Нулевая отчетность по среднесписочной численности работников

Для чего необходим показатель среднесписочной численности работников

Сведения по этим данным необходимы налоговой службе для определения порядка налогообложения в каждом конкретном случае, а также для ведения статистической документации.

В случае непредоставления отчетной информации, предприятию или предпринимателю грозит штраф:

1. Если юридическое лицо или предприниматель, то штраф составит 200 руб.
2. Если должностное лицо, то оплату необходимо будет произвести в размере 300-500 руб.

Среднесписочная численность при открытии ООО

Исходя из названия формы, данный отчет должны сдавать в ИФНС только компании, имеющие наемных работников, т.е. работодатели, однако, Министерство финансов, в своем письме от 04.02.2014 г. указало, что предприятия, не имеющие работников от предоставления сведений по данной форме не освобождаются.

В связи с этим, в перечень организаций, обязанных подавать сведения о среднесписочной численности, входят:

• компании, только что прошедшие регистрацию в налоговой инспекции, независимо от наличия или отсутствия наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, которые являются также и работодателями;
• организации, заключившие с физическими лицами трудовые соглашения;
• компании, которые в штате сотрудников не имеют.

Иными словами, освобождены от предоставления данной формы только индивидуальные предприниматели, не имеющие трудовых отношений с физическими лицами.

Расчет среднесписочной численности сотрудников выполняется согласно Указаниям Росстата, утвержденных Приказом от 28.10.2013 № 428. В данном документе представлен перечень сотрудников, которые обязательно должны входить в численность работников, указываемую в отчетной форме. Там же, указан список лиц, которые при расчете не учитываются.

Очень много споров возникает при учете количества работников, особенно, для вновь созданных организаций, где есть только единственный учредитель. Вся проблема заключается в том, что собственник компании не имеет трудового договора и не получает заработной платы, а значит и не является официально трудоустроенным лицом. С другой стороны, учредитель выполняет все необходимые административные функции. Ответ на данный вопрос дан в п. 80 Указаний, где написано, что учредитель не должен учитываться при расчете СЧР.

Данный показатель применяется только в отношении сотрудников, поступивших на работу по трудовому договору, но не по соглашению ГПХ. При этом срок выполнения работы по трудовому договору значения не имеет.

Когда и куда следует подавать сведения о среднесписочной численности работников

Для подачи данных необходимо заполнить специальную форму, код которой КДН 1110018. В поле бланка необходимо будет заполнить все графы, кроме тех, в которых будет писать сотрудник налоговой службы. Основанием для заполнения формы является Порядок №1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», который был утвержден Федеральной службой госстатистики от 09.10.2006 г. №56.

Документ составляется в двух экземплярах ,поскольку один хранится в налоговой службе, а второй передается владельцу предприятия или фирмы, но уже со всеми необходимыми пометками. Бланк для заполнения всегда можно взять непосредственно в налоговой службе, а можно воспользоваться специальными ресурсами и скачать в электронном виде, но необходимо обращать внимание, на то, соответствует ли он действующим нормам.

Образец заполнения, как правило, прилагается. Также, в интернете можно воспользоваться сайтами, которые помогут рассчитать среднесписочное количество онлайн. Подготовленный отчет можно передать в налоговую службу и в электронном виде, но заранее лучше узнать, принимают ли они такой вариант.

Заполненный бланк передается в районное отделение налоговой службы, в которой регистрировался предприниматель.

Что касается сроков, то отчетность такого рода за год подается до двадцатого числа следующего года. Например, если необходимо сдать бланк с отчетом за 2015 год, то его принимают до двадцатого января 2021 года.

Для расчета среднесписочной численности за год, необходимо знать этот показатель конкретно за каждый месяц. Если в предприятии нет зарегистрированных рабочих, то соответственно и рассчитываемый показатель будет равняться нулю. Это также необходимо отобразить в отчете, так как было уже сказано выше, сведения подают абсолютно все предприниматели.

Расчет средней численности за год

После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.

Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.

Чг = ( Чс1 + Чс2 + … + Чс12 ) / 12, где

• Чс1, Чс2… — полученная средняя численность за каждый месяц

Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.

Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.

Кто входит в списочный состав работников

В списочное число входят:

1. Обычные работники;
2. Командированные сотрудники и те, кто уехал за границу по рабочим вопросам при условии сохранения зарплаты.
3. Сотрудники на находящиеся официальном больничном.
4. Сотрудники с государственными полномочиями.
5. Прогульщики.
6. Лица, которые оформленные на неполный рабочий день или на полставки. Отработанное время считают пропорционально. Исключением в таких случаях будут лица, которые на законодательном основании имеют право на сокращенный день – это несовершеннолетние, сотрудники, работающие в опасных условиях, кормящие матери, инвалиды I и II группы.
7. Работники, находящиеся на испытательном сроке.
8. Люди, выполняющие работу на дому.
9. Студенты-практиканты, работающие по ТК.
10. Временные сотрудники с других предприятий, если на первом не сохранилась оплата за труд.
11. Специалисты, работающие по замещению.
12. Сотрудники, которые находятся на обучении, но при этом получают оплату за труд.
13. Работники, находящиеся в отпуске.

Расчет средней численности частично занятых сотрудников

Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.

Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.

Чн = Чс / Рч / Рд, где:

• Чс — общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками
• Рч — количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа
• Рд — число дней работы в месяце, в соответствии с календарем

Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.

Расчет: 24 дня х 4 часа в день / 8 часовая неделя / 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5 полученный результат не округляется.

Порядок расчёта среднесписочной численности работников

Необходимый для отчетности показатель рассчитывается за год работы. Формула расчета за год имеет такой вид: сумма CЧР за все месяца/12 = CЧР за год. Как видно, для конечного результата необходимо знать значения среднесписочной численности за каждый месяц в году.

Среднесписочная численность за месяц рассчитывается так: общая сумма численности по списку полностью занятых сотрудников за все календарные дни/число календарных дней рассчитываемого месяца. В учет обязательно берутся праздничные и выходные дни, при этом количество работников в эти дни будет таким же, как и рабочий день накануне. В счет берут еще и тех сотрудников, которые находятся в командировке, отпуске, больничном или отгуле.

Зная показатель за месяц по предприятию можно рассчитать не только годовое среднесписочное количество, но и за квартал. Соответственно, при расчете квартального показателя берут цифры за три учетных месяца.

На практике часто в результате получается дробное число. Поскольку это значение касается живых людей, то вполне по понятным причинам в готовый отчет никто не будет вписывать такое число. В этих ситуациях прейдет на помощь школьная программа по математике. В ход идут правила округления: если по запятой стоит цифра 5 или больше, то к целому число прибавляют единицу. Если же стоит 4 или значение меньше, то целое значение, которое получили, остается прежним.

Для удобства подсчета, сначала подсчитывают количество людей, которые отработали полный день, отдельно – неполный. Затем суммируют полученные значения и проводят дальнейшие расчеты.

Подсчитать количество сотрудников, отработавших полный рабочий день, не составляет особого труда. Иначе обстоит дело с теми, кто проработал неполный день.

Учет таких сотрудников ведется пропорционально отработанному времени. Часто количество отработанных часов и дней для таких работников может совпадать не очень удачно для дальнейших вычислений, поскольку среднесписочная численность – это целая величина. Для удобства пользуются такой формулой:

Общее количество отработанных человеко-часов за месяц / продолжительность рабочего дня / число рабочих дней по календарю в данном месяце. Полученное значение – это средняя численность не полностью занятых сотрудников. Продолжительность рабочего дня можно высчитать, зная длительность рабочей недели. Т. е. длительность всей недели делится на количество рабочих дней.

Рассчитав, таким образом значение за каждый месяц, подсчитывают среднесписочную численность за год. Если, например, предприятие проработало неполный год, а такое часто встречается и касается сезонных фирм, то рассчитывается численность за каждый рабочий месяц, но делится полученная величина также на 12.

Проведение этих расчетов не такое уж и сложное занятие. Все загвоздка сводится к точному определению списка работников, которые будут учитываться. Вести эту отчетность может как сам предприниматель, так и бухгалтер на предприятии.

Принцип исчисления

Довольно часто новоиспеченных бухгалтеров интересует, что такое среднесписочная численность работников. Рассчитать ее достаточно просто: она равна сумме списочного количества людей за каждый день, которая делится на число дней. В исчислении среднесписочной численности участвуют все без исключения дни. В выходные и праздничные периоды количество людей обозначается аналогично последнему рабочему дню.

Для расчета данного показателя, бухгалтер придерживается следующего порядка действий:

1. Определяет списочное число людей полностью занятых ежедневно.
2. Рассчитывает среднесписочное количество полностью занятых сотрудников ежемесячно.
3. Рассчитывает число часов, отработанных не полностью.
4. Исчисляет среднесписочное количество не полностью занятых сотрудников ежемесячно.
5. Рассчитывает среднесписочное число всех сотрудников ежемесячно.
6. Округляет результат до целых единиц.
7. Определив среднесписочное количество людей за месяц можно и за любой другой период: полгода, год.

Важно: среднесписочная численность не может быть обозначена в десятых долях, так как она подлежит обязательному округлению.

Для подсчета данных используется следующая документация:

• приказы на трудоустройство и увольнение;
• личные карточки трудящихся;
• табеля;
• приказы о переводе.

Сейчас мало какие бухгалтерии работают без специальных компьютерных программ. В основном, все системы автоматизированы, поэтому этот отчет выходит уже в готовом виде. Но, это не снимает обязательства правильности предоставления отчета с ответственного лица. За недостоверную информацию должностное лицо может быть наказано.

Рекомендации при составлении среднесписочной численности работников:

Зная формулу расчета, следует обратить внимание на пару нюансов в этой процедуре:

1. Необходимый показатель рассчитывают согласно установленному алгоритму, но при этом учитывают все выходные и праздничные дни. Количество сотрудников будет равно количеству, которое было зафиксировано накануне, т. е. предшествующий рабочий день.
2. В учет берутся и те, кто находится в оплачиваемом отпуске, отгуле, командировке или на официальном больничном.
3. Отчетный бланк может быть представлен как в электронном, так и в рукописном виде. Не допускаются какие-либо исправления или помарки.

Для подсчета отчетных данных понадобятся такие документы:

1. Приказы, которые подписаны на прием или увольнение сотрудников.
2. Приказы об утвержденных отпусках или переводах.
3. Приказы о командировках.
4. Личные карточки всех сотрудников.
5. Табеля выходов.
6. Расчеты по оплате труда.
7. Ведомости обо всех выплатах.

Определение численности на каждый день в месяце

Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.

При этом в данном объеме не учитываются:

Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.

Процесс заполнения формы отчёта о среднесписочной численности работников

Бланк, который заполняется для подачи отчетности о среднесписочной численности, имеет определенное количество строк и граф, которые необходимо заполнить.

Они включают в себя такие сведения:

1. Идентификационный код самого предпринимателя или зарегистрированного предприятия.
2. Код причины, по которой поставили на учет. Как правило, этот пункт не заполняется.
3. Количество страниц документа – 001.
4. Налоговая служба, в которую будут передаваться отчетные сведения.
5. Идентификационный код налоговой службы.
6. Полное наименование предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя (сокращения не допускаются).
7. Дата подачи данного отчета.
8. Непосредственно уже рассчитанная среднесписочная численность работников.
9. Фамилия, имя и отчество подателя отчета, дата, подпись и печать предприятия.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:

• Для вновь организованных организаций (ИП сюда не входят) — не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором была осуществлена регистрация ООО
• Для действующих организацией и предпринимателей, у которых есть работники сведения предоставляются 1 раз в год — до 20 января года, следующего за отчетным
• При ликвидации ООО или закрытии ИП данную отчетность необходимо предоставь до установленной даты снятия с учета или ликвидации

Разница между среднесписочной и средней численностью работников

Хотя названия этих двух понятий весьма созвучны, однако они имеют существенные различия. Средняя численность является общим показателем и включает в себя среднесписочный показатель, а также сотрудников, которые выполняли работы по дополнительно заключенным договорам и внешних совместителей.

Показатели и расчеты по средней численности подаются в виде статистической формы № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении сотрудников». Также еще одним основным отличием этих двух понятий является способ расчета. В отличие от среднесписочной, в средней численности работников считают как целую единицу за каждый календарный день.

Как посчитать среднесписочную численность для налоговой?

В ИФНС следует подавать данные по тем работникам, кто так или иначе находится в штате работодателя. При этом в расчет они входят вне зависимости от факта нахождения на рабочем месте. Работники могут отсутствовать по причине болезни, отпуска, в связи с исполнением государственных обязанностей. При включении в состав численности учитываются все лица с сохранением средней заработной платы. Не подлежат учету в среднесписочной для налоговой только отдельные категории лиц.

Как определяется среднесписочная численность в РСВ – 2021

Рассчитывается ССЧ, как и прежде, в порядке, определяемом Росстатом (п. 3.11 Порядка заполнения РСВ). Методика расчета в 2021 году в целом не изменилась – она приведена в пунктах -81 Приказа Росстата № 711 от 27.11.2019 (ред. от 17.11.2020).

Чтобы рассчитать численность (среднесписочную) в РСВ, необходимо определить списочный состав работников, в который включаются:

• наемные работники по трудовым договорам, трудившиеся минимум 1 день на постоянной, временной, сезонной работе (включая внутренних совместителей);
• собственники организации, работающие и получающие в ней зарплату.

Из этого списка для расчета ССЧ исключаются сотрудники, находящиеся в расчетном периоде в декрете (кроме работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому), а также работники – студенты, находившиеся в связи с учебой в дополнительном отпуске без содержания, в т.ч. при поступлении в учебное заведение.

Не учитываются в списочном составе:

• внешние совместители;
• исполнители по ГПХ-договорам;
• лица, переведенные в другую организацию (если за ними не сохраняется зарплата), и направленные работать за рубежом;
• сотрудники, направленные на обучение (с отрывом от работы), получающие стипендию от работодателя;
• лица, заключившие ученический договор (с выплатой стипендии);
• сотрудники, подавшие заявление об увольнении, прекратившие работу до истечения срока предупреждения работодателя или вовсе без предупреждения (исключаются из ССЧ с первого дня невыхода на работу);
• адвокаты;
• военнослужащие при исполнении воинской службы;
• учредители, не получающие в компании зарплату.

Внутренние совместители, независимо от числа занимаемых ими ставок и должностей, учитываются как 1 человек. В ССЧ как целая единица фигурируют работники, которым установлено сокращенное рабочее время работодателем или в соответствии с положениями законодательства (например, несовершеннолетние, инвалиды 1 и 2 групп и т.д.).