ярыми приверженцами компании.

Введение в новую должность

Сергей Мордвин, ректор Санкт-Петербургского международного института менеджмента (ИМИСП), вице-президент Российской ассоциации бизнес-образования

Источник: Налоговый практик

Каждый новый или вновь назначенный служащий нуждается в некоторой форме введения в должность. Особенно эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний. Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника. Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок. Вот перечень необходимых действий.

Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника. Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок.

Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний для выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. В связи с этим обучение и введение в должность планируются и проводятся раздельно.

Каждый новый или вновь назначенный служащий нуждается в некоторой форме введения в должность. Особенно эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний. Скорее всего, для них это будет первый реальный рабочий опыт, и, следовательно, им нужен более подробный и развернутый объем информации.

Программы введения в должность

Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур. Вместе с тем процесс адаптации сотрудника исключительно индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы. Для персонификации процесса введения в должность создаются программы для каждого отдельного сотрудника. Содержание программы зависит от следующих условий:

• содержание работы;
• статус и уровень ответственности;
• рабочее окружение;
• личностные особенности сотрудника.

Участники процедуры:

• Линейные руководители обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте.
• Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника.
• Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.
• Как правило, подразделение управления персоналом.

Организация процедуры

Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки. Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.

Список возможных тем может быть следующим:

• подробная история компании и ее развитие;
• высшее и среднее звено управления;
• наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);
• описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;
• содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
• система качества;
• взаимодействие с другими отделами или людьми;
• техника безопасности на предприятии (инструктаж);
• список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца организуется формальный семинар для всех вновь принятых сотрудников. На таком семинаре раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, дается представление о возможных перспективах, показывается положение на рынке. Кроме того, рассказывают об основных продуктах или услугах, заказчиках и принципах работы с ними, вводят в курс деловой этики принятой в компании.

В течение первой недели организовывается встреча сотрудника и куратора с менеджером по обучению для разработки индивидуального плана обучения.

В период процесса адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются периодические встречи с целью фиксации достигнутых результатов выполнения программы введения в должность.

Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.

Перечень необходимых действий

Перед приходам нового работника необходимо:

• убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;
• договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
• проверить, готово ли его рабочее место;
• дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;
• приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
• подготовить необходимые пропуска;
• позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.

Первый день:

• совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;
• объяснить правила по компенсации возможных затрат;
• ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;
• ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
• обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;
• ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;
• ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);
• провести инструктаж по технике безопасности;
• провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;
• ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;
• ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;
• ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
• ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;
• представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;
• предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;
• представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.

До конца периода адаптации:

• ознакомить со специальными процедурами;
• ознакомить со спецификой его работы в отделе и организации;
• проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективной подготовки;
• объяснить, как действует административно-хозяйственная система организации, используемые правила и процедуры;
• ознакомить с требованиями и стандартами выполнения работы;
• ознакомить с системой отчетности.

Поскольку процедура введения в должность не регулируется какими-либо особыми правовыми нормами, все вышеизложенное носит рекомендательный характер. Для каждой организации данная процедура имеет исключительно индивидуальный характер и это внутреннее дело организации — решить, в каком объеме использовать ту или иную процедуру, какие дополнительные аспекты внести и использовать ли их вообще.

С какими проблемами может столкнуться работодатель на этапе внедрения программы

Проблемы в адаптации.

Чтобы программа адаптации персонала действительно была эффективной, предприятию необходимо иметь определенную «базу», а именно:

• иметь хотя бы общую систему обучения персонала;
• налаженную программу оценки профессиональных и личных качеств, как рядовых сотрудников, так и руководителей;
• иметь четкую организационную структуру и механизм управления персоналом, который был бы понятен абсолютно всем.

Если эти процедуры и процессы на предприятии не налажены, то достаточно сложно будет говорить о возможности внедрения программы, а тем более о ее эффективности.

Мотивация — основа основ

К тому же следует продумать нормы дополнительной мотивации основных работников, которые будут выполнять роль наставников.

Мотивация и адаптация персонала в организации на примере. Допустим, разработка положений и нормативов в компании была возложена на HR-менеджера. Так как это его прямые обязанности, дополнительной мотивации не требуется. Но как быть с начальником отдела, который назначен наставником для новичка? Ведь он вправе отказаться помогать, как минимум это в его обязанности не входит.

Работодателю важно заинтересовать сотрудника. Именно для этого просто необходимо изыскать финансовые резервы. И, например, установить соответствующую доплату за выполнение обязанностей такого рода. Если же финансовые ресурсы не позволяют ввести стимулирующую надбавку, то следует подумать о нефинансовой мотивации.