Если отдых откладывается… Порядок переноса отпуска на другой срок и образец заявления

Нормы ТК РФ

Ежегодный отпуск по ст.114 ТК РФ обязателен для лиц младше 18 лет, персонала, трудящегося на вредном и опасном производстве.
Перенос даты отпуска согласно ст. 124 выполняется для работников следующих категорий:

• временно нетрудоспособных на период отдыха;
• исполняющих поручения государственной важности в отпускное время;
• в других случаях – несвоевременное зачисление отпускных, пропуск подачи заявления за 14 дней до отдыха.

В новой редакции ст.126 ТК РФ указано, что за часть отпускного периода более 28 дней может выплачиваться денежная компенсация. Работник имеет право не брать отдых на протяжении 730 дней.

Планирование использования ежегодного отпуска

ТК РФ (ст. 123) предписывает работодателю планировать отпуска своих сотрудников на каждый предстоящий год, отражая время их предоставления в графике отпусков, утверждаемом не позже чем за 2 недели до начала очередного года. В соответствии с этим графиком работники и должны уходить в отпуск, а работодателю предстоит не только отпустить их туда, но еще до его начала не позднее чем:

• за 2 недели предупредить под расписку о запланированном отпуске;
• 3 календарных дня выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ, информация Минтруда России от 16.06.2014).

Означает ли это, что никакие отклонения от графика отпусков невозможны и что перенос ежегодного отпуска по инициативе работника недопустим? Нет, не означает. Несмотря на то что в график — документ, обязательный для исполнения, отклонения от него не только возможны, но в некоторых случаях оказываются необходимыми.

Все причины переноса отпуска можно разделить на 3 группы:

• Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, согласовав конкретный вид действия и сроки с работником.
• С просьбой о переносе выступает работник. У работодателя здесь может возникнуть как обязанность согласиться с этим, так и право дать или не дать свое согласие на перенос отпуска по желанию работника.
• Инициатива переноса исходит от работодателя, и для того, чтобы он состоялся, работник должен дать свое согласие.

Оправданием последней ситуации служит производственная необходимость. Причем возможным оказывается даже перенос времени очередного отпуска на следующий год, если работник не относится к числу тех, в отношении кого запрещено непредоставление отпуска ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Это лица:

• не достигшие возраста 18 лет;
• работающие во вредных или опасных условиях.

При этом следует учитывать, что дополнительные отпуска, имеющиеся у «вредников» и некоторых иных лиц, в части переноса будут подчиняться тем же правилам, что и обычные отпуска.

В связи с больничным

Ч. 1 ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя перенести или пролонгировать отпуск, если в этот период работник был временно нетрудоспособен. Переносу подлежит период, отраженный в больничном листе. При этом, издавая соответствующий приказ о времени отпуска, администрация предприятия должна учитывать пожелания работника. Оплата по больничному листу производится исходя из общих правил.

Если больничный лист выдавался по случаю болезни ребенка и необходимости ухода за ним, период отпуска не продлевается.

Основания для переноса отпуска

Для переноса отпуска нужны определенные основания. В статье 124 ТК РФ они указаны:

• Сотрудник заболел перед выходом в отпуск.
• Во время отдыха трудящийся будет выполнять поручения государственного значения.
• Прочие причины.

Попросить о переносе отпуска трудящийся может при наличии определенных семейных обстоятельств. К примеру, это могут быть следующие обстоятельства:

• Близкие родственники нуждаются в уходе из-за заболевания или травмы.
• Потребность в уходе за ребенком, не достигшим 3 лет.
• Дата отпуска совпадает с датой выхода из декрета.
• Свадьба.
• Смерть близких родственников.
• Рождение ребенка.

Сотрудники, занятые на вредном производстве, работающие по ненормированному графику или в районах Крайнего Севера, имеют право брать отпуск на любой период.

В статьях 124-125 ТК РФ приведены эти основания для переноса:

• Сотруднику поручены важные задачи, предполагающие освобождение от основной работы.
• Трудящийся направлен в производственную командировку (если его некому заменить).
• Возникла необходимость в обязательном присутствии сотрудника на работе (к примеру, проводится аудит).

Кроме того, выделяют эти основания:

• Руководитель не направил уведомление о начале отпуска за 2 недели.
• Сотрудник не получил отпускные за 3 дня до даты отпуска.

Перенос выполняется на основании заявлении специалиста, резолюции руководителя и распоряжения.

По семейным обстоятельствам на следующий год

Даты ухода в ежегодный отпуск устанавливаются заранее и прописываются в графике. Если обстоятельства у работника меняются и в силу каких-либо причин ему нужно отдохнуть в другое время, то он вправе обратиться к работодателю с соответствующей просьбой.

Если причина уважительная, и работодатель может отпустить сотрудника в другое время, то составляется приказ о переносе, на основании которого корректируется график.

По закону работник должен отдыхать ежегодно, при этом годовая продолжительность не может быть менее 28 дней. Если сотрудник не использовал отпуск за год, то он не теряется, а переносится на следующий год.

В приказе при этом отражаются следующие данные:

• причина перенесения;
• документы основания — заявление сотрудника;
• распоряжение перенести отпуск определенного сотрудника на другой срок или на следующий год — указываются даты;
• распоряжение внести изменения в график Т-7;
• подписи.

В сказано, что запрещается непредоставление ежегодного отпуска сотруднику более двух лет подряд. Если работодатель нарушает это правило, его грозит применение ответственности, штрафы. При этом работодатель никакой ответственности не несет, отпускные дни не теряет.

То есть теоретически работник может и 3 года не ходить в отпуск, при этом отпускные дни не потеряет, зато работодатель за это может быть наказан, если данный факт станет известен трудовой инспекции.

По производственной необходимости

При чрезвычайных ситуациях на производстве отпуск может быть перенесен на неопределенный срок.

Согласно ст. ст.124—125 ТК РФ, основаниями для изменения времени отдыха выступают:

• выполнение на отдыхе важных задач, предусматривающих официальное освобождение от основной деятельности;
• командировка производственного характера, куда может поехать только конкретный специалист;
• обязательное присутствие лица на рабочем месте – при аудите или деятельности в условиях жесткого дедлайна.

Формулировка «производственная необходимость» не всегда используется в пользу работника.

Пример:

Кошкина А., медработник, согласно графику отпусков, приобрела путевку для поездки в санаторий. Руководство сообщает, что перенесет время отдыха или не подпишет заявление в связи с производственной необходимостью – на предприятии нет сотрудника, который может выполнять обязанности Кошкиной А.

Для решения ситуации требуется запросить в порядке ст.62 ТК РФ выписку из ГО и подать прошение в Комиссию по трудовым спорам. Если медработник была поставлена перед фактом в принудительном порядке, она может подписать приказ с формулировкой «Ознакомлена, но не согласна, т.к. по ст. 124 ТК РФ перенос даты отпуска на текущей год не действителен».

Сентенцию используют, если дата отдыха перенесена в текущем году – по графику Кошкина А. должна была отдыхать в июле, а распоряжением руководства отпуск назначен на октябрь.

Как перенести в связи с больничным листом на другой срок?

Если в период нахождения в основном отпуске работник заболел и оформил больничный листок, то он вправе рассчитывать на перенос отпускных дней, совпавших с нетрудоспособностью на другой, более поздний срок.

Для оформления процедуры сотрудник пишет заявление и прикладывает к нему лист нетрудоспособности. Эти документы выступают основанием для составления приказа.

Работник может не только перенести время отдыха, но и продлить его на количество дней нетрудоспособности. В этом случае писать заявление не обязательно.

На основании полученных документов работодатель составляет приказ такого содержания:

• основные реквизиты распоряжения — заголовок, номер, дата, место составления;
• причина составления — временная нетрудоспособностью;
• документы основания — заявление и больничный лист;
• распоряжение перенести отпускные дни на другой срок — указывается количество дней и конкретные даты начала и окончания;
• распоряжение кадровому работнику внести изменения в график Т-7;
• распоряжение бухгалтеру относительно пересчета отпускных при необходимости;
• подпись руководителя;
• ознакомительные подписи бухгалтера, кадрового специалиста и сотрудник, чей отпуск переносится.

Ниже можно оформления приказа.

По желанию сотрудника

Перераспределение даты отдых по инициативе работника проводится, когда:

• работодатель не сообщил о начале отпуска за 14 дней;
• работнику не были выплачены отпускные средства за 3 дня до отдыха.

Основаниями являются заявление лица, резолюция начальника и внутренний документ – приказ.

Неиспользованный отпуск требуется предоставить до окончания календарного года.

По беременности

Беременная женщина может перенести отпуск до начала декрета или после него на основании заявления. При этом общий трудовой стаж и длительность работы на предприятии не учитывается.

Иные обстоятельства

Для персонала, входящего в особую категорию, отпускной период можно переносить в любое время.

На независимую пролонгацию имеют право:

• люди, работающие по совмещению – отдых на основной и совмещаемой должности может совпадать;
• жены сотрудников органов госбезопасности и военных;
• мужчины, вышедшие в отпуск одновременно с декретом супруги;
• лица, которые усыновили детей возрастом до 3 месяцев.

Пожелания работников должны отображаться в графике отпусков. Если этот момент не указан, работодатель выплачивает штраф.

Заявление работника

Сотрудник, желающий изменить время отпуска, должен составить и подать об этом заявление. Администрация может разработать образец самостоятельно, закрепив его в учетной политике, или позволить работникам писать произвольно. Необходимо узнать в отделе кадров, имеется ли в организации разработанная форма этого документа.

Согласно общим требованиям, заявление обязательно включает в себя:

• наименование фирмы-работодателя;
• должность и личные данные гражданина (ФИО);
• информацию о предполагаемом ранее времени отпуска и желаемом переносе;
• основания для такой просьбы.

Запомните! Если обстоятельства того требуют, к заявлению прилагаются подтверждающие уважительную причину документы (например, справка об усыновлении ребенка).

Текст разрешается писать вручную либо печатать на компьютере. Локальные нормы организации могут предусматривать для этого особый бланк. Обязательное требование – наличие собственноручной подписи заявителя и указание даты составления. Ниже или выше текста должно быть достаточно места для резолюции начальника.

Заявление составляется в двух одинаковых экземплярах. Один из них передается по правилам подачи внутренних документов, на втором секретарь, работник канцелярии или отдела кадров ставит отметку о получении. Эта копия хранится у сотрудника и подтверждает факт обращения к работодателю.

Пример написания заявления о переносе отпуска. Документ составляется по общим правилам деловой переписки.

В одном из верхних углов бланка указывается адресат:

• полное название организации-работодателя (в соответствии с уставом);
• должность и фамилия с инициалами руководителя.

Далее вписываются должность и личные данные работника. Ниже в центре листа пишется заголовок «Заявление».

Начать изложение следует с просьбы о переносе отпуска, при этом нужно указать:

• что предусматривал график;
• время, которое удобно работнику. Оба срока указываются полностью с начальной и конечной датами.

Следующей фразой будет изложение причины такого решения. Ниже проставляется календарная дата составления и подачи заявления, а также подпись гражданина с расшифровкой.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Особенности издания приказа

Порядок переноса отпуска зафиксирован в статье 124 ТК РФ. При выполнении процедуры нужно учитывать эти нюансы:

• Даты отпуска нужно зафиксировать в графике Т-7.
• Требуется составить распоряжение.
• Управленец должен соблюдать нормы Госкомстата по хранению локальной документации.

Изменения в график вносятся на основании распоряжения руководителя. На его же основании вносятся корректировки в личную карту работника, бухгалтерские документы.

Форма распоряжения не регламентирована законами. И из этого можно сделать вывод о том, что приказ можно составлять в свободном виде. В большинстве организаций утверждается своя форма подобного распоряжения. Но даже если этой формы нет, нужно следовать правилам оформления документов, принятым в компании. В приказе нужно обязательно зафиксировать причину переноса отпуска. Если таких причин несколько, нужно выделить основную.

Периоды, на которые оформляется

Сроки пролонгации и переноса отгула определяются согласно производственной ситуации.

Законодательство устанавливает следующие нормы:

• беременным женщинам, проработавшим на должности от 6 месяцев – 28 или 26 дней прибавляются к времени до родов или после рождения ребенка;
• при болезни – на количество дней, равное указанному в больничном листе;
• при необходимости для производства – на количество суток, равное командировочным или времени выполнения срочных задач.

Дата отдыха не переносится, если специалист уходит в отпуск с последующим увольнением. Перенос невозможен, если оформляется в первый день отдыха.

Перенос отпуска на следующий отпуск

Законодательством запрещается переносить отпуск на время следующего отпуска, если следующий отпуск не является частью очередного оплачиваемого отпуска, разделенного на две части.

При таких обстоятельствах перенести отпуск можно, однако только в случае, если и работник, и работодатель согласны на такие изменения, и это не повлечет какие-либо трудности и проблемы для организации в целом.

В случае возникновения обстоятельств, требующих изменения времени начала отдыха, допускается увеличение продолжительности отпуска, если работодатель и работник совместно определили такое решение наиболее выгодным для обоих сторон выходом.

Также отпуск переносится на другой отпуск или время, если работодатель не выполнил условия отправления работников на отдых, к которым относятся:

1. Уведомление работников не менее, чем за две недели до даты начала отпуска.
2. Выплата отпускных не позднее, чем за три дня до даты начала отдыха.

При невыполнении какого-либо из условий отправить работника на отдых нельзя.

Перенос отпуска на следующий год

Ежегодный оплачиваемый отпуск не может быть заменен ни компенсационной выплатой, за исключением случаев увольнения сотрудников, ни переносом времени отдыха на следующих год. Однако как у любого правила, у этой нормы есть исключения.

Регламентация назначения отпуска происходит в соответствии со ст. 122 ТК РФ, которая устанавливает, что работнику полагается за каждый рабочий год 28 календарных дней отпуска. Важное положение указывает на то, что в расчет берется не календарный год, а год рабочий, который исчисляется с даты начала осуществления работником трудовой деятельности. Рабочий год представляет собой 12 календарных месяцев с даты регистрации трудовых правоотношений, по истечении которых работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом уточняется, что отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года, вне зависимости от «удобства» или «пожеланий» работника предприятия.

Если же по каким-либо серьезным обстоятельствам работнику не удалось воспользоваться возможностью отдыха за прошедший рабочий год, ввиду его переобучения или реорганизации предприятия и т.д., то отпуск допускается перенести на любое время в течение последующих 12 месяцев, а также соединить с отпуском следующего рабочего года в полном или частичном объеме.

Заменить неотгуляный отпуск компенсацией нельзя, поэтому его можно только отгулять. Допускается уход в отпуск по нескольку раз за год, если работник таким образом использует все дни отдыха в полном объеме. Допускается выплата компенсации только за ту часть отпуска, которая превышает установленные законодательством 28 календарных дней.

Оформление приказа о переносе отпуска

Приказ о переносе отпуска составляется по форме, разработанной самим работодателем для организационно-распорядительных документов общего назначения. Данными, обязательными для указания в таких документах, являются:

• название работодателя;
• наименование документа и его тема;
• номер, дата и место составления;
• причина создания;
• принятые решения с указанием ответственных за их исполнение лиц;
• документы, ставшие основанием для создания;
• подпись руководителя работодателя с расшифровкой;
• подписи лиц, ознакомленных с принятыми решениями.

Документы основания для перенесения

При нарушении работодателем сроков извещения работника о начале отпуска или при несвоевременной его оплаты перенос осуществляется если от сотрудника поступит соответствующее заявление. Работник сам проявляет инициативу. На основании заявления сотрудника составляется приказ.

Важно: Предупредить работодатель должен за 2 недели о начале отдыха, а выплатить отпускные — за 3 дня до его начала.

Если же в отпускной период работник заболел (открыл больничный лист) или был призван исполнить государственные обязанности (участие в судебных заседаниях, направление на военные сборы, вызов на допрос в прокуратуру), освобождающие по трудовому законодательству от работы, то в этих случаях отпуск продлевается автоматически, и сотрудник на работу выходит позже. Возможно не продлять текущий отдых, а перенести отпускные дни, совпавшие с больничным или выполнением обязанностей, на другой более поздний срок. Для этого нужна инициатива от работника в качестве заявления и согласие работодателя. Итогом становится составленный приказ о перенесении.

Для переноса отпускных дней в указанных случаях в качестве подтверждающих документов выступают листок нетрудоспособности, справки из государственных органов, подтверждающие исполнение норм закона сотрудника в определенный день.

Заявление на перенос отпуска

Заявление от работника о переносе отпуска составляется в свободной форме, однако оно должно в полной мере отражать ситуации, при которых возникает необходимость «сдвигов» в установленном графике отдыха сотрудников организации.

Заявление должно:

• быть составлено на имя руководителя организации;
• иметь персональную информацию о работнике, а также его должности;
• содержать прошение о переносе отпуска;
• устанавливать уважительную причину переноса графика отпусков, так как формулировка «по семейным обстоятельствам» не является уважительной;
• содержать дату и подпись заявителя.

Заявление необходимо предоставить работодателю или иному уполномоченному лицу под соответствующую подпись. Лучше всего составить документ в двух экземплярах, один из которых работнику можно оставить себе, с подписью руководителя о принятии документа к рассмотрению.

Где и как зарегистрировать

Трудовое законодательство не регламентирует, где регистрировать приказ о переносе отпуска. Поэтому достаточно соблюсти порядок, который установлен на предприятии. В большинстве случаев – сделать соответствующую пометку в журнале регистрации приказов и распоряжений по кадровым вопросам.

Как правильно составить

Сборник форм кадровых документов не содержит образца приказа о переносе отпуска. Поэтому обычно в организациях либо имеется самостоятельно разработанный шаблон, либо документ составляется каждый раз индивидуально. Значение обычно имеет количество сотрудников и частота издания подобных приказов.

Общепринятые требования предусматривают наличие в тексте:

• вводной части, указывающей полное наименование компании, место ее расположение;
• заголовка «приказ»;
• основной части, где приводятся фамилия с именем и отчеством работника, его должность. Здесь же говорится, о какой части отпуска идет речь, и на какое количество дней она переносится. Обязательна ссылка на основание издания приказа – заявление самого гражданина;
• заключительной части в виде даты оформления и подписи руководителя с печатью организации. Необходимо также предусмотреть строку «ознакомление с приказом».

Поскольку речь идет о внутреннем документе, одним из пунктов может быть распоряжение соответствующим специалистам в области кадрового учета внести изменения в график отпусков.

График утверждается заранее. Если сотрудник желает передвинуть период своего отдыха, сделать это можно только с согласия работодателя.

Кроме установленных законом случаев это право администрации предприятия, а не обязанность. Поэтому при отсутствии должного соглашения по данному вопросу сотрудник идет в отпуск по графику. Большая часть причин семейного характера также укладывается в указанное правило.

Как перенести отдых на следующий год по инициативе работника?

Работодатель обязан предоставлять отпуск персоналу не реже 1 раза за 2 календарных года, в противном случае он подвергается санкциям.

Сотрудник вправе обратиться директору с просьбой перенести ранее согласованные даты отдыха на следующий год. Если в ходатайстве заявителя в качестве причин изменения периода отдыха не обозначены случаи (ст. 124 ТК РФ), при наступлении которых работодатель отказать не может, то при его рассмотрении директор может принимать решения на свое усмотрение.

Удовлетворительное разрешение вопроса о переносе отпускных дат на другой срок по инициативе работника в связи с семейными обстоятельствами сопровождается изданием приказа и внесением поправок в график отпусков. Для повышения шансов получения согласия от руководителя в заявлении причины необходимо излагать более подробно.

По производственной необходимости

Иногда чрезвычайные обстоятельства требуют продления или переноса запланированных сотрудниками отпусков на неопределенное время.

Статьи 124-125 ТК РФ называют в качестве таких причин:

• производственные нужды организации в случае, когда уход работника в отпуск плохо скажется на общих результатах;
• выполнение гражданином во время отпуска обязанностей государственного характера (например, участие в судебном заседании);
• необходимость направления сотрудника в командировку.

Посмотрите видео. Сгорает ли неиспользованный отпуск:

Основания для отказа работодателя и работника

Главная причина для отказа в переносе отпуска со стороны работодателя – производственная необходимость.

Подчиненному допускается использовать формулировку «Ознакомлен, но не согласен», с указанием основания отказа.

Перенесение даты отпускного периода – нормальное явление на предприятии. Его причинами являются непредвиденные ситуации и невозможность решения задач производства другими сотрудниками.

При возникновении конфликтных ситуаций сотруднику рекомендуют обратиться в профсоюз или Комиссию по решению трудовых споров.

За сколько дней до отдыха необходимо оформлять приказ?

Документ оформляется не ранее, чем за 2 недели до начала отпуска. Однако работодатель может перенести отпуск на 1 календарный год (730 дней), о чем так же издается приказ.

Разделы и их описания

Стандартный документ издается на фирменном бланке с указанием всех обязательных реквизитов и содержит следующие разделы:

1. Преамбула — краткое описание оснований оформления документа, например, ссылка на график, личное заявление, статью Трудового Кодекса.
2. Основная (содержательная) часть. Заполняется конкретными данными об отдыхе: должность, ФИО сотрудника, даты, периоды, основания.
3. Приложения. Обычно — основания, подтверждающие право (свидетельства, справки и другие).
4. Подписи и необходимые согласования (визы). Содержит указание на должности уполномоченных лиц, визы согласующих лиц, подпись об ознакомлении сотрудника.

Итоги

Не позднее чем за 2 недели до начала очередного года у каждого из работодателей утверждается график отпусков, которого должны придерживаться обе стороны трудового договора. Однако график допускает внесение изменений в него. Правки вносятся на основании приказа, составляемого работодателем.

Перенос может оказаться как обязательным для работодателя (в ситуациях, предусматриваемых законодательством), так и попадающим в зависимость от его решения. Конкретные даты переноса в первом случае зависят только от пожеланий работника, а во втором являются результатом достижения согласия между работодателем и работником. Чтобы выразить свои пожелания по переносу, работнику нужно написать заявление.