Печать в трудовой книжке при увольнении, при приёме на работу, где ставить

20.07.2019
0

939

3 мин.

Печать в трудовой книжке при увольнении – важная составляющая грамотного оформления документа, имеющая определенные правила, установленные действующим законодательством. Неправильно проставленный оттиск является грубым нарушением, а ответственность за это несет кадровый работник. Для уволенного сотрудника это будет означать потерю юридической значимости той записи, на которой стоит некорректная печать.

Нормативно-правовые документы и акты

Законодатель своими статьями пытается регулировать вопрос постановки печати, но, к сожалению, данные статьи не сгруппированы в один раздел, а разбросаны по нормативно правовым актам в трудовой сфере.

Так самый важный документ, закрепляющий вообще все трудовые отношения и аспекты их касающиеся, а именно – трудовой кодекс, не содержит в себе отдельной статьи, посвященной постановке печати.

В трудовом кодексе есть несколько упоминаний о том, что любая запись в трудовую должна вноситься надлежащим образом, а что представляет из себя надлежащий образ – это уже забота других законодательных актов.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, разработанные специально для кадровиков, немного разъясняют ситуацию с печатью. В пункте 35 говорится о том, какая именно печать должна утверждать записи в трудовой книжке.

О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.

Вся остальная информация, озвученная в данной статье – ничто иное, как многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек.

У сотрудников отдела кадров есть специальные инструкции. С недавних пор в них появился образец трудовой книжки, где можно посмотреть место для правильной постановки печати.

Но напрямую никакого руководства по постановке штампа не существует. Надеемся, в ближайшем будущем законодатель исправит это недоразумение, существенно облегчив жизнь гражданам нашей станы и молодым сотрудникам отделов кадров в организациях.

Зачем ставится печать в ТК?

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Таким образом, весь смысл в постановке печати в трудовую книжку заложен в том, что запись, заверенная таким образом, является правдивой и имеет место быть как факт.

Штампы для трудовых книжек

Записи о переводах внутри организации, работе по совместительству, присвоении дополнительной профессии и т. п. печатью и подписями заверять не нужно. Имейте в виду, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12

Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1. Иван Шкловецзаместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Образец приказа о введении печатей в организации «Альфа»ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423 полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО) ПРИКАЗ № 6о введении и использовании сургучной печати г.

Когда и в каких случаях ставится печать?

Печать должна закреплять любое действие в трудовой книге. Но новички – сотрудники отдела кадров, наверняка не знают всех особенностей и случаев, когда именно должна ставиться печать. Давайте изучим эту информацию вместе.

Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.

В этой просьбе нет ничего необычного, так как именно на работника возлагается ответственность за создание трудовой книжки для работника. В трудовую книжку вносится информация о работнике, а именно:

имя;
фамилия;
отчество;
дата рождения;
специальность;
место обучения;
уровень образования.

Именно эта информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации. Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.

Также заверяется печатью запись об увольнении работника с должности. Еще один случай с применением печати – запись о внутреннем или внешнем переводе.

Печать имеет место быть в записи о награждении работника или о его поощрении. В случае если работник повысил свою квалификацию, также используется печать для внесения записи в трудовую книжку на общих основаниях.

А также — в случае вшивания вкладыша.

Образец печати в трудовой книжке:

Заверение записи об увольнении в трудовой книжке тонкости и подводные камни

Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид: В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом: Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».

622 (Санкт-Петербург, Ленинградская область); доб. 342 (Федеральный номер). Это быстро и бесплатно!

Вариативность допустима лишь следующая: Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа. Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера.

Какая она должна быть?

В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.

Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию.

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Многие задаются вопросом, какая же именно печать должна находиться у сотрудника отдела кадров, можно ли в трудовой книжке ставить печать для документов?

Ответ на этот вопрос прост – трудовая книжка является официальным документом, а значит, печать, которая ставится в бланке, должна быть общей печатью организации. Печать для документов в данном случае не подходит для постановки.

Если по ошибке в трудовую книжку была поставлена печать для документов – это серьезная ошибка и запись необходимо переделывать.

Какую именно печать использовать?

Общая печать организации
Печать “Для документов” (Печать отдела кадров)

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – общую печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Где ставить?

Печать должна иметь четкое определенное место на страницах трудовой книжки. В зависимости от того, какая информация занесена в трудовую, определяется и место соответствующей печати.

Если необходимо поставить печать на титульный лист трудовой книжки, то необходимо для начала поставить подпись работодателя. Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре.

Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации.

Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет.

Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.

Уже не ставить печать в трудовой?

Первично вносится такая информация:

ФИО
дата рождения;
специальность;
место обучения;
уровень образования.

Данная информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации.

Что еще заверяется печатью:

Увольнение работника (запись об увольнении)
Перевод работника внутри организации или в другую организацию
Награждение (поощрение) работника
Факт повышения квалификации
Вшивание вкладыша в трудовую

Печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

его фамилия, имя, отчество
день, месяц и год рождения
информация о получении им соответствующего образования
наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

Печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

Периодически все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки становятся заполненными. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

При увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Предлагаем ознакомиться: Порядок регистрации земли при вступлении в наследство

С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.

Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе (абз. 1 п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Однако требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах нет. Получается, что организации вправе не проставлять печати на трудовых книжках, если у них нет печати.

Однако существуют подзаконные акты, которые обязывают организации проставлять печать на титульном листе и при увольнении. Такие требования содержаться:

в абзаце 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
абзац 2 пункта 2.2, абзац 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

Пояснение Минтруда

Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции. На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Чиновники разъясняют следующее:

если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Комментируемые проекты Минтруда ещё официально не утверждены (пока у них нет ни номера, ни даты). Однако, на самом деле, это не имеет никакого значения. Дело в том, что организации вправе не проставлять печати в трудовых книжках уже с 7 апреля 2015 года (то есть, с того момента, как законодатели разрешили отказаться от использования печатей).

Таким образом, при отсутствии у организации печати по уставу, работник не имеет права потребовать от работодателя проставлять печать в его трудовой книжке.

Проблемы возможны

Часто при постановке печати возникают проблемы различного рода. Плохо отпечаталась информация со штампа, по ошибке отпечаток оказался не на том месте и некоторые другие.

Также частенько сотрудники отдела кадров, у которых в пользовании находится большое количество печатей, путают штампы, и могу поставить совсем не относящийся к заполнению трудовой.

О том, что делать в таких ситуациях мы также расскажем далее.

В трудовой книжке поставлена не та печать

Бывает так, что сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.

Неправильную печать не стоит зачеркивать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .

Дальше необходимо поставить следующий порядковый номер и переписать запись, в которой была допущена недопустимая печать. Поставьте штамп, который должен был стоять при записи изначально.

Все, не этом исправление ошибки закончено и трудовая может спокойно отправляться в личное дело. Главное не забыть предварительно сделать запись в книге движения и хранения трудовых о том, что была допущена, но тут же исправлена ошибка.

Образец исправления печати смотрите ниже:

Если печать плохо видна и нечитаема?

Если поставленная вами печать не читается – не стоит огорчаться. Выход есть всегда. Если на месте поставленной печати практически не осталось оттиска, то просто наберите на печать краску и отпечатайте ее снова. Никто не заметит, что постановка была вторичной.

Если же все таки информация с первой печати видна и вторую без грязи в трудовой поставить не получится, не переживайте.

Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой. Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.

Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.

Подробнее: ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»