Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.
Обслуживание бизнес-поездки
- Поиск, покупка билетов, трансфер для руководителей, сопровождения
- Составление оптимального маршрута следования в командировке
- Оформление виз
- Бронирование гостиниц для руководителя и групп
- Управление расходами, сокращение бюджета командировки, экономия средств
- Поддержка в экстренных ситуациях корпоративных клиентов (руководителя и сотрудников компаний)
- Обеспечение безопасности командировок
ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ
В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.
Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.
Выезд за границу потребует оформления деловой визы. Для руководителя и сопровождающих его лиц — собрать и подготовить необходимые бумаги. Пакет документов и срок оформления визы зависит от места и цели выезда руководителей. Для получения разрешения в некоторые страны потребуется личное присутствие руководителя.
Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.
Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.
Цели поездок
Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.
Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.
Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.
Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:
- старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
- проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
- поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
- открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.
Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.
УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.
Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.
Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.
- Аренда самолетов, вертолетов
- Обслуживание руководителей в VIP-залах аэропортов
- Организация частного транспорта и аренда автомобилей класса люкс
- Аренда и подготовка вилл
- Консьерж-сервис в командировке
Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.
Оформление командировки руководителя (директора) в 2021 году
Правила и требования
Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.
Служебная командировка отвечает условиям:
- осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
- поручение не связано с постоянным рабочим местом;
- поездка ограничена временными рамками;
- сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.
Сколько дней может длиться поездка?
Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.
Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.
При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.
В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.
Образец приказа на командировку директора вы найдете в нашей статье.
Про обозначение командировки в табеле учета рабочего времени читайте .
Оформление замены
Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.
Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.
Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).
Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.
В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.
Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.
Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.
После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.
Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Пример доверенности:
Пример составления доверенности
Пример приказа о передаче полномочий:
Пример приказа
Пример дополнительного соглашения:
Допсоглашение к трудовому договору
Документы
Документы, которыми в 2021 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.
Фактический период пребывания в поездке устанавливается:
- при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
- в других случаях – на основании проездных документов.
Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:
- расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
- использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
- служебной записки о периоде поездки.
Приказ
Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.
Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.
Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.
Бланк формы Т-9
Бланк формы Т-9а
Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.
Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.
Служебная записка
Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.
Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:
- В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
- В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
- Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
- Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.
В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.
Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.
Пример служебной записки:
Пример составления служебной (докладной) записки
Цель командировки для руководителя
Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и прибыли предприятия. Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке, могут быть:
- участие в конференциях;
- присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами;
- поиск новых направлений работы;
- открытие подразделений в других городах и странах;
- заключение договоров о сотрудничестве;
- обмен успешным опытом.
Как оформить командировку руководителю?
Приказ на директора оформляется на основании служебного задания или без него. Это зависит от того, какой порядок установлен в организации.
В 2021 году оно составляется по стандартной форме 10-а, или свободной. В нем указывают цель поездки и кратко описывают, какие задачи должен решить директор во время нее. Затем оформляется приказ, для которого можно использовать традиционную форму Т-9 или произвольную.
Организация командировок и деловых поездок руководителя поручается, как правило, секретарю. Он разрабатывает проекты приказов, план мероприятий по указанию начальника. Секретарь-референт готовит материалы по темам предстоящих докладов и выступлений. Бухгалтерия рассчитывает сумму авансового платежа с учетом размера суточных, транспортных и представительских расходов.
Начальника снабжают канцелярскими товарами, сувенирами с логотипами, рекламной продукцией, памятными подарками от фирмы для вручения на выставках и переговорах.
План командировки руководителя – образец
В программу поездки руководителя входит подробный перечень мероприятий, расписанный по времени, в котором указаны:
- организации, которые нужно посетить, с указанием точного адреса, номеров телефонов для связи;
- ФИО, должности лиц, с которыми назначены встречи, а также дополнительные сведения;
- цели, для осуществления которых планируются мероприятия;
- приемы, на которых обязательно нужно присутствовать.
Секретарь сообщает информацию принимающей стороне о времени прибытия начальника. Планом удобнее пользоваться, если он оформлен должным образом, в виде таблицы. Он необходим, чтобы не упустить что-то важное в напряженном графике работы, для отчетности.
Его изготавливают в двух экземплярах: для руководителя и его секретаря. По нему и служебному заданию разрабатывается маршрут, заказываются билеты, машины для встречи, гостиничные номера, предварительно просчитывают затраты.
Поездка может быть местная, по городу, зарубежная. Если руководитель выезжает за границу, решается вопрос о необходимости переводчика, оформляются визы.
Приказ о командировке руководителя – образец
С 2013 года можно применять для приказа свободную иди стандартную форму Т-9. В нем указывается название организации, город, дата, номер. Включаются пункты от лица начальника о том, что он убывает в командировку, на кого возлагает свои обязанности, дается распоряжение бухгалтерии о начислении положенных средств. Обязательно включают пункт назначения и сроки поездки. В конце ставится подпись начальника.
Оформление замены на время командировки руководителя
Уезжая в командировку, руководитель обязан делегировать свои полномочия заместителю, а именно:
- заключение трудовых договоров;
- ведение переговоров;
- подписание приказов;
- увольнение сотрудников и другие.
Право подписи передается по доверенности, самый большой срок ее действия составляет три года, доверенное лицо имеет право отказаться от нее в любой момент.
Сотрудник, который будет заместителем, должен оформить согласие в письменной форме. Издаются приказы:
- о поручении замещающему лицу дополнительных задач;
- о передаче ему полномочий на время отсутствия директора.
За этот период бухгалтерия должна начислять разницу в окладах данному работнику.
Командированный может выбирать заместителя сам или по согласованию с учредителями, нормативными документами, в которых могут быть специальные указания, тогда в приказе на них дается ссылка.
За директором, находящимся в поездке, сохраняется его место работы, заработная плата.
Кто должен подписать командировочные документы если в командировку едет руководитель
Подготовка руководителя к командировке отличается от оформления ее обычному работнику тем, что он отдает распоряжение о своей поездке и подписывает документы. Они готовятся секретарем или отделом кадров, визируются главным бухгалтером. Директор сам определяет срок поездки, если на этот счет нет особых распоряжений собственника.
В заключение нужно сказать, что в 2021 году порядок организации командировок упрощен. Отменили командировочное удостоверение, необязательным стало составление:
- служебного задания;
- журнала убывших в командировку.
Кроме формы Т-9, приказ можно написать в произвольной форме, с обязательным указанием необходимых реквизитов.
