Для некоторых категорий работников Трудовым кодексом предусмотрена возможность подать работодателю заявление на оплату проезда. Эти случаи не относятся к командировочным расходам: в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязанность возместить расходы по проезду лежит на каждом работодателе независимо от организационно-правовой формы. Речь пойдет о том, как составить заявление на оплату проезда в специальных случаях.
Когда и кто оплачивает проезд, как составить документ на имя работодателя – на эти вопросы ответы можно найти ниже.
:
Заявление на оплату проезда
Кому и когда оплачивается проезд до места отдыха?
Согласно статьи 325 Трудового Кодекса РФ, работодатели обязаны компенсировать затраты работника на проезд к месту отдыха и обратно в том случае, если соблюдаются такие условия:
- компания, где работает гражданин, осуществляет свою деятельность в условиях Крайнего Севера или в районах, приравненных к ним – перечень таких местностей установлен Советом Министров СССР от 10.11.1967 № 1029 и с ним может ознакомиться каждый желающий;
- на получение компенсации можно рассчитывать не чаще, чем 1 раз в 24 месяца;
- место отдыха должно находиться на территории РФ.
Основание на возмещение затрат на проезд возникает одновременно с правом на очередной отпуск.
Компенсируются следующие виды расходов:
- на проезд в любом транспортном средстве кроме такси;
- за места в багажном отделении, при этом вес клади не должен превышать 30 кг;
- на проезд и провоз багажа членов семьи, которые не осуществляют трудовую деятельность, то есть компенсацию можно получить за ребенка и других иждивенцев.
Правила выдачи денежных средств в качестве возмещения расходов на проезд в отпуск и обратно, граждан работающих в условиях Крайнего Севера и в местах, приравненных к ним, утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.
Порядок получения компенсации проезда устанавливается нормативными документами компании, составленными с учетом действующего законодательства. Возмещение осуществляется на основании заявления работника.
Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву
Выплату гражданин может получить только по основному месту трудоустройства. На работе по совместительству компенсация не предоставляется.
Доказывание размера компенсации при споре с работодателем
В качестве подтверждающих расходы на проезд документов суды принимают:
- квитанции (чеки), товарные чеки автозаправочных станций о покупке топлива;
- справки автостанций о расстоянии кратчайшего пути следования автомобильным транспортом к месту проведения отпуска и обратно;
- справки автостанций и автоколонн о нормативном расходе топлива для транспортных средств, на которых работник добирался в отпуск;
- доказательства нахождения работника в избранном месте отдыха (справки из местных органов власти: сельсовета, администрации МО, сведения о регистрации в гостиницах и пансионатах).
Односторонняя отмена приказом работодателя или иным документом выплаты компенсации или фиксирование определенного размера такой компенсации (ниже возможных фактических затрат работника) рассматривается судами как нарушение трудового законодательства (раздел 6 Обзора практики рассмотрения судами…, утв. Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014).
Как рассчитать размер денежной компенсации?
Чтобы посчитать размер выплат, сотрудник дает работодателю купленные билеты или оплаченную бронь. Сумма должна соответствовать тратам на проезд. После возвращения, отпускник обязан предоставить посадочные талоны или другие документы, подтверждающие присутствие на данном рейсе.
Если траты сотрудника на проезд и провоз багажа отличаются от полученной компенсации, работодатель должен возместить разницу в ближайших выплатах.
В том случае, если гражданин в силу тех или иных обстоятельств не смог представить документы, удостоверяющие сумму расходов на билеты, то компенсация выплачивается по определенным правилам, в зависимости от типа транспорта:
- ж/д – по тарифу плацкартного вагона;
- самолет – по тарификации экономкласса;
- водный — согласно тарифному плану кают: Х категории морского судна, III группы речного судна;
- автомобильный — по тарифу автобуса.
Пример написания
Образец заявления на отпуск с оплатой проезда выглядит так:
от главного бухгалтера Мироновой Л.В.
Заявление
О возмещении расходов на проезд к месту отдыха (оздоровления) и обратно
Место отдыха: Республика Крым, город Ялта.
Маршрут следования к месту отдыха и обратно: Мурманск – Москва – Симферополь – Ялта – Симферополь – Москва – Мурманск.
- билет на самолет Мурманск-Москва 01.06.2019;
- посадочный талон на рейс Мурманск-Москва;
- билет на самолет Москва-Симферополь 01.06.2019;
- посадочный талон на рейс Москва-Симферополь;
- билет на автобус Симферополь-Ялта 01.06.2019;
- билет на автобус Ялта-Симферополь 14.06.2019;
- билет на самолет Симферополь-Москва 14.06.2019;
- посадочный талон на рейс Симферополь-Москва;
- билет на самолет Москва-Мурманск 14.06.2019;
- посадочный талон на рейс Москва-Мурманск;
- кассовый чек от 14.06.2019.
Только на основании правильно составленного заявления на оплату проезда до места отдыха и обратно, а также предоставленных отчетных документов работодатель компенсирует затраты работника на билеты. Без проездных документов и других подобных талонов в выдаче денег будет отказано.
Как правильно написать заявление?
Заявление на оплату проезда в отпуск составляется в свободной форме, однако в документе должны быть отражены следующие сведения:
- личные данные руководителя и занимаемая должность;
- личные данные сотрудника и занимаемая должность;
- суть заявления;
- даты отдыха и маршрут;
- личные данные неработающих членов семьи, затраты на проезд которых также необходимо возместить;
- перечень прилагаемых документов, доказывающих сумму трат.
В конце бланка заявитель ставит подпись и дату составления.
Заявление работодателю предоставляется заранее, поскольку, согласно действующему законодательству, выдача денег на оплату проезда осуществляется в момент расчета по отпускным и не позднее 3 дней до начала отдыха работника.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию
— обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:
+7
— Москва и обл.
+7
— Санкт-Петербург и обл.
8
— Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы
— опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Как составить заявление на оплату проезда
Документ составляется после подтверждения фактически понесенных расходов. Работник должен позаботиться о наличии не только самих билетов, но и квитанций, иных финансовых документов.
Для студентов ВУЗов и образовательных учреждений среднего профессионального образования дополнительно потребуется представить справку о прохождении обучения, желательно справку-вызов. В таких случаях оплата проезда является обязанностью работодателя один раз в год, не чаще. Если локальными актами не установлены дополнительные компенсации проезда.
Заявление на оплату проезда в случаях, когда такая льгота прямо предусмотрена законодательством РФ, должно быть удовлетворено путем перечисления на банковскую карту или выдачей наличных денежных средств, в противном случае можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру.
Уточняющие вопросы по теме
Заявление о просьбе письменного отказа об оплате за проезд.
Подавайте заявление об оплате проезда по этому образцу. На своем экземпляре заявления попросить поставить отметку о принятии. Это будет доказательством вашего обращения. Письменный отказ может быть дан только по желанию администрации организации.
Можно получить деньги, если предоставить электронную распечатку от РЖД?
Обычно требуются официально оформленные на бланках проездные документы. Кроме того, вы можете взять подтверждающие документы в РДЖ после поездки. Нужно смотреть положение об оплате, действующее в вашей организации, возможно у вас и другой порядок.
Если в компании оплачивают льготные отпуска как самый дешевый плацкарт. А добираюсь я к месту учебы на фирменном поезде (выходит дороже). Как оплатит мне работодатель проезд?
Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.
В вашей организации должно быть утвержденное положение, в котором описываются все вопросы оплаты проезда, в том числе при использовании проезда поездом. Без изучения этого документа что-то сказать конкретно сейчас нельзя.
Добрый день! Согласно ст. 173 ТК РФ работодатель должен мне оплатить проезд к мечту учебы. Но когда мы ходим в льготные отпуска оплата производится как самый дешевый плацкартный билет. К месту учебы я еду на фирменном поезде (т.е. дороже). Как обязаны мне оплатить проезд к месту учебы?
Изучите положение по оплате проезда. В таких случаях, как правило, к билетам прилагают справку о стоимости проезда, по которой и оплачивают расходы.
Какие документы нужно предоставить, если с отпуска будем возвращаться на личном автомобиле мужа? И второе: можо ли писать заявление на оплату проезда после отпуска?
Без заявления оплаты не будет, поэтому писать заявление нужно обязательно. Собирайте чеки с заправочных станций по пути следования из отпуска домой. Дома представите их в бухгалтерию по месту работы + справку из транспортной компании о расстоянии и расходе топлива до места отдыха. Возможно в вашей организации потребуются дополнительные документы.
Здравствуйте! Проживаю в городе расположенном в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Вопрос: Оплатят ли льготный проезд на автомобиле, если автомобиль не является моей собственностью. Имеется доверенность на право управления транспортным средством от собственника; я вписана в страховой полюс осаго как второй водитель.
Составьте дополнительно договор безвозмездного пользования автомобилем на этот период, хотя в судебной практике принимается в качестве доказательства личного использования транспортного средства и доверенность на право управления.
как должно быть составлено заявление о компенсации расходов по льготному отпуску(проезд по территории РФ)
О районах Крайнего Севера
Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден Постановлением Совмина СССР от 03.01.1983 № 12.
Обращаем внимание, что компенсация положена работникам, которые фактически трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Адрес местонахождения работодателя, если он отличается от места фактического ведения деятельности и не является «северным», для целей предоставления компенсации значения не имеет. Сказанное означает, что, например, если у организации, зарегистрированной в Москве, есть обособленное подразделение в Мурманской области, то работникам такого обособленного подразделения компенсация проезда полагается.
Это важно знать: Как правильно оформить заявление на отпуск: образец 2021 года
К слову, вахтовикам, которые только работают, но не проживают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсация проезда в отпуск не полагается (п. 4 Постановления КС от 09.02.2012 № 2-П ).
Командировка и оплата проезда
Для начала следует разграничить понятие командировочных расходов и оплаты проезда.
Командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя для осуществления работы (выполнения служебного задания) в месте, отличном от его постоянного рабочего.
Оплата командировочных расходов лежит на работодателе согласно статье 168 ТК РФ, и эта обязанность не зависит от наличия пункта об оплате командировочных расходов в нормативных локальных актах предприятия, это — гарантия, предоставляемая законом работнику, как наиболее уязвимой стороне трудовых отношений.
Нормативными же локальными актами организации могут оговариваться и дополнительные компенсации для своих работников. Эти нормы закрепляются, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. В любом случае при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с нормативными локальными актами, действующими в организации.
Помимо внутренних документов, право работника требовать от работодателя оплаты проезда до места отпуска и обратно регламентирует Трудовой кодекс РФ, а именно статья 325.
Согласно этой статье право на оплату проезда до места отпуска и обратно, а также на оплату провоза багажа имеют:
- раз в два года — сотрудники организаций, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах. Компенсация предоставляется при уходе в ежегодный очередной отпуск и касается только расходов в пределах Российской Федерации;
- в соответствии с установленными отдельными нормативными актами сроками — сотрудники ОВД, госслужб и других учреждений.
Помимо этого спортсменам и тренерам оплачивается проезд до места сбора команды и обратно, а также расходы, которые понесены в связи с участием в спортивных событиях в составе этих команд.
Студенты-бакалавры, студенты-магистры, а также обучающиеся на специалитете на заочной форме имеют право при условии успешного обучения на оплату проезда до места учебы и обратно. Регламентируют это право ст.
173 и 174 ТК РФ. Для работников, получающих среднее профессиональное образование, предусмотрена 50-процентная компенсация стоимости проезда.
Делается это также посредством написания заявления.
Работодатель может предусмотреть для своих работников и иные льготы, связанные, например, со стажем работы на конкретном предприятии.
Кроме того, имеются также и льготы для работников-инвалидов, но их проезд оплачивается органами социальной защиты.
Как оплачивается дорога?
Оплачивается проезд в отпуск в районах Крайнего Севера в пределах России Если северянин решил провести свободное время за границей, ему оплачивается дорога до пограничного поста с иным государством. Чтобы получить положенную компенсацию, работник предоставляет в расчетный отдел организации билеты, проездные талоны и документальные доказательства поездки. Стоимость затрат возмещается независимо от вида транспорта, исключение — такси. Поезд, автобус, самолет, морской транспорт, паром входят в список. Цена билетов 1 раз в два года компенсируется на 100%.
Пример:
Работник Северной компании по производству метала отправился в отпуск в Сочи первый раз за два года со своей неработающей женой и несовершеннолетним сыном. По возвращении с отдыха, сотрудник написал заявление на компенсационные выплаты, а в качестве доказательства путешествия предоставил в бухгалтерию билеты семьи в оба конца. Произведены вычисления, сумма затрат труженику возмещена в полном объеме, равном стоимости всех билетов. Следующая возможность появится у работника через два года.
