Инструкция: как отметить учебный отпуск в табеле учета рабочего времени

Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.

Форма Т-12 является стандартным бланком, принятым Госкомстатом РФ и применяемым учреждениями РФ для учета отработанных дней работающими тружениками. Полное название бланка – «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».

Бланк Т-12 служит для заполнения сведений вручную на компьютере в офисной программе Word или занесением данных шариковой ручкой на бумажном носителе.

Бланк состоит из таблицы, которая разделена на 55 колонок(столбцов) для отображения максимально точных данных об отработанных днях тружениками учреждений, а также для отображения сведений о зарплате работающего.

Если труженик ушел в отпуск, то по нормативам в табеле требуется обозначать «ОТ» или «ОД». Однако, здесь бывают неясности. Например, как обозначать сокращение в бланке, если отпускник заболел или отпуск пришелся в период праздника. Надо иметь ввиду, что из-за неправильного отображение кода может неправильно выполнено начисление оплаты труда. Поэтому, ответственному за ведение табеля надо внимательно изучить таблицу уловных кодов, чтобы отображать все случаи трудовой деятельности работника правильно.

Например, при отпуске сотрудника можно отмечать клеточки кодом ОТ или 09. Можно применять любое из 2-х обозначение, однако буквенное обозначение кода нагляднее. Отображать два кода не имеет смысла.

21 октября 2020

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение по вопросу заполнения Табеля учета рабочего времени и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащим образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), подписанного уполномоченным лицом.

Вместе с тем сообщаем, что согласно статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Форма Табеля учета рабочего времени (ф. 0504421) и указания по ее применению установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н, Методические указания).

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее — Табель (ф. 0504421) применяется организациями государственного сектора в целях документального отражения фактически отработанного рабочего времени (для учета использования рабочего времени в целях расчета обязательств по уплате заработной платы сотрудникам).

Отражение фактически отработанного времени в Табеле (ф. 0504421) осуществляется одним из двух методов, установленных нормативно:

— отражением регистрации явок и неявок сотрудника в течение времени, за которое формируется Табель (ф. 0504421),

— отражением в течение времени, за которое формируется Табель (ф. 0504421), различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, обеспечивающих определение отклонения от нормативного объема рабочих часов (норматива рабочего времени), фактически отработанного сотрудником времени.

Одновременно сообщаем, что утвержденные постановлением Госстандарта от 05.01.2004 N 1 для организаций всех форм собственности (за исключением бюджетных учреждений) унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в числе которых формы N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени» (далее — вместе — Табель) и согласованные (пункт 2 указанного постановления) с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации, а также порядок их заполнения в части учета рабочего времени, содержат аналогичные указания о применении в Табеле метода сплошной регистрации явок и неявок на работу или регистрацию только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

В редакциях Трудового кодекса Российской Федерации N 1 от 30.12.2002 (действующей на момент утверждения форм Табеля постановлением Госстандарта от 05.01.2004 N 1) и в редакции N 104 от 31.07.2020 положение об учете времени, фактически отработанного каждым работником, остается неизменным.

Учитывая изложенное, по мнению Департамента, при выполнении нормативных положений по ведению Табеля (ф. 0504421) с отражением отклонений от нормального использования рабочего времени, установленных положениями Приказа N 52н, выполняются требования Трудового кодекса Российской Федерации по учету затрат рабочего времени, фактически отработанного работником.

Следует отметить, выбранный метод учета рабочего времени должен быть утвержден субъектом учета в рамках формирования его учетной политики.

Указанные положения отражены как в положениях Приказа N 52н, так и в положениях федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2017 N 274н.

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

• предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
• обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

• отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».

Общие требования

Все работодатели обязаны организовать ведение учета времени, отработанного подчиненными. Обязанности по ведению учета либо лежат на руководителе, либо делегированы ответственному работнику. Например, бухгалтеру, секретарю или кадровику. Допустимо возложить обязанности по ведению учета на руководителей структурных подразделений предприятия, если компания имеет солидный штат.

Фиксировать отработанные часы и смены необходимо в специализированных учетных формулярах — табелях. Можно использовать унифицированные бланки или разработать собственные.

Унифицированные формы — это табели Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Бюджетники обязаны работать по обособленной форме — ОКУД 0504421, утвержденной Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015.

Зачем отмечать в табеле

В ч. 3 ст. 91 ТК РФ есть требование к работодателю вести учет рабочего времени. Для этого используются табели рабочего времени. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 утверждены два бланка первичной учетной документации:

• № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
• № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Все виды затрат рабочего времени, которые должны быть учтены, обозначены в формах. Это значительно упрощает процесс и позволяет не пропускать деталей.

Обязательным использование этих форм для коммерческих организаций с 2014 года не является (ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011). Работодатель может разработать и применять свою. Наиболее часто используется Т-13. Она удобна для автоматизации процесса. Расчет начислений по оплате труда в ней не предусмотрен. Т-12 применяется, как правило, для ручного заполнения или ввода данных на компьютере. Она имеет графу для расчета зарплаты.

Органам государственной власти, местного самоуправления, бюджетным и муниципальными учреждениям рекомендована форма ОКУД 0504421. Она утверждена Приказом Минфина РФ № 52Н от 30.03.2015.

Во всех перечисленных формах используются два способа учета:

• сплошная регистрация явок и неявок на работу;
• регистрация отклонений (вносятся в форму только неявки, опоздания и т. п.).

ВАЖНО!
Данные табельного учета используются не только внутри организации. На их основе формируются сводные статистические отчеты.

Правила ведения учета

Выбранную форму для ведения учета необходимо закрепить в учетной политике организации. Если фирма решила работать по собственным бланкам, то обозначьте порядок и правила заполнения учетного формуляра. Ознакомьте с положениями ответственных работников под подпись.

Назначенный работник ведет ежедневный учет отработанного времени. Для этого в формулярах делаются соответствующие отметки. Рабочее время отражается днями фактической явки. А все отклонения регистрируются в табеле под специальными кодами.

Коды — это универсальные обозначения причин, по которым работник отсутствовал на рабочем месте. Причины могут быть как уважительными: командировка, болезнь или обучение, так и неуважительными: прогулы, простои по вине работника, неявки и прочее. Например, как отмечается учебный отпуск в табеле, разберем далее.

ВАЖНО!

Какой код, буквенный или цифровой, указывать в учетном регистре, решает компания. Принятое решение необходимо прописать в учетной политике либо в положении по ведению учета рабочего времени.

Как обозначаются оплачиваемые и неоплачиваемые дни

Как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск? В соответствии с трудовым законодательством (ст. 173 ТК РФ), он бывает двух видов:

• отдых для обучения с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отдых без сохранения заработка — отражается с применением кода УД (13).

Отметку в табеле можно проставить сплошным методом (отмечается каждый календарный день и вид занятости, отсутствия (в том числе в связи с обучением)) или выборочным — отмечаются только причины отсутствия на рабочем месте.

Учебные отпуска: основные положения

Сотрудники, совмещающие работу с получением обучения, имеют право на учебные отпуска. Причем важно соблюсти ряд условий:

1. Получить отпуск можно только по основному месту работы. Совместители на оплачиваемые периоды не имеют права, им придется оформить неоплачиваемые отгулы.
2. Речь идет об образовании, получаемом впервые. Например, претендовать на компенсацию при получении второго высшего образования нельзя. Хотя работодатель вправе оплатить периоды обучения на свое усмотрение.
3. При обучении на очных формах предоставляются только неоплачиваемые отпуска (ст. 173 ТК РФ).
4. На очно-заочной и заочной формах обучения положены оплачиваемые отпускные периоды (ст. 173 ТК РФ). Их сроки ограничены. Претендовать на более длительные оплачиваемые периоды не допускается. Но оплата сверх нормы возможна по решению нанимателя.
5. Отсутствие придется подтвердить документально. Для этого работодателю подается специальный бланк — справка-вызов. Получить справку-вызов нужно заранее по месту прохождения учебы.
6. Образовательная программа должна пройти государственную аккредитацию.

ВАЖНО!

Перенести учебный отпуск, присоединить к основному либо заменить его денежной компенсацией нельзя. Также они не включаются в расчет компенсации при увольнении.

О правилах оформления и порядке расчетов отпускных на период обучения читайте в материале «Как рассчитывается оплата учебного отпуска в 2021 году».

Ведение учета рабочего времени

Трудовым законодательством России обозначена необходимость ведения учета отработанных часов сотрудником.
Для этого Госкомстатом утверждены 2 формы учета табеля рабочего времени: Т-12 и Т-13.

Компании могут также разработать и применять на практике собственный бланк, но утвержденная форма достаточна удобна в применении, она повсеместно применяется кадровыми работниками.

Табель является первичным документом учета посещаемости работников фирмы, заполняется специалистом кадрового отдела. Далеее он передается на подпись руководителю, а потом сотруднику бухгалтерии.

Директор вправе назначить любого подчиненного для занесения информации в табель. В крупных компаниях в каждом отделе есть ответственный сотрудник, который по истечении месяца передает заполненный бланк руководителю структурного подразделения, а тот после тщательной проверки передает его кадровику. В небольших компаниях специалист кадровой службы заполняет самостоятельно табель, а затем передает его в бухгалтерию.

Кадровая служба на основании заполненного бланка табеля учета рабочего времени учитывает количество отработанных дней, контролирует выполнение режима рабочего времени (опоздания, прогулы, неявки). Работники бухгалтерии на основании документа производят расчет заработной платы в соответствии с отработанными часами, заполняют отчеты в органы статистики.

Также табель служит доказательством правильности начисления оплаты труда и компенсационных выплат и наложения дисциплинарного взыскания на провинившегося работника в разрешении спорных моментов с сотрудниками компании.

Как отмечается отсутствие в связи с учебой?

Заполнять табель учета рабочего времени можно двумя способами:

• 1. Сплошной — отметки ставятся за каждый календарный день.
• 2. Выборочный (с отклонениями) — обозначаются только опоздания, прогулы.

Способ регистрации отклонений применяется при одинаковой продолжительности рабочего дня за весь трудовой период. В табеле отмечаются нестандартные случаи (командировка, отпуск, в том числе учебный, неявка).

Этот метод требует меньше времени для заполнения, чем сплошной. Он наиболее популярен для кадровиков и бухгалтеров с большим опытом работы, а также для маленьких компаний с невысокой численностью штата.

Сведения в табеле о посещаемости сотрудников организации заносятся в виде кодов, обозначения которых записаны на титульном обороте формы Т-12.

Коды могут быть представлены в виде цифр или букв, применение обоих вариантов равнозначно.

При обозначении учебного отпуска допускается применять смешанную систему заполнения или совершенно иную кодировку, если этот факт закреплен во внутренней документации компании.

Как отметить учебные выходные в табеле, зависит от того, сохраняется ли заработок на время отпуска или нет. Для оплачиваемых отгулов обозначение отличается от выходных за свой счет.

Как обозначаются оплачиваемые дни?

Случаи, когда предоставленный отдых для учебы оплачиваются, подробно рассмотрены в данной статье.

Для ученического отпуска с сохранением среднего заработка ставится следующий код обозначения:

• буква «У»;
• число «11».

Как обозначить учебный отгулы в табеле, буквенным кодом или цифровым, решает компания самостоятельно. Можно применять любое удобное обозначение.

Какой код ставится для отгулов без оплаты?

Особенности предоставления неоплачиваемых выходных можно изучить здесь.

Учебный отпуск, для которого заработок не сохраняется, обозначается по-другому в табеле:

• буквы «УД»;
• число «13».

Опять же удобный способ обозначения для компании определяется самостоятельно. Можно ставить как числовой код, так и буквенный.

Как в табеле отмечать учебный отпуск

В зависимости от вида, учебный отпуск в табеле обозначается как оплачиваемый и неоплачиваемый.

Если сотрудник имеет право на оплачиваемые дни, то в учетном формуляре отразите «У» или цифровой код «11». Это обозначает допотпуск в связи с обучением с сохранением средней заработной платы.

Пример 1. С оплатой

Рассмотрим пример, как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск.

Если организация использует буквенные коды:

Если используются цифровые коды:

Если у специалиста нет права на оплачиваемые дни либо максимальный срок продолжительности учебного отпуска уже исчерпан, то в табеле отразите «УД» или цифровой код «13». Это означает допотпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы.

Пример 2. Без оплаты

Пример, как в табеле ставится учебный отпуск без оплаты.

Буквенные коды:

Цифровые коды:

Ведение и заполнение табеля

Табели учета рабочего времени в организациях всех форм собственности ведет уполномоченное лицо. Оно назначается приказом руководителя организации. Подписывается руководителем подразделения и работником кадровой службы. Оформленный документ в установленные сроки передается в расчетный отдел бухгалтерии. Чем меньше организация, тем короче этот путь.

Для заполнения используются специальные буквенные обозначения. Любой учебный отпуск в табеле обозначается буквой У. Различные его подвиды имеют вариации при сокращенном обозначении. Все коды можно посмотреть в статье про условные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Виды отсутствия в связи с учебой у кадровиков принято обозначать тоже по-разному. Покажем в таблице, как в табеле обозначают учебный отпуск. Приведены цифровые и буквенные обозначения, которые могут быть использованы на практике. Основной принцип — единообразие. В соответствии с ним в табеле используются либо буквы, либо цифры.

В таблице показаны используемые кадровиками условные обозначения. Ниже наглядно покажем, как в табеле отмечать учебный отпуск.

Инструкция по заполнению табеля Т-13

Определим пошаговый алгоритм заполнения формуляра Т-13. Записи необходимо вносить ежедневно, по фактическим показателям работы сотрудников. Табель оформляется на один календарный месяц, начинается ведение первого числа, заканчивается последним днем месяца. На каждого работника отводится отдельная строка. Объединение и обобщение записей не допускается.

Как отразить учебный отпуск в табеле Т-13:

1. В графах 1-3 формуляра отразите личные сведения работника. Пропишите его Ф.И.О., табельный номер, а также порядковый номер в бланке.
2. Графа № 4 предназначена для ежедневной фиксации отметок о присутствии на рабочем месте. Дни явок о или «01». Период пребывания в учебном отпуске обозначьте «У» или «11», если дни оплачивались. И «УД» или «13», если средний заработок не сохранялся.
3. В 5 и 6 графах необходимо подсчитать суммарные значения дней и часов, отработанных по факту.
4. Графы 7 и 8 заполняются на основании данных бухгалтерского учета и сведениях о произведенных начислениях.
5. В 9 графе обозначьте информацию об отработанном времени (часах) с учетом классификации видов оплаты.
6. В 10 и 12 графах укажите коды, которые поясняют причину-основание для отсутствия специалиста на рабочем месте. Также укажите число часов.

Готовый табель подписывает ответственный работник. Затем передается на утверждение руководителю компании. Хранить учетные регистры необходимо не менее 12 календарных месяцев.

и для работы:

Т-12

Т-13

Образец заполнения формы Т-12

Образец заполнения формы Т-13 с оплатой

Как записать ученический отпуск без оплаты

Чтобы проставить в табеле учебный отпуск без сохранения зарплаты, нужно пользоваться обозначением «УД» (если речь идет о документе формы Т-12). В журнале УВД формы Т-13 ставят «13».

Обозначением «ВУ» можно в табеле указывать учебный отпуск, если используется журнал вида 0504421. Эти буквы ставятся в случае отгулов без содержания. Учреждения могут самостоятельно устанавливать другие обозначения для применения в документе формы 0504421. Это указано в Приказе № 52н. Новые буквосочетания должны быть утверждены на уровне компании.

Бывает и так, что сотрудник оформляет освобождение от работы по ТК РФ с предоставлением справки-вызова с сохранением оплаты. Но во время сессии что-то идет не так, и экзаменационный период приходится продлевать. Вряд ли работодатель согласится и дальше платить за фактически неотработанное время, тем более неизвестно, сколько это еще продлится. И тогда, если руководство лояльно, возможен вариант взять отгулы за свой счет. В этом случае сначала в табеле ставится учебный отпуск с оплатой и затем уже без нее. Для этого используются разные коды. В таблице Т-12 в этом случае сначала ставят «У», а потом «УД». Если использовать табель Т-13, последовательно идут коды «11» и «13». В форме 0504421 ставят по очереди «У» и «ВУ». Такой вариант оформления поможет точно рассчитать сумму, которую положено выплатить сотруднику по окончании месяца.